AM 140.8 Eingegebene Stände in Infostar(01.01.2010)

Eidgenössisches Justiz- und Polizeidepartement EJPD Direktionsbereich Privatrecht Eidgenössisches Amt für das Zivilstandswesen EAZW

Eingegebene Stände

Das Eidgenössische Amt für das Zivilstandswesen erlässt, gestützt auf Artikel 84 Absatz 3 Buchstabe a der Zivilstandsverordnung (ZStV), folgende amtliche Mitteilungen mit Weisungscharakter.

1 Ausgangslage

Auf der ersten Maske in Infostar wird – beim Erfassen von Personendaten im Geschäftsfall "Person" und beim Beurkunden in allen anderen Geschäftsfällen – durch die Funktion "Speichern" ein sogenannter "eingegebener Stand" erstellt.

In diesem Zusammenhang stellen wir folgendes fest:

1.1 Doppel- oder Mehrfacherfassungen

Mitunter wird im Geschäftsfall "Person" eine bereits erfasste und sich im "eingegebenen Stand" befindliche Person ein zweites Mal erfasst und abgeschlossen. Die Personendaten der ersten Speicherung bleiben im eingegebenen Stand bestehen.

Wenn noch nicht alle Personendaten der zu erfassenden Person nachgewiesen sind, wird sie häufig mit den bereits vorhandenen Personendaten im Geschäfsfall "Person" aufgenommen und, oft über Monate, im "eingegeben Stand" belassen.

1.2 "Fortschreibesperre"

Damit Personendaten nicht fortgeschrieben werden können, werden diese in einzelnen Kantonen im Geschäftsfall "Person" in den "eingegebenen Stand" versetzt. Dies bewirkt eine faktische "Fortschreibesperre", z.B. bis hängige Bürgerrechtsentscheide gefällt sind.

1.3 Datenübernahme

Die Personendaten aus den Geschäftsfällen "Ehevorbereitung" oder "Vorbereitung Partnerschaft" werden oft sechs bis acht Wochen vor der Eheschliessung oder der Eintragung der Partnerschaft in die Geschäftsfälle "Eheschliessung" oder "Eintragung Partnerschaft" übernommen und bleiben dort für diese Zeit im "eingegebenen Stand" stehen.

2 Problemstellung

2.1 Doppel- oder Mehrfacherfassungen

Ist eine Person im Geschäfsfall "Person" aufgenommen und nicht abgeschlossen worden, sondern bloss im "eingegebenen Stand" erfasst, so wird sie mit der Personensuche nicht angezeigt. Dies führt zu Doppel- oder gar Mehrfacherfassungen.

2.2 "Fortschreibesperre"

Ohne Rücksprache mit dem zuständigen Zivilstandsamt stehen die Daten für Beurkundungen nicht zur Verfügung.

2.3 Datenübernahme

Die Personendaten eines im Geschäfsfall "Eheschliessung" befindlichen gemeinsamen vorehelichen Kindes können ohne Warnhinweis (keine Konfliktmeldung durch das System) im Geschäftsfall "Person" mutiert werden. Dies kann nach Abschluss des Geschäftsfalles "Eheschliessung" der Eltern zu Problemen beim Personenstand des Kindes führen.

3 Lösung

3.1 Doppel- oder Mehrfacherfassungen

Personendaten sind unverzüglich zu beurkunden (Art. 19 ZStV). Damit Doppel- oder Mehrfacherfassungen vermieden werden, dürfen Personendaten in der Regel nicht länger als fünf Arbeitstage im "eingegebenen Stand" bleiben. Alle "eingegebenen Stände" aller Geschäftsfälle ("Person" und übrige Geschäftsfälle) müssen wöchentlich mindestens ein Mal kontrolliert, bearbeitet und allenfalls verworfen werden.

Sind nicht alle zum Abschluss der Beurkundung notwendigen Personendaten nachgewiesen, darf die Person (noch) nicht erfasst werden. Vorbehalten bleiben Erfassungen mit unvollständigen oder Minimalangaben, welche jedoch nicht im eingegebenen Stand zu belassen, sondern abzuschliessen sind.

3.2 "Fortschreibesperre"

Es ist untersagt, Personen im "eingegebenen Stand" zu belassen, um faktisch eine "Fortschreibesperre" für weitere Beurkundungen herbeizuführen. Allfällige Bereinigungen sind bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu beantragen.

3.3 Datenübernahme

Aus den Geschäfsfällen "Ehevorbereitung" oder "Vorbereitung Partnerschaft" dürfen die Personendaten frühestens fünf Arbeitstage vor dem Ereignisdatum in die Geschäftsfälle "Eheschliessung" oder "Eintragung Partnerschaft" übernommen werden.

4 Inkrafttreten und Weisungscharakter

Die vorliegenden Mitteilungen treten sofort in Kraft. Sie haben Weisungscharakter (Art. 84 Abs. 3 Bst. a ZStV).

EIDGENÖSSISCHES AMT FÜR DAS ZIVILSTANDSWESEN EAZW

Mario Massa

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