30.2 Mitwirkung bei der Übertragung der Daten über den Personenstand weiterer Familienmitglieder aus dem Familienregister (Rückerfassung)(01.01.2008; Stand: 01.04.2013)

Eidgenössisches Justiz- und Polizeidepartement EJPD Direktionsbereich Privatrecht Eidgenössisches Amt für das Zivilstandswesen EAZW

Nr. 30.2 vom 1. Januar 2008 (Stand 1. April 2013)

Mitwirkung bei der Übertragung der Daten über den Personenstand weiterer Familienmitglieder aus dem Familienregister (Rückerfassung)

Geschäftsfall Person

Mitwirkung Rückerfassung

Mitwirkung bei der Übertragung der Daten über den Personenstand weiterer Familienmitglieder aus dem Familienregister (Rückerfassung)

0 Systematische Übersicht

1 Allgemeines

Start

1.1 Auslöser

1.2 Mitwirkungspflicht

Eingang 1.3 Erledigungsfristen Mitwirkungsauftrag

2 Mitwirkung bei der Rückerfassung

2.1 Rückerfassung der Familienmitglieder

Übertragungsvermerke im Familienregister 2.1.1 Nicht eheliche Kinder des rückerfassten eintragen Mannes

2.1.2 Ehemann und eheliche Kinder der rückerfassten Frau

Daten stimmig? nein Abklärung, 2.1.3 Nicht eheliche Kinder der rückerfassten Rückmeldung Frau ja 2.1.4 Weiterleitung der Mitteilung der erfassten Personendaten Hat rückerfasste Person Familienmitglieder? nein Keine Familienmitglieder 2.2 Ergänzung von Angaben

2.2.1 Funktionen "Korrigieren" und "Neuer Einja

trag" Rückerfassung Mitwirkung

2.2.2 Bereinigung von Daten

Familienmitglieder Rückerfassung 2.2.3 Angabe der Datenquelle

2.2.4 Angabe zum Bürgerrechtserwerb

Alle Familienmitglieder Weitere Zivilstandsämter 3 Eintragung der Übertragungsvermerke nein rückerfasst? benachrichtigen 3.1 Übertragungsvermerk im Familienblatt

3.2 Hinweis im Familienblatt der Eltern

ja

Alle Familienmitglieder Mit rückerfassten 4 Verknüpfung der Familienmitglieder nein Familienmitgliedern verknüpft? verknüpfen 4.1 Grundsatz ja

4.2 Kinder der rückerfassten Person

4.3 Eltern der rückerfassten Person

Übertragungsvermerke im Familienregister eintragen 5 Belege

5.1 Allgemeines

5.2 Korrespondenz

Ende

Mitwirkung bei der Übertragung der Daten über den Personenstand weiterer Familienmitglieder aus dem Familienregister (Rückerfassung)

1 Allgemeines

1.1 Auslöser

Die Mitwirkung bei der Rückerfassung von Familienmitgliedern wird durch die Mitteilung der erfassten Personendaten (Formular 0.1.2) ausgelöst.

1.2 Mitwirkungspflicht

Im Rahmen der Rückerfassung der Familienmitglieder einer betroffenen Person und der Verknüpfung der entsprechenden Datensätze (Eheverhältnis, Kindesverhältnis) besteht eine Mitwirkungspflicht (Art. 15 Abs. 4 ZStV). Trifft eine Mitteilung der erfassten Personendaten ein (Formular 0.1.2),

– ist systematisch zu kontrollieren, ob Familienmitglieder (Ehepartner, Kinder) der rückerfassten Person aufzunehmen sind; – sind die Familienmitglieder der rückerfassten Person gemäss den Regeln über die Rückerfassung sofort aufzunehmen und mit der rückerfassten Person zu verknüpfen; – sind die Übertragungsvermerke (Übertragungsvermerk bei der rückerfassten Person sowie Hinweis im Elternblatt bzw. in einem allfälligen Vorgangsblatt der betroffenen Person) im Familienregister einzutragen; – sind bei Frauen, die sich mehrmals verheiratet haben, gestützt auf die Angaben im Familienblatt am angestammten Heimatort die Zivilstandsämter derjenigen Heimatorte zu benachrichtigen, deren Bürgerrecht sie während der aufgelösten Ehe(n) innehatten.

