Weisung über die Aktenführung, Aktenaufbewahrung, Aktenarchivierung und Aktenvernichtung in der AHV/IV/EO/EL/ÜL/FamZ/FamZLw (WAF) (Gültig ab 1.10.2022; Stand 1.10.2022)
Directives sur la gestion, la conservation, l’ar- chivage et la destruction des documents dans les domaines AVS/AI/APG/PC/Ptra/AFa-
Valable à partir du 1er octobre 2022
État : 1er octobre 2022
318.108.10 DGD
10.22
Avant-propos
La présente version est une nouvelle édition qui entre en vigueur le 1er octobre 2022 et remplace les directives sur la gestion des dos- vier 2011. Des précisions utiles du standard de mise en œuvre eAVS/AI par rapport à la dernière version ont été directement inté- grées dans les directives. Ce standard ne fait donc plus partie des directives. Le délai transitoire (art. 18b, al. 2, OPGA) pour la mise en œuvre de la gestion des dossiers selon l'art. 8 al. 2 OPGA prendra fin le 30 septembre 2022.
Ces directives sont mises à jour dans le contexte de l’article 8 ss OPGA. De plus, la possibilité de réaliser des observations dans les assurances sociales a soulevé de nouvelles questions en terme de conservation des documents.
Ces directives tiennent également compte de la digitalisation crois- sante dans les assurances sociales en définissant que la gestion de documents au format digital est la règle et le format papier l'excep- tion.
Selon que la gestion des dossiers se fait sous forme digitale ou pa- pier, des questions concrètes se posent également concernant la gestion des documents, la conservation et la destruction. En consé- quence, p. ex., les notions de conservation systématique et chrono- logique sont précisées.La jurisprudence concernant la pagination concerne en premier lieu les documents papier, mais reste perti- nente, car les demandes adressées aux tribunaux dans le domaine des assurances sociales doivent encore aujourd'hui être faites sur papier.
Lorsque cela est possible, des normes internationales sont mention- nées à titre d'exemple et d'aide à la mise en œuvre, p. ex. pour la destruction de documents.
La structure des directives est adaptée aux art. 8 ss OPGA. Les dé- finitions, les liens, les abréviations et la jurisprudence sont égale- ment complétés.
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Annexe I Décision de principe AFS (seulement en
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Abréviations
AFamAgr Allocations familiales dans l’agriculture
AFS Archives fédérales suisses
AI Assurance-invalidité
APG Allocations pour perte de gain en cas de service et de maternité
AVS Assurance-vieillesse et survivants
CAF Caisse de compensation pour allocations familiales
CCONT Circulaire sur le contentieux dans l’AVS, l’AI, les APG et les PC
ch. chiffre
CI Compte individuel
CO Code des obligations
LAFam Loi fédérale sur les allocations familiales
LAr Loi fédérale sur l’archivage
LAVS Loi fédérale sur l’assurance-vieillesse et survivants
LPD Loi fédérale sur la protection des données
LPGA Loi fédérale sur la partie générale du droit des assu- rances sociales
LPtra Loi fédérale sur les prestations transitoires pour les chô- meurs âgés
Office AI Office de l’assurance-invalidité
OLAr Ordonnance relative à la loi fédérale sur l’archivage
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OPGA Ordonnance sur la partie générale du droit des assu- rances sociales
PC Prestations complémentaires à l’AVS et à l’AI
Ptra Prestations transitoires pour chômeurs âgés
RAVS Règlement sur l’assurance-vieillesse et survivants
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1. Notions
1001 On entend par document toute information importante pour
les affaires et pour la prise de décision1, créée ou reçue lors de l’accomplissement d’une tâche de l’organe d’exécu- tion.
1002 Ces informations sont des documents et des données.
Cette notion comprend aussi les ressources et données complémentaires (p. ex. méta-informations, données d’his- torique) nécessaires pour comprendre et utiliser ces infor- mations.
1003 Font partie des documents déterminants, notamment :
les décisions ;
la correspondance, les avis, les rapports, les notes et les aides déterminants pour la prise de décision2.
