AS 2012 337
Verordnung
über das Informationssystem EDAssist+
vom 9. Dezember 2011
Der Schweizerische Bundesrat,
gestützt auf Artikel 6 des Bundesgesetzes vom 24. März 20001 über die Bearbeitung von Personendaten im Eidgenössischen Departement für auswärtige Angelegenheiten (Gesetz) und auf Artikel 57h Absatz 3 des Regierungs- und Verwaltungsorganisationsgesetzes vom 21. März 19972 (RVOG),
verordnet:
1. Abschnitt: Allgemeine Bestimmungen
Art. 1 Gegenstand
Diese Verordnung regelt den Betrieb und die Benützung des Informationssystems EDAssist+ (EDAssist+).
Art. 2 Zweck
EDAssist+ dient dem Eidgenössischen Departement für auswärtige Angelegenheiten (EDA) zur:
Online-Registrierung von im oder von ins Ausland reisenden Personen;
Bearbeitung von Suchmeldungen vermisster Personen;
Einleitung von Massnahmen durch das EDA im Krisen- oder Katastrophenfall;
Erfassung und Bearbeitung von Anliegen aus der Bevölkerung;
Bearbeitung konsularischer Schutzfälle nach den Artikeln 16, 17 und 22 des Reglements des schweizerischen diplomatischen und konsularischen Dienstes vom 24. November 19673.
Art. 3 Betrieb
EDAssist+ wird von der Konsularischen Direktion (KD) des EDA betrieben.
SR 235.24
Art. 4 Struktur von EDAssist+
EDAssist+ besteht aus den folgenden Bereichen:
Online-Registrierung;
Such- und Rückmeldungen;
Krisen und Katastrophen;
Helpline;
Konsularschutz.
2. Abschnitt: Daten und Datenbearbeitung
Art. 5 Online-Registrierung
Wer im Ausland oder ins Ausland reist, kann seine Daten im Bereich «Online- Registrierung» erfassen.
Welche Daten erfasst werden, ist in Anhang 1 aufgeführt.
Die Erfassung ist Personen nach Artikel 4 Absatz 1 und Absatz 2 Buchstaben a und b des Gesetzes vorbehalten.
Art. 6 Such- und Rückmeldungen
Im Bereich «Such- und Rückmeldungen» werden Daten bearbeitet von Personen nach Artikel 4 Absätze1 und 2 Buchstaben a und b des Gesetzes, die vermisst werden.
Es werden überdies Daten von Personen bearbeitet, die eine Suchmeldung aufgegeben haben.
Welche Daten bearbeitet werden, ist in den Anhängen2 und 3 aufgeführt.
Die Daten werden von der KD und von den schweizerischen diplomatischen und konsularischen Vertretungen im Ausland (Vertretungen) erfasst. Daten nach Anhang 2 Ziffern 1–10 und Anhang 3 Ziffern 1–6, welche Personen betreffen, die im Informationssystem Vernetzte Verwaltung der Auslandschweizer (VERA) eingetragen sind, werden in einem automatisierten Verfahren aus VERA übernommen.
Art. 7 Krisen und Katastrophen
Im Bereich «Krisen und Katastrophen» werden Daten bearbeitet von Personen nach Artikel 4 Absätze1 und 2 Buchstaben a und b des Gesetzes, die von einer Krise oder Katastrophe betroffen sind.
Welche Daten bearbeitet werden, ist in Anhang 4 aufgeführt.
Die Daten werden von der KD und von den Vertretungen erfasst. Daten nach Anhang 4 Ziffern 1–10, welche Personen betreffen, die in VERA eingetragen sind, werden in einem automatisierten Verfahren aus VERA übernommen.
Art. 8 Helpline
Im Bereich «Helpline» werden Daten von Personen bearbeitet, die elektronisch, schriftlich oder telefonisch mit einem Anliegen an die KD oder an die Vertretungen gelangen.
Welche Daten bearbeitet werden, ist in Anhang 5 aufgeführt.
Die Daten werden von der KD und von den Vertretungen erfasst.
Art. 9 Konsularschutz
Im Bereich «Konsularschutz» werden Daten bearbeitet von Personen nach Artikel 4 Absätze1 und 2 Buchstabe a und b des Gesetzes, die im Rahmen des konsularischen Schutzes betreut werden.
