Aufbewahrung von Seildaten

Eidgenössisches Departement für Umwelt, Verkehr, Energie und Kommunikation UVEK

Abteilung Sicherheit

Technische Richtlinie Aufbewahrung von Seildaten Datum: 1. Februar 2012 Empfänger mitgeltendes Dokument zur Technische Richtlinie Anforderungen an Seilprüfberichte

Einleitung

Die revidierte Seilverordnung (SeilV; SR 743.011.11) schreibt in Art. 50 vor, dass die Seilprüfstelle alle Aufzeichnungen während der Verwendungsdauer der geprüften Seile aufzubewahren hat. Da diese Zeitspanne sehr lang sein kann, sind spezielle Regeln zu beachten.

Anforderung an die Dokumentenführung Damit die Dokumentation lückenlos rückverfolgbar ist, gilt Folgendes:

• Handschriftliche Einträge dürfen nicht mit Bleistift erfolgen.

• Korrekturen von Einträgen müssen so erfolgen, dass der ursprüngliche Eintrag immer noch erkenntlich ist (einfaches Durchstreichen, kein Tipp-Ex usw.), Korrekturen sind zu datieren und zu visieren.

• Müssen Prüfberichte korrigiert werden, sind die Korrekturen nachvollziehbar aufzubewahren. Die Vorgehensweise ist im Qualitätsmanagementhandbuch zu definieren.

Anforderungen an die Lagerräume Der Lagerort für lange Aufbewahrungszeiten muss so gewählt sein, dass kein Schaden an den Dokumenten auftritt. Dabei ist insbesondere zu berücksichtigen:

• Gegen Wasserschaden: Es ist im Lager zu berücksichtigen, dass keine erhöhte Gefahr wegen z.B. Rohrbrüchen oder Wassereinbrüchen besteht.

• Gegen Feuerschaden: Das Lager muss sich in einem ummauerten Raum befinden. Es sollten möglichst keine Zündquellen und Brandlasten im Lager sein.

• Gegen chemische Beschädigung: Im selben Raum dürfen keine Chemikalien (Treib-, Schmier-, Putzmittel usw.) und keine Lebensmittel gelagert werden. Im Lager herrscht Rauch- und Essverbot.

• Gegen Lichteinwirkung: Wenn die gelagerten Messschriebe nicht dauerhaft UVbeständig sind, ist das Lager gegen direkte oder indirekte Sonneneinstrahlung zu schützen, eine einfache aber dauerhafte Abdeckung von Fenstern usw. genügt.

Version, Status, Datum/Autor: V 2.0_d, in Kraft, 20. November 2020 / bar Q-Plan Stufe: AH, extern QM-SI-Anbindung: QM-Doku_Liste_15.2 Überwachung Seilbahn Anw. BAV-Prozesse: 212

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BAV Abteilung Sicherheit V 2.0_d QM-SI Merkblatt zur Aufbewahrung von Seildaten 1. Februar 2012

Gegen Temperatur- und Luftfeuchtigkeitsschwankungen: Temperatur und Luftfeuchte müssen den Anforderungen an Büroräumlichkeiten entsprechen. Gegebenenfalls sind Klimageräte und/oder Luftentfeuchter einzusetzen. Grundsätzlich ist eine Luftfeuchte unter 50% anzustreben.

Seilmessschriebe Analoge Seilmessschriebe sind bei Raumtemperatur aufzubewahren. Sie dürfen keinem direkten Sonnenlicht ausgesetzt sein.

Digitalisierung von analogen Messschrieben Eine Digitalisierung als Backup bzw. zur Datenverarbeitung ist grundsätzlich gestattet, das Original muss aber aufbewahrt bleiben.

Prüfberichte von Seilen Prüfberichte können elektronisch oder von Hand geführt werden. Aktuelle Prüfberichte von Seilen können bei den normalen Unterlagen des Unternehmens aufbewahrt werden. Prüfberichte können kopiert, eingescannt oder elektronisch archiviert werden, herkömmliche Mikroverfilmung, Einscannen alter Berichte und Umwandlung in ein PDF-Format ist gestattet.

Elektronische Datenträger Wenn die Prüfstelle eine durch die SAS akkreditierte elektronische Archivierung für Seilprüfberichte hat kann diese sowohl für die Messschriebe als auch für die Prüfberichte zur Anwendung kommen.

Arbeitsanweisung Die Seilprüfstellen haben die Art ihrer Datenlagerung in einer schriftlichen Arbeitsanweisung festzuhalten.

Inhaltliche Erarbeitung des Merkblattes: Sven Winter, Fachexperte SAS für Seilprüfungen

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