AHV/EL Mitteilung Nr. 240 vom 24.2.2009

Eidgenössisches Departement des Innern EDI Geschäftsfeld Alters- und Hinterlassenenvorsorge

24. Februar 2009

Mitteilungen an die AHV-Ausgleichskassen und EL-Durchführungsstellen Nr. 240

Migration des zentralen Versichertenregisters (NRA) zum NRA/UPI Auswirkungen für die Durchführungsstellen Ergebnisse aus der Taskforce NRA/UPI

Während dem ersten Halbjahr 2009 wird das NRA (neues Versichertenregister der AHV/IV) schrittweise wichtige Veränderungen erfahren, und zwar in den Bereichen a) seines Inhalts (Personenidentifikationsteil); b) seiner Quellen (Datenlieferanten) und seines Aktualisierungsmodus.

Das aus den Veränderungen resultierende Produkt wird „UPI“ (Unique Person Identification database) genannt, während das umgewandelte NRA als „NRS/UPI“ bezeichnet wird.

Das beiliegende Dokument beschreibt diese Migration, sowie die Auswirkungen auf die Durchführungsstellen der AHV/IV. Diese sind gebeten, aufgrund der vorliegenden Informationen ihre kasseninterne Organisation und Technik zu überprüfen und allenfalls den neuen Anforderungen anzupassen.

Die Informatikpools und auch die Kassen ohne Pool wurden im Rahmen der Arbeiten der Taskforce NRA/UPI bereits vorinformiert und haben auch materiell zu den hier vorliegenden Unterlagen beigetragen. Dürfen wir Sie bitten, allfällige Rückmeldungen zu diesem Thema via Ihre Vertretung in dieser Taskforce, welche diese Transitionsphase begleitet, vorzunehmen.

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NRA/UPI Migration des NRA zum NRA/UPI Auswirkungen für die Durchführungsstellen

Verfasser: H. Häfliger (BSV) in Zusammenarbeit mit der ZAS Version: 1.0 Status: in Bearbeitung, präsentiert, akzeptiert Datum: 20. Februar 2009 Verteiler: Durchführungsstellen der AHV/IV und Pools

Änderungsnachweis

Version Datum Beschreibung der Ergänzung oder Änderung

0.1 17.12.2008 Erste Version

0.2 6.1.2009 Ergänzungen durch HP. Naef (ZAS)

1.0 10.2.2009 Ergänzungen aus der 2. Sitzung der Taskforce NRA/UPI

1. Einführung

1.1 Zweck und Inhalt des Dokuments

Dieses Dokument hat zum Ziel, die Durchführungsstellen der AHV/IV über folgende Themen zu informieren: 1. Die wesentlichen Veränderungen, die das Neue Zentrale Versichertenregister (NRA) der Zentralen Ausgleichsstelle (ZAS) im Jahr 2009 erfahren wird. 2. Die Folgen dieser Veränderungen für die Durchführungsstellen als Nutzer des NRA aufzuzeigen.

Während dem ersten Halbjahr 2009 wird das NRA (neues Versichertenregister der AHV/IV) schrittweise wichtige Veränderungen erfahren, und zwar in den Bereichen a) seines Inhaltes (Personenidentifikationsteil); b) seiner Quellen (Datenlieferanten) und seines Aktualisierungsmodus.

Das aus den Veränderungen resultierende Produkt wird "UPI" (Unique Person Identification database) genannt, während das umgewandelte NRA als "NRA/UPI" bezeichnet wird.

Der Anlass und die Begründung für diese Arbeiten sind: 1. Umsetzung der Beschlüsse des Gesetzgebers in den Bereichen a) des AHV-Gesetzes (AHVG) und seiner Verordnung (AHVV); b) des Registerharmonisierungsgesetztes (RHG) und seiner Verordnung (RHV). 2. Aktualisierung des Zentralen Registers, um den neuen Bedürfnissen beim systematischen Gebrauch der AHVN13 als administrativer Personenidentifikator ausserhalb der AHV/IV-Institution Rechnung zu tragen.

