235.22
Verordnung
über das Informationssystem E-VERA
(Verordnung E-VERA, VEVERA)
Präambel
Der Schweizerische Bundesrat,
gestützt auf Artikel 6 des Bundesgesetzes vom 24. März 20001
über die Bearbeitung von Personendaten im Eidgenössischen Departement
für auswärtige Angelegenheiten
und Artikel 63 Absatz 2 des Auslandschweizergesetzes vom 26. September 20142,
verordnet:
1. Abschnitt Allgemeine Bestimmungen
Art. 1 Gegenstand
Diese Verordnung regelt den Betrieb und die Benützung des Informationssystems E‑VERA (E-VERA) des Eidgenössischen Departements für auswärtige Angelegenheiten (EDA).
Art. 2 Zweck des Informationssystems
Das E-VERA dient dem EDA zur Erfüllung der konsularischen Aufgaben durch die schweizerischen Vertretungen im Ausland (Vertretungen) und die Konsularische Direktion (KD), insbesondere betreffend:
die Führung des Auslandschweizerregisters;
die Kommunikation mit den Auslandschweizerinnen und Auslandschweizern;
die Verwaltung und den Versand von Publikationen;
die Erstellung von Auswertungen und Statistiken;
die Bewältigung von Krisen und Katastrophen;
die Unterstützung der Schweizerischen Ausgleichskasse (SAK) im Rahmen der freiwilligen Versicherung nach Artikel 2 des Bundesgesetzes vom 20. Dezember 19463 über die Alters- und Hinterlassenenversicherung (AHVG) und Artikel 3 der Verordnung vom 26. Mai 19614 über die freiwillige Alters-, Hinterlassenen- und Invalidenversicherung.
Art. 3 Verantwortung
Die KD trägt die Verantwortung für das E-VERA.
Art. 4 Struktur
Das E-VERA besteht aus einer Datenbank und einem Online-Schalter.
2. Abschnitt Datenbearbeitung
Art. 5 Im E-VERA erfasste Personen
Im E-VERA werden die Daten folgender Personen bearbeitet:
Auslandschweizerinnen und Auslandschweizer;
Ehepartnerinnen und Ehepartner sowie eingetragene Partnerinnen und Partner von Personen nach Buchstabe a;
Kinder von Personen nach den Buchstaben a und b;
ausländische Eltern von minderjährigen Auslandschweizerinnen und Auslandschweizern;
Personen und deren Angehörige, für welche die Schweiz Schutzfunktionen übernimmt oder für welche sie den Schutz fremder Interessen wahrnimmt.
Die Bearbeitung der Daten erfolgt nach Anhang 1.
Art. 6 Erfassung und Überprüfung der Daten
Sämtliche Daten des E-VERA werden von den Vertretungen erfasst. Das System teilt jeder Person automatisch eine Nummer zu.
Die im E-VERA erfassten AHV-Nummern werden nach den Artikeln 133bis und 134quater der Verordnung vom 31. Oktober 19475 über die Alters- und Hinterlassenenversicherung verifiziert und gegebenenfalls berichtigt. Personen ohne AHV-Nummer weist die Zentrale Ausgleichsstelle (ZAS) die AHV-Nummer zu.6
Das E-VERA überprüft mittels Online-Abfrage, ob im E-VERA erfasste Personen wegen eines Verbrechens oder Vergehens im automatisierten Polizeifahndungssystem (RIPOL) verzeichnet sind. Das Resultat der Abfrage wird im E-VERA nicht gespeichert.
Art. 7 Bearbeitungsrechte
Die Vertretungen und die KD verfügen für alle Daten im E-VERA über sämtliche Bearbeitungsrechte.
Die Personen nach Artikel 5 können die Daten nach Anhang 1, die sie oder ihre im gleichen Haushalt lebenden Angehörigen betreffen, im Rahmen ihrer Zugriffsrechte einsehen; sie können konsularische Dienstleistungen sowie die Änderung unrichtiger oder nicht mehr aktueller Daten beantragen.
Die folgenden Stellen können für die nachstehenden Zwecke die Daten nach Anhang 1 im Abrufverfahren einsehen:
die Fachstelle Datenschutz, Öffentlichkeitsprinzip und Informationssicherheit EDA: zur Erteilung von Auskünften bei Anfragen in ihrem Zuständigkeitsbereich;
die Interne Revision EDA: zur Vorbereitung und Durchführung von Audits auf Auslandvertretungen;
das Krisenmanagementzentrum des EDA: zur raschen Lokalisierung von Schweizer Bürgerinnen und Bürgern in Krisensituationen;
das Passbüro EDA: zum Auffinden von Inhaberinnen und Inhabern von Diplomaten- und Dienstpässen im Ausland;
die SAK: zur Erfüllung der gesetzlichen Aufgaben im Bereich der Alters- und Hinterlassenenversicherung sowie der Invalidenversicherung;
die ZAS: zur Zuweisung der AHV-Nummer7.