Welche Daten bearbeitet werden, ist in Anhang 6 aufgeführt.
Die Daten werden von der KD und von den Vertretungen erfasst. Daten nach Anhang 6 Ziffern 1–10, welche Personen betreffen, die in VERA eingetragen sind, werden in einem automatisierten Verfahren aus VERA übernommen.
Art. 10 Bearbeitungsrechte
Die KD und die Vertretungen haben das Recht, alle Daten in EDAssist+ zu bearbeiten.
Personen nach Artikel 5 haben das Recht, ihre Daten im Abrufverfahren zu bearbeiten.
Art. 11 Aufbewahrung, Archivierung und Vernichtung der Daten
Die Daten nach Anhang 1 werden spätestens 30 Tage nach Ablauf der angegebenen Reisedauer vernichtet.
Die Daten nach den Anhängen 2–6 mit dem Status «deaktiviert» oder «archiviert» werden spätestens 5 Jahre nach dem letzten Zugriff vernichtet.
Vorbehalten bleiben die Bestimmungen der Archivierungsgesetzgebung des Bundes.
Art. 12 Systemverwaltung
Die Systemadministratorinnen und -administratoren verwalten die Computersysteme, Datenbanken und Applikationen. Sie planen, installieren, konfigurieren und betreuen die technische Infrastruktur von EDAssist+.
Die oder der Anwendungsverantwortliche bildet die Schnittstelle zwischen den Systemadministratorinnen und -administratoren und den Benutzerinnen und Benutzern. Sie oder er stellt die Benutzerzufriedenheit sicher und führt Bedürfnisabklärungen für die Weiterentwicklung von EDAssist+ durch. Sie oder er gehört der KD an.
Art. 13 Erteilung der individuellen Zugriffsberechtigung
Die oder der Anwendungsverantwortliche erteilt den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der KD und der Vertretungen die individuelle Zugriffsberechtigung.
Sie oder er überprüft jährlich, ob die Voraussetzungen für die Zugriffsberechtigung weiterhin erfüllt sind.
3. Abschnitt: Datenschutz und Informatiksicherheit
Art. 14 Auskunfts- und Berichtigungsrecht
Jede Person kann bei der KD schriftlich und unter Ausweisung ihrer Identität Auskunft über ihre Daten sowie die Berichtigung unrichtiger Daten verlangen.
Die Auskunft erfolgt schriftlich und kostenlos.
Die Auskunft kann nach Artikel 9 des Bundesgesetzes vom 19. Juni 19924 über den Datenschutz verweigert, eingeschränkt oder aufgeschoben werden.
Art. 15 Sorgfaltspflichten
Die KD sorgt dafür, dass die Daten vorschriftsgemäss bearbeitet werden.
Sie stellt sicher, dass die Daten in EDAssist+ richtig, vollständig und nachgeführt sind; ausgenommen sind die Daten im Bereich «Online-Registrierung».
Art. 16 Daten- und Informatiksicherheit
Die Daten- und Informatiksicherheit richtet sich nach der Verordnung vom 14. Juni 19935 zum Bundesgesetz über den Datenschutz und nach Artikel 10 der Bundesinformatikverordnung vom9. Dezember 20116.
Die KD erlässt ein Bearbeitungsreglement. Dieses regelt die organisatorischen und technischen Massnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit sowie die Kontrolle der Datenbearbeitung.
Sie trifft organisatorische und technische Massnahmen gegen das unbefugte Bearbeiten sowie das Entwenden von Daten.
Art. 17 Protokollierung
Die Zugriffe und die Änderungen in EDAssist+ werden laufend protokolliert. Die Protokolle werden ein Jahr aufbewahrt.
Art. 18 Aufsicht
Die KD übt die Aufsicht über die Bearbeitung der Daten in EDAssist+ im Sinne dieser Verordnung aus.
Das EDA übt die Aufsicht über die Einhaltung des Datenschutzes und der Datensicherheit aus.