2. Zeitlicher Ablauf der Migration Für die Durchführungsstellen der AHV/IV sind drei Migrationsphasen relevant und zu unterscheiden. Das folgende Schema stellt den zeitlichen Ablauf bei der Migration des NRA zum NRA/UPI grafisch dar:

Phase 0: Phase 1: Phase 2: Vorbereitung des NRA Automatisierte Aktuali- Clearing und Abschluss (pre-clearing durch die sierung des NRA zum der Aktualisierung des

15. Februar 2009 31. März 2009 Beginn automatisierte Ende automatisierte Aktualisierung Aktualisierung

Bild 1: Zeitlicher Ablauf der Migration vom NRA zum NRA/UPI

Die Tabelle enthält eine Beschreibung der drei Phasen und erläutert die Auswirkungen der jeweiligen Phase auf die Durchführungsstellen.

Phase Beschreibung Auswirkungen auf die Durchführungsstellen Ab dem 1. November 2008 bis Mitte Febru- Die Durchführungsstellen sollten durch diese ar 2009 übernimmt eine Taskforce der ZAS Operation so wenig wie möglich behelligt das pre-clearing des NRA-Dateninhalts werden. Es wird jedoch in gewissen Fällen mittels der von der ZAS zur Verfügung ge- der Mitwirkung der Organe bedürfen, vor alstellten Ressourcen und Informationen. lem um Entkettungsfälle korrekt zu "lösen". Dabei soll ein Maximum an falschen Ver- Die vorgenommenen Verkettungen zwischen

knüpfungen im Register korrigiert werden. Datensätzen, die einerseits ein ZIK und ande- In dieser Phase konzentriert man sich vor rerseits ein offenes IK beinhalten, werden allem auf Verkettungsfälle (hinzufügen von monatlich den auszahlenden Kassen gemelfehlenden Verknüpfungen zwischen Daten- det, damit diese notfalls die Berechnungssätzen), wobei es wahrscheinlich auch zur grundlagen der Leistung überprüfen können. Identifizierung von Entkettungsfällen kommen wird. Zwischen dem 15. Februar und dem 31. Diese Operation wird die folgenden zwei März 2009 wird im Rahmen der Operation sichtbaren Auswirkungen auf den Inhalt des "erste integrierte Zuteilung der AHVN13" Registers haben: (unter der Federführung des BFS) das NRA A. Vervollständigung (und eventuell geringfüauf der Informationsgrundlage der folgen- gige Korrekturen) von persönlichen Identiden Register progressiv aktualisiert: fikationsattributen zu den AHVN13 für un- 1. Eidgenössische Register Infostar, Ze- gefähr 70 bis 80% der lebenden Bevölke- mis, Vera, Ordipro; rung, die momentan im NRA geführt wird. 2. Einwohnerregister der 2'700+ Gemein- B. Einführung von ca. 70 bis 80% der Bevölden der Schweiz; kerung in das NRA, der eine AHVN13 zu- 3. Versichertenregister gemäss KVG der geteilt werden muss, jedoch bisher keine Krankenkassen. besitzt (in der Schweiz wohnhafte Personen, die zurzeit zur AHV/IV keine Beziehung haben, Schweizer im Ausland, usw.) Ab dem 15. März 2009 bis zum Abschluss Ebenso wie während der Phase 0 wird alles der Aufgabe werden die Daten des Rests darangesetzt, dass die Durchführungsstellen der Bevölkerung, die keiner automatisierten im Rahmen der Clearing-Operationen nur im Behandlung unterworfen werden können, äussersten Notfall konsultiert werden müssen. schrittweise abgeklärt und in das NRA/UPI Insbesondere für Entkettungsfälle wird ihre integriert. Zirka 50 bis 60 Mitarbeitende Mitwirkung trotz allem unumgänglich sein.

werden während dieser Operationsphase bei der ZAS damit beschäftigt sein. Diese Operation wird ebenfalls einen kleinen Teil derjenigen Fälle betreffen, die schon in Phase 1 behandelt wurden. Ziel der Phase 2: Aktualisierung von 95% des NRA/UPI bis zum 30. Juni 2009.