Die Einheit für Informatik des EDA verfügt über diejenigen Zugriffsrechte, die zur Erfüllung ihrer Aufgaben notwendig sind.
Art. 8 Bekanntgabe von Daten
Die Vertretungen und die KD können im E-VERA erfasste Daten von Personen, die von einer Krise oder Katastrophe betroffen sind, Rettungskräften, ausländischen Vertretungen und lokalen Behörden bekannt geben, wenn dies im Interesse der Betroffenen ist.
Den folgenden Stellen werden die Daten nach Anhang 1 automatisch und verschlüsselt übermittelt:
dem Bundesamt für Statistik: im Rahmen der Statistikerhebungsverordnung vom 30. Juni 19938 und der Registerharmonisierungsverordnung vom 21. November 20079;
der SAK: zur Vornahme der den Vertretungen gemeldeten Mutationen, die Dossiers betreffen, die von der SAK verwaltet werden;
der ZAS: zur Verifizierung und Zuweisung der AHV-Nummer.
Die Vertretungen und die KD können im E-VERA erfasste Daten anderen Behörden bekannt geben, sofern diese die Daten zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen.
Art. 9 Vernichtung von Daten10
Fünf Jahre nach der Erfassung einer der folgenden Angaben, spätestens aber nach Vollendung des 115. Altersjahrs, werden die Daten der betreffenden Person vernichtet:11
abgemeldet;
gestorben;
tot geboren;
Tod ohne Todesurkunde;
verschollen.
Vorbehalten bleiben die Bestimmungen der Archivierungsgesetzgebung des Bundes.
3. Abschnitt Zugriffsberechtigungen und Betrieb
Art. 10 Erteilung der Zugriffsberechtigung
Die oder der Anwendungsverantwortliche erteilt den Benutzerinnen und Benutzern des E-VERA die individuellen Zugriffsrechte.
Die KD überprüft jährlich, ob die Voraussetzungen für die Zugriffsberechtigungen weiterhin erfüllt sind.
Art. 11 Technischer Betrieb und Systemverwaltung
Die Einheit für Informatik des EDA ist für den technischen Betrieb des E-VERA verantwortlich.
Die Systemadministratorin oder der Systemadministrator verwaltet das Computersystem, die Datenbank und die Anwendungen.
Die oder der Anwendungsverantwortliche bildet die Schnittstelle zwischen der Systemadministratorin oder dem Systemadministrator und den Benutzerinnen und Benutzern. Sie oder er gehört der KD an.
Art. 12 Schnittstelle
Das E-VERA weist eine elektronische Schnittstelle zum Informationssystem EDAssist+ auf. Anhang 2 enthält die Angabe der Daten, die vom E-VERA an das Informationssystem EDAssist+ übermittelt werden, sowie die Periodizität der Übermittlung.
4. Abschnitt Datensicherheit
Art. 13 Sorgfaltspflichten
Die KD und die Vertretungen sorgen dafür, dass die Personendaten im E-VERA vorschriftsgemäss bearbeitet werden.
Sie stellen sicher, dass die Personendaten richtig, vollständig und nachgeführt sind.
Art. 14 Datensicherheit
Die Informatiksicherheit richtet sich nach:
12der Datenschutzverordnung vom 31. August 202213;
14der Cyberrisikenverordnung vom 27. Mai 202015;
16…
Die KD erlässt ein Bearbeitungsreglement. Dieses enthält die organisatorischen und technischen Massnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit sowie zur Kontrolle der Datenbearbeitung.
Art. 15 Protokollierung
Die Zugriffe auf das E-VERA und die Bearbeitungen im E-VERA werden laufend protokolliert.
Die Protokolle werden während einem Jahr getrennt vom System, in welchem die Personendaten bearbeitet werden, aufbewahrt.17
5. Abschnitt Schlussbestimmungen
Art. 16 Aufhebung eines anderen Erlasses
Die VERA-Verordnung vom 7. Juni 200418 wird aufgehoben.
Art. 17 Änderung anderer Erlasse
Die nachstehenden Erlasse werden wie folgt geändert:
…19
Art. 18 Inkrafttreten
Diese Verordnung tritt am 1. September 2016 in Kraft.