4. Abschnitt: Schlussbestimmungen
Art. 19 Änderung bisherigen Rechts
Die VERA-Verordnung vom7. Juni 20047 wird wie folgt geändert:
Art. 5a Datenübergabe
Im Anhang sind die elektronischen Systeme aufgeführt, die eine Schnittstelle zu VERA besitzen, mit der Angabe der Daten, die von VERA in das andere System übertragen werden, und der Periodizität der Übertragung.
Die VERA-Verordnung erhält folgenden Anhang:
Anhang
Liste der Informationssysteme mit einer Schnittstelle zu VERA Informationssystem Folgende Personendaten werden von VERA übertragen: Periodizität EDAssist+ a. Namen Nach Bedarf
Vornamen
Adressdaten und Kommunikationsmittel (Kontaktangaben)
Geburtsdatum
Geschlecht
Sprachen
Heimatorte
Staatsangehörigkeiten
Versichertennummer
Art. 20 Inkrafttreten
Diese Verordnung tritt am1. Februar 2012 in Kraft.
9. Dezember 2011 Im Namen des Schweizerischen Bundesrates |
|---|
Die Bundespräsidentin: Micheline Calmy-Rey |
Die Bundeskanzlerin: Corina Casanova |
Anhang 1
(Art. 5 Abs. 2) Daten im Bereich Online-Registrierung 3. Geburtsdatum / Alter 4. Adressen 5. Kontaktangaben (Telefon, Fax, E-Mail) 7. Heimatorte 8. Nationalitäten 9. Kontaktperson (Name und Adresse) 10. Reiseroute/-ziel 11. Dauer der Reise / des Aufenthalts
Anhang 2
(Art. 6 Abs. 3) Daten im Bereich Such- und Rückmeldungen über vermisste Personen 4. Geburtsdatum / Alter 10. Versichertennummer nach Artikel 50c des Bundesgesetzes vom 20. Dezember 19468 über die Alters- und Hinterlassenenversicherung (AHV-Versichertennummer) 12. Unterstützungsbedarf 13. Angaben zur Kontaktperson (Namen, Vornamen, Adressen, Kontaktangaben, Sprachen und Geschlecht) 14. Beziehung zur Kontaktperson 15. Aufenthaltsort 16. Zustand (tot, verletzt, krank, wohlauf) 17. Datum letzter Kontakt 18. Passnummer
Anhang 3
(Art. 6 Abs. 3) Daten im Bereich Such- und Rückmeldungen über Personen, die eine Suchmeldung aufgegeben haben 4. Kontaktangaben (Telefon, Fax, E-Mail) 5. Sprachen 7. Beziehung zur vermissten Person
Anhang 4
(Art. 7 Abs. 2) Daten im Bereich Krisen und Katastrophen 4. Geburtsdatum / Alter 10. Versichertennummer nach Artikel 50c des Bundesgesetzes vom 20. Dezember 19469 über die Alters- und Hinterlassenenversicherung (AHV-Versichertennummer) 12. Unterstützungsbedarf 13. Angaben zur Kontaktperson (Namen, Vornamen, Adressen, Kontaktangaben, Sprachen und Geschlecht) 14. Beziehung zur Kontaktperson 15. Aufenthaltsort 16. Zustand (tot, verletzt, krank, wohlauf) 17. Datum letzter Kontakt 18. Sammelstelle 19. Transportmittel 20. Passnummer
Anhang 5
(Art. 8 Abs. 2) Daten im Bereich Helpline 4. Kontaktangaben (Telefon, Fax, E-Mail) 5. Sprachen 7. Anliegen
Anhang 6
(Art. 9 Abs. 2) Daten im Bereich Konsularschutz 4. Geburtsdatum 10. Versichertennummer nach Artikel 50c des Bundesgesetzes vom 20. Dezember 194610 über die Alters- und Hinterlassenenversicherung (AHV-Versichertennummer) 12. Angaben zur Kontaktperson (Namen, Vornamen, Adressen, Kontaktangaben, Sprachen und Geschlecht) 13. Beziehung zur Kontaktperson 14. Versicherungen 16. Militärische Meldepflicht 17. Zustand (tot, verletzt, krank, wohlauf) 18. Daten über Massnahmen der sozialen Hilfe und über administrative und strafrechtliche Verfolgungen und Sanktionen nach Artikel 4 Absatz 3 Buchstabe b des Gesetzes 19. Passnummer