WS 10.07.05.01 Sicherung der Personenstandsdaten und Aufrechterhaltung der Beurkundung des Personenstandes bei einem Systemausfall(01.05.2007; Stand: 01.10.2014)
Eidgenössisches Justiz- und Polizeidepartement EJPD Direktionsbereich Privatrecht Eidgenössisches Amt für das Zivilstandswesen EAZW
Sicherung der Personenstandsdaten und Aufrechterhaltung der Beurkundung des Personenstandes bei einem Systemausfall
Systemausfall
Das Eidgenössische Amt für das Zivilstandswesen erlässt, gestützt auf Artikel 82 Absatz 3 der Zivilstandsverordnung (ZStV), folgende Weisungen.
Personenstandes bei einem Systemausfall
Übersicht
Personenstandes bei einem Systemausfall
Personenstandes bei einem Systemausfall
Änderungstabelle
Änderung per 1. Januar 2011 NEU
Ganze Weisung Anpassung der Artikel an die neu revidierte ZStV gültig ab 01.01.2011. Anpassung des Begriffes eingetragene Partnerschaft in Begründung der eingetragenen Partnerschaft (betrifft nur die Deutsche Fassung). Ziffer 1.1 Neuer zweiter Absatz.
Änderung per 1. Oktober 2014 NEU
Ziffer 1.3 Die Formulare sind in Anhang "Inhaltsverzeichnis CD 4 zu den Weisungen EAZW Systemausfall" aufgelistet. Ziffer 4.3 Anpassung an das neue Namensrecht. Ziffer 4.6 Namenserklärung nach Abschluss des Ehevorbereitungsverfahrens. Ziffer 4.7 bis 4.9 Anpassung Nummerierung. Ziffer 5.3 Vorverfahren - Bestätigung betreffend Namensführung nach der Eintragung der Partnerschaft. Ziffer 5.4 bis 5.8 Anpassung Nummerierung. Ziffer 5.6 Namenserklärung nach Abschluss des Vorverfahrens. Ziffer 6.3 Erklärung über die gemeinsame elterliche Sorge. Ziffer 7.1 Anpassung an das neue Namensrecht. Ziffer 7.2 Anpassung an das neue Namensrecht. Anhang Inhaltsverzeichnis CD 4 zu den Weisungen EAZW Systemausfall
Personenstandes bei einem Systemausfall
1 Allgemeines
1.1 Die Weisungen betreffend die Sicherung der Personendaten
Geltungsbereich regeln den Zivilstandsdienst bei einem Ausfall des Beurkundungssystems oder bei Unterbruch der Stromversorgung.
Sie sind sinngemäss anwendbar bei einem Beurkundungsstau als Folge aussergewöhnlicher Ereignisse (z.B. Pandemie oder Naturkatastrophen).
1.2 Bei einem Ausfall des Beurkundungssystems klärt das
Verhaltensregeln Zivilstandsamt die Gründe und die voraussichtliche Dauer des Ausfalles ab und meldet den Vorfall der Aufsichtsbehörde, soweit es sich nicht um einen angekündigten Unterbruch handelt.
Terminierte Arbeitsvorgänge und zeitlich vereinbarte Kundenkontakte sind in eine Prioritätenliste aufzunehmen und neu zu planen. Dabei ist zu prüfen, unter welchen Voraussetzungen die Kundenkontakte wie geplant ablaufen können und welche Massnahmen erforderlich sind.
Bei einem lokalen Betriebsunterbruch ist abzuklären, ob die zur Erfüllung einer Aufgabe benötigten Daten bei einem anderen Zivilstandsamt erhoben werden können (im Auftrag oder auf Platz mit der persönlichen Berechtigung).
1.3 In jedem Zivilstandsamt stehen entsprechend seinem
Formulare für den Aufgabenbereich und dem Arbeitsanfall die Formulare gemäss Notbetrieb Auflistung in Anhang in der aktuell gültigen Version extern gespeichert (für den computergestützten Einsatz) und gedruckt (für den maschinen- oder handschriftlichen Gebrauch) für den Notbetrieb bereit.
