Département fédéral de l'intérieur DFI Office fédéral des assurances sociales OFAS Domaine AVS, prévoyance professionnelle et prestations complémentaires
25.08.2017
Bulletin à l'intention des caisses de compensation AVS et des organes d'exécution des PC No 398
Migration du système des ordres de paiement en espèces à domicile
Comme nous vous l’annoncions en février par le bulletin AVS no 393, voici quelques précisions au su- jet de la solution remplaçant les ordres de paiement en espèces à domicile. Il s’agit d’une solution éla- borée par PostFinance à l’intention des caisses de compensation AVS uniquement. En service à partir de fin octobre, elle sera à la disposition des retraités qui reçoivent encore leur rente AVS en espèces. Cette solution consiste en l’acheminement de la rente sous la forme d’une lettre recommandée. Les principales informations à ce sujet figurent dans la fiche ci-jointe.
Depuis ce mois d’août, la solution fait l’objet d’un projet pilote organisé avec le concours de certaines caisses de compensation et des pools informatiques. A partir de novembre, le versement en espèces de la rente AVS ne sera plus possible que sous cette forme.
Adhésion au nouveau système Merci de bien vouloir procéder ainsi : Les caisses de compensation intéressées par la solution de remplacement doivent demander leur ad- hésion à ce système -> d’ici au 15 septembre 2017 auprès de leur conseiller PostFinance. Elles re- cevront ensuite directement de PostFinance toutes les informations nécessaires (formulaire de de- mande, conditions de participation, courrier destiné aux retraités, etc.).
Suppression du compte 30-313-1 Les ordres de paiement en espèces pour les prestations de l’AVS/AI/APG seront encore effectués par PostFinance jusqu’à fin octobre. Leur suppression entraînera également celle du compte 30-313-1 (destiné aux taxes), qu’il ne faudra donc plus utiliser.
Nous vous prions de supprimer ce compte 30-313-1 de vos données de base et de votre logiciel d’ici au 31 décembre 2017. A partir de cette date, les mandats OPAE ne pourront plus être traités sur ce compte (voir dispositions complémentaires AVS/AI/APG V01.19, ch. 1.3.1).
Effingerstrasse 20, CH-3003 Berne Tél. +41 58 462 90 01, Fax +41 58 464 15 88 www.bsv.admin.ch
Solution alternative au mandat de paiement
La prestation en bref
La solution alternative au mandat de paiement est une solution spéciale de PostFinance uniquement réservée aux caisses de compen- sation. Elle vient en remplacement du mandat de paiement pour les retraités qui perçoivent aujourd’hui leur rente via un mandat de paiement. Dans cette solution, la rente est envoyée au moyen d’une lettre recommandée.
Jusqu’au 25e jour calen- Jusqu’au 20e jour calen- daire du mois précédent daire du mois
Préparation des données Remise de la rente via une Caisse PostFinance/ une lettre recommandée Retraité Virement (tentative de distribution) de compensation Poste (destinataire) Montant total
Jusqu’au 1er jour calen- daire du mois
Réexpédition (en cas de non-retrait) Office de poste/ Retrait de la rente (en cas d’absence) Agence
Description de la prestation
–– Solution spéciale: la solution alternative au mandat de paiement est une solution spéciale et uniquement réservée aux caisses de compensation. Elle vient en remplacement du mandat de paiement et est proposée aux retraités qui perçoivent aujourd’hui leur rente via un mandat de paiement. Les caisses de compensation doivent s’inscrire à cette prestation et en accepter les conditions de participation.
–– Envoi via courrier postal: la solution est constituée d’un envoi de la rente via une lettre recommandée au plus tard le 20e jour calendaire du mois concerné. Le délai se rapporte à la tentative de distribution. En cas d’échec de la distribution, une invitation à venir retirer l’envoi à l’office de poste attribué ou à l’agence est déposée.
–– Paiements récurrents La solution alternative au mandat de paiement est disponible uniquement pour les paiements mensuels ré- currents des rentes. Les paiements qui interviennent par exemple de manière trimestrielle ne peuvent pas être effectués au moyen de cette prestation. Les modifications du nombre de paiements à livrer qui dépassent ou sont en dessous de 5% par rapport au nombre du mois précédent, et qui font état d’une différence de plus de 10 paiements, doivent être communiquées par écrit à PostFinance au moins 20 jours avant le jour de référence (25 du mois concerné).
–– Lieu de livraison: la solution alternative au mandat de paiement est disponible uniquement pour les envois en Suisse. Si une de- mande de réexpédition de la part du destinataire est présente, la lettre recommandée sera réexpédiée même à l’étranger.
