WS 10.22.01.02.a4 - Anhang 4
KONFERENZ DER KANTONALEN AUFSICHTSBEHÖRDEN IM ZIVILSTANDSDIENST CONFÉRENCE DES AUTORITÉS CANTONALES DE SURVEILLANCE DE L'ÉTAT CIVIL CONFERENZA DELLE AUTORITÀ CANTONALI DI VIGILANZA SULLO STATO CIVILE
Anhang 4 zu Weisung Nr. 10.22.01.02
Zusammenfassender Bericht über die Inspektion der Zivilstandsämter des Kantons xy
(Muster KAZ)
Version: 2.1 Datum: 23.01.2020
Autor: Projektteam Qualitätssicherung im Zivilstandswesen KAZ
1 Ziel des Berichts
Der vorliegende Schlussbericht enthält zusammenfassend und anonymisiert die verschiedenen positiv erwähnten und bemängelten Punkte der Qualitätssicherung 20xx/20xy aller (kantonale Bezeichnung einfügen) Zivilstandsämter. Ziel dieses Berichts ist, dass alle Mitarbeitenden des kantonalen Zivilstandsdienstes von den festgestellten Punkten Kenntnis nehmen können und allfällige bemängelte oder empfohlene Punkte in Zukunft beachtet werden können. Weiter dient der Bericht Rapportierung der Qualitätssicherung an die Oberaufsicht im Zivilstandswesen (Eidgenössisches Amt für das Zivilstandswesen, EAZW).
2 Vorgaben
Das EAZW hat das Projekt der KAZ zur Qualitätssicherung im Zivilstandsdienst im Jahr 2020 zur Kenntnis genommen und auf dieser Basis verbindliche Regelungen zur Umsetzung in den Kantonen erlassen.
2.1 Rechtliche Ausgangslage
Die Aufsichtsbehörden sind für den fachlich zuverlässigen Vollzug des Zivilstandswesens in ihrem Kanton besorgt (Art. 84 ZStV). Die Aufsichtsbehörden lassen die Zivilstandsämter mindestens alle zwei Jahre inspizieren. Bietet ein Zivilstandsamt keine Gewähr für einen fachlich zuverlässigen Vollzug seiner Aufgaben, so veranlasst die Aufsichtsbehörde Inspektionen so oft wie nötig mit dem Ziel, die Mängel zu beheben. Dem EAZW ist mindestens alle zwei Jahre ein Bericht abzuliefern (Art. 85 ZStV).
2.2 Strategie und Ziele EAZW / KAZ
In Zusammenarbeit mit dem Vorstand der KAZ hat das EAZW die Inspektionsschwerpunkte für die Zivilstandsämter am xx.xx.xxxx für die Jahre 20xx bis 20xy wie folgt festgelegt:
Schwerpunkt A
Schwerpunkt B
Schwerpunkt C
3 Rahmenbedingungen
Die Aufsichtsbehörde des Kantons xy hat 20xx und 20xy Kontrollen in (Anzahl Zivilstandskreise, inkl. Angabe ob alle oder nur Teilmenge) Zivilstandskreisen durchgeführt. Die Qualitätssicherungen fanden vor Ort am Sitz des Zivilstandskreises statt. Die Qualitätssicherung wurde von der (Funktionen der Aufsichtsbehörde hier nennen) durchgeführt. Die Leitenden und Mitarbeitenden der Zivilstandsämter haben die Qualitätssicherungsteams überall sehr freundlich (oder anders..) empfangen und in der Arbeit in allen Teilen unterstützt. Die Aufsichtsbehörde dankt für die Unterstützung bestens.
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4 Prüfungsgegenstand mit Ergebnissen 20xx
4.1 Kontrollpunkte 20xx / Schwerpunktüberprüfung «Thema»
4.1.1 Auswertung Helpdesk
- . Zusammengefasste Ergebnisse: -
4.1.2 Kontrolle bei der Aufsichtsbehörde (Vorkontrolle)
- . Zusammengefasste Ergebnisse: - -
4.1.3 GF Person (vor Ort)
- Merkmale wie Dokumente, Entgegennahme der Erklärungen nicht streitiger Angaben gemäss Art. 41 ZGB, etc. Zusammengefasste Ergebnisse: - -
4.1.4 GF A (vor Ort)
Merkmale wie Entgegennahme der Erklärung resp. Anmeldung, korrekte Beurkundung (Namens- und Bürgerrecht), Gebühren, Mitteilungen, weitere Feststellungen (z.B. Ablage etc.)
.
. Zusammengefasste Ergebnisse: - -
4.1.5 GF B (vor Ort)
Merkmale wie Entgegennahme der Erklärung resp. Anmeldung, korrekte Beurkundung (Namens- und Bürgerrecht), Gebühren, Mitteilungen, weitere Feststellungen (z.B. Ablage etc.)
.
. Zusammengefasste Ergebnisse: - -
4.1.6 Datenbekanntgabe (vor Ort)
Merkmale wie Berechtigung, richtiges Dokument, Gebühren
.
