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4. Vertretungsvollmacht
Für die Abholung der Kopien hat die betroffene Person den Verwandten ausdrücklich bevollmächtigt.
Eine Vertretungsvollmacht kann grundsätzlich formfrei erfolgen. Allenfalls wären im vorliegenden Fall zur bevollmächtigten Person zwecks Identifzierung in der Vollmacht nähere Angaben zu machen (Adresse, Geburtsdatum), sofern sie den beiden Stellen gänzlich unbekannt sein sollte. Ist die Form der Vollmachtserteilung im Gesuch als rechtsgenüglich zu erachten, so steht einer Aushändigung/Zusendung der Kopien an den Bevollmächtigten nichts im Weg.
Angefügt sei, dass selbst wenn die Kopien dem Gesuchsteller selber zugestellt werden, es diesem danach absolut frei steht, die Unterlagen einer beliebigen Drittperson (oder mehreren) zu zeigen.
Fazit
Eine betroffene Person kann eine beliebige Person damit beauftragen, an ihrer Stelle Einsicht in ihre Daten zu nehmen bzw. Kopien ihrer Daten zu verlangen.
Ergänzende Hinweise
Auskunft und Einsicht dürfen nur verweigert oder eingeschränkt werden, wenn eine der folgenden Voraussetzungen gegeben ist: (1) bei überwiegenden öffentlichen Interessen an einer Verweigerung bzw. Einschränkung oder (2) bei überwiegenden Interessen Dritter an einer Verweigerung bzw. Einschränkung.
Die Verweigerung oder Einschränkung der Auskunft oder Einsicht hat in Form einer Verfügung zu erfolgen (vgl. § 16 DSG).
III. Bei Beendigung einer Leistungsvereinbarung: Was geschieht mit den Daten?
Ausgangslage
Bis Ende 2012 hatte eine Einwohnergemeinde betreffend Tagesfamilienangebot eine Leistungsvereinbarung mit dem Zuger Kantonalen Frauenbund (ZKF) bzw. dessen Abteilung «Tagesfamilien Kanton Zug». Die Leistungsvereinbarung wurde vom ZKF per Ende 2012 gekündigt. Die Einwohnergemeinde beschloss, ab 1. Januar 2013 das Angebot «Tagesfamilien» wieder selber zu organisieren bzw. anzubieten. Die Einwohnergemeinde verlangte daher per Ende 2012 von den Tagesfamilien Kanton Zug die Herausgabe aller bei ihnen vorhandenen Unterlagen zwecks Weiterführung der Aufgabe durch die Einwohnergemeinde.
Fragestellung
Um sicher zu gehen, dass sie nicht gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstossen, wandten sich die Tagesfamilien Kanton Zug mit folgenden Fragen an die Datenschutzstelle:
1. Wem gehören die Daten? Gehören Geschäftsgänge, die bis zum 31. Dezember 2012 anfallen, in die Zuständigkeit des ZKF? Müssen diese Unterlagen nicht im Archiv des ZKF verbleiben? Sollte ein Zugriff auf diese Daten nicht bloss über den ZKF möglich sein? Müssen auch bereits archivierte Dossiers an die Einwohnergemeinde übergeben werden?
2. Die Einwohnergemeinde möchte per sofort die aktuellen Verträge zwischen Tagesfamilien, Tagesmüttern und abgebenden Eltern ausgehändigt haben. Dürfen diese, resp. eine Kopie davon, der Einwohnergemeinde übergeben werden?
3. Die Einwohnergemeinde möchte die Erhebungen der Einkommensverhältnisse der Eltern inkl. Mietkosten des letzten Jahres (zur Festlegung der abgestuften Tarife) und allfällig weiter zurück liegender Jahre haben. Die Tagesfamilien Kanton Zug sind der Ansicht, dass diese Daten vertraulich bei ihnen bleiben sollten. Für die Tariffestlegung 2013 müssten die Einkommensverhältnisse aus Aktualitätsgründen ohnehin neu erhoben werden
4. Die Einwohnergemeinde möchte nicht nur die bestehenden Tagesmütter und abgebenden Eltern über das weitere Vorgehen informieren (wozu Adresssätze bereits geliefert wurden), sondern auch interessierte Tagesmütter und interessierte abgebende Eltern. Dürfen die Tagesfamilien Kanton Zug eine solche Liste herausgeben, auch wenn noch kein Vertrag resp. Betreuungsauftrag besteht? Oder braucht es das Einverständnis der Betroffenen zur Weitergabe ihrer Daten?
Aus der Stellungnahme des Datenschutzbeauftragten
Die Einwohnergemeinden sind von Gesetzes wegen verpflichtet, Angebote für die Betreuung von Kindern ausserhalb der obligatorischen Unterrichtszeit zur Verfügung zu stellen (§ 59 Abs. 1 Ziff. 5 Gesetz über die Organisation und die Verwaltung der Gemeinden [Gemeindegesetz; BGS 171.1] i.V.m. § 2 Abs. 2 Bst. c Gesetz über die familienergänzende Kinderbetreuung [Kinderbetreuungsgesetz; BGS 213.4]). Diese öffentliche Aufgabe können die Gemeinden selber wahrnehmen oder an Dritte auslagern (§ 61 Gemeindegesetz). Verantwortlich für die Erfüllung des gesetzlichen Auf- trages bleiben in jedem Fall – letztlich auch für die mit der Aufgabe bearbeiteten Personendaten – die Gemeinden.