–– Montants payables: pour la solution alternative au mandat de paiement, des montants arrondis au franc supérieur sont délivrés. Les montants en centimes seront arrondis au franc supérieur par et à la charge de PostFinance. La somme la plus élevée pour un envoi de rente est de CHF 4000.–.
–– Prix: chaque ordre de paiement individuel via la solution alternative au mandat de paiement coûte CHF 75.–.
–– Processus d’inscription: la solution alternative au mandat de paiement est une nouvelle prestation. Chaque caisse de compensati- on qui souhaite obtenir la prestation doit au préalable s’inscrire et en accepter les conditions de participation.
Solution alternative au mandat de paiement 08 / 2017
Déroulement
Le schéma suivant décrit les principales étapes de processus pour le paiement d’une rente à l’aide de la solution alternative au mandat de paiement. Des détails supplémentaires concernant les étapes de processus sont ensuite fournis.
Aperçu du processus
Caisse de compensation PostFinance SecurePost La Poste Retraité (destinataire)
1 Préparation des données
2 3 Virement du Traitement des montant total à données PostFinance
4b 4a 5 Contrôle Réception Préparation de Virement et pré- de l’avis rente paration de l’avis
6 7 Distribution de Retrait de la rente la rente au desti- (suite à nataire une absence)
8b 8a Réception (en cas Réexpédition (en de non-retrait) cas de non-retrait)
Détails du processus
N° Activité Description Responsabilité
1 Préparation des Les caisses de compensation ont jusqu’au 25e jour calendaire du mois précédent Caisses de com- données pour préparer les données des destinataires, conformément au modèle, dans pensation l’enregistrement des données sécurisé mis à disposition. Un modèle Excel est fourni pour l’enregistrement. Toutes les données doivent être délivrées correc tement selon ce modèle. Seuls les collaborateurs autorisés de la caisse de compensation concernée et de PostFinance ont accès à l’enregistrement de données.
Solution alternative au mandat de paiement 08 / 2017
N° Activité Description Responsabilité
2 Virement Le montant total de toutes les rentes (montant non arrondi) devant être payé via Caisses de com- du montant total à la solution alternative, ainsi que le montant total de l’indemnité pour la presta pensation PostFinance tion (CHF 75.– par ordre de paiement individuel) doivent être transférés par les caisses de compensation sur le compte 34-990003-0 de PostFinance avant le 1er jour calendaire du mois.
3 Traitement des PostFinance contrôle les données et les prépare en conséquence. PostFinance données L’arrondissement au franc supérieur est à la charge de PostFinance. Les données seront ensuite transmises à SecurePost.
4 Contrôle Les paiements envoyés par les caisses de compensation à PostFinance (montant PostFinance Virement et prépa- total et indemnité) figurent en tant qu’inscription au débit sur l’extrait de comp- ration de l’avis te ou la notification d’ordre et sont contrôlées par PostFinance.
5 Préparation de SecurePost prépare et commissionne les rentes et met à disposition les lettres SecurePost rente recommandées.
6 Distribution de la La Poste distribue les rentes aux destinataires au moyen de lettres recomman- La Poste rente au destina- dées. Le rentier reçoit sa rente au plus tard le 20e jour calendaire. Cela concerne taire la dernière tentative de distribution par le facteur au domicile. Le montant de la rente payée est arrondi au franc supérieur, mais le montant avec les centimes apparaît sur l’avis. En cas d’échec de la tentative de distribution, le destinataire reçoit une invitation à retirer l’envoi et la lettre est acheminée vers le point de retrait correspondant (office de poste ou agence).
7 Retrait de la rente Le destinataire dispose de 7 jours pour retirer la lettre recommandée auprès du Retraité (en cas d’absence) point de retrait attribué (office de poste ou agence). Il peut prolonger le délai de (étape facultative) retrait en demandant une nouvelle distribution ou en faisant expédier la lettre à une autre adresse. Le destinataire ou le fondé de procuration doit justifier de son identité auprès du point de retrait.
8 Réexpédition (en À l’issue du délai de retrait réglementaire de 7 jours, la lettre, si elle n’est pas La Poste cas de non-retrait) retirée, est renvoyée à la caisse de compensation. La caisse de compensation (étape facultative) reçoit la lettre accompagnée du montant ainsi que l’avis environ 10 jours après la dernière tentative de distribution. Cela signifie que les rentes qui n’ont pas pu être remises et qui n’ont pas été retirées en office de poste/agence sont ren- voyées aux caisses de compensation (enveloppe et argent).
