AHV/EL Mitteilung Nr. 312 vom 30.08.2012
1.1 Versichertenakten
– Der Tod des Versicherten berechtigt daher die Ausgleichskassen nicht, dessen Akten in die 10-jährige Aufbewahrungsdauer zu überführen und anschliessend zu vernichten. Die Akten werden erst dann mit Sicherheit nicht mehr für spätere Leistungen benötigt, wenn nach dem Tod des Versicherten eine so lange Frist verstrichen ist, dass es mit einer an Sicherheit grenzenden Wahrscheinlichkeit ausgeschlossen ist, dass bisher nicht bekannte Nachkommen oder (geschiedene) Ehegatten Rentenansprüche geltend machen. o Art. 27j Abs. 2 BVV sieht für den Bereich der beruflichen Vorsorge vor, dass wenn mangels Geltendmachung durch die versicherte Person keine Vorsorgeleistungen ausgerich-
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tet werden, die Aufbewahrungsdauer bis zu dem Zeitpunkt dauert, in dem die versicherte Person ihr 100. Altersjahr vollendet hätte. Anschliessend können die Akten vernichtet werden. Für die Ausgleichskassen kann diese Regelung analog angewandt werden. Allerdings muss bei den Ausgleichskassen auf die Vollendung des 150. Lebensjahres des Versicherten abgestellt werden.
Bei der Berechnung wird auf eine theoretische maximale Lebenserwartung von 115 Jahren abgestellt. Gemäss einer Dokumentation des Bundesamts für Statistik aus dem Jahr 2009 bereits 110 Jahre und steigt jährlich an (www.bfs.admin.ch/bfs/portal/de/index/.../publ.Document.1 19755.pdf). Geht man von der maximalen Lebenserwartung von 115 Jahren aus, ist eine Anpassung in den nächsten Jahren nicht erforderlich, was auch aus Sicht der administrativen Aufwände für die SVU sehr zu begrüssen ist. Die maximale Lebenserwartung sollte aber regelmässig überprüft werden, zu empfehlen ist ein Überprüfungszyklus von ca. 5 Jahren.
Ausgehend davon können allfällige Nachkommen noch 25 Jahre nach dem Tod des Versicherten Ansprüche geltend machen, bevor die Akten in die 10-jährige Aufbewahrungsdauer überführt werden. Es ist davon auszugehen, dass nach Ablauf dieser Aufbewahrungsfrist die Akten nicht mehr für später entstehende Leistungen benötigt werden.
– Bei einem Kassenwechsel eines Versicherten im Bereich der Ausgleichskassen ist die Wegleitung über die Renten (RWL) in der Eidgenössischen Alters-, Hinterlassenen- und Invalidenversicherung zu beachten. o Gemäss Rz 2037 der RWL übermittelt die bisher zuständige Ausgleichskasse der neu zuständigen Ausgleichskasse sämtliche Rentenakten. o Eine vollständige Übermittlung aller Akten des betroffenen Versicherten (z.B. Beitragsakten, EO, MSE, etc.) erfolgt nicht. o Aus diesem Grund muss die bisher zuständige Ausgleichskasse die Akten weiterhin aufbewahren. Da, wie oben erwähnt, der Zeitpunkt, in dem die Akten mit Sicherheit nicht mehr für eine später entstehende Leistung benötigt werden, nicht festgestellt werden kann, läuft die Aufbewahrungsdauer wiederum bis zum 150. Altersjahr des Versicherten. – Besteht Gewissheit, dass die Akten nicht mehr für spätere Leistungsansprüche aufbewahrt werden müssen, müssen diese nach Ablauf von 10 Jahren vernichtet werden. Dies trifft in der Regel auf die Akten betreffend EO / MSE, FamZLw, FamZ, IV-Taggeld und
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EL zu. – Stammdaten, die zum Verständnis und / oder zum Auffinden der aufbewahrten Akten benötigt werden, dürfen so lange nicht gelöscht werden, als noch Akten zu diesem Versicherten bzw. zu diesem Mitglied vorhanden sind.
Grafik 2: Lebenszyklus von Versichertenakten
1.2 Mitgliederakten
Mitgliederakten enthalten einerseits Informationen über das versicherte Mitglied und andererseits Informationen über die versicherten Personen (Arbeitnehmer). Grundsätzlich können die Akten von Mitgliedern regelmässig nach 10 Jahren vernichtet werden. Ausnahmen sind die folgenden Aktentypen: – Mitgliederakten im Zentralregister; – Beitrags-, Nachforderungs-, Herabsetzungs- und Erlassverfügungen; – Abschreibungsakten, die Grundlage für die IK (individuelles Konto) -Eintragungen bilden; – Abrechungsunterlagen, die Grundlage für die IK-Eintragung bilden; – Beschwerdeakten, die Grundlage für die IK-Eintragung bilden. Bei Auflösung der entsprechenden juristischen Person (des Mitglieds) kann die Mitgliederakte nach Ablauf von 107 Jahren seit der Auflösung vernichtet oder dem zuständigen Archiv zur Übernahme angeboten werden. Diese 107-jährlige Frist beruht auf den folgenden Überlegungen: – Arbeitnehmer werden mit der Vollendung des 18. Lebensjahres als Erwerbstätige beitragspflichtig. – Das Gesuch für die Altersrente wird in der Regel mit Vollendung des 65. Lebensjahres gestellt. – Grundsätzlich muss daher damit gerechnet werden, dass ein Ar-
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beitnehmer, der im Zeitpunkt der Auflösung der juristischen Person (Mitglied) 18 Jahre alt war, spätestens 47 Jahre nach der Auflösung das Gesuch auf Altersrente stellt. – Da ein Versicherter das Gesuch auf Altersrente aber bis zu seinem Lebensende stellen darf, kann nicht auf die erwähnten 47 Jahre abgestellt werden. – Vielmehr muss eine maximale Lebenserwartung als Basis für die Festlegung einer Maximalfrist genommen werden. Aufgrund der heutigen Erfahrungen kann von einer maximalen Lebenserwartung von 115 Jahren ausgegangen werden. Bei der Berechnung der theoretisch maximalen Lebensdauer wird von 115 Jahren ausgegangen, da diese in der Schweiz den nächsten Jahren nicht überschritten werden sollte. Geht man von der maximalen Lebenserwartung von 115 Jahren aus, kann einerseits verhindert werden, dass Akten einer noch lebenden Person vernichtet werden, andererseits ist eine Anpassung nicht jährlich erforderlich, was auch aus Sicht der administrativen Aufwände für die IV-Stellen sehr zu begrüssen ist. Die maximale Lebenserwartung gilt es alle 5 Jahre zu überprüfen, erstmals somit am 01. Januar 2016. Bei einem 115- jährigen erlischt der Leistungsanspruch nach 97 Jahren, anschliessend müssen die Akten noch 10 Jahre aufbewahrt werden. Daher erscheint bei Auflösung einer juristischen Person (Mitglied) die Aufbewahrung von 107 Jahren für Mitgliederakten als sachgerecht.
Grafik 3: Lebenszyklus von Mitgliederakten
2. IV-Stellen
2.1 Einführung
Betreffend die Aufbewahrungsdauer von IV-Akten besteht, wie auch bei den Akten der Ausgleichskassen, grundsätzlich ein Interessekonflikt zwischen der Aktenführungspflicht im Interesse des Versicherten einerseits sowie den datenschutz- und persönlichkeitsschutzrechtlichen Bestimmungen, Akten zu löschen bzw. dem zuständigen öffentlich-rechtlichen Archiv anzubieten, wenn diese nicht mehr benötigt werden, andererseits. Es gilt hier eine Interesseabwägung vorzunehmen, wobei das Interesse des Versicherten, solange als erforderlich auf seine Akten zugreifen zu können, um allfällige Ansprüche geltend machen zu können, grundsätzlich höher zu bewerten ist als der aus dem Persönlichkeitsschutz abgeleitete Anspruch auf Vernichtung der Akten. Grundsätzlich muss in die Interessens-
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abwägung aber auch der administrative Aufwand einer allfälligen Trennung verschiedener Arten von IV-Akten mit einbezogen werden, da ein erhöhter administrativer Aufwand schlussendlich über höhere Sozialabzüge durch die Versicherten getragen wird.
Die WAF sieht vor, dass Akten erst gelöscht werden dürfen, wenn sie mit Bestimmtheit nicht mehr für später entstehende Leistungen benötigt werden. Grundsätzlich können der Versicherte bzw. seine Nachkommen nach Ablauf der 5-jährigen Verjährungsfrist keine Ansprüche mehr geltend machen (Art. 24 ATSG). Somit kann davon ausgegangen werden, dass die IV-Akten 5 Jahre nach dem Tod des Versicherten in die 10-jährigen Aufbewahrungsdauer (WAF, Ziffer 1602) überführt werden können, da dann mit Bestimmtheit keine weiteren Ansprüche mehr geltend gemacht werden können.
Da den IV-Stellen der genaue Todeszeitpunkt des Versicherten nicht in jedem Fall mit Sicherheit bekannt ist, beziehungsweise nicht zwingend gemeldet wird, muss bei der Festlegung des Beginns der 10-jährigen Aufbewahrungsdauer in diesen Fällen analog zu den Versichertenakten im Bereich der Ausgleichskassen von einer theoretischen maximalen Lebenserwartung ausgegangen werden. Die oben genannten 115 Jahre, zuzüglich 5 Jahre (Verjährungsfrist) und 10 Jahre (Aufbewahrungsdauer) ergeben eine totale Aufbewahrungsdauer für IV-Akten bis zum theoretischen 130. Geburtstag des Versicherten in den Fällen, in denen der Todeszeitpunkt nicht bekannt ist.
Die Akten jener Versicherten deren Todeszeitpunkt bekannt ist, können 15 Jahre (5-jährige Verjährungsfrist und 10-jährige Aufbewahrungsfrist) nach dem tatsächlichen Todeszeitpunkt gelöscht bzw. vernichtet werden.
Es gilt zu erwähnen, dass nicht für alle Aktenarten bzw. IV-Ansprüche der Tod des Versicherten der relevante Zeitpunkt für die Berechnung des Beginns der 5-jährigen Verjährungsfrist und der anschliessenden 10-jährigen Aufbewahrungsdauer ist.
– Grundsätzlich erlischt der Anspruch auf Invalidenrente des Berechtigten gegenüber der IV mit Erreichen des AHV-Alters, bzw. Entstehen des AHV-Anspruchs des IV-Bezügers. Somit kann für Invalidenrentenansprüche das Erreichen des AHV-Alters gemäss Art.
Abs. 1 AHVG als Stichtag für die Berechnung des Beginns der 5-jährigen Verjährungsfrist und der anschliessenden 10-jährigen Aufbewahrungsdauer genommen werden. Dasselbe gilt auch für Taggelder. Es wäre somit eine maximale Aufbewahrungsdauer bis zum 80. Geburtstag des Versicherten möglich (65 Jahre (AHV- Alter Männer, da später als Frauen) + 5 Jahre (Verjährungsfrist) +
Jahre (Aufbewahrungsfrist)). – Es gibt jedoch viele Ausnahmen hierzu: Zum Beispiel Ansprüche des Versicherten gegenüber der IV welche über das Erreichen des AHV-Alters hinausgehen bzw. für deren Berechnung die IV-Akten auch nach Erreichen des AHV-Alters noch relevant sind. Darunter fallen Ansprüche auf Hilflosenentschädigung (Art. 42 IVG) und Hilfsmittel (Art. 21 IVG) welche vor Erreichen des AHV-Alters ent-
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standen sind, Komplementärrenten (Art. 20 UVG) sowie all jene Fälle in denen ein Wechsel der Berechnungsgrundlage von IV zu AHV sich für den Versicherten nachteilig auswirken würde (Art. – Für alle IV-Akten, die in eine der obenstehenden Ausnahmekategorien fallen, gilt wiederum der Todeszeitpunkt, bzw. die maximale Lebensdauer von 115 Jahren als relevanter Stichtag für die Berechnung des Beginns der 5-jährigen Verjährungsfrist und der anschliessenden 10-jährigen Aufbewahrungsdauer. – Eine Unterscheidung des Beginns der 10-jährigen Aufbewahrungsdauer der Akten nach den oben genannten Kategorien würde zudem einen sehr grossen administrativen Aufwand für die IV- Stellen nach sich ziehen. Den IV-Stellen ist es im vorliegenden Zeitpunkt auch deshalb nicht möglich, IV-Akten nach verschiedenen Ansprüchen zu kategorisieren bzw. aufzuteilen, weil die relevanten Kriterien bisher nicht erfasst wurden und somit manuell nachgetragen werden müssten. Zudem werden Informationen in Bezug auf Hilfsmittel, Hilflosenentschädigung usw. bei einem Wechsel der zuständigen IV-Stelle (siehe Ziffer 2.5) nicht zwingend in einer bearbeitbaren Weise übertragen.
Im Folgenden wird daher bei der Berechnung der Aufbewahrungsdauer zwischen Akten mit einem bekannten und solchen mit einem unbekannten Todeszeitpunkt unterscheiden. Diese Unterscheidung kann durch die IV- Stellen mit einem angemessenen administrativen Aufwand gemacht werden.
2.2 IV-Akten mit bekanntem Todeszeitpunkt
Nach dem Tod des Versicherten können noch innerhalb der 5-jährigen Verjährungsfrist Ansprüche geltend gemacht werden (Art. 24 ATSG). Die 10-jährige Aufbewahrungsfrist beginnt 5 Jahre nach dem offiziell bestätigten Todeszeitpunkt des Versicherten zu laufen.
Grafik 4: Lebenszyklus von IV Akten mit offiziell bestätigtem Todeszeitpunkt
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2.3 IV-Akten mit unbekanntem Todeszeitpunkt
Wurde der Tod des Versicherten nicht offiziell bestätigt, kann von einer maximalen Lebenserwartung von 115 Jahren ausgegangen werden. Nach dem Tod des Versicherten können noch innerhalb der 5-jährigen Verjährungsfrist Ansprüche geltend gemacht werden (Art. 24 ATSG). Die 10- jährige Aufbewahrungsfrist beginnt 5 Jahre nach Ablauf der maximalen Lebenserwartung des Versicherten zu laufen.
Grafik 5: Lebenszyklus von IV-Akten ohne offiziell bestätigten Todeszeitpunkt
2.5 Wechsel der zuständigen IV-Stelle
Bei einer Aktenabtretung aufgrund eines Kantonswechsels des Versicherten, Wegzug ins Ausland bzw. Zuzug aus dem Ausland im Bereich der IV- Stellen wird in der Praxis das gesamte Versichertendossier an die neu zuständige IV-Stelle übermittelt. Gemäss Rz 4012 des Kreisschreibens über das Verfahren in der Invalidenversicherung (KSVI) gehen die Fall- Akten einschliesslich der Unterlagen über bereits bezahlte Leistungen an die neu zuständige IV-Stelle über. Die bisher zuständige Stelle vermerkt die Weiterleitung. Im Überweisungsschreiben hält sie das Datum der nächsten Revision fest. Daher beginnt in diesem Zeitpunkt für die bisher zuständige IV-Stelle die 10-jährige Aufbewahrungsdauer für die Akten gemäss Rz 1601 der WAF zu laufen. Nach Ablauf dieser Frist muss sie die Akten löschen bzw. vernichten, sofern diese nicht dem zuständigen öffentlich-rechtlichen Archiv angeboten werden müssen. Im Übrigen wird auf die Ausführungen der Arbeitsgruppe DA-Dossier verwiesen. Diese hält die technischen Rahmenbedingungen für eine elektronische Übermittlung von Versichertendossiers über die Sedex- Schnittstelle fest. Akten, die über elektronische Schnittstellen oder eine andere Art elektronisch übermittelt werden, sind gleich lang aufzubewahren wie die anderen Akten.
In Abweichung der Rz 1602 gelten folgende Regeln: Errichtungs- und Organisationsakten sind unbefristet aufzubewahren. Akten der Buchhaltung und des Rechnungswesens sind 10 Jahre aufzubewahren. Dauer der Aufbewahrung Kommentar
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Errichtungs- und Organisationsakten sind unbefristet und in Papierform aufzubewahren (Vgl. Rz 1403). Die Rechnungswesen- und Buchhaltungsakten der SVU können 10 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in welchem die letzte Eintragung vorgenommen wurde (Rz 1601, Punkt 2) vernichtet werden. Betriebsrechnung und Bilanz müssen in Papierform und unterzeichnet 10 Jahre lang aufbewahrt werden (Vgl. Rz 1403). Detailzahlen und Belege zu den einzelnen Geschäftsfällen müssen in den entsprechenden Versichertendossiers aufbewahrt werden.
Anbietepflicht und Archivierung
Die Durchführungsstellen überprüfen ihre Ablagen und Informationsspeicher regelmässig im Hinblick auf auszusondernde Unterlagen und bieten diese dem zuständigen Archiv zur Übernahme an. Bestand, Inhalt und Umfang der Anbietepflicht gegenüber den Staatsarchiven? Kommentar Die WAF begründet keine generelle Anbietepflicht gegenüber den zuständigen Staatsarchiven. Die kantonalen Ausgleichskassen, die IV-Stellen und die Familienausgleichskassen nach Art. 14 Bst. a und b FamZG - wozu die von den Kantonen anerkannten beruflichen und zwischenberuflichen Familienausgleichskassen und die kantonalen Familienausgleichskassen gehören - bieten ihre Akten gemäss den kantonalen Bestimmungen dem zuständigen kantonalen Archiv zur Übernahme an. Ob eine Anbietepflicht besteht und ob die kantonalen Staatsarchive deren Akten auch übernehmen müssen ist für die betreffenden Ausgleichskassen und IV- Stellen jeweils separat abzuklären (Rz 1703). Für die Umsetzung kann auf das Dokument „Fallakten der Sozialversicherungen“ des VSA (Verein Schweizerischer Archivarinnen und Archivare) Arbeitsgruppe Bewertung, Gesundheit – Arbeit – Soziale Sicherheit C21, verwiesen werden.
Die Zentrale Ausgleichsstelle, die Schweizerische und die Eidgenössische Ausgleichskasse sowie die IV-Stelle für Versicherte im Ausland unterstehen als Organe der Bundesverwaltung der Anbietepflicht. Sie müssen Akten, die sie nicht mehr ständig benötigen, gemäss Art. 6 BGA resp. Art. 4 VBGA dem Bundesarchiv zur Übernahme anbieten.
Die kantonalen Ausgleichskassen und IV-Stellen sowie die FAK nach Art. 14 Bst. a und 14 Bst. b FamZG müssen nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht ihre Akten gemäss den geltenden kantonalen Bestimmungen dem zuständigen kantonalen Archiv zur Übernahme anbieten.
Die Verbandsausgleichskassen und die von ihnen geführten FAK nach Art. 14 Bst. c FamZG unterstehen dem BGA. Sie müssen Akten, die sie nicht mehr ständig benötigen, gemäss Art. 6 BGA resp. Art. 4 VBGA dem Bundesarchiv zur Übernahme anbieten.
Die Verbandsausgleichskassen werden in einem Grundsatzentscheid vom 15. Juni 2010 bis auf Weiteres von ihrer Pflicht entbunden, dem BAR nicht mehr benötigte Unterlagen anzubieten (Anhang I).
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Vernichtung
Akten müssen nach dem Ablauf der Aufbewahrungsdauer vernichtet werden können (vorbehältlich der Anbietepflicht gemäss Kapitel 7).
Wurden Akten von dem zuständigen Archiv als nicht archivwürdig bewertet, müssen sie nach Ablauf der Aufbewahrungsdauer vernichtet werden, sofern die Durchführungsstelle nicht ein berechtigtes Interesse an der Verlängerung der Aufbewahrungsdauer nachweisen kann. Ein berechtigtes Interesse besteht insbesondere dann, wenn die Akten im Rahmen eines hängigen oder möglichen Rechtsstreits als Beweismittel benötigt werden.
Die Vernichtung der Akten muss kontrolliert sowie unter Wahrung der Vertraulichkeit aller in den Akten enthaltenen Informationen erfolgen.
Es muss sichergestellt werden, dass die vernichteten Akten nicht wiederhergestellt werden können. Elektronisch geführte und aufbewahrte Akten werden unwiderruflich gelöscht. Der Löschung gleichzusetzen ist die Tilgung der elektronischen Akten auf dem Datenträger in der Art, dass diese mit einem angemessenen technischen und organisatorischen Aufwand nicht mehr lesbar gemacht werden können.
Sämtliche Löschungs- und Vernichtungsvorgänge von Akten müssen protokolliert werden.
Originaldokumente auf Papier können, mit Ausnahme der in Ziffer
genannten Dokumente, nach dem Scannen vernichtet werden, sofern die Voraussetzungen der Ziffern 1304 und 1306 beachtet werden. Eingesandte Originaldokumente können je nach Geschäftsprozess dem Absender zurückgegeben werden. Vernichtung von Akten Kommentar Akten, welche nicht dem zuständigen Archiv zur Übernahme angeboten werden müssen sowie Akten, welche durch das zuständige Archiv nicht übernommen werden, müssen vernichtet werden. Diese Vernichtungspflicht ist ebenfalls in Art. 21 DSG sowie in zahlreichen kantonalen Datenschutzgesetzen festgehalten. Keine Vernichtungspflicht besteht für Akten, welche anonymisiert sind. Versichertendossiers / Mitgliederdossier oder Einzelakten, welche zu einem hängigen oder möglichen Rechtsstreit gehören, dürfen nicht vernichtet werden, auch wenn die Aufbewahrungsdauer abgelaufen ist! Originaldokumente, welche nicht dem SVU gehören sondern einem Dritten (z.B. dem Versicherten), dürfen nicht vernichtet werden. Werden Originaldokumente Dritter rechtskonform eingescannt (Rz 1306) und dem System elektronisch beigefügt, so können die Originaldokumente dem Dritten bereits zu einem früheren Zeitpunkt (z.B. nach erfolgreichem Scannprozess) zurückgegeben werden (vgl. Schema Lebenszyklus, Kommentar zu Rz 1205). Die Vernichtung muss zur Gewährleistung von Datenschutz- und Geheimhaltungspflichten kontrolliert erfolgen. Zudem muss die Vernichtung so erfolgen, dass die Akten nicht wiederhergestellt werden können. Die Protokollierung gemäss Rz 1805 beinhaltet die Dokumentation, welche Akten wann vernichtet wurden. Wir empfehlen, die Protokolle 10 Jahre
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aufzubewahren. Besonders bei elektronische Akten muss beachtet werden, dass die Löschung definitiv erfolgt – dies muss in der Regel durch ein Überschreiben der Daten erfolgen oder durch die Zerstörung des Datenträgers. Da bei einer Verwendung von sogenannten unveränderbaren Datenträgern (wie z.B. WORM) ein Löschen nicht möglich ist, wird der Löschung die Tilgung gleichgestellt, welche eine Wiederherstellung mit einem angemessenen technischen und organisatorischen Aufwand verunmöglicht. Wird die Vernichtung durch ein Drittunternehmen vorgenommen, so handelt es sich um ein Outsourcing des Vernichtungsvorgangs. Wie bei jedem Outsourcing bleibt das outsourcende SVU für die Einhaltung der Bestimmungen verantwortlich, selbst wenn sie vom Drittunternehmen durchgeführt werden. Es wird auf den Kommentar zu Rz 1502 verwiesen. Für physische Akten bedeutet das, dass sie nicht einfach einem Drittunternehmen zur Vernichtung übergeben werden dürfen, ohne dass zuvor das Vorgehen der Vernichtung kontrolliert wird und entsprechende Pflichten vertraglich festgelegt werden. Die zu vernichtenden Akten dürfen dem Drittunternehmen nicht in einem offenen Behälter übergeben werden.
Inkrafttreten
Die Weisung tritt am 1. Januar 2011 in Kraft. Auf den gleichen Zeitpunkt wird das Kreisschreiben über die Aktenaufbewahrung in der AHV/IV/EO/EL/FL vom 1. Januar 1996 aufgehoben.
Übergangsfrist: Die Durchführungsstellen haben ab Inkrafttreten zwei Jahre Zeit, die technischen und organisatorischen Massnahmen umzusetzen. Für die Umsetzung der technischen Vorkehrungen für die Vernichtung (Kapitel 8) beträgt die Übergangsfrist fünf Jahre.
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Anhang I: Grundsatzentscheid BAR
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