Die Leistungsvereinbarung zwischen dem Zuger Kantonalen Frauenbund (ZKF) und der betroffenen Zuger Einwohnergemeinde enthielt keine Bestimmungen zum konkreten Ablauf bei Beendigung des Vereinbarungsverhältnisses. Die AGB für Leistungsvereinbarungen des Kantons Zug regeln in Ziff. 1.12 (Ausgabe 2011), dass alle für die weitere Erfüllung der übertragenen öffentlichen Aufgabe relevanten Dokumente und Datenbanken in einem zum vorausgesetzten Gebrauch tauglichen und nachgeführten Zustand zurückzugeben sind. Diese Regelung ist analog auch auf Leistungsvereinbarungen der Gemeinden anwendbar.
Alle Aktiven und Passiven sollten per 1. Januar 2013 an die betroffene Einwohnergemeinde übergehen. Die Einwohnergemeinde übernimmt somit alle Rechte und Pflichten aus den an den ZKF bzw. die Tagesfamilien Kanton Zug übertragenen Aufgaben.
Hinweise zu Frage 1
Zur Abklärung von allfälligen Ansprüchen aus aktuellen Vertragsverhältnissen können bis Ende 2012 Kopien der Verträge beim ZKF aufbewahrt werden, danach sind die Kopien zu vernichten. Die Originale können der Einwohnergemeinde übergeben werden. Ist vor Ende Jahr vernünftigerweise mit der Geltendmachung von Ansprüchen aus nicht aktuellen (abgelaufenen, beendeten) Vertragsverhältnissen gegenüber dem ZKF zu rechnen, können zu diesem Zweck Kopien dieser Verträge aufbewahrt werden. Diese sind zu vernichten, wenn bis Ende Jahr keine Ansprüche geltend gemacht werden. Die Originale können der Einwohnergemeinde zur Aufbewahrung bzw. zur Archivierung im Gemeindearchiv übergeben werden.
Grundsätzlich gilt für Unterlagen, die der ZKF im Zusammenhang mit der Übertragung der öffentlichen Aufgabe der Gemeinde erstellt hat, das kantonale Archivgesetz, d.h., sobald die Unterlagen nicht mehr benötigt werden, müssen diese dem Gemeindearchiv zur Archivierung angeboten werden. Diejenigen Unterlagen, welche vom Gemeindearchiv als nicht archivwürdig eingestuft werden, sind zu vernichten oder allenfalls vollständig zu anonymisieren.
Hinweise zu Frage 2
Sämtliche aktuellen Verträge können im Original der Einwohnergemeinde übergeben werden. Im Übrigen sind die Ausführungen zu Frage 1 zu beachten.
Hinweise zu Frage 3
Da der ZKF diese Unterlagen nicht mehr benötigt, können sie der Gemeinde vollständig zur Aufbewahrung bzw. zur Archivierung übergeben werden. Die Gemeinde entscheidet, ob sie die Unterlagen zur Wahrnehmung des gesetzlichen Auftrages noch benötigt oder ob die Unterlagen bereits dem Gemeindearchiv anzubieten sind.
Hinweise zu Frage 4
Das Führen von Wartelisten sowohl von interessierten abgebenden Eltern wie auch interessierten Tageseltern ist zur Erfüllung des gesetzlichen Auftrages zulässig. Da die Gemeinde die Aufgabe nun wieder selber wahrnimmt, dürfen ihr auch diese Informationen im Original übergeben werden.
Fazit
Mit der Rückgabe aller für die Aufgabenerfüllung relevanten Unterlagen an die Einwohnergemeinde verletzen die «Tagesfamilien Kanton Zug» bzw. der ZKF keine datenschutzrechtlichen Vorgaben.
IV. Datenerhebung für eine umfassende Analyse der Vergabepraxis der Bootsplätze in Zuger Gewässern
Ausgangslage
Für die elf Bootsstationierungsanlagen im Kanton Zug bestehen Konzessionen des Amtes für Raumplanung mit verschiedenen Konzessionären. Weil die Anlagen historisch gewachsen sind, präsentieren sich Konzessionslandschaft, Betrieb der Anlagen und Vollzug heute uneinheitlich. Der Betrieb der Anlagen ist in vielen Fällen von den Konzessionären mittels Vereinbarungen an Dritte (z. B. Bootshafengenossenschaften) übertragen. Im Bestreben, eine Harmonisierung herbeizuführen, initiierte das Amt für Raumplanung eine Ermittlung des Status quo. Dazu verschickte es Fragebogen an die Konzessionäre. Nebst Angaben zu Konzession und Anlage wurden darin auch Namen und Adressen der Mieter der Bootsplätze sowie Angaben zur Art der stationierten Boote verlangt. Dieselben Auskünfte sollten zu Anwärtern auf Bootsplätze erteilt werden, die auf allfälligen Wartelisten geführt wurden. Bei den Konzessionären stiess die geforderte Bekanntgabe der verlangten Informationen auf Bedenken. Das Amt für Raumplanung gelangte mit der Bitte um eine datenschutzrechtliche Einschätzung des Vorgehens an den Datenschutzbeauftragten.