DE : Benutzerhandbuch ALPS für Ausgleichskassen | Lexipedia

Eidgenössisches Departement des Innern EDI Bundesamt für Sozialversicherungen BSV Geschäftsfeld Internationale Angelegenheiten

Benutzerhandbuch ALPS für Ausgleichskassen

Release 9

(Version 26.11.2020)

ALPS Applicable Legislation Portal Switzerland

Inhaltsverzeichnis 1 EINFÜHRUNG ........................................................................................................................................... 5

2 WICHTIGSTE GESCHÄFTSFÄLLE IN ALPS BEARBEITEN/ABSCHLIESSEN ....................................................... 7

2.1 GESCHÄFTSFALL NEUER EINSATZ IM AUSLAND BEARBEITEN ................................................................................... 7 2.2 GESCHÄFTSFALL NEUE MEHRFACHTÄTIGKEIT BEARBEITEN................................................................................... 11 2.3 GESCHÄFTSFALL «NEUES ERWERBSORT PDA1 IN SPEZIALFÄLLEN» BEARBEITEN ...................................................... 14 2.4 GESCHÄFTSFALL BESONDERE BERUFSGRUPPEN BEARBEITEN ................................................................................ 18 2.5 GESCHÄFTSFALL INFORMATIONS-AUSTAUSCH BEARBEITEN .................................................................................. 21 2.6 VORZEITIGE BEENDIGUNG / ZUKÜNFTIGER START ............................................................................................. 23 2.7 SACHVERHALTSÄNDERUNG ........................................................................................................................... 23 2.8 ZUSATZINFORMATIONEN ANFORDERN ............................................................................................................. 24 2.9 ANTRAG LÖSCHEN/STORNIEREN .................................................................................................................... 25

3 BENUTZERVERWALTUNG – VEREINFACHTE DARSTELLUNG .....................................................................28

3.1 AK-MITARBEITER/IN ODER -ADMINISTRATOR HINZUFÜGEN ................................................................................ 28 3.2 HINZUFÜGEN EINES NEUEN UNTERNEHMENS MIT FIRMENADMINISTRATOR ............................................................ 29

4 BENUTZERVERWALTUNG – DETAILLIERTE DARSTELLUNG........................................................................33

4.1 VERWALTUNG VON UNTERNEHMEN ............................................................................................................... 34 4.2 VERWALTUNG VON BENUTZERGRUPPEN.......................................................................................................... 37 4.3 BENUTZERVERWALTUNG .............................................................................................................................. 43

5 ZUGRIFFSVERFAHREN .............................................................................................................................48

5.1 CH-LOGIN BENUTZERACCOUNT BEANTRAGEN ................................................................................................ 48 5.2 ZUGRIFF ALPS BEANTRAGEN ........................................................................................................................ 52 5.3 ZUGRIFF AUF ALPS NACH REGISTRIERUNG....................................................................................................... 55

6 BENUTZER-REPORT .................................................................................................................................58

Abbildungsverzeichnis Abbildung 1 Eingereichter Entsendungsantrag ....................................................................................... 8 Abbildung 2 Detailmaske Zusatzfragen .................................................................................................. 8 Abbildung 3 Detailmaske Übersicht / Entscheid für Entsendungsanträge .............................................. 9 Abbildung 4 Eingereichte Mehrfachtätigkeit .......................................................................................... 12 Abbildung 5 Detailmaske Entscheid für Mehrfachtätigkeit .................................................................... 12 Abbildung 6 Einstieg in die Bearbeitungsmaske «Neues Erwerbsort PDA1» ...................................... 14 Abbildung 7 Eröffnungsmaske «Neues Erwerbsort PDA1» .................................................................. 14 Abbildung 8 Bemerkungsmaske «Neues Erwerbsort PDA1» ............................................................... 15 Abbildung 9 Maske Person «Neues Erwerbsort PDA1» ....................................................................... 15

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Abbildung 10 Maske Geschäftsfall «Neues Erwerbsort PDA1» ........................................................... 16 Abbildung 11 Einreichen Geschäftsfall «Neues Erwerbsort PDA1» auf Maske «Übersicht / Entscheid» ............................................................................................................................................................... 16 Abbildung 12 Maske «Übersicht / Entscheid» in Geschäftsfall «Neues Erwerbsort PDA1» ................ 17 Abbildung 13 Eingereichte Besondere Berufsgruppen ......................................................................... 18 Abbildung 14 Detailmaske Entscheid für Mehrfachtätigkeit .................................................................. 19 Abbildung 15 Eingereichte Informations-Austausch ............................................................................. 21 Abbildung 16 Detailmaske Entscheid für Informations-Austausch ....................................................... 22 Abbildung 17 Maske für die Änderung der Einsatzperiode ................................................................... 23 Abbildung 18 Maske für die Sachverhaltsänderung.............................................................................. 24 Abbildung 19 Detailmaske Übersicht / Entscheid: Erfassen einer Bemerkung .................................... 25 Abbildung 20 Offenen Antrag abbrechen .............................................................................................. 26 Abbildung 21 Pop-Up-Fenster Bestätigung Stornierung ....................................................................... 26 Abbildung 22 Detailmaske Entscheid: einen stornierten Fall abschliessen .......................................... 27 Abbildung 23 Maske für die Benutzersuche .......................................................................................... 28 Abbildung 24 Pop-Up-Fenster zum Erstellen eines neuen Benutzers .................................................. 28 Abbildung 25 Maske für die Suche nach Benutzergruppen .................................................................. 29 Abbildung 26 Pop-Up-Fenster zum Erstellen einer neuen Benutzergruppe ......................................... 29 Abbildung 27 Maske für die Verwaltung einer Benutzergruppe ............................................................ 30 Abbildung 28 Pop-Up-Fenster zum Erstellen eines neuen Unternehmens .......................................... 30 Abbildung 29 Maske für die Verwaltung einer Benutzergruppe ............................................................ 31 Abbildung 30 Pop-Up-Fenster zum Erstellen eines neuen Benutzers .................................................. 31 Abbildung 31 Maske für die Verwaltung einer Benutzergruppe ............................................................ 32 Abbildung 32 Benutzerverwaltung......................................................................................................... 33 Abbildung 33 Maske für die Suche nach Unternehmen ........................................................................ 34 Abbildung 34 Pop-Up-Fenster zum Erstellen eines neuen Unternehmens .......................................... 35 Abbildung 35 Maske für die Verwaltung eines Unternehmens ............................................................. 36 Abbildung 36 Pop-Up-Fenster zum Erstellen/Bearbeiten einer AK ...................................................... 37 Abbildung 37 Maske für die Suche nach Benutzergruppen .................................................................. 38 Abbildung 38 Pop-Up-Fenster zur Wahl einer Benutzergruppe ............................................................ 39 Abbildung 39 Pop-Up-Fenster zum Erstellen einer neuen Benutzergruppe ......................................... 40 Abbildung 40 Maske für die Verwaltung einer Benutzergruppe ............................................................ 41 Abbildung 41 Pop-Up-Fenster zur Zuordnung eines neuen Unternehmens ......................................... 42 Abbildung 42 Maske für die Benutzersuche .......................................................................................... 43 Abbildung 43 Pop-Up-Fenster zum Erstellen eines neuen Benutzers .................................................. 45 Abbildung 44 Maske für die Benutzerverwaltung .................................................................................. 46 Abbildung 45 Pop-Up-Fenster zur Wahl einer Benutzerrolle ................................................................ 47 Abbildung 46 Anmelden ........................................................................................................................ 48 Abbildung 47 eIAM-Benutzerverwaltung des CH-LOGIN ..................................................................... 49 Abbildung 48 Benutzer registrieren, Schritt 1: Eingabe der E-Mail-Adresse ........................................ 49

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Abbildung 49 Benutzer registrieren, Schritt 2: Überprüfung der E-Mail-Adresse ................................. 50 Abbildung 50 Benutzer registrieren, Schritt 3: Eingabe der Mobiltelefonnummer ................................ 50 Abbildung 51 Benutzer registrieren, Schritt 4: Überprüfung der Mobiletelefonnummer ....................... 51 Abbildung 52 Benutzer registrieren, Schritt 5: Benutzerangaben ......................................................... 51 Abbildung 53 Benutzer registrieren, Schritt 5: Benutzerpasswort festlegen ......................................... 52 Abbildung 54 Benutzer registrieren: Sie haben sich erfolgreich registriert ........................................... 52 Abbildung 55 Zugriff nicht möglich ........................................................................................................ 53 Abbildung 56 Zugriff beantragen, Schritt 1: Benutzerangaben ............................................................. 54 Abbildung 57 Zugriff beantragen: Antrag erfolgreich gestellt ................................................................ 54 Abbildung 58 Angabe der Benutzer-ID (mit CH-LOGIN)....................................................................... 55 Abbildung 59 Angabe der Benutzer-ID (mit Identity Propagation) ........................................................ 55 Abbildung 60 ALPS URL wählen........................................................................................................... 56 Abbildung 61 Benutzer-ID und Passwort eingeben (2) ......................................................................... 56 Abbildung 62 SMS-Nachricht mit Bestätigungs-Code (SMS-Code) ..................................................... 57 Abbildung 63 Startseite von ALPS ........................................................................................................ 57 Abbildung 64 Benutzer-Report .............................................................................................................. 58

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1 Einführung

ALPS (Applicable Legislation Platform Switzerland) ist eine Webapplikation, welche Firmen und Selbstständigerwerbenden sowie den Ausgleichskassen (AK) und dem Bundesamt für Sozialversiche- rungen (BSV) erlaubt, Anträge auf Einsätze im Ausland (kurz- und langfristige Entsendungen, Entsen- dungsverlängerungen und Weiterversicherungen) für Vertragsstaaten sowie EU- oder EFTA-Mitglieds- staaten abzuwickeln. Ausserdem können auch Fälle einer Weiterversicherung für Nichtvertragsstaa- ten sowie Mehrfachtätigkeiten innerhalb der EU- oder EFTA- Mitgliedsstaaten mit Unterstellung in der Schweiz auf einer gemeinsamen elektronischen Plattform bearbeitet werden. Das Benutzerhandbuch ALPS besteht aus zwei Teilen:  Benutzerhandbuch für Firmen: o Ist in der Startseite von ALPS mehrsprachig hinterlegt und kann direkt heruntergela- den werden o Zeigt wie ALPS aus Sicht einer/eines Firma/Selbstständigerwerbenden zu bedienen ist: o Zeigt detailliert das Erfassen und Einreichen von Anträgen für Entsendung, Weiterver- sicherung und Mehrfachtätigkeiten auf. o Bezug der entsprechenden Bescheinigungen (PDA1, Certificate of Coverage, Be- scheinigung der Weiterversicherung) nach Abschluss eines Falls durch AK/BSV o Vorzeitige Beendigung Entsendung o Diverse Tipps und Tricks für die Bedienung von ALPS  Benutzerhandbuch für Ausgleichskassen (vorliegendes Dokument) o Zeigt, wie ALPS aus Sicht der Ausgleichskassen zu bedienen ist: o Bearbeiten und Genehmigen Entsendung o Bearbeiten und Genehmigen Weiterversicherung o Bearbeiten und Genehmigen Mehrfachtätigkeit o Bearbeiten und Genehmigen Erwerbsort PDA1 o Bearbeiten und Genehmigen Besondere Berufsgruppen o Bearbeiten und Genehmigen Informations-Austausch o Bearbeiten und Genehmigen Relevante Informationen o Behandeln vorzeitige Beendigung / zukünftiger Start o Behandeln Sachverhaltsänderung o Diverse Tipps und Tricks aus Sicht der Ausgleichskassen Die Benutzung von ALPS durch die Ausgleichskassen setzt damit Kenntnisse der folgenden Doku- mente (in der angegebenen Reihenfolge) voraus:

Nr Referenz Beschreibung

[1] WVP: Wegleitung für die Versicherungs- Weisung des Bundesamtes zur Behandlung von pflicht in der AHV Unterstellungsfragen.

[2] Benutzerhandbuch ALPS für Firmen Beschreibt die Benutzung von ALPS aus Sicht Firma. Die einzelnen Schritte werden detailliert aufgezeigt.

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[3] Benutzerhandbuch ALPS für Ausgleichs- Ergänzung von [2] mit Sicht Ausgleichkassen kassen

Treuhändern und Beratungsfirmen (z.B. Rechtsanwälte) wird kein Zugriff auf ALPS gewährt sofern keine Vollmacht vorliegt. Eine Vollmacht ist ein wichtiger Bestandteil, da die Informationen aus ALPS via E-Mail den Vertreterfirmen zugestellt werden. Spezielle Treuhänderaccounts können beim BSV beantragt werden.

E-Mai :l alps@bsv.admin.ch Tel: +41 58 460 83 11

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2 Wichtigste Geschäftsfälle in ALPS bearbeiten/abschlies-

sen Das detaillierte Vorgehen beim Erfassen und Einreichen der wichtigsten Geschäftsfälle ist im Benut- zerhandbuch für Firmen [2] beschrieben und wird hier nicht aufgeführt, da es aus Sicht der Rolle der Firma/Selbstständigerwerbenden und Ausgleichskasse identisch ist. Nachfolgend wird für die wichtigsten Geschäftsfälle detailliert beschrieben, wie diese von der AK bear- beitet, genehmigt und abgeschlossen werden müssen.

2.1 Geschäftsfall Neuer Einsatz im Ausland bearbeiten

2.1.1 Erfassen und Einreichen

Das Erfassen eines neuen Einsatzes im Ausland ist in [2] beschrieben und ist identisch in der Rolle Firma/Selbstständigerwerbende und AK. ALPS führt folgende Aktionen aus, sobald der Fall durch die Firma/Selbstständigerwerbenden1 eingereicht wird:  Prüfen, ob es sich um eine kurzfristige Entsendung, eine langfristige Entsendung oder eine Weiterversicherung handelt. Kurzfristige Entsendungen und Weiterversicherungen werden der entsprechenden AK zugewiesen.  Wechsel der Zuständigkeit von der Firma/Selbstständigerwerbenden zur AK: Die Firma kann den Fall nur noch lesend sichten, die AK erhält Bearbeitungsrechte für den Fall.  Versand einer Zuständigkeitsmeldung an die AK (via SEDEX). Damit ist sichergestellt, dass ein eingereichter Fall zeitnah bearbeitet werden kann.

2.1.2 Entsendungsantrag oder Weiterversicherungsantrag prüfen

Die AK findet Fälle, welche sie zu prüfen hat, in der Maske „Geschäftsfälle verwalten“, oder direkt durch den in der Zuständigkeitsmeldung (SEDEX) mitgeteilten Link. Der Fall wird wie in Abbildung 1 dargestellt:

1 Selbstständigerwerbende können keinen Antrag auf Weiterversicherung stellen, sondern nur auf

kurzfristige oder langfristige Entsendung.

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Abbildung 1 Eingereichter Entsendungsantrag

Durch Klicken auf die links im Menu aufgeführten Detailmasken prüft die AK die eingereichten Anga- ben:  Person  Tätigkeiten  Familienangehörige  Dokumente: Abhängig von den gemachten Angaben sind die eingereichten Dokumente auf ihre Richtigkeit zu prüfen (z. B. Befreiung von der KVG oder BVG) Familienangehörige: Die Versicherung der Familienangehörigen wird ausserhalb von ALPS abgewi- ckelt. Genauere Ausführungen dazu finden Sie im Leitfaden. Die Maske „Zusatzfragen“, die nur für kurz- oder langfristige Entsendungen aktiv ist, enthält wesentli- che Angaben zur Prüfung, ob die Entsendung genehmigt werden kann, und ist in Abbildung 2 darge- stellt:

Abbildung 2 Detailmaske Zusatzfragen

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Folgende Felder sind bei der Prüfung besonders zu berücksichtigen:  Zusatzfragen: Geben Anhaltspunkte, ob es sich wirklich um eine Entsendung gemäss Ab- kommen handelt.

2.1.3 Entsendungsantrag oder Weiterversicherungsantrag genehmigen

Nach Prüfung aller Detailmasken erfolgt der Entscheid (Genehmigung, partielle Genehmigung [nur für Entsendungen], Ablehnung) in der Detailmaske „Übersicht / Entscheid“ (siehe Abbildung 3), welche für die Firma nicht sichtbar oder bearbeitbar ist.

Abbildung 3 Detailmaske Übersicht / Entscheid für Entsendungsanträge

ALPS enthält eine Logik, mit welcher die Felder bereits vorausgefüllt werden. Da es sich bei Unterstel- lungsfragen um äusserst komplexe Sachverhalte handelt, ist eine Prüfung und allfällige Korrektur durch den Mitarbeiter der AK zwingend notwendig. Es liegt also in der Verantwortung der AK, die rich- tigen Angaben in der „Übersicht / Entscheid“-Detailmaske zu machen:  Von: Dieses Feld wird aus dem Antrag übernommen (kopiert) und muss nicht angepasst wer- den.  Bis: Dieses Feld wird aus dem Antrag übernommen (kopiert). Abhängig vom konkreten Fall kann nicht die ganze beantragte Entsendungsdauer gewünscht werden und die AK ändert das Datum. Wenn für eine Weiterversicherung kein Enddatum angegeben ist, bleibt das Feld leer.  Beginn: Entspricht dem ‚VON‘-Datum für eine einzelne, unabhängige Entsendung. Werden mehrere Entsendungen nacheinander durchgeführt, kumuliert sich die Entsendungsdauer. Das Feld BEGINN markiert dann den Beginn der ersten Entsendung. Für die Weiterversiche- rung gibt es dieses Feld nicht.  Entscheid: Die AK hat 3 Möglichkeiten zu entscheiden: o Angenommen: Der Fall wird wie beantragt angenommen.

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o Teilweise angenommen (betrifft ausschliesslich die Fälle einer kurz- oder langfristi- gen Entsendung): Wird der Antrag mit einer veränderten Dauer (Anpassung Von..Bis) genehmigt, gilt er als teilweise angenommen. In diesem Fall muss der Entscheid kurz begründet werden. o Abgelehnt: Bei Ablehnung des Antrags muss dies kurz begründet werden.  Angewandter Artikel: Im Sinn eines Vorschlags wählt ALPS einen Artikel (respektive das Ab- kommen und einen entsprechenden Artikel). Der Benutzer muss diesen Vorschlag prüfen und eventuell korrigieren. Für die Weiterversicherung gibt es dieses Feld nicht.  Begründung: Die Begründung ist obligatorisch beim Entscheid (teilweise angenommen, ab- gelehnt)  Unterstellungsland: Land, in dem der Versicherte unterstellt ist (definiert durch ALPS).  Für die Dauer der Aktivität: Falls der Artikel für die Dauer der Aktivität gilt (von ALPS defi- niert).  Früherer Entscheid: Information, ob es eine frühere Entscheidung gibt (von ALPS definiert).  Zusätzliche Informationen: Dieses Feld wird verwendet, um bei Bedarf zusätzliche Informati- onen hinzuzufügen. Um ein Hin- und Herwechseln zwischen den Masken zu vermeiden, wird die Entsendungshistorie auch auf der „Übersicht / Entscheid“-Maske (betrifft ausschliesslich die Fälle einer kurz- oder langfristi- gen Entsendung) aufgeführt. Die bereits in ALPS vorhandenen Entsendungen werden in Normal- schrift, manuell eingegebene Entsendungen in Kursivschrift angezeigt. Nachdem die Felder definitiv ausgefüllt sind, kommen die Funktionsknöpfe unten auf der Maske zur Anwendung:  Preview: Mittels „Preview“ (unter „Prozessdaten“) kann geprüft werden, wie die Entsendungs- bescheinigung ausgefüllt würde. Das Dokument wird aber nicht effektiv generiert und in ALPS hinterlegt, es handelt sich lediglich um eine Voransicht.  Erledigen: o Nicht EESSI Entsendung / Weiterversicherung: Mittels Klick auf den Knopf wird die Entsendung definitiv genehmigt und der Fall abgeschlossen. Mit Eingabe der ge- wünschten Sprache wird die entsprechende Entsendungsbescheinigung erstellt. o EESSI Entsendung: Mittels Klick auf den Knopf wird die Entsendung definitiv geneh- migt und der Fall erledigt. Mit Eingabe der gewünschten Sprache wird die entspre- chende Entsendungsbescheinigung erstellt. Der Geschäftsfall ist jedoch nicht direkt abgeschlossen, da ALPS 30 Tage wartet, bevor es ihn abschliesst. Während dieser Zeit kann das AK noch eine oder mehrere Meldungen aus dem Ausland über EESSI empfangen.  Wiederaufnehmen: Wenn der Geschäftsfall erledigt ist (und solange der Fall nicht abge- schlossen ist), kann das AK ihn wiederaufnehmen, um Änderungen vorzunehmen.

2.1.4 Entsendungsantrag oder Weiterversicherungsantrag abschliessen

Nach der Ausführung des Funktionsknopfs „Erledigen“ auf der Detailmaske „Übersicht / Entscheid“ werden folgende Aktionen durchgeführt:  Abhängig vom Entscheid wird die Entsendungs- oder die Weiterversicherungsbescheinigung in der vom Benutzer gewünschten Sprache erstellt.  Der Fall wird abgeschlossen und kann danach für eine Nicht EESSI Entsendung oder eine Weiterversicherung nicht mehr verändert werden. Der Fall ist erledigt für eine EESSI Entsen- dung bis zum Abschluss.

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 Die Firma/Selbstständigen2 erhalten ein E-Mail (mit einem Link), mit welchem sie auf den Ab- schluss aufmerksam gemacht werden. Sie können danach mit dem Link auf ALPS zugreifen, die Daten sichten und die Entsendungs- oder die Weiterversicherungsbescheinigung herun- terladen.  Die AK erhält eine SEDEX-Meldung mit dem kompletten ALPS-Fall (d. h. sämtliche Angaben inklusive erstellte PDF-Dokumente).

2.1.5 Automatische Annahme von Bagatellfällen

Diese werden durch die Arbeitgeber erfasst und unter Einhaltung einiger Grundsätze automatisch ge- nehmigt und erledigt/abgeschlossen, womit die Entsandtenbescheinigungen dem Arbeitgeber innert kürzester Zeit zur Verfügung stehen. Diese Funktion ist für alle Kassen fest in ALPS implementiert.  Werden Bagatellfälle von Entsendungen von ALPS automatisch angenommen, erhält die AK eine SEDEX-Meldung mit dem kompletten ALPS-Fall.  Anschliessend muss die AK für die versicherte Person die nötigen Schritte veranlassen.  Die AK unternimmt auch die nötigen Schritte für eventuell angegebene Familienangehörige.  Die Sprache des automatisch erstellten Formular A1 entspricht der für die Bearbeitung in ALPS gewählten Hauptsprache und kann bei Bagatellfällen nicht geändert werden. Die Spra- che könnte im Vorfeld der Erfassung des Falls jedoch angepasst werden.

2.2 Geschäftsfall Neue Mehrfachtätigkeit bearbeiten

2.2.1 Erfassen und Einreichen

Basis zur Ermittlung der Unterstellung ist das Dokument Hilfsblatt für die Bestimmung des anwendba- ren Sozialversicherungsrechts bei Mehrfachtätigkeit aufgrund der Verordnungen (EG) Nr. 883/2004 und Nr. 987/2009. Die gesamte Abklärung findet damit vorgängig zur Fallerfassung und ausserhalb von ALPS statt. Im Prinzip wurde dieses Dokument in ALPS integriert, es steht jedoch weiterhin für Unternehmen zur Verfügung, die keinen direkten Zugang zu ALPS haben. Der Fall wird durch die Firma oder durch die AK in ALPS erfasst und eingereicht. ALPS führt folgende Aktionen aus:  Wechsel der Zuständigkeit von der Firma zur AK. Die Firma kann den Fall nur noch lesend sichten, die AK erhält die Bearbeitungsrechte für den Fall.  Versand einer Zuständigkeitsmeldung an die AK (via SEDEX). Damit ist sichergestellt, dass ein eingereichter Fall zeitnah bearbeitet werden kann.

2.2.2 Fall Mehrfachtätigkeit prüfen

2 Selbstständigerwerbende können keinen Antrag auf Weiterversicherung stellen, sondern nur auf

kurzfristige oder langfristige Entsendung.

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Abbildung 4 Eingereichte Mehrfachtätigkeit

Da die eigentliche Prüfung bereits ausserhalb von ALPS vorgängig stattgefunden hat, gilt es lediglich zu prüfen, ob dieselben Angaben gemacht wurden. Mittels Klicken auf die links im Menu aufgeführten Detailmasken prüft die AK die eingereichten Angaben:  Person  Tätigkeiten (es braucht mindestens 2 erfasste Tätigkeiten)  Dokumente

2.2.3 Mehrfachtätigkeit ‚genehmigen‘

Nach Prüfung aller Detailmasken erfolgt der Entscheid (Genehmigung, Ablehnung) in der Detailmaske Übersicht / Entscheid (siehe Abbildung 5), welche für die Firma nicht sichtbar oder bearbeitbar ist.

Abbildung 5 Detailmaske Entscheid für Mehrfachtätigkeit

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Gewisse Felder werden aufgrund der gemachten Angaben bereits durch ALPS vorausgefüllt. Diese Angaben sind jedoch lediglich als Vorschlag zu betrachten. Es liegt also in der Verantwortung der AK, die richtigen Angaben in der „Entscheid“-Detailmaske zu machen:  VON: Beginn der Mehrfachtätigkeit (Startdatum für die Bescheinigung)  BIS: Ende der Mehrfachtätigkeit (die Bescheinigung wird auf dieses Datum limitiert)  Entscheid: Die AK hat 2 Möglichkeiten zu entscheiden: o Angenommen: Der Fall wird wie beantragt angenommen. o Abgelehnt: Bei Ablehnung des Antrags muss dies kurz begründet werden. Eine Ab- lehnung erfolgt z. B., wenn der Versicherte im Ausland unterstellt ist oder sich für die Unterstellung wesentliche Bedingungen geändert haben.  Angewandter Artikel: Der Benutzer muss den korrekten anwendbaren Artikel aus der Liste auswählen.  Begründung: Die Begründung ist obligatorisch beim Entscheid ABGELEHNT.  Unterstellungsland: Land, in dem der Versicherte unterstellt ist (definiert durch ALPS).  Für die Dauer der Aktivität: Falls der Artikel für die Dauer der Aktivität gilt (von ALPS defi- niert).  Früherer Entscheid: Information, ob es eine frühere Entscheidung gibt (von ALPS definiert).  Zusätzliche Informationen: Dieses Feld wird verwendet, um bei Bedarf zusätzliche Informati- onen hinzuzufügen. Nachdem die Felder definitiv ausgefüllt sind, kommen die Funktionsknöpfe unten am Bildschirm zur Anwendung:  Preview: Mittels Preview (unter «Prozessdaten») kann geprüft werden, wie die Bescheinigung (PDA1) ausgefüllt würde. Das Dokument wird aber nicht effektiv generiert und in ALPS hinter- legt, es handelt sich lediglich um eine Voransicht.  Erledigen: Mittels Klick auf den Knopf wird der Fall endgültig genehmigt und der Fall erledigt (nach Eingabe der Sprache, in welcher die Bescheinigung erstellt werden soll). Der Ge- schäftsfall ist jedoch nicht direkt abgeschlossen, da ALPS 60 Tage wartet, bevor es ihn ab- schliesst. Während dieser Zeit kann das AK noch eine oder mehrere Meldungen aus dem Ausland über EESSI empfangen.  Wiederaufnehmen: Wenn der Geschäftsfall erledigt ist (und solange der Fall nicht abge- schlossen ist), kann das AK ihn wiederaufnehmen, um Änderungen vorzunehmen.

2.2.4 Mehrfachtätigkeit abschliessen

Nach der Ausführung des Funktionsknopfs „Erledigen“ auf der Detailmaske „Übersicht / Entscheid“ werden folgende Aktionen durchgeführt:  Abhängig vom Entscheid wird das PDA1 in der vom Benutzer gewünschten Sprache erstellt.  Der Fall wird erledigt und kann danach nicht mehr verändert werden. Nach einer Frist von 60 Tagen wird er endgültig abgeschlossen.  Die Firma/Selbstständigen erhalten ein E-Mail, mit welchem sie auf den Abschluss aufmerk- sam gemacht werden. Sie können danach auf ALPS zugreifen, die Daten sichten und das PDA1 herunterladen.  Die AK erhält eine SEDEX-Meldung mit dem kompletten ALPS-Fall (d. h. sämtliche Angaben inklusive erstellte PDF-Dokumente).

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2.3 Geschäftsfall «Neues Erwerbsort PDA1 in Spezialfällen» bear-

beiten Auf Geschäftsfälle «Neues Erwerbsort PDA1» wählen.

Abbildung 6 Einstieg in die Bearbeitungsmaske «Neues Erwerbsort PDA1»

Anschliessend werden auf der Eröffnungsmaske Ausgleichskasse und Abrechnungsnummer des schweizerischen Arbeitgebers eingetragen.

Abbildung 7 Eröffnungsmaske «Neues Erwerbsort PDA1»

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Abbildung 8 Bemerkungsmaske «Neues Erwerbsort PDA1»

Danach werden die Daten der Person, für die das Formular ausgestellt wird, erfasst.

Abbildung 9 Maske Person «Neues Erwerbsort PDA1»

Im Register «Tätigkeiten» werden zunächst der ausgefüllte und unterzeichnete Antrag des Versicher- ten hochgeladen (kann bei Bedarf auf der Startseite heruntergeladen werden), sowie der Staat der das Erwerbsort PDA1 wünscht, angegeben.

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Abbildung 10 Maske Geschäftsfall «Neues Erwerbsort PDA1»

Anschliessend werden unter Tätigkeiten in der Schweiz über den Button auf der rechten Seite die Tätigkeiten, bzw. die Tätigkeit, der antragstellenden Person in der Schweiz erfasst.

Über das Register «Übersicht / Entscheid» wird der Fall eingereicht.

Abbildung 11 Einreichen Geschäftsfall «Neues Erwerbsort PDA1» auf Maske «Übersicht / Entscheid»

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Anschliessend muss noch das Register «Entscheid» ausgefüllt und das PDA1 – nach einer allfälligen Preview – mittels «Abschliessen» erstellt werden.

Abbildung 12 Maske «Übersicht / Entscheid» in Geschäftsfall «Neues Erwerbsort PDA1»

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2.4 Geschäftsfall Besondere Berufsgruppen bearbeiten

2.4.1 Erfassen und Einreichen

Der Fall wird durch die Firma oder durch die AK in ALPS erfasst und eingereicht. ALPS führt folgende Aktionen aus:  Wechsel der Zuständigkeit von der Firma zur AK. Die Firma kann den Fall nur noch lesend sichten, die AK erhält die Bearbeitungsrechte für den Fall.  Versand einer Zuständigkeitsmeldung an die AK (via SEDEX). Damit ist sichergestellt, dass ein eingereichter Fall zeitnah bearbeitet werden kann.

2.4.2 Fall Besondere Berufsgruppen prüfen

Abbildung 13 Eingereichte Besondere Berufsgruppen

2.4.3 Besondere Berufsgruppen ‚genehmigen‘

Nach Prüfung aller Detailmasken erfolgt der Entscheid (Genehmigung, Ablehnung) in der Detailmaske Übersicht / Entscheid (siehe Abbildung 19), welche für die Firma nicht sichtbar oder bearbeitbar ist.

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Abbildung 14 Detailmaske Entscheid für Mehrfachtätigkeit

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schäftsfall ist jedoch nicht direkt abgeschlossen, da ALPS 30 Tage wartet, bevor es ihn ab- schliesst. Während dieser Zeit kann das AK noch eine oder mehrere Meldungen aus dem Ausland über EESSI empfangen.  Wiederaufnehmen: Wenn der Geschäftsfall erledigt ist (und solange der Fall nicht abge- schlossen ist), kann das AK ihn wiederaufnehmen, um Änderungen vorzunehmen.

2.4.4 Besondere Berufsgruppen abschliessen

Nach der Ausführung des Funktionsknopfs „Erledigen“ auf der Detailmaske „Übersicht / Entscheid“ werden folgende Aktionen durchgeführt:  Abhängig vom Entscheid wird das PDA1 in der vom Benutzer gewünschten Sprache erstellt.  Der Fall wird erledigt und kann danach nicht mehr verändert werden. Nach einer Frist von 30 Tagen wird er endgültig abgeschlossen.  Die Firma/Selbstständigen erhalten ein E-Mail, mit welchem sie auf den Abschluss aufmerk- sam gemacht werden. Sie können danach auf ALPS zugreifen, die Daten sichten und das PDA1 herunterladen.  Die AK erhält eine SEDEX-Meldung mit dem kompletten ALPS-Fall (d. h. sämtliche Angaben inklusive erstellte PDF-Dokumente).

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2.5 Geschäftsfall Informations-Austausch bearbeiten

2.5.1 Erfassen und Einreichen

Der Fall wird durch die AK in ALPS erfasst und eingereicht (eine Firma kann nicht einen Antrag von Informations-Austausch erfassen). ALPS führt folgende Aktionen aus:

2.5.2 Fall Informations-Austausch prüfen

Die AK findet Fälle, welche sie zu prüfen hat, in der Maske „Geschäftsfälle verwalten“. Der Fall wird wie in Abbildung 15 dargestellt.

Abbildung 15 Eingereichte Informations-Austausch

Mittels Klicken auf die links im Menu aufgeführten Detailmasken prüft die AK die eingereichten Anga- ben:  Person  Dokumente

2.5.3 Informations-Austausch ‚genehmigen‘

Nach Prüfung aller Detailmasken erfolgt der Entscheid (Genehmigung, Ablehnung) in der Detailmaske Übersicht / Entscheid (siehe Abbildung 16).

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Abbildung 16 Detailmaske Entscheid für Informations-Austausch

Dazu müssen die Teilnehmenden in dieser Maske ausgewählt werden und dann manuell EESSI-Mel- dungen über die dafür vorgesehenen Knöpfe "SED Austausch" austauschen. Nach Abschluss des Austauschs kann den Knopf unten auf dem Bildschirm verwendet werden:  Erledigen: Mittels Klick auf den Knopf wird der Fall abgeschlossen.

2.5.4 Besondere Berufsgruppen abschliessen

Nach der Ausführung des Funktionsknopfs „Erledigen“ auf der Detailmaske „Übersicht / Entscheid“ werden folgende Aktionen durchgeführt:  Die AK erhält eine SEDEX-Meldung mit dem kompletten ALPS-Fall (d. h. sämtliche Angaben inklusive erstellte PDF-Dokumente).

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2.6 Vorzeitige Beendigung / Zukünftiger Start

2.6.1 Erfassen und einreichen

Wird eine Entsendung, eine Mehrfachtätigkeit, eine Besondere Berufsgruppen oder eine Weiterversi- cherung früher als geplant (d. h. anders als auf dem PDA1/CoC ausgewiesen) beendet oder später als geplant anfängt, meldet die Firma dies in ALPS. Dies führt zur Erstellung eines Falls Relevante In- formationen/Änderung Einsatzperiode mit folgenden Aktionen durch ALPS:  Prüfen, ob es sich um die vorzeitige Beendigung / der zukünftige Start einer Entsendung, ei- ner Mehrfachtätigkeit, einer Besondere Berufsgruppen oder einer Mehrfachtätigkeit (Zustän- digkeit AK) handelt.  Wechsel der Zuständigkeit von der Firma zur AK: Die Firma kann den Fall nur noch lesend sichten, die AK erhält Bearbeitungsrechte auf den Fall.  Versand einer Zuständigkeitsmeldung an die AK (via SEDEX). Damit ist sichergestellt, dass ein eingereichter Fall zeitnah bearbeitet werden kann.

2.6.2 Prüfen und abschliessen

Eine eigentliche Prüfung oder ein Entscheid erübrigt sich, weil die vorzeitige Beendigung / der zukünf- tige Start automatisch erledigt und dann nach 30 Tagen abgeschlossen wird. Allfällige AK-interne Mu- tationen zum Versicherten (ausserhalb ALPS) werden jedoch von der AK durchgeführt. In der Maske «Änderung Einsatzperiode» werden das Datum der vorzeitigen Beendigung / des zu- künftigen Start, der Grund und der entsprechende Fall angegeben. Eine SEDEX-Meldung vom Typ «Abschliessen Relevant Information» wird an die AK versandt.

Abbildung 17 Maske für die Änderung der Einsatzperiode

2.7 Sachverhaltsänderung

2.7.1 Erfassen und einreichen

Gibt es eine Sachverhaltsänderung in einer Entsendung, einer Mehrfachtätigkeit, einer Besonderen Berufsgruppen oder einer Weiterversicherung, meldet die Firma dies in ALPS. Dies führt zur Erstel- lung eines Falls Relevante Informationen/Änderung Sachverhalt mit folgenden Aktionen durch ALPS:

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 Prüfen, ob es sich um die Sachverhaltsänderung einer Entsendung, einer Mehrfachtätigkeit, einer Besonderen Berufsgruppen oder einer Mehrfachtätigkeit (Zuständigkeit AK) handelt.  Wechsel der Zuständigkeit von der Firma zur AK: Die Firma kann den Fall nur noch lesend sichten, die AK erhält Bearbeitungsrechte auf den Fall.  Versand einer Zuständigkeitsmeldung an die AK (via SEDEX). Damit ist sichergestellt, dass ein eingereichter Fall zeitnah bearbeitet werden kann.

2.7.2 Prüfen und abschliessen

Eine eigentliche Prüfung oder ein Entscheid erübrigt sich, weil die Sachverhaltsänderung automatisch erledigt und dann nach 30 Tagen abgeschlossen wird. Allfällige AK-interne Mutationen zum Versicher- ten (ausserhalb ALPS) werden jedoch von der AK durchgeführt. In der Maske «Änderung Sachverhalt» werden das Datum der vorzeitigen Beendigung / des zukünfti- gen Start, der Grund und der entsprechende Fall angegeben. Eine SEDEX-Meldung vom Typ «Abschliessen Relevant Information» wird an die AK versandt.

Abbildung 18 Maske für die Sachverhaltsänderung

2.8 Zusatzinformationen anfordern

Sollte die AK Zusatzinformationen zu einem Antrag für Entsendung, Weiterversicherung, Mehrfachtä- tigkeit oder Besondere Berufsgruppen benötigen, kann dies direkt in ALPS erfolgen. Voraussetzung ist, dass der Fall offen und in der Zuständigkeit der AK liegt. Die Instruktionen an die Firma/Selbst- ständigen werden in der Detailmaske «Übersicht / Entscheid» (siehe Abbildung 19) erfasst:

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Abbildung 19 Detailmaske Übersicht / Entscheid: Erfassen einer Bemerkung

 Erstellen einer neuen Bemerkung mittels Klick auf das Plus (siehe rote Umrandung)  Erfassen der Instruktionen im Pop-Up: o Titelzeile: Aussagekräftige Titelzeile eingeben o Für Firma sichtbar: Anklicken, sonst ist die Bemerkung für die Firma nicht sichtbar o Memo: Detaillierte Instruktionen an die Firma o Was wird benötigt? o Beschreiben, dass das entsprechende digitale Dokument in ALPS hochgeladen wer- den muss o Beschreiben, dass der Fall danach durch die Firma in der Maske „Abschluss“ erneut eingereicht werden muss.  Bemerkung mittels OK bestätigen Der Fall wird über den Knopf «Fall weiterleiten» in der oberen rechten Ecke an die Firma weitergelei- tet.

2.9 Antrag löschen/stornieren

Der Benutzer (Firma oder AK) kann jederzeit einen von ihm eröffneten Antrag mit dem Icon/Symbol

löschen und einen von ihm eingerechneten Antrag mit dem Icon/Symbol stornieren, so- lange der Fall noch nicht abgeschlossen wurde. Dazu wird in der Maske «Geschäftsfälle verwalten» der offene/eingereichte Fall angewählt (Icon/Symbol Löschen oder Stornieren wird aktiviert) und an- schliessend das Icon / Symbol angeklickt.

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2) Stornieren anklicken 1) Fall anwählen

Abbildung 20 Offenen Antrag abbrechen

Sobald im anschliessend erscheinenden Pop-Up-Fenster (siehe Abbildung 20) die Sicherheitsfrage bestätigt wird, ist der Fall storniert. Wenn der Fall schon bei der AK eingereicht wurde, soll ein Stornie- rungsgrund erfasst werden.

Abbildung 21 Pop-Up-Fenster Bestätigung Stornierung

In diesem Kontext gilt es folgende Punkte zu beachten:  Wird der Fall gelöscht, bevor er bei der zuständigen Behörde eingereicht wurde, wird der Fall komplett aus der Datenbank entfernt und ist nicht mehr sichtbar.  Wird der Fall storniert, nachdem er bei der AK eingereicht wurde, unternimmt diese die not- wendigen Schritte ausserhalb von ALPS (z. B. Stornierung im AK-internen System). Zur Nach- vollziehbarkeit wird der Fall nicht gelöscht und bleibt weiter in der Datenbank sichtbar. In diesem Fall muss der Fall durch die AK abgeschlossen werden (Detailmaske „Übersicht / Entscheid“)

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Abbildung 22 Detailmaske Entscheid: einen stornierten Fall abschliessen

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3 Benutzerverwaltung – vereinfachte Darstellung

Kapitel 3.1 zeigt, wie AK-Mitarbeitende oder AK-Administratoren in ALPS hinzugefügt werden können. Kapitel 3.2 zeigt, wie ein neues Unternehmen mit einem Firmenadministrator in ALPS hinzugefügt werden kann (Benutzer, die sich über Identity Propagation mit ALPS verbinden, betrifft dies nicht). Genauere Angaben zur Benutzerverwaltung sind in Kapitel 4 zu finden.

3.1 AK-Mitarbeiter/in oder -Administrator hinzufügen

3. Benutzer erstellen

1. Klicken Sie auf «Benutzer»

2. Klicken Sie auf den Reiter «Benutzer».

Es erscheint eine Liste aller Benutzer.

Abbildung 23 Maske für die Benutzersuche

4. Benutzerangaben im

Pop-Up-Fenster erfassen

5. Erfassungstyp und ge-

wünschte Rolle definieren

6. Neuen Benutzer

bestätigen

Abbildung 24 Pop-Up-Fenster zum Erstellen eines neuen Benutzers

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Sobald der neue Benutzer erstellt wurde, kann er sich mit der ihm zugeteilten Rolle in ALPS einlog- gen.

3.2 Hinzufügen eines neuen Unternehmens mit Firmenadministra-

tor

3. Benutzergruppe er-

stellen

1. Klicken Sie auf «Benutzer»

2. Klicken Sie auf den Reiter «Benutzergruppe».

Es erscheint eine Liste aller Benutzergruppen.

Abbildung 25 Maske für die Suche nach Benutzergruppen

4. Bezeichnung der Benutzergruppe,

des Typs und einer E-Mail-Adresse (um die Benachrichtigungen von ALPS zu erhalten) festlegen

5. Neue Benutzergruppe

bestätigen

Abbildung 26 Pop-Up-Fenster zum Erstellen einer neuen Benutzergruppe

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6. Neues Unternehmen

erstellen und zur Benut- zergruppe hinzufügen

Abbildung 27 Maske für die Verwaltung einer Benutzergruppe

7. Unternehmenseigenschaften

erfassen und auswählen

8. Neues Unternehmen

bestätigen Abbildung 28 Pop-Up-Fenster zum Erstellen eines neuen Unternehmens

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9. Neuen Benutzer er-

stellen und zur Benut- zergruppe hinzufügen

Abbildung 29 Maske für die Verwaltung einer Benutzergruppe

10. Benutzerangaben im

Pop-Up-Fenster erfas- sen

11. Gewünschte Rolle definieren

und Vereinbarung hochladen

12. Neuen Benutzer

bestätigen

Abbildung 30 Pop-Up-Fenster zum Erstellen eines neuen Benutzers

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Abbildung 31 Maske für die Verwaltung einer Benutzergruppe

Sobald die Benutzergruppe erstellt und ein Unternehmen sowie ein Benutzer hinzugefügt wurden (vgl. Abbildung 31), kann sich dieser Benutzer mit der ihm zugeteilten Rolle in ALPS einloggen und die Fälle des seiner Benutzergruppe zugeordneten Unternehmens verwalten.

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4 Benutzerverwaltung – detaillierte Darstellung

Die Benutzerverwaltung kann in drei Teile gegliedert werden: 1. Die Verwaltung von Unternehmen (vgl. Kap. 4.1) ermöglicht das Erstellen, Bearbeiten und Lö- schen von der AK angeschlossenen Unternehmen. 2. Die Verwaltung von Benutzergruppen (vgl. Kap. 4.2) ermöglicht das Erstellen, Bearbeiten und Löschen von Benutzergruppen, denen Unternehmen und Benutzer zugeordnet sein können. (Die Benutzer einer Benutzergruppe können nur die Fälle jener Unternehmen bearbeiten, die ihrer Benutzergruppe zugeordnet sind.). 3. Die Verwaltung von Benutzern (vgl. Kap. 4.3) ermöglicht das Erstellen und Bearbeiten von Be- nutzern.

Benutzer, die sich über Identity Propagation mit ALPS verbinden, sind von den Kapiteln und Abschnit- ten zu den Unternehmen (Unternehmen, Unternehmensgruppen oder Benutzer für Unternehmen er- fassen) nicht betroffen.

Die Abbildung 32 zeigt die Hierarchie der Benutzerverwaltung auf:  Die AK-Administratoren (bzw. AK1-Admin und AK2-Admin) können Benutzer des Typs «AK- Mitarbeiter» (bzw. AK1-MA1, AK1-MA2 und AK2-MA1, AK2-MA2) erstellen. Diese verfügen über dieselben Rechte wie sie selbst, können aber keine Benutzer erstellen.  Die AK-Administratoren (bzw. AK1-Admin und AK2-Admin) können ausserdem Benutzer des Typs «Firmenadministrator» für zugeordnete Benutzergruppen des Typs «Unternehmen» (bzw. Firma1-Admin und Firma2-Admin für AK1-Admin) erstellen.  Die Firmenadministratoren können Benutzer des Typs «Firmenmitarbeiter» (bzw. Firma1-MA1 und Firma1-MA2 für Firma1-Admin und Firma2-MA3 für Firma2-Admin) erstellen. Diese verfü- gen über dieselben Rechte wie sie selbst, können aber keine Benutzer erstellen.  Alle Administratoren können andere Administratoren mit denselben Rechten wie sie selbst er- stellen.

AK1-Admin AK2-Admin

Firma1- Firma2- AK1-MA1 AK1-MA2 AK2-MA1 Admin Admin

Firma1-MA1 Firma2-MA3 AK2-MA2

Firma1-MA2

Abbildung 32 Benutzerverwaltung

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4.1 Verwaltung von Unternehmen

Auf die Maske «Unternehmen suchen» (vgl. Abbildung 33) gelangt man über «Stammdaten» und den Reiter «Unternehmen». Dort kann die AK die ihr angeschlossenen Unternehmen verwalten. Die Maske wird nachfolgend beschrieben.

Filtersuche Schaltflächen für ver- schiedene Funktionen

Suchergebnisse

Abbildung 33 Maske für die Suche nach Unternehmen

 Filtersuche o Die Suche nach den einer AK angeschlossenen Unternehmen wird mit einem Klick auf «Suchen» gestartet. o Die Auswahl kann mithilfe von Filtern (Name des Unternehmens, AK usw.) einge- schränkt werden, wenn die Suche zu viele Ergebnisse liefert. Dies ermöglicht eine ge- zielte Suche nach einzelnen oder mehreren zugeordneten Unternehmen. Die Filter sind nicht zwingend und können kombiniert werden. Mit einem Klick auf «Zurückset- zen» werden alle bisher gewählten Filter gelöscht.  Beschreibung der Suchergebnisse: Die Suchergebnisse werden in Tabellenform angezeigt. Über einen Doppelklick auf das gewünschte Unternehmen (funktioniert überall in der jeweili- gen Zeile) gelangt man zur Detailansicht dieses Unternehmens. In der Detailansicht können bestimmte Angaben zum jeweiligen Unternehmen bearbeitet werden (vgl. Abbildung 35).  Bedeutung der Spalten in den Suchergebnissen: o Aktiv: Zeigt an, ob das Unternehmen als aktiv erfasst ist oder nicht o Firmenname: Hier erscheint der Name des Unternehmens o Ausgleichskasse: Zeigt an, welcher AK das Unternehmen angeschlossen ist o Abrechnungsnummer: Hier erscheint die Abrechnungsnummer des Unternehmens o E-Mail: Hier erscheint die E-Mail-Adresse des Unternehmens  Erklärung der Symbole

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o Unternehmen hinzufügen : Es öffnet sich ein Pop-Up-Fenster (vgl. Abbildung 34), in dem ein neues Unternehmen hinzugefügt werden kann.

o Unternehmen löschen : Das in den Suchergebnissen ausgewählte Unternehmen wird gelöscht.

4.1.1 Unternehmen hinzufügen

Um ein neues Unternehmen hinzuzufügen, klickt man auf das Symbol . Es erscheint ein Pop-Up- Fenster (vgl. Abbildung 34) und der Benutzer wird aufgefordert, die Angaben zum Erstellen eines neuen Unternehmens zu erfassen:

Abbildung 34 Pop-Up-Fenster zum Erstellen eines neuen Unternehmens

 Erforderliche Angaben: o Name: Name des Unternehmens o Ausgleichskasse: AK, der das Unternehmen angeschlossen ist (auszuwählen aus einer Liste, die nur jene AK umfasst, für die der AK-Admin über eine Berechtigung verfügt) o Abrechnungsnummer: Abrechnungsnummer des Unternehmens

Nachdem diese Angaben erfasst wurden, klickt man auf «OK». Es öffnet sich die Maske «Unterneh- men bearbeiten» (vgl. Abbildung 35), in der die Angaben zum neu hinzugefügten Unternehmen er- gänzt oder bearbeitet werden können. Die Maske wird nachfolgend beschrieben.

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Angaben zum Unternehmen Schaltflächen für ver- schiedene Funktionen

AK, denen das Unternehmen an- geschlossen ist oder war

Abbildung 35 Maske für die Verwaltung eines Unternehmens

 Angaben zum Unternehmen o Firmenname: obligatorisches Feld; es enthält den Namen des Unternehmens o E-Mail: freiwilliges Feld; es enthält die E-Mail-Adresse des Unternehmens o Aktuelle Ausgleichskasse: Name der AK, der das Unternehmen aktuell angeschlos- sen ist. Diese Angabe kann nicht direkt im Feld geändert werden. o Aktiv: Zeigt an, ob das Unternehmen als aktiv erfasst ist oder nicht o Aktuelle Abrechnungsnummer: Dieses Feld enthält die aktuelle Abrechnungsnummer des Unternehmens. Diese Angabe kann nicht direkt im Feld geändert werden.  Angaben zu den Abrechnungsnummern des Unternehmens: In dieser Tabelle erscheint die AK, der das Unternehmen aktuell angeschlossen ist, sowie die Abrechnungsnummer. Es kann sein, dass das Unternehmen seit seiner Erfassung die AK gewechselt hat. Deshalb er- scheinen in der Tabelle bei einigen Unternehmen mehrere AK – nämlich auch jene, denen das Unternehmen früher angeschlossen war, sowie die entsprechenden Abrechnungsnum- mern. Erscheinen in der Tabelle mehrere AK, ist der Spalte «Gültig bis» zu entnehmen, bis wann das Unternehmen dieser AK angeschlossen war. Ein Unternehmen kann nicht mehre- ren AK gleichzeitig angeschlossen sein.  Erklärung der Symbole

o Hinzufügen einer neuen Abrechnungsnummer : Es öffnet sich ein Pop-Up-Fenster (Abbildung 36), in dem eine neue Abrechnungsnummer für ein Unternehmen hinzuge- fügt werden kann (über die entsprechende Berechtigung verfügen nur BSV-Adminis- tratoren).

o Bearbeiten einer Abrechnungsnummer : Es öffnet sich ein Pop-Up-Fenster (Abbil- dung 36), in dem die ausgewählte Abrechnungsnummer bearbeitet werden kann.

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o Löschen einer Abrechnungsnummer : Die ausgewählte Abrechnungsnummer wird gelöscht (über die entsprechende Berechtigung verfügen nur BSV-Administratoren).

4.1.2 Bearbeiten einer Abrechnungsnummer

Um eine bestehende Abrechnungsnummer zu bearbeiten, klickt man auf das Symbol . Es er- scheint ein Pop-Up-Fenster (vgl. Abbildung 36) und der Benutzer wird aufgefordert, die Angaben zum Bearbeiten einer bestehenden Abrechnungsnummer zu erfassen:

Abbildung 36 Pop-Up-Fenster zum Erstellen/Bearbeiten einer AK

 Erforderliche Angaben: o Ausgleichskasse: AK, der das Unternehmen angeschlossen ist (auszuwählen aus ei- ner Liste, die nur jene AK umfasst, für die der AK-Admin über eine Berechtigung ver- fügt) o Abrechnungsnummer: Abrechnungsnummer des Unternehmens o Gültig bis: Datum, bis zu dem das Unternehmen der jeweiligen AK angeschlossen war. Diese Angabe ist nur dann zwingend erforderlich, wenn eine neue Abrechnungs- nummer hinzugefügt wird (nur BSV-Administratoren verfügen über die Berechtigung, dieses Feld auszufüllen).

Nachdem diese Angaben erfasst wurden, klickt man auf «OK» und die Tabelle mit den Abrechnungs- nummern des Unternehmens wird aktualisiert.

4.2 Verwaltung von Benutzergruppen

Auf die Maske «Benutzergruppen suchen» (vgl. Abbildung 37) gelangt man über «Benutzer» und den Reiter «Benutzergruppen». Dort kann die AK ihre Benutzergruppen verwalten. Die Maske wird nach- folgend beschrieben.

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Filtersuche Schaltflächen für ver- schiedene Funktionen

Suchergebnisse

Abbildung 37 Maske für die Suche nach Benutzergruppen

 Filtersuche o Die Suche nach Benutzergruppen wird mit einem Klick auf «Suchen» gestartet. o Die Auswahl kann mithilfe von Filtern (Bezeichnung, zugeordnetes Unternehmen usw.) eingeschränkt werden, wenn die Suche zu viele Ergebnisse liefert. Dies ermög- licht eine gezielte Suche nach einzelnen oder mehreren Benutzergruppen. Die Filter sind nicht zwingend und können kombiniert werden. Mit einem Klick auf «Zurückset- zen» werden alle bisher gewählten Filter gelöscht.  Beschreibung der Suchergebnisse: Die Suchergebnisse werden in Tabellenform angezeigt. Über einen Doppelklick auf die gewünschte Benutzergruppe (funktioniert überall in der jeweili- gen Zeile) gelangt man zur Detailansicht dieser Gruppe. In der Detailansicht können be- stimmte Angaben zur jeweiligen Benutzergruppe bearbeitet werden (vgl. Abbildung 40).  Bedeutung der Spalten in den Suchergebnissen: o Bezeichnung: Dieses Feld enthält den Namen der Benutzergruppe. o # Zuordnungen: Dieses Feld gibt an, wie viele Unternehmen/AK einer Benutzergruppe zugeordnet sind. o # Benutzer: Dieses Feld gibt an, wie viele Benutzer einer Benutzergruppe zugeordnet sind. o Typ: Dieses Feld gibt an, ob es sich um eine Benutzergruppe des Typs «AK» oder «Unternehmen» handelt. o Ausgleichskasse: Dieses Feld enthält den Namen der Gruppe des Typs «AK», die der Gruppe zugeordnet ist (nur, wenn es sich um eine Gruppe des Typs «Unternehmen» handelt). o Erstellt von: Dieses Feld zeigt an, welcher Benutzer die Benutzergruppe erstellt hat. o Zuletzt bearbeitet von: Dieses Feld zeigt an, welcher Benutzer die Angaben der Be- nutzergruppe zuletzt bearbeitet hat.  Erklärung der Symbole

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o Zuteilung zu einer Benutzergruppe des Typs «AK» : Es öffnet sich ein Pop-Up- Fenster (vgl. Abbildung 38), in dem eine oder mehrere Benutzergruppen des Typs «Unternehmen» einer Benutzergruppe des Typs «AK» zugeordnet werden können (über diese Berechtigung verfügen nur BSV-Administratoren).

o Benutzergruppe hinzufügen : Es öffnet sich ein Pop-Up-Fenster (vgl. Abbildung 39), in dem eine neue Benutzergruppe hinzugefügt werden kann.

o Benutzergruppe löschen : Die in den Suchergebnissen ausgewählte Benutzer- gruppe wird gelöscht. Es können nur Benutzergruppen gelöscht werden, denen keine Benutzer zugeordnet sind.

4.2.1 Zuteilung zu einer Benutzergruppe

Werden einer Benutzergruppe ein oder mehrere Benutzer zugeordnet oder werden einer Benutzer- gruppe des Typs «AK» eine oder mehrere Benutzergruppen des Typs «Unternehmen» zugeordnet, öffnet sich ein Pop-Up-Fenster (vgl. Abbildung 38), in dem der Benutzer aufgefordert wird, nach der gewünschten Benutzergruppe zu suchen (wenn nötig) und diese auszuwählen:

Filtersuche

Suchergebnisse

Abbildung 38 Pop-Up-Fenster zur Wahl einer Benutzergruppe

 Filtersuche o Die Suche nach Benutzergruppen wird mit einem Klick auf «Suchen» gestartet. o Die Auswahl kann mithilfe von Filtern (Bezeichnung, Typ usw.) eingeschränkt werden, wenn die Suche zu viele Ergebnisse liefert. Dies ermöglicht eine gezielte Suche nach einzelnen oder mehreren Benutzergruppen. Die Filter sind nicht zwingend und können

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kombiniert werden. Mit einem Klick auf «Zurücksetzen» werden alle bisher gewählten Filter gelöscht. o Sind einer Benutzergruppe des Typs «AK» eine oder mehrere Benutzergruppen des Typs «Unternehmen» zugeordnet, wird der Typ «AK» im Voraus ausgewählt und kann nicht geändert werden.  Beschreibung der Suchergebnisse: Die Suchergebnisse werden in Tabellenform angezeigt. Wurde der Benutzer als Typ «Unternehmen» erfasst, werden nur Benutzergruppen des Typs «Unternehmen» angezeigt. Wurde der Benutzer als Typ «AK» erfasst, werden nur Benutzer- gruppen des Typs «AK» angezeigt. Wurde der Benutzer als Typ «Treuhandgesellschaft» er- fasst, werden nur Benutzergruppen des Typs «Treuhandgesellschaft» angezeigt.  Bedeutung der Spalten in den Suchergebnissen: o Bezeichnung: Dieses Feld enthält den Namen der Benutzergruppe. o Typ: Dieses Feld enthält den Typ der Benutzergruppe.

Sobald eine Benutzergruppe ausgewählt wurde, kann die Auswahl mit einem Klick auf «OK» bestätigt werden.

4.2.2 Hinzufügen einer Benutzergruppe

Wird mit einem Klick auf das Symbol eine neue Benutzergruppe hinzugefügt, erscheint ein Pop- Up-Fenster (vgl. Abbildung 39) und der Benutzer wird aufgefordert, die Angaben zum Erstellen einer neuen Benutzergruppe zu erfassen:

Abbildung 39 Pop-Up-Fenster zum Erstellen einer neuen Benutzergruppe

 Erforderliche Angaben: o Bezeichnung: Bezeichnung der Benutzergruppe o Typ: Typ der Benutzergruppe (einzige Auswahl in der Liste: «Unternehmen»). Eine AK kann nur Benutzergruppen des Typs «Unternehmen» erfassen; über die Berechti- gung zum Erstellen von Benutzergruppen des Typs «AK» verfügt einzig das BSV.

o Gruppe des Typs AK: Gruppe des Typs «AK» kann über das Symbol , das sich im Feld rechts befindet, ausgewählt werden. Es öffnet sich ein Pop-Up-Fenster (vgl.

Abbildung 38). Mit einem Klick auf das Symbol kann die Auswahl gelöscht wer- den. o E-Mail: Die Adresse, die von ALPS für alle Benachrichtigung an die Firma verwendet wird.

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Nachdem diese Angaben erfasst wurden, klickt man auf «OK». Es öffnet sich die Maske «Benutzer- gruppe bearbeiten» (vgl. Abbildung 35), in der die Angaben zur neu hinzugefügten Benutzergruppe ergänzt oder bearbeitet werden können. Die Maske wird nachfolgend beschrieben.

Informationen zur Benutzergruppe Schaltflächen für ver- schiedene Funktionen

Unternehmen, Benutzer, die einer Benut- die einer Benut- zergruppe zugeordnet sind zergruppe zuge- ordnet sind

Abbildung 40 Maske für die Verwaltung einer Benutzergruppe

 Informationen zur Benutzergruppe o Bezeichnung: Obligatorisches Feld, das den Namen der Benutzergruppe enthält o Informations-E-Mail: Freiwilliges Feld, das die von ALPS für den E-Mail-Versand be- nutzte E-Mail-Adresse der Benutzergruppe enthält (Abschluss eines Falls usw.) o Typ: Dieses Feld gibt an, ob es sich um eine Benutzergruppe des Typs «AK» oder «Unternehmen» handelt. Diese Angabe kann nicht geändert werden. o Gruppe des Typs «AK»: Gibt an, welcher Gruppe des Typs «AK» eine Gruppe des

Typs «Unternehmen» zugeordnet ist. Diese Angabe kann über das Symbol , das sich im Feld rechts befindet, geändert werden. Es öffnet sich ein entsprechendes

Pop-Up-Fenster (vgl. Abbildung 38). Mit einem Klick auf wird die Detailansicht der Gruppe des Typs «AK» angezeigt. o Erstellt von: Dieses Feld zeigt an, welcher Benutzer die Benutzergruppe erstellt hat. Diese Angabe kann nicht geändert werden. o Erstellt am: Datum, an dem die Benutzergruppe erstellt wurde. Diese Angabe kann nicht geändert werden.  Angaben zu den zugeordneten Unternehmen: Die der Benutzergruppe zugeordneten Un- ternehmen sind in dieser Tabelle aufgeführt. Über einen Doppelklick auf ein Unternehmen (funktioniert überall in der jeweiligen Zeile) gelangt man zu dessen Detailansicht. In der De- tailansicht können bestimmte Angaben zum jeweiligen Unternehmen bearbeitet werden (vgl. Abbildung 35).

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 Angaben zu den Benutzern der Benutzergruppe: Die der Benutzergruppe zugeordneten Benutzer sind in dieser Tabelle aufgeführt. Über einen Doppelklick auf einen Benutzer (funkti- oniert überall in der jeweiligen Zeile) gelangt man zu dessen Detailansicht. In der Detailansicht können bestimmte Angaben zum jeweiligen Benutzer bearbeitet werden (vgl. Abbildung 44).  Erklärung der Symbole

o Unternehmen zuordnen : Es öffnet sich ein Pop-Up-Fenster (vgl. Abbildung 41), in dem ein neues Unternehmen der Benutzergruppe zugeordnet werden kann.

o Zuordnung aufheben : Hebt die Zuordnung des ausgewählten Unternehmens zur Benutzergruppe auf.

o Neues Unternehmen erstellen : Es öffnet sich ein Pop-Up-Fenster (vgl. Abbildung 34), in dem ein neues Unternehmen erstellt und der Benutzergruppe zugeordnet wer- den kann.

4.2.3 Unternehmen zuordnen

Um ein neues Unternehmen zuzuordnen, klickt man auf das Symbol . Es erscheint ein Pop-Up- Fenster (vgl. Abbildung 41) und der Benutzer wird aufgefordert, das gewünschte Unternehmen auszu- wählen:

Filtersuche

Suchergebnisse

Abbildung 41 Pop-Up-Fenster zur Zuordnung eines neuen Unternehmens

 Filtersuche o Die Unternehmenssuche wird mit einem Klick auf «Suchen» gestartet; im Suchergeb- nis erscheinen sämtliche Unternehmen.

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o Die Auswahl kann mithilfe von Filtern (Unternehmen, AK usw.) eingeschränkt werden, wenn die Suche zu viele Ergebnisse liefert. Dies ermöglicht eine gezielte Suche nach einem oder mehreren Unternehmen. Die Filter sind nicht zwingend und können kom- biniert werden. Mit einem Klick auf «Zurücksetzen» werden alle bisher gewählten Fil- ter gelöscht.  Beschreibung der Suchergebnisse: Die Suchergebnisse werden in Tabellenform angezeigt.  Bedeutung der Spalten in den Suchergebnissen: o Aktiv: Zeigt an, ob Erfassung aktiv ist oder nicht o Firmenname: Hier erscheint der Namen des Unternehmens o Ausgleichskasse: Zeigt an, welcher AK das Unternehmen angeschlossen ist o Abrechnungsnummer: Hier erscheint die Abrechnungsnummer des Unternehmens

Sobald man ein Unternehmen ausgewählt hat, klickt man auf «OK» und die Tabelle mit den Unterneh- men, die der Benutzergruppe zugeordnet sind, wird aktualisiert.

4.3 Benutzerverwaltung

Auf die Maske «Benutzer suchen» (vgl. Abbildung 42) gelangt man über «Benutzer» und den Reiter «Benutzer». Dort kann die AK die ihr angeschlossenen Benutzer und Unternehmen verwalten. Die Maske wird nachfolgend beschrieben.

Filtersuche Schaltflächen für ver- schiedene Funktionen

Suchergebnisse

Abbildung 42 Maske für die Benutzersuche

 Filtersuche o Die Benutzersuche wird mit einem Klick auf «Suchen» gestartet; im Suchergebnis er- scheinen sämtliche Benutzer. o Die Auswahl kann mithilfe von Filtern (Login, Erfassungstyp usw.) eingeschränkt wer- den, wenn die Suche zu viele Ergebnisse liefert. Dies ermöglicht eine gezielte Suche nach einem oder mehreren Benutzern. Die Filter sind nicht zwingend und können

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kombiniert werden. Mit einem Klick auf «Zurücksetzen» werden alle bisher gewählten Filter gelöscht.  Beschreibung der Suchergebnisse: Die Suchergebnisse werden in Tabellenform angezeigt. Über einen Doppelklick auf einen gefundenen Benutzer (funktioniert überall in der jeweiligen Zeile) gelangt man zu dessen Detailansicht. In der Detailansicht können bestimmte Angaben zum jeweiligen Benutzer bearbeitet werden (vgl. Abbildung 44).  Bedeutung der Spalten in den Suchergebnissen: o Login: Hier erscheint der Login des Benutzers o Name: Hier erscheint der Nachname des Benutzers o Vorname: Hier erscheint der Vorname des Benutzers o Telefon: Hier erscheint die Telefonnummer des Benutzers o E-Mail: Hier erscheint die E-Mail-Adresse des Benutzers o Typ: Hier erscheint der Erfassungstyp des Benutzers («AK» oder «Unternehmen») o Rolle: Hier wird angegeben, welche Rolle dem Benutzer zugeteilt ist («Administrator AK», «Mitarbeiter AK», «Firmenadministrator» oder «Firmenmitarbeiter»). o Gruppe: Hier wird angegeben, welcher Benutzergruppe der Benutzer zugeordnet ist. o Status: Hier erscheint der Status des Benutzers (offen, aktiv, inaktiv, gesperrt) o IP: Hier wird angegeben, ob der Benutzer «Identity Propagation» verwendet oder nicht.  Erklärung der Symbole

o Benutzer hinzufügen : Es öffnet sich ein Pop-Up-Fenster (vgl. Abbildung 43), in dem ein neuer Benutzer hinzugefügt werden kann.

o Benutzer löschen : Der in den Suchergebnissen ausgewählte Benutzer wird ge- löscht. Es können nur Benutzer gelöscht werden, die nie aktiviert wurden.

o Zuordnung zu einer Benutzergruppe : Es öffnet sich ein Pop-Up-Fenster (vgl. Ab- bildung 38), in dem ein oder mehrere in den Suchergebnissen ausgewählte Benutzer einer Benutzergruppe zugeordnet werden können. Einer Benutzergruppe des Typs «Unternehmen» oder «Treuhandgesellschaft» kann eine AK nur Benutzer des Erfas- sungstyps «Unternehmen» oder «Treuhandgesellschaft» zuordnen.

o Benutzer deaktivieren : Der in den Suchergebnissen ausgewählte Benutzer wird deaktiviert; für diesen Schritt verlangt das System eine zusätzliche Bestätigung. Ein- mal deaktiviert, kann der Benutzer ALPS nicht mehr benutzen.

o Benutzer reaktivieren : Der in den Suchergebnissen ausgewählte Benutzer wird reaktiviert; für diesen Schritt verlangt das System eine zusätzliche Bestätigung. Ein- mal reaktiviert, kann der Benutzer ALPS wieder benutzen.

o Benutzer sperren : Der in den Suchergebnissen ausgewählte Benutzer wird ge- sperrt; für diesen Schritt verlangt das System eine zusätzliche Bestätigung. Einmal gesperrt, kann der Benutzer ALPS nicht mehr benutzen.

o Benutzer entsperren : Der in den Suchergebnissen ausgewählte Benutzer wird entsperrt; für diesen Schritt verlangt das System eine zusätzliche Bestätigung. Einmal entsperrt, kann der Benutzer ALPS wieder benutzen.

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4.3.1 Benutzer hinzufügen

Wird ein neuer Benutzer hinzugefügt (Klick auf ), öffnet sich ein Pop-Up-Fenster (vgl. Abbildung 43), in dem der Benutzer aufgefordert wird, den Login und die Kontaktdaten des neuen Benutzers zu erfassen, den gewünschten Erfassungstyp («AK» oder «Unternehmen») auszuwählen und ihm die ge- wünschte Rolle zuzuteilen. Wenn es sich um einen Firmenadministrator oder einen Firmenmitarbeiter

handelt (Erfassungstyp = «Unternehmen»), muss die zuzuordnende Gruppe mit einem Klick auf rechts im Feld ausgewählt werden. Es öffnet sich ein entsprechendes Pop-Up-Fenster (vgl. Abbildung

38). Mit einem Klick auf das Symbol kann die angezeigte Gruppe aufgehoben werden.

Abbildung 43 Pop-Up-Fenster zum Erstellen eines neuen Benutzers

Danach klickt man auf «OK». Es öffnet sich die Maske «Benutzererfassung bearbeiten» (vgl. Abbil- dung 44), in der die persönlichen Angaben des Benutzers ergänzt (wenn nötig) oder bearbeitet wer- den können. Die Maske wird nachfolgend beschrieben.

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Abbildung 44 Maske für die Benutzerverwaltung

 Angaben zu den persönlichen Daten des Benutzers o Login: obligatorisches Feld; es enthält den CH-LOGIN des Benutzers o Name: obligatorisches Feld; es enthält den in ALPS angezeigten Namen des Benut- zers o Vorname: obligatorisches Feld; es enthält den in ALPS angezeigten Vornamen des Benutzers o E-Mail: freiwilliges Feld; es enthält die E-Mail-Adresse des Benutzers o Telefon: freiwilliges Feld: es enthält die Telefonnummer des Benutzers  Angaben für die Benutzerverwaltung o Erfassungstyp: Gibt den für den Benutzer ausgewählten Erfassungstyp an. Der bei der Erfassung gewählte Erfassungstyp kann von der AK nicht geändert werden. o Rolle: Hier wird angegeben, welche Rolle dem Benutzer zugeteilt ist. Über das Sym-

bol rechts im Feld kann die Rolle geändert werden. Dazu öffnet sich ein Pop-Up- Fenster (vgl. Abbildung 45). o Status: Hier erscheint der aktuelle Status des Benutzers (offen, aktiv, inaktiv, ge- sperrt) o Gruppe: Hier wird angegeben, welcher Benutzergruppe der Benutzer zugeordnet ist.

Über das Symbol rechts im Feld kann eine Benutzergruppe ausgewählt werden. Dazu öffnet sich ein Pop-Up-Fenster (vgl. Abbildung 38). Mit einem Klick auf das

Symbol wird die Zuordnung eines Benutzers zu einer Benutzergruppe aufgeho- ben. o Vereinbarung: Hier kann die Vereinbarung des Benutzers in ALPS hochgeladen wer- den (nur für die Rollen «Administrator AK» und «Firmenadministrator»). Das Hochla- den einer neuen Vereinbarung ersetzt jegliche früher hochgeladene Vereinbarung.

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 Angaben zu den zugeordneten Unternehmen (für Erfassungstyp «Unternehmen»): Die dem Benutzer zugeordneten Unternehmen werden in einer Tabelle angezeigt. Aufgeführt wer- den jene Unternehmen, die der Benutzergruppe, der der Benutzer angehört, zugeordnet sind.  Angaben zu den zugeordneten AK (für Erfassungstyp «AK»): Die dem Benutzer zugeord- neten AK werden in einer Tabelle angezeigt. Aufgeführt werden jene AK, die der Benutzer- gruppe, der der Benutzer angehört, zugeordnet sind.  Log: Am Benutzer vorgenommene Änderungen werden im Log protokolliert.  Erklärung der Symbole

o Benutzer deaktivieren : Der angezeigte Benutzer wird deaktiviert; für diesen Schritt verlangt das System eine zusätzliche Bestätigung. Einmal deaktiviert, kann der Benutzer ALPS nicht mehr benutzen.

o Benutzer reaktivieren : Der angezeigte Benutzer wird reaktiviert; für diesen Schritt verlangt das System eine zusätzliche Bestätigung. Einmal reaktiviert, kann der Benut- zer ALPS wieder benutzen.

o Benutzer sperren : Der angezeigte Benutzer wird gesperrt; für diesen Schritt ver- langt das System eine zusätzliche Bestätigung. Einmal gesperrt, kann der Benutzer ALPS nicht mehr benutzen.

o Benutzer entsperren : Der angezeigte Benutzer wird entsperrt; für diesen Schritt verlangt das System eine zusätzliche Bestätigung. Einmal entsperrt, kann der Benut- zer ALPS wieder benutzen.

4.3.2 Benutzerrollen ändern

Wird die Rolle eines Benutzers geändert (Klick auf rechts im Feld zu den Benutzerrollen), öffnet sich ein Pop-Up-Fenster (vgl. Abbildung 45), in dem der Benutzer aufgefordert wird, die gewünschte Rolle auszuwählen («Firmenmitarbeiter» oder «Firmenadministrator»):

Abbildung 45 Pop-Up-Fenster zur Wahl einer Benutzerrolle

Sobald die gewünschte Rolle ausgewählt wurde, kann die Auswahl mit einem Klick auf «OK» bestätigt werden.

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5 Zugriffsverfahren

Dieses Kapitel beschreibt, wie der Zugriff für die Applikation ALPS bei der ersten Nutzung beantragt wird und wie man später, d.h. ab der zweiten Nutzung, in ALPS einloggen kann. Für die AK und Firmen, die „Identity Propagation“ verwenden, erfolgt der Zugriff auf ALPS direkt über das Webportal der AK („PartnerWeb“ oder „ahv easy“) Für die AK und Firmen, die „Identity Propagation“ nicht verwenden, wird ALPS über die folgende URL-Adresse aufgerufen: https://www.alps.bsv.admin.ch/alps

5.1 CH-LOGIN Benutzeraccount beantragen

Die AK und Firmen, die „Identity Propagation“ über das Webportal ihrer AK verwenden, müssen keine CH-LOGIN Benutzerkonten erstellen und steigen direkt bei Kapitel 5.2 ein.

5.1.1 Anmelden

Geben Sie die URL-Adresse von ALPS (https://www.alps.bsv.admin.ch/alps) im Browser ein. Nach- dem Sie auf die Einstiegsseite gelangt sind (1), müssen Sie in der untenstehenden Maske die Aus- wahl „CH-LOGIN“ (1) auswählen und danach auf „Anmelden fortsetzen“ klicken (2).

Abbildung 46 Anmelden

Abhängig von den Berechtigungen des Benutzers kann es sein, dass diese Maske übersprungen (nicht angezeigt) wird.

5.1.2 eIAM-Benutzerverwaltung des CH-LOGIN

Nach der Auswahl des Zugriffstyps erscheint eine neue Maske, auf der Benutzernamen und Passwort erfasst werden kann. Da es Ihre erste Nutzung von ALPS ist (Sie haben weder Benutzernamen noch Passwort) müssen Sie sich zuerst als Benutzer registrieren, indem Sie auf den Knopf „Benutzer regist- rieren“ (1) klicken.

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Abbildung 47 eIAM-Benutzerverwaltung des CH-LOGIN

5.1.3 Benutzer registrieren, Schritt 1: Eingabe der E-Mail-Adresse

Nach der Auswahl der Benutzer Registrieren können Sie in einer neuen Maske den Text des ange- zeigten „Captcha“ (1) und Ihre geschäftliche E-Mail Adresse (2) erfassen. Bitte klicken Sie danach auf „Weiter“ (3).

Abbildung 48 Benutzer registrieren, Schritt 1: Eingabe der E-Mail-Adresse

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5.1.4 Benutzer registrieren, Schritt 2: Überprüfung der E-Mail-Adresse

Nach der Eingabe Ihrer E-Mail Adresse müssen Sie den Bestätigungs-Code (1) eingeben. Dieser Code wird Ihnen automatisch auf die erfasste E-Mail Adresse geschickt. Bitte klicken Sie nach Ein- gabe des Bestätigungs-Codes auf „Weiter“ (2).

1 2

Abbildung 49 Benutzer registrieren, Schritt 2: Überprüfung der E-Mail-Adresse

5.1.5 Benutzer registrieren, Schritt 3: Eingabe der Mobiltelefonnummer

Nach Bestätigung der E-Mail Adresse müssen Sie in einer neuen Maske Ihre Mobiltelefonnummer er- fassen. Die Erfassung einer Mobiltelefonnummer ist optional und bietet eine erhöhte Sicherheit. Falls dies nicht gewünscht wird, klicken Sie auf „Weiter ohne Mobiltelefonnummer“ (weiter bei Kapitel 5.1.7 dieses Manuals). Im umgekehrten Fall erfassen Sie Ihre Mobiltelefonnummer (1) und klicken dann auf „Weiter“ (2).

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Abbildung 50 Benutzer registrieren, Schritt 3: Eingabe der Mobiltelefonnummer

5.1.6 Benutzer registrieren, Schritt 4: Überprüfung der Mobiletelefonnummer

Analog zur Bestätigung der E-Mail-Adresse wird Ihnen vom System „eIAM Service“ per SMS ein Be- stätigungs-Code zugestellt, den Sie erfassen müssen (1). Bitte klicken Sie danach auf „Weiter“ (2).

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Wenn Sie vorher keine Mobiltelefonnummer erfasst haben, wird diese Maske nicht gezeigt.

1 2

Abbildung 51 Benutzer registrieren, Schritt 4: Überprüfung der Mobiletelefonnummer

5.1.7 Benutzer registrieren, Schritt 5: Benutzerangaben

In der nächsten Maske werden Nachname (1), Vorname (2) und eventuell Bemerkungen (3) erfasst. Bitte kreuzen Sie dann das Feld „Ich akzeptiere die Nutzungsbestimmungen“ an (4) und klicken an- schliessend auf „Weiter“ (5).

4 3 5

Abbildung 52 Benutzer registrieren, Schritt 5: Benutzerangaben

5.1.8 Benutzer registrieren, Schritt 5: Benutzerpasswort festlegen

In der nächsten Maske können Sie Ihr Passwort (1,2) erfassen und bestätigen. Bitte klicken Sie dann auf „Weiter“ (3).

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Abbildung 53 Benutzer registrieren, Schritt 5: Benutzerpasswort festlegen

5.1.9 Benutzer registrieren: Sie haben sich erfolgreich registriert

Nach der Erfassung und der Bestätigung des Passworts zeigt eine neue Maske, dass Sie sich erfolg- reich registriert haben. Diese Maske zeigt auch Ihre Benutzer-ID an (1). Bitte merken Sie sich diese Benutzer-ID (1), da sie für jeden Zugriff auf ALPS benötigt wird. Bitte klicken Sie dann auf „Weiter“ (2).

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Abbildung 54 Benutzer registrieren: Sie haben sich erfolgreich registriert

5.2 Zugriff ALPS beantragen

Verschiedene Registrierungsschritte sind nötig, bevor das erste Mal auf ALPS zugegriffen werden kann.

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5.2.1 Zugriff nicht möglich

Da Sie sich das erste Mal auf ALPS einloggen, zeigt eine Maske, dass Sie noch keinen Zugriff auf ALPS haben. Bitte klicken Sie auf „Zugriff beantragen“ (1).

Abbildung 55 Zugriff nicht möglich

5.2.2 Zugriff beantragen, Schritt 1: Benutzerangaben

Bitte kreuzen Sie in der Maske das Feld „Ich akzeptiere die Nutzungsbestimmungen“ an (1) und kli- cken Sie auf „Weiter“ (2).

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Abbildung 56 Zugriff beantragen, Schritt 1: Benutzerangaben

5.2.3 Zugriff beantragen: Antrag erfolgreich gestellt

Nach Annahme der Nutzungsbestimmungen zeigt eine neue Maske, dass der Zugriffsantrag auf ALPS (Applicable Legislation Portal Switzerland) erfolgreich gestellt wurde. Bitte klicken Sie auf „Zurück zur Anwendung“ (1).

Abbildung 57 Zugriff beantragen: Antrag erfolgreich gestellt

Entgegen dem Text auf der Maske haben Sie nicht unmittelbaren Zugriff auf ALPS, da der Antrag für den Zugriff durch den Administrator Ihrer AK/Firma zuerst noch manuell bewilligt werden muss (im Fall eines ersten Antrags für einen AK-Administrator muss die Bewilligung durch das BSV erfolgen).

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Abbildung 58 Angabe der Benutzer-ID (mit CH-LOGIN)

Abbildung 59 Angabe der Benutzer-ID (mit Identity Propagation)

Bitte kommunizieren Sie Ihre Benutzer-ID dem Administrator Ihrer AK, oder an die Zentrale Aus- gleichsstelle in dem Fall eines ersten Antrags für einen AK-Administrator (über das Formular „Nut- zungsvereinbarung ALPS – Rolle AK-Administrator“).

Sie können das Browserfenster schliessen. Ihr AK-Administrator oder das BSV wird sie per E-Mail be- nachrichtigen, sobald die Berechtigung erteilt wurde. Danach können Sie sich mit ihrem neuen Ac- count in ALPS einloggen (siehe nachfolgende Kapitel 5.3).

5.3 Zugriff auf ALPS nach Registrierung

Die AK und Firmen, die „Identity Propagation“ verwenden, müssen die Kapitel 5.3.1 – 5.3.3 übersprin- gen und direkt bei Kapitel 5.3.4 einsteigen, weil sie ALPS durch das Webportal ihrer AK zugreifen.

5.3.1 ALPS URL wählen

Geben Sie auf Ihrem Browser die ALPS Adresse ein. Sie befinden sich auf der Einstiegsmaske, auf der Sie den gewünschten Zugriffstyp wählen müssen. Hier wählen Sie „CH-LOGIN“ (1). Um fortzufahren, klicken Sie bitte auf „Anmelden fortsetzen“ (2).

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Abbildung 60 ALPS URL wählen

5.3.2 Benutzer-ID und Passwort eingeben (2)

Nach der Auswahl des Zugriffstyps könne Sie auf einer neuen Maske Benutzername und Passwort erfassen. Sie können jetzt Ihre Benutzer-ID (1) und Ihr Passwort (2) eingeben, die Sie in den Kapitel

5.1.9 und 5.1.8 erfasst haben. Bitte klicken Sie dann auf „Senden“ (3).

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Abbildung 61 Benutzer-ID und Passwort eingeben (2)

5.3.3 SMS-Nachricht mit Bestätigungs-Code (SMS-Code)

Wenn Sie in dem Kapitel 5.1.5 keine Mobiltelefonnummer wird diese Maske nicht angezeigt.

Wenn ja, können Sie optional den Bestätigungs-Code, den Sie per SMS bekommen haben, erfassen. Wenn Sie diesen Bestätigungs-Code erfassen möchten, bitte klicken Sie auf „Weiter“ (2), nachdem Sie ihn erfasst haben (1). Wenn nein, klicken Sie auf „Weiter ohne Eingabe des Bestätigungs-Codes“ (A).

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Abbildung 62 SMS-Nachricht mit Bestätigungs-Code (SMS-Code)

5.3.4 Startseite von ALPS

Danach kommen Sie automatisch auf die Einstiegsmaske von ALPS.

Abbildung 63 Startseite von ALPS

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6 Benutzer-Report

Die Maske „Benutzer-Report“ (siehe Abbildung 64), die unter „Reports“ nach einem Klick auf dem Tab „Benutzer-Report“ aufgerufen werden kann, erlaubt der AK, ihre Benutzerliste im Excel- oder XML Format zu exportieren. Diese Maske wird nachfolgend beschrieben.

Abbildung 64 Benutzer-Report  Generierung des Reports mit verschiedenen Filterkriterien o Alle Benutzer sind in dem Report mit dem Knopf «Report generieren» aufgelistet. o Solle die Suche zu viele Ergebnisse liefern, kann die Auswahl mit Hilfe von Filtern (Typ, Rolle usw.) eingeschränkt werden. Dies ermöglicht eine gezielte Suche nach einem oder mehreren Benutzern. Die Filter sind nicht zwingend und können kombi- niert werden. Mit einem Klick auf «Zurücksetzen» werden alle bisher gewählten Filter gelöscht.  Bedeutung der Spalten in der Excel / XML Datei: o Login: Hier erscheint der Login des Benutzers o Name: Hier erscheint der Nachname des Benutzers o Vorname: Hier erscheint der Vorname des Benutzers o Telefon: Hier erscheint die Telefonnummer des Benutzers o E-Mail: Hier erscheint die E-Mail-Adresse des Benutzers o Typ: Hier erscheint der Erfassungstyp des Benutzers («AK» oder «Unternehmen») o Rolle: Hier wird angegeben, welche Rolle dem Benutzer zugeteilt ist («Administrator AK», «Mitarbeiter AK», «Firmenadministrator» oder «Firmenmitarbeiter») o Status: Hier erscheint der Status des Benutzers (offen, aktiv, inaktiv, gesperrt) o Datum Statuswechsel: Hier erscheint das Datum und die Zeit des Statuswechsels des Benutzers o Name eIAM: Hier erscheint der Nachname des Benutzers im eIAM

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o Vorname eIAM: Hier erscheint der Vorname des Benutzers im eIAM o Home Realm: Hier erscheint das Home Realm des Benutzers o Eröffner: Hier erscheint das Login von dem, der den Benutzer erstellt hat o Eröffnungsdatum: Hier erscheint das Datum und die Zeit der Eröffnung des Benutzer o Aktivierungsdatum: Hier erscheint das Datum und die Zeit der Aktivierung des Benut- zer o Last Login: Hier erscheint das Datum und die Zeit der letzten Verbindung des Benut- zers

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