1.4 Beim Zivilstandsamt belegte Vorgänge können bei Bedarf
Bestätigungen als jederzeit bestätigt werden. Insbesondere müssen gestützt auf Notbehelf die Belege folgende dringende Bestätigungen abgegeben werden:
– Bestätigung, dass die Trauung stattfinden kann (Auslösung der Fristen)
Personenstandes bei einem Systemausfall
– Bestätigung, dass die eingetragene Partnerschaft begründet werden kann (Auslösung der Frist) – Bestätigung der Anmeldung des Todesfalles (Bestattung oder Ausstellung eines Leichenpasses)
Auf Wunsch der Behörde ist an Stelle der (dringenden) amtlichen Mitteilung eine gebührenfreie Bestätigung abzugeben. Sie befreit nicht von der amtlichen Mitteilung, die vorschriftsgemäss zu erlassen ist, sobald das Ereignis beurkundet worden ist.
Einer bezugsberechtigten Person kann an Stelle eines Auszuges aus dem Beurkundungssystem gestützt auf die dem Zivilstandsamt vorliegenden oder zugänglichen Belege eine gebührenpflichtige und zweckgebundene Bestätigung über den Sachverhalt oder ein Zivilstandsereignis abgegeben werden.
Hat die abgegebene Bestätigung den Charakter eines Notbehelfs, ist eine Kopie als Beleg aufzubewahren.
1.5 Die durch den Unterbruch blockierten Arbeiten sind unverzüglich
Aufarbeitung nach wieder aufzunehmen, sobald das Beurkundungssystem zur einem Systemausfall Verfügung steht. Die pendenten Geschäftsfälle sind so rasch wie möglich im System zu beurkunden.
2 Geburt
2.1 Die eingehenden Geburtsanmeldungen sind soweit wie möglich
Geburtsanmeldung zu bearbeiten.
Mündliche Geburtsanmeldungen sind auf dem Formular Geburtsanmeldung (1.0.1) entgegenzunehmen. Die Daten einer ausländischen Mutter und ihres ausländischen Ehemannes, die vermutlich im Personenstandsregister noch nicht beurkundet worden sind, sind vorsorglich im Formular Bestätigung der aktuellen Personendaten (8.1) im Hinblick auf die Beurkundung sicherzustellen.
Personenstandes bei einem Systemausfall
2.2 Auf Verlangen ist eine Bestätigung der Anmeldung der
Bestätigung der Geburt des Kindes abzugeben. Die Bestätigung tritt vorläufig an Anmeldung der Geburt die Stelle einer Geburtsurkunde oder einer amtlichen Geburtsmitteilung.
Die Bestätigung darf nur gesicherte Daten enthalten, die auf Belegen beruhen.
3 Tod
3.1 Die eingehenden Todesanmeldungen sind soweit wie möglich
Todesanmeldung zu bearbeiten.
Mündliche Todesanmeldungen sind auf dem Formular Todesanmeldung (2.0.1) entgegenzunehmen. Die Daten einer ausländischen Person, die vermutlich im Personenstandsregister noch nicht beurkundet worden sind, sind vorsorglich im Formular Bestätigung der aktuellen Personendaten (8.1) im Hinblick auf die Beurkundung sicherzustellen.
3.2 Vollständigkeit und umfassende Richtigkeit der Personendaten
Bestätigung für die oder die vorherige Beurkundung des Todesfalles bilden keine Bestattung oder für die Voraussetzung für die Abgabe des Formulars Bestätigung der Ausstellung eines Anmeldung eines Todesfalles (2.2.3) für die Bestattung oder für Leichenpasses den Transport der Leiche ins Ausland. Es genügt, dass die Leiche im Hinblick auf die Beurkundung des Todesfalles identifiziert worden ist.
3.3 Der zu beurkundende Tod einer ausländischen Person ist der
Todesmeldung an Vertretung ihres Heimatstaates zu melden1, damit diese wenn ausländische nötig Massnahmen einleiten oder Hilfe leisten kann. Die Vertretungen Todesmeldung (2.2.4) ist unverzüglich zu erlassen.
Art. 55 ZStV.
Personenstandes bei einem Systemausfall
3.4 Auf Verlangen ist eine Bestätigung der Anmeldung des
Bestätigung der Todes einer Person abzugeben. Die Bestätigung tritt vorläufig Anmeldung des an die Stelle einer Todesurkunde oder einer amtlichen Todesfalles Todesmitteilung.