(Art. 5 Abs. 2)
Bearbeitungsrechte
Zeichenerklärung
Zugriffsberechtigte / Daten empfangende Stellen | Bearbeitungsrechte | ||
Vertretungen | Schweizerische Vertretungen im Ausland | A | Sämtliche Bearbeitungsrechte |
KD | Konsularische Direktion | B | Leserecht |
Fachstelle | Fachstelle Datenschutz, Öffentlichkeitsprinzip | C | Antrags- und Leserecht |
und Informationssicherheit EDA | D | Datenübermittlung verschlüsselt | |
IR | Interne Revision EDA | ||
KMZ | Krisenmanagementzentrum | ||
SAK | Schweizerische Ausgleichskasse | ||
ZAS | Zentrale Ausgleichsstelle | ||
BFS | Bundesamt für Statistik |
Daten | Vertretungen | KD | Fachstelle | IR | KMZ | Passbüro EDA | SAK | ZAS | BFS | Betroffene Personen (Art. 5) |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Namen | A | A | B | B | B | B | B/D | B/D | D | C |
Vornamen | A | A | B | B | B | B | B/D | B/D | D | C |
Geburtsdatum | A | A | B | B | B | B | B/D | B/D | D | C |
Geburtsort | A | A | B | B | B | B | B/D | B/D | D | C |
Geschlecht | A | A | B | B | B | B | B/D | B/D | D | C |
Zivilstand | A | A | B | B | B | B | B/D | B/D | D | C |
Heimatort | A | A | B | B | B | B | B/D | B | D | C |
Staatsangehörigkeit / Bürgerrecht | A | A | B | B | B | B | B/D | B/D | D | C |
Angaben zu Einbürgerung, Verlust des Bürgerrechts: Ort, Datum, Behörde, Rechtskraft | A | A | B | B | B | B | B/D | B/D | D | C |
Anrede | A | A | B | B | B | B | D | C | ||
Titel | A | A | B | B | B | B | D | C | ||
AHV-Nummer | A | A | B | B | B | B | B/D | B/D | D | C |
Bildungsstand | A | A | B | B | B | B | D | C | ||
Beruf: Berufsbezeichnung, Berufsgruppe, höchster Bildungsabschluss, Erfassungsdatum | A | A | B | B | B | B | D | C | ||
Angaben über Zivilstandsereignisse: Eheschliessung, Scheidung, Eintragung Partnerschaft, Auflösung Partnerschaft, Trennung, Trennungsbeginn, Trennungsende, Auflösungsgrund, Ungültigkeitserklärung, Adoption, Geburt, Namensänderung, amtlicher Nachweis, Datum, Ort, Urteil, Datum der Rechtskraft | A | A | B | B | B | B | B/D | B/D | D | C |
Angaben zum Tod: Datum, Ort, Meldungsart | A | A | B | B | B | B | B/D | B/D | D | C |
Sprache | A | A | B | B | B | B | B/D | B/D | D | C |
Korrespondenzsprache | A | A | B | B | B | B | D | C | ||
Angaben zur Ehegattin / zum Ehegatten, zur Partnerin / zum Partner: Name, Vorname, Geburtsdatum, AHV-Nummer | A | A | B | B | B | B | B/D | B | C | |
Angaben zu Kindern und Sorgerecht: Name, Vorname, Geburtsdatum, AHV-Nummer, Sorgerechtsberechtigte | A | A | B | B | B | B | B/D | B | C | |
Kontaktangaben: Adressen, GPS-Daten, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Faxnummer | A | A | B | B | B | B | B/D | B | D | C |
Angaben zum Konsularkreis | A | A | B | B | B | B | B/D | D | C | |
Personennummer nach Art. 6 Abs. 1 | A | A | B | B | B | B | B/D | B/D | ||
Angaben zu Eltern: Name, Vorname | A | A | B | B | B | B | B/D | B/D | C | |
Angaben zu Kontaktperson bei Tod: Name, Vorname, Kontakt | A | A | B | B | B | B | B/D | C | ||
Angaben zum Wegzug: Datum, Ort, Adresse, Grund | A | A | B | B | B | B | B/D | D | C | |
Angaben zum Zuzug: Datum, Ort, Adresse, Grund | A | A | B | B | B | B | B/D | D | C | |
Angaben zu Stimmrecht: Datum An-/Abmeldung, Stimmgemeinde, Sprache Stimmmaterial | A | A | B | B | B | B | D | C | ||
An-/Abmeldung | A | A | B | B | B | B | B/D | C | ||
Logindaten Online-Schalter E-VERA | A | A | B | B | B | B | C | |||
Pass: Passnummer, Ausstellungsdatum, ausstellende Behörde, Gültigkeit | A | A | B | B | B | B | ||||
Verlustmeldung: Reisedokument, Modell, Nummer, Grund, Ort, Datum, Polizeirapport, Ausstellungsdatum, ausstellende Behörde, Gültigkeit, Meldungsdatum | A | A | B | B | B | B | C | |||
Verschollenenmeldung: Datum, Behörde, Ort | A | A | B | B | B | B | B/D | C | ||
RIPOL-Check | B | B | ||||||||
Hinterlage: Art, Ausweisnummer, Datum der Entgegennahme und der Aushändigung | A | A | B | B | B | B | C | |||
Person mit Relevanz für diplomatische Aufgaben | A | A | B | B | B | B | ||||
Abonnierte Publikationen | A | A | B | B | B | B | C | |||
Militärische Meldepflicht | A | A | B | B | B | B |
(Art. 12)
Datenkatalog und Periodizität
Informationssystem | Personendaten | Periodizität |
|---|---|---|
EDAssist+ |
| Nach Bedarf |