2.1 Anpassung des Zeitplans

Die präsentierten Termine sind approximativer Natur, während der Zeitplan abhängig ist vom Ablauf der verschiedenen Operationen und somit einige Anpassungen erfahren kann.

2.2 Weiterführung des Dienstes während der Migration

Die Migrationsoperationen (Phasen 0 bis 2) werden parallel zur täglichen Bearbeitung der Meldungen durchgeführt. Im Prinzip sind keine Unterbrechungen vorgesehen (ausgenommen für den speziellen Datentransfer FARAS der verlangsamt wird). Da die vorgesehenen Operationen jedoch ungewöhnlich tiefgreifend und komplex sind, können gewisse sporadische Zwischenfälle nicht ausgeschlossen werden. Dabei kann die Verfügbarkeit der Systeme beeinträchtigt werden, was die Durchführungsstellen bei der Erfüllung ihrer täglichen Aufgaben behindern könnte. Es wird alles daran gesetzt, um derartige Zwischenfälle zu verhindern.

2.3 Ende 2009: Ein vollständiges NRA/UPI - im Dienste der Institution

Nach Ablauf der Phase 2 (die aus heutiger Sicht gegen Ende 2009 sein wird), muss der Inhalt des NRA/UPI von wenigen Aspekten abgesehen, folgende Attribute aufweisen:

A. Das Register führt zukünftig 100% der aktuell in der Schweiz wohnhaften Bevölkerung (ausser Kurzaufenthalter von weniger als 4 Monaten), die im Ausland wohnhaften Schweizer sowie die beim EDA akkreditierten Personen. Zudem führt es auch weiterhin und wie bislang alle Personen, die eine oder mehrere AHV-Nummern besitzen, die seit deren Gründung generiert wurden.

B. Überall dort wo es möglich war stammen die persönlichen Identifikationsattribute von nun an aus demjenigen Register, das als das "zuverlässigste" oder "offiziellste" betrachtet wird.

C. Die automatisierten Prozesse sind operationell; die Aktualisierung der Daten des NRA/UPI wird durch einen ständigen Datenfluss aufrecht erhalten, der sich auf den

Der Qualitätsgewinn des Registerinhaltes sowie seine automatisierte Aktualisierung erfordert von nun an keine aktive Mitwirkung der AHV/IV-Durchführungsstellen mehr, was bei diesen zu einer Reduzierung des Aufwands führen wird.

3. Im NRA/UPI enthaltene Personenattribute Die im NRA/UPI enthaltenen Personenattribute sind in Art. 133bis, Abs.4 der AHVV festgelegt. Es handelt sich um die folgenden Personendaten: a) Familienname; b) Ledigname; c) Vornamen; d) Geschlecht; e) Geburtsdatum; f) Geburtsort; g) Staatsangehörigkeit; h) Alte Versichertennummer; i) Familiennamen und Vornamen der Eltern. Des Weiteren wird als zusätzliches Datenelement die Herkunft des Datensatzes (ab 1.7.2008) gespeichert. Die obigen Daten a) bis i) sowie die Herkunft sind für die Durchführungsstellen via Telezas3 oder Webservices abrufbar und ersichtlich. Weitere Daten aus den anderen Registern des Bundes oder der Kantone (z.B. Zivilstand) werden im NRA/UPI nicht gespeichert und sind daher auch nicht ersichtlich.

3.1 Verzeichnis der inaktiven oder annullierten AHVN13

Die ZAS führt und publiziert unter folgendem Link eine Liste der inaktiven oder annullierten Eine neue Version dieser Liste wird regelmässig zwischen dem 1. und 5. Tag eines Monats aufgeschaltet.