Erweist sich diese Bestätigung für die Abwicklung von Formalitäten als ungenügend, können die Daten im Notfall (z.B. Transport der Leiche ins Ausland) ausnahmsweise mit dem Formular "Auszug aus dem Todesregister (CIEC 2.80)" bescheinigt werden. Die Urkunde hat die im Hinblick auf die Beurkundung definitiv bereinigten Daten zu enthalten. In diesem Fall ist die spätere Beurkundung des Todesfalles mit abweichenden Daten nicht zulässig. Vorbehalten bleibt die nachträgliche Berichtigung der Beurkundung gestützt auf nachgereichte Belege.
Die Bestätigung darf nur gesicherte Daten enthalten, die auf Belegen beruhen.
4 Eheschliessung
4.1 Das Gesuch um Vorbereitung der Eheschliessung kann
Gesuch um jederzeit entgegengenommen werden. Dieses ist zu Vorbereitung der kontrollieren und zu bearbeiten soweit der Zugriff zu den Daten Eheschliessung der betroffenen Personen im System keine Voraussetzung dafür bildet.
4.2 Die Erklärung betreffend die Voraussetzungen für die Ehe-
Erklärung schliessung ist entgegenzunehmen, wenn die Identität der bebetreffend die troffenen Personen zweifelsfrei feststeht und die Personendaten Voraussetzungen für die in genügender Form nachgewiesen oder abgeklärt werden Eheschliessung können. Die Nachreichung weiterer Dokumente muss vorbehalten bleiben.
4.3 Steht die Ehefähigkeit der Brautleute sowie deren Angaben über
Ehevorbereitung - den Personenstand fest und haben sich die Brautleute zur Bestätigung betreffend Namensführung gemäss den in Artikel 160 ZGB vorgesehenen Namensführung und Möglichkeiten geäussert, werden Namensführung und Bürgerrechte nach der Eheschliessung Bürgerrechte nach der Eheschliessung sowohl für die Ehegatten als auch für die gemeinsamen Kinder auf dem Formular Ehevorbereitung (3.0.1) festgehalten. Das vollständig ausgefüllte Formular ist zu unterzeichnen.
Personenstandes bei einem Systemausfall
4.4 Erlauben die Unterlagen die Feststellung, dass die Ehe
Feststellung, geschlossen werden kann, so sind die Fristen mit der dass die Trauung vorgesehenen schriftlichen Mitteilung auszulösen2. erfolgen kann
4.5 Erlauben die zur Verfügung stehenden Belege und zugänglichen
Trauungsermächtigung Daten die Ausfertigung des Formulars Trauungsermächtigung (3.0.3), so muss dieses den Brautleuten abgegeben werden.
4.6 Die Erklärung der Brautleute, die im bereits abgeschlossenen
Namenserklärung nach Ehevorbereitungsverfahren bestätigte Namensführung (Ziff. 4.3) Abschluss des ändern zu wollen, ist auf deren Verlangen vor Durchführung der Ehevorbereitungs- Trauung inklusive Zustimmung allfällig beteiligter Kinder auf dem verfahrens Formular 41c-2014 entgegenzunehmen. Dieses Formular kann auch im Rahmen einer Nottrauung verwendet werden (Ziff. 4.8).
4.7 Erlauben die zur Verfügung stehenden Belege und zugänglichen
Ehefähigkeitszeugnis Daten die Ausfertigung des Ehefähigkeitszeugnisses, so ist dieses abzugeben.
4.8 Wurde die Trauung vereinbart, so ist das Formular Bestätigung
Durchführung der der Eheschliessung (3.0.2) gestützt auf die verfügbaren Trauung Unterlagen auszufertigen.
Im Falle einer Nottrauung genügen die Feststellung der Identität der betroffenen Personen und die Abklärung der Ehefähigkeit. Steht diese fest, dürfen Ungenauigkeiten betreffend der Personendaten in Kauf genommen werden. Sie werden nachträglich in bereinigter Form beurkundet.
4.9 Auf Verlangen ist eine Bestätigung über die erfolgte Ehe-
Bestätigung schliessung abzugeben. Die Bestätigung tritt vorläufig an die über die erfolgte Stelle einer Eheurkunde oder einer amtlichen Ehemitteilung. Eheschliessung Ein Familienausweis oder ein Auszug aus dem Eheregister kann erst ausgestellt werden, wenn das Beurkundungssystem dies erlaubt.
Art. 68 Abs. 1 ZStV.
Personenstandes bei einem Systemausfall
5 Eintragung der Partnerschaft
5.1 Ein Gesuch um Eintragung der Partnerschaft kann jederzeit ent-
Gesuch um Eintragung gegengenommen werden. Dieses ist zu kontrollieren und zu der Partnerschaft bearbeiten soweit der Zugriff zu den Daten der betroffenen Personen im System keine Voraussetzung dafür bildet.
5.2 Die Erklärung betreffend die Voraussetzungen für die Eintra-
Erklärung betreffend die gung einer Partnerschaft ist entgegenzunehmen, wenn die Voraussetzungen für die Identität der betroffenen Personen zweifelsfrei feststeht und die Eintragung einer Personendaten in genügender Form nachgewiesen oder Partnerschaft abgeklärt werden können. Die Nachreichung weiterer Dokumente muss vorbehalten bleiben.
5.3 Sind die Voraussetzungen für die Beurkundung der
Vorverfahren - eingetragenen Partnerschaft erfüllt, stehen die Angaben der Bestätigung betreffend Partnerinnen respektive Partner über den Personenstand fest Namensführung nach und haben sie sich zur Namensführung gemäss den in Artikel der Eintragung der Partnerschaft 12a PartG vorgesehenen Möglichkeiten geäussert, wird die Namensführung nach der Beurkundung der eingetragenen Partnerschaft auf dem Formular Vorverfahren (11.0.1) festgehalten. Das vollständig ausgefüllte Formular ist zu unterzeichnen.
5.4 Erlauben die zur Verfügung stehenden Belege und zugänglichen
Feststellung, dass die Daten die Feststellung, dass die eingetragene Partnerschaft be- Eintragung der gründet werden kann, so ist mit der vorgesehenen schriftlichen Partnerschaft erfolgen Mitteilung die Frist für die Eintragung der Partnerschaft kann auszulösen3.
5.5 Erlauben die zur Verfügung stehenden Belege und zugänglichen
Ermächtigung zur Daten die Ausfertigung des Formulars Ermächtigung zur Eintra- Eintragung einer gung einer Partnerschaft (11.0.3), so muss dieses den Partnerschaft Partnerinnen bzw. den Partnern abgegeben werden.
Art. 75f Abs. 2 ZStV.
Personenstandes bei einem Systemausfall
5.6 Die Erklärung der Partnerinnen oder Partner, die im bereits
Namenserklärung nach abgeschlossenen Vorverfahren bestätigte Namensführung (Ziff. Abschluss des 5.3) ändern zu wollen, ist auf deren Verlangen vor Durchführung Vorverfahrens der Beurkundung der eingetragenen Partnerschaft auf dem Formular 41c-2014 entgegenzunehmen. Dieses Formular kann auch im Rahmen einer notfallmässigen Begründung einer eingetragenen Partnerschaft (Ziff. 5.7) verwendet werden.
5.7 Kann die eingetragene Partnerschaft begründet werden, so ist
Entgegennahme das Formular Partnerschaftserklärung (12.0.2) gestützt auf die der Partnerschafts- zur Verfügung stehenden Belege und zugänglichen Daten erklärung auszufertigen.
Im Falle einer notfallmässigen Begründung der eingetragenen Partnerschaft genügen die Feststellung der Identität der betroffenen Personen und die Abklärung, ob die Voraussetzungen für die Eintragung der Partnerschaft erfüllt sind. Sind diese erfüllt, dürfen Ungenauigkeiten betreffend der Personendaten in Kauf genommen werden. Sie werden nachträglich in bereinigter Form beurkundet.
5.8 Auf Verlangen ist eine Bestätigung über die Begründung der
Bestätigung über die eingetragenen Partnerschaft abzugeben. Die Bestätigung tritt Begründung der vorläufig an die Stelle einer Partnerschaftsurkunde oder einer eingetragenen amtlichen Mitteilung der eingetragenen Partnerschaft. Partnerschaft
Ein Partnerschaftsausweis oder eine Partnerschaftsurkunde kann erst ausgestellt werden, wenn das Beurkundungssystem dies erlaubt.
6 Anerkennung
6.1 Bei Dringlichkeit (z.B. Abreise ins Ausland) oder wenn der
Anerkennungserklärung Termin bereits vereinbart worden ist, ist die Erklärung betreffend die Anerkennung eines ungeborenen oder bereits geborenen Kindes entgegenzunehmen unter der Voraussetzung, dass die Angaben in genügender Weise belegt oder abgeklärt werden können.
Personenstandes bei einem Systemausfall
Die Daten eines ausländischen Vaters, die vermutlich im Personenstandsregister noch nicht beurkundet worden sind, sind vorsorglich im Formular Bestätigung der aktuellen Personenstandsdaten (8.1) im Hinblick auf die Beurkundung des Personenstandes sicherzustellen.
6.2 Auf Verlangen ist eine Bestätigung über die erfolgte Anerken-
Bestätigung nung abzugeben. Die Bestätigung tritt vorläufig an die Stelle über die erfolgte einer Anerkennungsurkunde oder einer amtlichen Mitteilung der Anerkennung Anerkennung.
Eine Anerkennungsurkunde kann erst ausgestellt werden, wenn das Beurkundungssystem dies erlaubt.
6.3 Wurde infolge Dringlichkeit (z.B. Abreise ins Ausland) oder
Erklärung über die bereits vereinbartem Termin, die Erklärung betreffend die Anergemeinsame elterliche kennung eines ungeborenen oder bereits geborenen Kindes ent- Sorge gegengenommen, so ist im Anschluss auf Wunsch der Eltern die Erklärung über die gemeinsame elterliche Sorge entgegenzunehmen.
7 Namensführung
7.1 Bei Dringlichkeit oder wenn der Termin bereits vereinbart wurde, Namenserklärung ist unter der Voraussetzung, dass die Angaben in genügender Weise belegt oder abgeklärt werden können, die entsprechende Erklärung über die Namensführung entgegenzunehmen.
Die Daten einer ausländischen Person, die vermutlich im Personenstandsregister noch nicht beurkundet worden sind, sind vorsorglich im Formular Bestätigung der aktuellen Personenstandsdaten (8.1) im Hinblick auf die Beurkundung des Personenstandes sicherzustellen.
7.2 Die amtlichen Mitteilungen betreffend die Änderung der
Bestätigung über die Namensführung können erst nach erfolgter Beurkundung der erfolgte Änderung des Erklärung erlassen werden. Auf Verlangen ist jedoch eine Namens zweckgebundene Bestätigung über die erfolgte Änderung des Namens abzugeben.
Personenstandes bei einem Systemausfall
8 Verfügungen, Entscheide und Urkunden
8.1 Auf Verlangen ist eine beglaubigte Fotokopie der amtlichen
Inländische Urteile und Mitteilung oder eine zweckorientierte Bestätigung über das Verfügungen gemeldete Zivilstandsereignis abzugeben.
8.2 Liegt die Eintragungsverfügung der Aufsichtsbehörde vor4, ist
Ausländische auf Verlangen zu bestätigen, dass das entsprechende Entscheidungen und Zivilstandsereignis für den schweizerischen Rechtsbereich gültig Urkunden ist.
9 Zivilstandsurkunden
9.1 Für die Ausstellung von Zivilstandsdokumenten darf
Allgemeines normalerweise eine Frist von einigen Tagen in Anspruch genommen werden, ohne dass Bestellende bei einer Verzögerung Nachteile in Kauf nehmen müssen. Wenn besondere Dringlichkeit geltend gemacht wird, ist von Amtes wegen zu prüfen, auf welche Weise die verlangte Dienstleistung zweckmässig erbracht werden kann.
9.2 Ist das zu bescheinigende Zivilstandsereignis (Geburt, Tod, Zivilstandsereignisse Eheschliessung) auf Papier beurkundet worden, kann der auf Formular CIEC verlangte Registerauszug (Formular CIEC) in der Regel ohne weiteres abgegeben werden. Wurde das Ereignis elektronisch beurkundet, ist zu prüfen, ob der verlangte Registerauszug im Sinne eines Notbehelfs gestützt auf archivierte Belege ausgestellt werden kann (siehe auch Ziffer 1.2).
9.3 Wurde die betroffene Person noch nicht rückerfasst, ist der
Personenstandsausweis Personenstandsausweis gestützt auf das Familienregister auszufertigen.
Art. 32 Abs. 1 IPRG.
Personenstandes bei einem Systemausfall
9.4 Wurde die Blattinhaberin bzw. der Blattinhaber bisher noch nicht
Familienschein rückerfasst, ist der Familienschein gestützt auf das Familienregister auszufertigen. Wenn die Blattinhaberin bzw. der Blattinhaber bereits rückerfasst wurde, ist der Familienschein nur dann auszustellen, wenn auf Grund von Abklärungen zweifelsfrei feststeht, dass seit der Übertragung bezüglich der betroffenen Person noch keine Ereignisse beurkundet worden sind oder wenn die Übertragung im Hinblick auf die Beurkundung des Todes erfolgt ist, der gemäss den geltenden Regeln zu bescheinigen ist.
10 Inkrafttreten
Die vorliegenden Weisungen treten am 1. Mai 2007 in Kraft.
EIDGENÖSSISCHES AMT FÜR DAS ZIVILSTANDSWESEN EAZW
Mario Massa
Anhang
Personenstandes bei einem Systemausfall
Anhang
Rubrik Nr. Formular Titel des Formulars Formulare 1.80 Auszug aus dem Geburtsregister (CIEC) CIEC 2.80 Auszug aus dem Todesregister (CIEC) mehrsprachig 3.80 Auszug aus dem Eheregister (CIEC)
3.81 Ehefähigkeitszeugnis (CIEC)
F-35-EgP-2013/07 Erklärung betreffend die Voraussetzungen für die Eintragung einer Partnerschaft F-35-Ehe-2013/07 Erklärung betreffend die Voraussetzungen für die Eheschliessung F-81-2007 Erklärung zum Nachweis nicht streitige Angaben gestützt auf Formulare Artikel 41 ZGB deutsch Form. 61 Familienschein
11.0.1 Vorverfahren - Namen nach der Eintragung der Partnerschaft
M-34-EgP-2013 Gesuch für die Eintragung einer Partnerschaft M-34-Ehe-2013 Gesuch um Vorbereitung der Eheschliessung M-85-2007 Mitwirkung einer dolmetschenden/übersetzenden Person Form. 43-2014 Erklärung über die Unterstellung des Namens unter das Heimatrecht 41c-2014 Namenserklärung 100a-2014 Erklärung über die gemeinsame elterliche Sorge vor der Geburt/ Vereinbarung über die Anrechnung der Erziehungsgutschriften 100b-2014 Erklärung über die gemeinsame elterliche Sorge nach der Geburt/ Vereinbarung über die Anrechnung der Erziehungsgutschriften
1.0.1 Geburtsanmeldung
2.0.1 (Ehe) Todesanmeldung 2.0.1 (EgP) Todesanmeldung 2.2.3 (Ehe) Bestätigung der Anmeldung eines Todesfalles 2.2.3 (EgP) Bestätigung der Anmeldung eines Todesfall Formulare 2.2.4 Todesmeldung mehrsprachig 3.0.1 Ehevorbereitung - Name und Bürgerrechte nach der Trauung
3.0.2 Bestätigung der Eheschliessung
3.0.3 Trauungsermächtigung
4.0.1 Namenserklärung
4.0.1.1 Namenserklärung
5.0.1 Anerkennungserklärung vor der Geburt
5.0.2 Anerkennungserklärung nach der Geburt
7.1 (Ehe) Personenstandsausweis für schweizerische Staatsangehörige 7.1 (EgP) Personenstandsausweis für schweizerische Staatsangehörige
8.1 Bestätigung der aktuellen Personendaten
11.0.3 Ermächtigung zur Eintragung einer Partnerschaft
12.0.2 Partnerschaftserklärung
-/- Kontrollanfrage -/- Rückerfassungsauftrag