Fehler und Unstimmigkeiten sind dem Zivilstandsamt, das die Mitteilung der erfassten Personendaten erlassen hat, vor der weiteren Bearbeitung sofort mitzuteilen.

1.3 Erledigungsfristen

Die Mitteilung der erfassten Personendaten (Formular 0.1.2) ist bis am Ende des der Aufforderung folgenden Arbeitstages zu bearbeiten (Weisungen Nr. 10.11.01.04 vom 1. Juni 2011 betreffend die Übertragung von Personen aus dem Familienregister in das Personenstandsregister [Rückerfassung], Ziffer 8.4). Dabei sind Mitteilungen mit einem Rückerfassungsauftrag (Aufnahme und Verknüpfung von Familienmitgliedern der betroffenen Person) vor den Mitteilungen zu bearbeiten, welche nur die Eintragung von Übertragungsvermerken und Hinweisen im Familienregister auslösen. Die Dringlichkeit ergibt sich aus der Gewährleistung der Vollständigkeit des Personenstandsregisters (z.B. weil die Ausstellung eines Ausweises über den registrierten Familienstand hängig ist).

Mitwirkung bei der Übertragung der Daten über den Personenstand weiterer Familienmitglieder aus dem Familienregister (Rückerfassung)

2 Mitwirkung bei der Rückerfassung

2.1 Rückerfassung der Familienmitglieder

2.1.1 Nicht eheliche Kinder des rückerfassten Mannes

Das nicht eheliche Kind eines Schweizer Bürgers ist gestützt auf die Mitteilung über die Rückerfassung des schweizerischen Vaters am Heimatort des Kindes in das Personenstandsregister zu übertragen.

2.1.2 Ehemann und eheliche Kinder der rückerfassten Frau

Wurde eine verheiratete oder verheiratet gewesene Frau am Heimatort, den sie bereits als ledig hatte, rückerfasst, sind gestützt auf die Mitteilung der erfassten Personendaten die Kinder aus der Ehe mit einem Schweizer Bürger sowie der Ehemann, falls die Ehe im Zeitpunkt der Rückerfassung der Frau noch besteht, in das Personenstandsregister zu übertragen.

2.1.3 Nicht eheliche Kinder der rückerfassten Frau

Wurde eine verheiratete oder verheiratet gewesene Frau am Heimatort, den sie durch Heirat erworben hat, rückerfasst, sind mögliche nicht eheliche Kinder gestützt auf die Mitteilung der erfassten Personendaten am Heimatort, den die Frau bereits als ledig hatte, in das Personenstandsregister zu übertragen.

2.1.4 Weiterleitung der Mitteilung der erfassten Personendaten

Ist aus dem Familienregister am angestammten Heimatort ersichtlich, dass die Frau mehrmals verheiratet war, müssen die Zivilstandsämter der Heimatorte, die sie während der aufgelösten Ehen besass, benachrichtigt werden (Weiterleitung Formular 0.1.2 mit einem erläuternden Auftrag). Dieses muss allfällige Kinder, die während der aufgelösten Ehe geborenen worden sind, ebenfalls aufnehmen.

2.2 Ergänzung von Angaben

2.2.1 Funktionen "Korrigieren" und "Neuer Eintrag"

Die Ergänzung des Datensatzes der rückerfassten Person erfolgt ohne Mitwirkung der Aufsichtsbehörde im Geschäftsfall Person in der Funktion "Korrigieren", wenn noch kein Ereignis beurkundet worden ist. Nach der Beurkundung eines Ereignisses erfolgt die Ergänzung im Geschäftsfall Person mit der Funktion "Neuer Eintrag". Der Vorgang ist in jedem Falle in Kurzform zu begründen (Maske 0.07; Feld Anmerkungen).

Mitwirkung bei der Übertragung der Daten über den Personenstand weiterer Familienmitglieder aus dem Familienregister (Rückerfassung)

Wird die Funktion "Korrigieren" mehrmals benutzt (z.B. bei Personen mit einer Vielzahl von Gemeindebürgerrechten), so muss die aus dem früheren Vorgang vom System kopierte Begründung ersetzt werden. Gibt es für einmaliges "Korrigieren" oder "Neuer Eintrag" mehrere Begründungen, so sind alle Begründungen in Kurzform durch ein Semikolon getrennt anzugeben (z.B. Angabe Datenquelle; Angabe Bürgerrechtserwerb; Verknüpfung mit … [Star- Nummer]).

2.2.2 Bereinigung von Daten

Es ist unzulässig, Daten betreffend die rückerfasste Person in der Eigenschaft als mitwirkendes Zivilstandsamt zu ändern. Die Bereinigung fehlerhafter Daten einer aufgenommenen Person fällt in die ausschliessliche Zuständigkeit des Zivilstandsamtes, welches die Daten in das Personenstandsregister übertragen hat (z.B. Änderung der Schreibweise oder der Reihenfolge der Vornamen einer rückerfassten Person).

Können sich die Zivilstandsämter über die Richtigkeit der beurkundeten Personendaten nicht einigen, unterbreitet das Zivilstandsamt, das die Rückerfassung durchgeführt hat, die Angelegenheit seiner Aufsichtsbehörde zum Entscheid.

Im Übrigen ist das Kreissschreiben Nr. 20.07.10.02 vom 1. Oktober 2007 betreffend die Behebung von Unstimmigkeiten zu beachten.

2.2.3 Angabe der Datenquelle

Besitzt die rückerfasste Person im Zeitpunkt der Rückerfassung mehrere Gemeindebürgerrechte, ist sie aus mehreren Familienregistern und allenfalls aus mehreren Familienblättern im gleichen Familienregister (Parallelblätter) auszutragen. Gleichzeitig mit der Eintragung des Übertragungsvermerkes im Familienregister ist im Personenstandsregister auch die eigene Datenquelle anzugeben (Band und Blatt des Familienregisters).

Die Ergänzung des Datensatzes durch das mitwirkende Zivilstandsamt erfolgt in eigener Kompetenz im Geschäftsfall Person in der Funktion "Korrigieren", wenn noch kein Ereignis beurkundet worden ist. Nach der Beurkundung eines Ereignisses erfolgt die Ergänzung im Geschäftsfall Person mit der Funktion "Neuer Eintrag". Der Vorgang ist als "Angabe Datenquelle" zu begründen.

2.2.4 Angabe zum Bürgerrechtserwerb

Besitzt eine Person mehrere Gemeindebürgerrechte, kennt das Zivilstandsamt, das die Person rückerfasst hat, in der Regel den Grund nicht, weshalb eine Person mehrere Gemeindebürgerrechte besitzt. Im Personenstandsregister ist jedoch der Erwerbsgrund für jedes Gemeindebürgerrecht, das die betroffene Person besitzt, separat anzugeben. Die Ergänzung erfolgt durch das Zivilstandsamt, das auf Grund des Familienregisters über die Information verfügt. Allerdings ist es nicht erforderlich, dass diese Ergänzung systematisch und sofort vorgenommen wird; sie kann durchaus auch bei Gelegenheit erfolgen.

Mitwirkung bei der Übertragung der Daten über den Personenstand weiterer Familienmitglieder aus dem Familienregister (Rückerfassung)

Die Ergänzung des Datensatzes durch das mitwirkende Zivilstandsamt erfolgt in eigener Kompetenz im Geschäftsfall Person in der Funktion "Korrigieren", wenn noch kein Ereignis beurkundet worden ist. Nach der Beurkundung eines Ereignisses erfolgt die Ergänzung im Geschäftsfall Person mit der Funktion "Neuer Eintrag". Der Vorgang ist als "Erwerbsgrund Bürgerrecht" zu begründen.

Das Zivilstandsamt, das die Person in das Personenstandsregister aufnimmt, darf den Erwerbsgrund auch für weitere Gemeindebürgerrechte beurkunden, wenn über den Grund, weshalb die Person weitere Gemeindebürgerrecht besitzt, keine Zweifel bestehen (z.B. Besitz mehrerer Gemeindebürgerrechte durch Abstammung seit Generationen).

3 Eintragung der Übertragungsvermerke

3.1 Übertragungsvermerk im Familienblatt

Im Familienblatt des aufzunehmenden Familienmitgliedes der betroffenen Person sind in der Rubrik "Änderungen im Stand, Namen und Bürgerrecht" als Zeichen der Austragung die Star-Nummer und das Übertragungsdatum einzutragen. Er bildet die personenbezogene Schnittstelle. Das Übertragungsdatum ist der Mitteilung der erfassten Personendaten (Formular 0.1.2) zu entnehmen.

3.2 Hinweis im Familienblatt der Eltern

Gleichzeitig ist im Blatt des Vaters bzw. der Mutter in der Kinderrubrik sowie in einem allfälligen Vorgangsblatt bei der rückerfassten Person die Star-Nummer in Klammern beizufügen als Hinweis auf die Austragung. Der Hinweis bildet die familienbezogene Schnittstelle. Wurden die Eltern bzw. wurde ein Elternteil bereits vor dem Kind rückerfasst, so ist die Verknüpfung unverzüglich vorzunehmen.

Wenn die Person, deren Rückerfassung gemeldet wird, mit ihrem letzten Stand der Daten im Blatt des Vaters bzw. der Mutter eingetragen ist, fallen die beiden Schnittstellen betreffend Person und Familie (Übertragungsvermerk und Hinweis) zusammen. In diesem Falle genügt der Übertragungsvermerk.

Auf die Eintragung des Hinweises im Elternblatt der aufzunehmenden Person kann verzichtet werden, wenn beide Elternteile verstorben sind und mit einiger Sicherheit davon ausgegangen werden darf, dass die verstorbenen Eltern nie (auch nicht ausnahmsweise) in das Personenstandsregister übertragen werden.

Mitwirkung bei der Übertragung der Daten über den Personenstand weiterer Familienmitglieder aus dem Familienregister (Rückerfassung)

4 Verknüpfung der Familienmitglieder

4.1 Grundsatz

Im Personenstandsregister aufgenommene Familienmitglieder (Kinder, Ehegatten, Eltern) sind miteinander zu verknüpfen. Die Verknüpfung ist unverzüglich und ohne Bedingung (Alter, Status) vorzunehmen. Eine unterlassene Verknüpfung ist sofort nachzuholen (Weisungen Nr. 10.06.09.01 vom 1. September 2006 betreffend die Bereinigung von Personendaten und Angaben über Zivilstandsereignisse [Datenbereinigung], Ziffer 4). Eine nachträglich durchgeführte Verknüpfung ist im System zu begründen (siehe Ziffer 2.2.1).

Die Zivilstandsämter sind bei der Ausstellung von Zivilstandsdokumenten für unterlassene Verknüpfungen solidarisch haftbar.

4.2 Kinder der rückerfassten Person

Wird anlässlich der Mitwirkung oder bei anderer Gelegenheit festgestellt, dass ein Kind der rückerfassten Person bereits früher ebenfalls rückerfasst wurde, so ist zwingend die Verknüpfung vorzunehmen. Das gilt auch für den Fall, dass das Kind vorverstorben ist.

4.3 Eltern der rückerfassten Person

Wird anlässlich der Eintragung eines Hinweises (siehe Ziffer 3.2) festgestellt, dass der Vater oder die Mutter (allenfalls beide Eltern) der rückerfassten Person bereits rückerfasst worden sind (z.B. weil sie nach 2005 gestorben sind), so ist zwingend die Verknüpfung vorzunehmen.

5 Belege

5.1 Allgemeines

Bei der Mitwirkung fallen ausser der Mitteilung über die erfassten Personendaten keine Belege an. Die Aufbewahrung der Mitteilung, welche die Mitwirkung auslöst, richtet sich nach den Anordnungen der kantonalen Aufsichtsbehörden (siehe Amtliche Mitteilung Nr. 140.1 vom 1. Mai 2009 „Aufbewahrungspflicht Formular ISR 0.1.2“, Ziffer 3).

5.2 Korrespondenz

Allfällige Korrespondenzen mit Beweischarakter (z.B. über die festgelegte Namensschreibweise) sind aufzubewahren.

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