4. Ablaufänderung beim Eintritt in die Versicherung MZR 11, 13, 19 und 21 Wird eine Person dem Zentralregister von einem anderen Melderegister als jenem der AHV/IV-Durchführungsstellen gemeldet, können sich die Durchführungsstellen der AHV/IV zum Zeitpunkt des Eintritts eines ersten Versicherungsfalles auf den bereits bestehenden Personendatensatz sowie die entsprechende AHVN13 stützen. Deshalb müssen die Durchführungsstellen von nun an systematisch überprüfen, ob eine Person bereits dem Zentralregister gemeldet wurde um gegebenenfalls eine Meldung "Eintritt in die Versicherung" statt einer Meldung "neuer Versicherter" zu machen. Die Meldung "Eintritt in die Versicherung" erfolgt samt AHVN13 in einer MZR mit dem Anwendungsgebiet 11, 13, 19 oder 21, wie es das folgende XML-Schema illustriert:

Bild 2: Meldung eines "Eintritts in die Versicherung"

Die folgende Zusammenstellung erklärt den neu einzuhaltenden Arbeitsablauf für „neue Person im NRA/UPI“ oder „Eintritt in die Versicherung“. Schritt Beschreibung des Arbeitsschritts Erklärungen

Anmeldung einer Person

Konsultation des NRA/UPI via Telezas3, Ab Ende 2009 müssen 99% der Per- Webservice oder NRA-Download über die sonen in NRA/UPI enthalten sein Personendaten und Ermittlung der Versichertennummer

Erstellung der MZR mit der Versicherten- Dies bedeutet: Eintritt in die Versichenummer rung AHV/IV.

Wenn die Person im NRA/UPI nicht gefunden Dies bedeutet: Neue Person im wird, ist für diese ein MZR mit Personenda- NRA/UPI und Eintritt in die Versicheten und ohne Versichertennummer zu erstel- rung. len. Mögliche Erklärungen: Grenzgänger, „Grauarbeiter“ (Bei den gelb markierten Zeilen handelt es sich um neue Ablaufschritte)

5. Ablaufänderung bei der Mutation von Personendaten MZR 15 und 25 Für die Mutation von Personendaten im NRA/UPI durch die Durchführungsstellen mit den MZR Anwendungsgebiet 15 und 25 gelten ab Beginn der Phase 1 neue Regelungen. Das NRA/UPI kann solche Meldungen nur noch in folgendem Fall akzeptieren: Der zuletzt gültige Stand der Attribute wurde seitens eines AHV/IV-Organs (oder einer Krankenkasse) gemeldet. Falls der zuletzt gültige Stand der Attribute von Infostar, Zemis, Vera, Ordipro oder Einwohnerregister gemeldet wurde, kommt eine solche Meldung mit dem Anwendungsgebiet MZR

oder 25 in eine Warteschlange. Damit die ZAS diese freigibt, muss die Durchführungsstelle über verlässliche Informationen verfügen, die eine Korrektur dieser Attribute rechtfertigen (Identitätsdokument, Familienbüchlein, usw.). Der Fall wird in der Folge bilateral zwischen dem Kontrollbüro (KB) und dem entsprechenden Organ evaluiert. Um den Durchführungsstellen die Entscheidung zu erleichtern, ob eine MZR 15 oder 25 möglich oder wünschenswert ist, müssen die Durchführungsstellen via Telezas3, Webservice oder periodischen Download des NRA/UPI den Stand der Personendaten im NRA/UPI überprüfen. Die Herkunft des aktuellen Datenstandes ist transparent ersichtlich. Die folgende Zusammenstellung erklärt den neu einzuhaltenden Arbeitsablauf für Personendatenmutationen durch die Durchführungsstellen nochmals:

Schritt Beschreibung des Arbeits- Erklärungen schritts

Bekanntwerden eines Bedarfs für Meldung durch den Arbeitgeber, den Versicherten die Änderungen der Personenda- oder eine dritte Stelle. ten bei einer Durchführungsstelle.

Konsultation des NRA/UPI via Es besteht eine grosse Wahrscheinlichkeit, dass Telezas3, Webservice oder NRA- die Mutation bereits durch ein anderes integriertes Download über den Stand und die Register an das NRA/UPI gemeldet wurde. Quelle der Personendaten.

Entscheid durch System oder Wenn die Daten im NRA/UPI bereits automatisch Fachspezialist der Kasse, ob eine mutiert wurden, besteht kein weiterer Handlungs- MZR 15/25 zulässig ist. bedarf. Falls der zuletzt gültige Stand der Attribute gemeldet wurde, stützt die Kasse ihren Entscheid auf: