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Erlassen mit: Verordnung über das Informationssystem Tangram (AS 2009 5101)

Fassung gemäss: Verordnung über das Informationssystem Tangram (AS 2009 5101)

235.23

Verordnung über das Informationssystem Tangram (Tangram-Verordnung)

vom 30. September 2009 (Stand am 1. November 2009)

Der Schweizerische Bundesrat, gestützt auf Artikel 6 des Bundesgesetzes vom 24. März 20001 über die Bearbeitung von Personendaten im Eidgenössischen Departement für auswärtige Angelegenheiten und Artikel 27 Absatz 2 Buchstabe c des Bundespersonalgesetzes vom 24. März 20002, verordnet:

1. Abschnitt Allgemeine Bestimmungen

Art. 1 Gegenstand

Diese Verordnung regelt den Betrieb und die Benützung des Informationssystems Tangram (Tangram) des Eidgenössischen Departements für auswärtige Angelegenheiten (EDA).

Art. 2 Zweck von Tangram

Tangram dient dem EDA zur Erfüllung seiner Aufgaben im Bereich Personaleinsatz und Versetzungen.

Es dient dazu, Fähigkeiten und Kompetenzen von Bewerberinnen und Bewerbern übersichtlich mit den Anforderungen und Rahmenbedingungen der ausgeschriebenen Stellen zu vergleichen, die administrative Abwicklung von Versetzungen und Personaleinsätzen zu vereinfachen und dadurch eine optimale Stellenbesetzung zu erzielen.

Art. 3 Betrieb

Tangram wird vom Bereich Personal EDA betrieben.

Art. 4 Struktur von Tangram

Tangram besteht aus den beiden Komponenten Tangram HR und Tangram-Portal.

In Tangram HR kann der Bereich Personal EDA:

AS 2009 5101

  1. Daten der Angestellten sowie ihrer Begleitpersonen und Kinder bearbeiten;

  2. freie Stellen für Angestellte ausschreiben;

  3. Bewerbungen beurteilen und Stellen zuweisen.

Im Tangram-Portal können:

  1. die Angestellten: 1. sich im Abrufverfahren auf ausgeschriebene Stellen bewerben, 2. im Rahmen ihrer Bearbeitungsrechte nach Artikel 8 ihre Daten einsehen und bearbeiten;

  2. die Vorgesetzten und die Stelleninhaberinnen und -inhaber Stellenausschreibungen bearbeiten.

2. Abschnitt Daten und Datenbearbeitung

Art. 5 Personendaten

Tangram enthält Daten über:

  1. folgende Angestellte: 1. versetzungspflichtige Angestellte des EDA, 2. Rotationspersonal der Direktion für Entwicklung und Zusammenarbeit, 3. andere im Ausland eingesetzte Angestellte nach Artikel 3 Buchstabe b der Verordnung des EDA vom 20. September 20023 zur Bundespersonalverordnung (VBPV-EDA);

  2. Begleitpersonen und Kinder nach Artikel 3 Buchstaben d und e VBPV-EDA von Angestellten nach Buchstabe a.

Die Daten sind in den Anhängen 1–4 aufgeführt.

Art. 6 Herkunft der Personendaten

Die Daten in den Anhängen1 und 2 sind statische Daten, die Daten in den Anhängen3 und 4 sind dynamische Daten.

Die statischen Daten nach den Anhängen1 und 2, einschliesslich der Daten zur Nationalität, werden in einem automatisierten Verfahren aus dem Personalinformationssystem BV Plus nach den Artikeln 26–34 der Verordnung vom3. Juli 20014 über den Schutz von Personaldaten in der Bundesverwaltung in Tangram übernommen. Sie können in Tangram nicht verändert werden.

Die statischen Daten werden täglich aktualisiert.

Die dynamischen Daten werden wie folgt erfasst:

  1. Daten nach Anhang 3: durch den Bereich Personal EDA und die Angestellten;

  2. Daten nach Anhang 4: durch den Bereich Personal EDA.

Die dynamischen Daten können in Tangram verändert werden.

Art. 7 Stellendaten

Tangram enthält Daten über ausgeschriebene Stellen, einschliesslich Namen und Vornamen der zuständigen vorgesetzten Person. Diese Daten werden durch den Bereich Personal EDA, die zuständigen Vorgesetzten sowie die Stelleninhaberinnen und -inhaber erfasst.

Art. 8 Bearbeitungsrechte und Abrufverfahren

Die Angestellten haben die folgenden Bearbeitungsrechte:

  1. Daten nach Anhang 1: Leserecht bezüglich der eigenen Daten und derjenigen ihrer Begleitpersonen und Kinder;

  2. Daten nach Anhang 2: kein Leserecht;

  3. Daten nach Anhang 3: Bearbeitungsrecht bezüglich der eigenen Daten sowie derjenigen ihrer Begleitpersonen und Kinder;

  4. Daten nach Anhang 4: kein Lese- und Bearbeitungsrecht;

  5. Stellendaten: Leserecht.

Der Bereich Personal EDA hat das Recht, alle Daten in Tangram einzusehen sowie alle dynamischen Personendaten und alle Stellendaten zu bearbeiten.

Die für eine ausgeschriebene Stelle zuständigen Vorgesetzten sowie die Stelleninhaberinnen und -inhaber haben das Recht, die Stellendaten zu bearbeiten.

Die Angestellten, die Vorgesetzten und die Stelleninhaberinnen und -inhaber üben ihre Bearbeitungsrechte im Abrufverfahren aus.

Art. 9 Systemverwaltung

Die Systemadministratorin oder der Systemadministrator verwaltet die Computersysteme, Datenbanken und Applikationen. Sie oder er plant, installiert, konfiguriert und pflegt die informationstechnische Infrastruktur von Tangram.

Die oder der Anwendungsverantwortliche bildet die Schnittstelle zwischen den Systemadministratorinnen und -administratoren und den Benutzerinnen und Benutzern. Sie oder er stellt die Benutzerzufriedenheit sicher und führt Bedürfnisabklärungen für die Weiterentwicklung von Tangram durch. Sie oder er gehört dem Bereich Personal EDA an.

Art. 10 Erteilung der individuellen Zugriffsberechtigung

Die oder der Anwendungsverantwortliche erteilt den Mitarbeitenden des Bereichs Personal EDA, den Angestellten sowie den für eine ausgeschriebene Stelle verantwortlichen Vorgesetzten und den Stelleninhaberinnen und -inhabern die individuelle Zugriffsberechtigung. Sie oder er überprüft jährlich, ob die Voraussetzungen für die Zugriffsberechtigungen weiterhin bestehen.

3. Abschnitt Datenschutz und Datensicherheit

Art. 11 Auskunfts- und Berichtigungsrecht

Jede Person, die in einer Eigenschaft nach Artikel 5 Absatz 1 in Tangram erfasst wird, kann bei der Direktion für Ressourcen und Aussennetz (DRA), Bereich Personal EDA, schriftlich und unter Ausweisung ihrer Identität Auskunft über ihre Personendaten sowie die Berichtigung unrichtiger Daten verlangen.

Art. 12 Sorgfaltspflichten

Der Bereich Personal EDA sorgt dafür, dass die Daten vorschriftsgemäss bearbeitet werden.

Er vergewissert sich, dass die Daten, die in Tangram eingegeben worden sind, richtig, vollständig und nachgeführt sind.

Art. 13 Datensicherheit

Die Datensicherheit richtet sich nach der Verordnung vom 14. Juni 19935 zum Bundesgesetz über den Datenschutz und nach dem Abschnitt über die Informatiksicherheit in der Bundesinformatikverordnung vom 23. Februar 20006.

Die DRA erlässt ein Bearbeitungsreglement. Dieses regelt die organisatorischen und technischen Massnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit sowie die Kontrolle der Datenbearbeitung.

Sie trifft organisatorische und technische Massnahmen gegen unbefugtes Bearbeiten sowie gegen Zerstörung und Entwendung der Daten.

Jede Datenbearbeitung ist mit individuellen Benutzerprofilen und Passwörtern zu sichern.

Art. 14 Protokollierung

Die Zugriffe und Änderungen in Tangram werden laufend protokolliert. Die Protokollierungen werden drei Jahre aufbewahrt.

Art. 15 Aufsicht und Koordination

Die DRA übt die Aufsicht über die Bearbeitung der Personendaten in Tangram im Sinne dieser Verordnung und der gestützt darauf erlassenen Weisungen aus.

Sie übt die Aufsicht über die Einhaltung des Datenschutzes und der Datensicherheit aus.

4. Abschnitt Aufbewahrung, Archivierung und Vernichtung der Daten

Art. 16

Nach spätestens fünf Jahren werden vernichtet:

  1. Daten von Angestellten, deren Arbeitsverhältnis beim EDA aufgelöst wurde oder die nicht mehr der Versetzungspflicht unterliegen;

  2. Daten der Begleitpersonen und Kinder von Angestellten nach Buchstabe a;

  3. Daten der Begleitpersonen und Kinder, welche die Voraussetzungen nach

Artikel 3 Buchstaben d und e VBPV-EDA7 nicht mehr erfüllen. Art. 17 …9 Art. 18

Vorbehalten bleiben die Bestimmungen des Archivierungsgesetzes vom 26. Juni 19988 und seiner Ausführungsvorschriften.

5. Abschnitt Schlussbestimmungen

Änderung bisherigen Rechts

Inkrafttreten Diese Verordnung tritt am1. November 2009 in Kraft.

9 Die Änderung kann unter AS 2009 5101 konsultiert werden.

Statische Daten nach Artikel 8 Absatz 1 Buchstabe a

1. Namen 2. Vornamen 3. Geburtsdatum 4. Personalnummer 5. Dienstzugehörigkeit 6. Geschlecht 7. Titel 8. Adresse 9. Kommunikationsart (Fax, Telefon, E-Mail) 10. Heimatort 11. Nationalitäten 12. Muttersprache 13. Korrespondenzsprache 14. Beschäftigungsgrad 15. Funktion/Planstelle 16. Nebenbeschäftigungen 17. Bisherige Posten 18. Bisherige Bewerbungen 19. Kompetenzen (Führungs-, Selbst-, Sozial-, querschnitts- und departementsspezifische Kompetenzen) 20. Datum der letzten Leistungsbeurteilung 21. Absolvierte Weiterbildungskurse 22. Namen Begleitperson und Kinder 23. Vornamen Kinder 24. Nationalitäten Begleitperson und Kinder 25. Geburtsdatum Begleitperson und Kinder 26. Geschlecht Kinder

Statische Daten nach Artikel 8 Absatz 1 Buchstabe b

1. Vertragsart 2. Vertragsstatus inkl. Datum 3. Erwerbsdatum Titel 4. Zivilstand 5. Lohnklasse inkl. Datum 6. Funktionsband mit Endposition 7. Ergebnis Leistungsbeurteilung 8. Versetzungsdatum 9. Austrittsdatum 10. Vorgesetzte Ansprechperson 11. Geschlecht Begleitperson 12. Vornamen Begleitperson

Dynamische Daten nach Artikel 8 Absatz 1 Buchstabe c

1. Foto (freiwillig) 2. Datum Volée 3. Art des Haushalts (gemeinsam/getrennt) 4. Partnerin oder Partner beim Bund tätig 5. Berufliche Ziele/Weiterentwicklung 6. Postenwünsche 7. Qualifikationen und Spezialisierungen (Ausbildung, Erfahrungen, Sprachen, geografische und thematische Spezialisierungen) 8. Sprachkenntnisse Begleitperson und Kinder 9. Ausbildung Begleitperson 10. Berufliche Tätigkeit Begleitperson 11. Schulbedürfnisse der Kinder

Dynamische Daten nach Artikel 8 Absatz 1 Buchstabe d

1. Frühere Nationalitäten 2. Konfession 3. Geplantes Versetzungsdatum 4. Geplantes Austrittsdatum