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- . Zusammengefasste Ergebnisse: - -
4.1.7 Gebührenberechnung und -bezug (vor Ort)
- Merkmal korrekte Anwendung ZStGV - Zusammengefasste Ergebnisse: - -
4.1.8 Organisation (vor Ort)
Bspw. Pendenzenbewirtschaftung
Bspw. Ablage und Archiv Zusammengefasste Ergebnisse: - -
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5 Bewertung der Qualitätskontrolle im Jahr 20xx/20xy
Nebst der Bewertung aufgrund der Inspektionen der Zivilstandsämter erfolgt eine Bewertung aufgrund der selbstverschuldeten Berichtigungen. Diese erfolgt aufgrund der Fehlerquote (Quantität) und der gewichteten Fehlerquote (Qualität). Ziel ist es, in beiden Fehlerquoten (Quantität und Qualität) mindestens das Prädikat genügend zu erreichen.
5.1 Fehlerquoten
Beurteilungsperiode: xx.xx.xxxx bis xx.xx.xxxx Die Beurteilung erfolgt anhand folgender Kriterien: Fehlerquote (Quantität):
Indikator sind die verschuldeten Berichtigungen pro Kalenderjahr
Die Anzahl verschuldeter Fehler darf im Verhältnis zur Gesamtheit der beurkundeten Geschäftsfälle die 5%-Grenze nicht überschreiten. Für die Bewertung gilt folgender Bewertungsschlüssel: Fehlerquote (Quantität) Prädikat Verschuldete Berichtigungen in % zu allen Beurkundungen 0.0 – 1.0% sehr gut 1.1 – 2.5% gut 2.6 – 5.0% genügend 5.1 – 7.5% ungenügend 7.6 – 10.0% schlecht mehr als 10% schwach
Gewichtete Fehlerquote
Die verschuldeten Fehler werden in gravierende, sehr gravierende und übrige Fehler unterteilt. Bei der Beurteilung kommt es auf die möglichen Auswirkungen des Fehlers im Rechtsalltag an.
Gravierende Fehler erhalten einen „Fehlerpunkt“, sehr gravierende Fehler deren zwei und übrige Fehler 0.5. Die Kategorien werden addiert und das Resultat nach untenstehendem Schlüssel pro Kalenderjahr in ein Prädikat umgewandelt
Nachstehend wird eine Liste eröffnet, auf welcher zu lesen ist, welche Fehler als wie gravierend zu würdigen sind. Die restlichen Fehler (ungenannt) gelten als weniger schwerwiegend. Für die Bewertung gilt folgender Bewertungsschlüssel: Gewichtete Fehlerquote (Qualität) Prädikat Fehlerpunkte in % zu allen Beurkundungen 0.00 % - 0.50 % sehr gut 0.51 % - 1.25 % gut 1.26 % - 2.50 % genügend 2.51 % - 3.75 % ungenügend 3.76 % - 5.00 % schlecht 5.01 % und mehr schwach
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Gravierende Fehler
1 Person irrtümlich (ohne Rechtsgrund, aber inhaltlich korrekt) in Infostar beurkundet
2 Beurkundung des falschen Geschlechts
3 Geschäftsfall elektronisch nicht unterschrieben (abgeschlossen)
4 Offensichtlich unrichtige Angabe des Entstehungsgrundes des Kindsverhältnisses (bspw. Abstammung/Adoption)
Sehr gravierende Fehler
1 Doppelerfassung der gleichen Person (sofern der frühere Geschäftsfall Person verbindlich
abgeschlossen war)
2 Falsche oder fehlende verwandtschaftliche Verknüpfungen von Personen (von rechtlich nicht
verbundenen Personen)
3 Irrtümliche / falsche Eintragung des CH-Bürgerrechts an eine rechtlich ausländische Person
4 Unrichtige Beurkundung eines Ereignisdatums (Geburt / Ehe / Tod / usw.)
5 Oberflächliche (Eigen-) Berichtigung eines Fehlers mit einem neuen Personendatenstand
(PED)
6 Voraussetzungen an Urkundsperson nicht eingehalten (Befähigung und Wahrung Ausstandspflichten)
7 Ausgelöste Datenschutzverletzung (Datenbekanntgabe an nicht Berechtigte)
Beim Kanton xy wurden bei total xy Beurkundungen
xy verschuldete Berichtigungen festgestellt (xy%)
x Anzahl gravierende Fehler, y Anzahl sehr gravierende Fehler, z Anzahl übrige Fehler festgestellt, was total x Fehlerpunkte ergibt
5.2 Eigenbeurteilung
Der Kanton xy wird wie folgt beurteilt:
Fehlerquote (Quantität): (sehr gut, gut, genügend…..)
Gewichtete Fehlerquote (Qualität): (sehr gut, gut, genügend…..)
Zusammenfassung der Inspektionsergebnisse aller Zivilstandsämter in der Zeit vom xx.xx.xxxx bis xx.xx.xxxx, bestehend aus Beurteilung Organisation, Datensicherheit und Ergebnis der geprüften Beurkundungen (Geschäftsfälle) Bewertung: (sehr gut, gut, genügend…..)
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6 Massnahmen aus Qualitätskontrolle (Inspektion)
Die Aufsichtsbehörde des Kantons xy hat aufgrund der Feststellungen in der Qualitätssicherung in der Betrachtungsperiode folgende Massnahmen geplant und umgesetzt: - geplant: o A o B o C
- umgesetzt: o A o B o C
Es handelt sich um kantonale Massnahmen zur Qualitätsverbesserung, welche ungeachtet übergeordneter Regelungen, Programme und dgl. des EAZW erfolgen.
Die kantonale Aufsichtsbehörde bestätigt mit der Unterzeichnung die Richtigkeit der im Bericht aufgeführten Angaben.
Kantonale Aufsichtsbehörde Kanton xy
Name,Vorname, Funktion
Ort, Datum
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