En cas de questions, les destinataires s’adressent directement à leur caisse de compensation. Les caisses de compensation peuvent de leur côté contacter PostFinance en cas de questions ou de réclamations. Les coordonnées sont fournies lors de l’inscription à la solution alternative au mandat de paiement.
Calendrier
–– Dernier paiement par mandat de paiement le 31 octobre 2017 –– Livraison des données pour les rentes de novembre jusqu’au 25 octobre 2017 –– Virement du montant total pour les rentes de novembre: 1er novembre 2017 –– Paiements effectués via la solution alternative au mandat de paiement jusqu’au 20 novembre 2017
08.2017
PostFinance SA Mingerstrasse 20
3030 Berne
www.postfinance.ch
Solution alternative au mandat de paiement 08 / 2017
Soluzione alternativa al vaglia di pagamento
Il servizio in breve
La soluzione alternativa al vaglia di pagamento è un servizio speciale di PostFinance a disposizione esclusiva delle casse di compen sazione e offerto ai pensionati che attualmente ricevono la rendita tramite vaglia di pagamento in sostituzione di quest’ultimo. La soluzione consiste nella consegna della rendita sotto forma di lettera raccomandata.
Jusqu’au 25e jour calen Jusqu’au 20e jour calen daire du mois précédent daire du mois
Préparation des données Remise de la rente via une Caisse PostFinance/ une lettre recommandée Retraité Virement (tentative de distribution) de compensation Poste (destinataire) Montant total
Jusqu’au 1er jour calen daire du mois
Réexpédition (en cas de non-retrait) Office de poste/ Retrait de la rente (en cas d’absence) Agence
Descrizione del servizio
–– Soluzione speciale: la soluzione alternativa al vaglia di pagamento è un servizio speciale di PostFinance a disposizione esclusiva delle casse di compensazione e offerto ai pensionati che attualmente ricevono la rendita tramite vaglia di pagamento in sostitu zione di quest’ultimo. Le casse di compensazione devono richiedere il servizio e accettare le relative condizioni di adesione.
–– Consegna tramite lettera: questa soluzione consiste nella consegna della rendita tramite lettera raccomandata entro e non oltre il 20o giorno del mese in questione. Tale data si riferisce al tentativo di recapito. Qualora quest’ultimo sia infruttuoso, viene regis trato un invito di ritiro presso un determinato ufficio postale o agenzia.
–– Pagamenti ricorrenti: questo prodotto può essere utilizzato solo per pagamenti mensili ricorrenti di rendite. I pagamenti che vengono eseguiti ad esempio solo a cadenza trimestrale non possono essere effettuati tramite questo servizio. Eventuali variazioni del numero di pagamenti da trasmettere che siano superiori o inferiori del 5% del quantitativo del mese precedente e che equi valgano a una differenza di oltre dieci pagamenti, devono essere comunicate per iscritto a PostFinance almeno 20 giorni prima del giorno di riferimento successivo (25o giorno del mese).
–– Luoghi di consegna: la soluzione alternativa al vaglia di pagamento può essere utilizzata solo per invii all’interno della Svizzera. In presenza di un ordine di rispedizione da parte del beneficiario si procede alla rispedizione della lettera raccomandata anche all’estero.
–– Importi pagabili: con la soluzione alternativa al vaglia di pagamento vengono corrisposti solo importi interi senza decimali. Gli importi in centesimi vengono arrotondati all’unità di franco successiva da e a carico di PostFinance. Ciascun invio di rendita non può superare l’importo massimo di 4’000 franchi.
–– Prezzo: ogni ordine di pagamento singolo tramite soluzione alternativa al vaglia di pagamento ha un costo di 75 franchi.
–– Processo di adesione: la soluzione alternativa al vaglia di pagamento è un nuovo servizio. Ogni cassa di compensazione che desidera usufruirne deve richiederlo preventivamente e accettare le rispettive condizioni di adesione.
Soluzione alternativa al vaglia di pagamento 08 / 2017
Procedimento
Il grafico che segue illustra le fasi principali del processo di versamento di una rendita tramite la soluzione alternativa al vaglia di pagamento. In seguito vengono forniti ulteriori dettagli sulle singole fasi del processo.
Schema del processo
Cassa di compensazione PostFinance SecurePost La Posta Pensionato (beneficiario)
1 Fornitura dei dati
2 3 Bonifico Elaborazione dei dell’importo tota dati le a PostFinance
4b 4a 5 Ricezione Verifica bonifico e Preparazione delle invito di ritiro prep. invito rendite
6 7 Recapito della Ritiro della rendita rendita al benefi (dopo un’assenza) ciario
8b 8a Ricezione (in caso Rinvio (in caso di di mancato ritiro) mancato ritiro)
Dettagli del processo
N. Attività Descrizione Responsabilità
1 Fornitura dei dati Le casse di compensazione forniscono i dati del beneficiario conformemente al Casse di compen modello nell’archivio dati riservato messo a disposizione, entro il 25o giorno del sazione mese precedente. Nell’archivio viene messo a disposizione un modello Excel in base al quale trasmettere i dati, in modo completo e corretto. L’accesso a tale archivio è riservato esclusivamente ai collaboratori autorizzati della rispettiva cassa di compensazione e di PostFinance.
Soluzione alternativa al vaglia di pagamento 08 / 2017
N° Activité Description Responsabilité
2 Bonifico L’importo totale di tutte le rendite (non arrotondato) da corrispondere con la Casse di compen dell’importo soluzione alternativa e del corrispettivo per il servizio (75 franchi per ciascun sazione totale a ordine di pagamento singolo) deve essere versato dalle casse di compensazione PostFinance entro il 1o giorno del mese sul conto 34-990003-0 di PostFinance.
3 Elaborazione dei PostFinance verifica i dati e li elabora di conseguenza, effettuando un arroton PostFinance dati damento all’unità di franco senza centesimi a carico di PostFinance. In seguito i dati vengono trasmessi a SecurePost.
4 Verifica del bonifi- I pagamenti che le casse di compensazione inviano a PostFinance (importo PostFinance co e preparazione complessivo delle rendite e corrispettivo per il servizio) vengono visualizzati dell’invito di ritiro sull’estratto conto e sull’avviso d’ordine come addebito e verificati da PostFinance.
5 Preparazione delle SecurePost confeziona e commissiona le rendite e prepara le lettere raccoman SecurePost rendite date.
6 Recapito della ren- La Posta recapita le rendite come raccomandata. Il beneficiario la riceve entro e La Posta dita al beneficiario non oltre il 20o giorno del mese. Le scadenze indicate si riferiscono all’ultimo tentativo di recapito sulla porta di casa da parte dell’addetto al recapito. Sebbe ne la cifra indicata sull’invito allegato contenga anche i centesimi, l’importo corrisposto è in unità di franchi, senza decimali. In caso di tentativo di recapito infruttuoso il beneficiario riceve un invito di ritiro e la lettera viene trasportata al punto di ritiro corrispondente (ufficio postale o agenzia).
7 Ritiro della rendita Il beneficiario può ritirare la lettera raccomandata presso il punto di ritiro indicato Pensionato (dopo un’assenza) (ufficio postale o agenzia) entro sette giorni. In alternativa può prolungare il ter (facoltativo) mine di ritiro, richiedere un ulteriore recapito o far spedire la lettera a un altro in dirizzo. Per il ritiro presso il punto indicato il beneficiario o una persona in posses so di procura deve esibire un documento d’identità.
8 Rinvio (in caso di Trascorso il termine di ritiro ordinario di sette giorni, se la lettera non è stata La Posta mancato ritiro) ancora ritirata viene rinviata alla cassa di compensazione. Quest’ultima riceve la (facoltativo) lettera con l’importo corrispondente e l’invito di ritiro circa dieci giorni dopo l’ultimo tentativo di recapito. In altre parole, le rendite che non hanno potuto essere recapitate con successo e che non sono state ritirate presso l’ufficio pos tale o l’agenzia vengono spedite alle casse di compensazione (busta e denaro).
Per eventuali domande i beneficiari sono invitati a rivolgersi direttamente alla propria cassa di compensazione, la quale, a sua volta, potrà rivolgere eventuali richieste di chiarimenti e reclami a PostFinance. I dati vengono comunicati al momento dell’adesione alla so luzione alternativa al vaglia di pagamento.
Scadenze
–– Ultimo pagamento tramite vaglia: 31 ottobre 2017 –– Inoltro dei dati per la rendita di novembre entro il 25 ottobre 2017 –– Bonifico dell’importo complessivo della rendita di novembre: 1o novembre 2017 –– I pagamenti saranno effettuati tramite la soluzione alternativa al vaglia di pagamento entro il 20 novembre 2017
08.2017
PostFinance SA Mingerstrasse 20
3030 Berna
www.postfinance.ch
Soluzione alternativa al vaglia di pagamento 08 / 2017