1004 La notion de gestion des documents regroupe la constitu-
ex-1202 tion des documents, l’utilisation de documents, l’adminis- tration ainsi que les règles, procédures et instruments né- cessaires à celle-ci. La gestion des documents accom- pagne le traitement des affaires et atteste l’activité de l’or- gane d’exécution.
1005 On entend par conservation des documents le stockage
ex-1203 des données proprement dit par l’organe d’exécution.
1006 On entend par archivage des documents leur conservation
illimitée par les AFS ou les archives cantonales compé- tentes.
1007 On entend par destruction des documents la destruction de
documents numériques ou physiques.
1008 On entend par migration la stratégie visant à garantir la dis-
ex-1206 ponibilité à long terme des documents. Celle-ci assure que les documents resteront utilisables, y compris en cas de
1 ATF 115 Ia 97 consid. 4c.
2 ATF 125 II 473 consid. 4 ss ; 115 V 297 consid. 2g.
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modification des conditions environnantes. La migration comprend également, par exemple, la numérisation de do- cuments et la saisie sur des supports d’informations élec- troniques.
1009 On entend par données personnelles toutes les informa-
tions qui se rapportent à une personne identifiée ou identi- fiable.
1010 On entend par actes constitutifs, tous les documents origi-
naux signés à la main, qui attestent de la création des or- ganes d’exécution ou qui documentent l’arrivée ou le dé- part des associations fondatrices. Il s’agit entre autres :
des actes authentiques de constatation ;
des statuts ;
des procès-verbaux des instances qui prennent des dé- cisions (p.ex. assemblées des délégués, assemblées générales, associations fondatrices, adhésion de nou- velles associations fondatrices) ;
des autorisations, approbations et décisions des autori- tés de surveillance ;
des documents relatifs aux sûretés selon l’art. 55 LAVS.
1011 On entend par documents relatifs à l’organisation, entre
autres originaux signés à la main :
les règlements des caisses ;
les approbations, autorisations des autorités de surveil- lance ;
les documents concernant le comité de direction de la caisse, p. ex. procès-verbaux, décisions concernant les obligations selon l'art. 58, al. 4, LAVS.
2. Bases légales et champ d’application
2.1 Bases légales
2101 Les présentes directives règlent la gestion, la conservation,
l’archivage et la destruction des documents dans l’AVS, l’AI, les APG, les PC, les Ptra, les AFam et les AFamAgr.
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2102 Elles se basent sur les dispositions des articles 46
LPGA, 8 ss OPGA et 156, al. 2, RAVS.
2103 La gestion, la conservation et la destruction des documents
en lien avec le matériel d’observation sont soumises aux dispositions des art. 43a, al. 8, let. b et al. 9, let. b, LPGA, des art. 8c et 9a, al. 4, OPGA, ainsi que des directives sur les observations effectuées pour les assurances sociales (DOAS).
2104 Pour le traitement des documents de comptabilité des
caisses de compensation il faut également tenir compte des directives sur la comptabilité et les mouvements de fonds des caisses de compensation (DCMF).
2105 Pour les comptes individuels, il faut également tenir
compte des directives concernant le certificat d’assurance et le compte individuel (D CA/CI)
2106 Pour l’obligation de garder le secret, le traitement des do-
ex-1102 cuments est soumis aux dispositions de l’art. 33 LPGA et de la circulaire sur l’obligation de garder le secret et sur la communication des données dans le domaine de l’AVS/AI/APG/PC/AFA/AF (COGSC).
2107 Pour la consultation du dossier (art. 47 LPGA, les disposi-
tions applicables sont en principe celles de la circulaire sur l’obligation de garder le secret et sur la communication des données dans le domaine de
2108 Demeurent réservées les règles supplémentaires spéciales
ex-1103 sur l’obligation de proposer les documents aux archives compétentes et les dispositions des cantons relatives à la gestion des documents.
2.2 Champ d’application personnel/organisationnel
2201 Les présentes directives s’appliquent aux organes d’exécu-
ex-1104 tion suivants :
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- la Centrale de compensation avec la Caisse fédérale de compensation et la Caisse suisse de compensation (art.
1 de l’Ordonnance du DFF sur la Centrale de compen-
sation );
les caisses de compensation cantonales et leurs agences ;
les caisses de compensation professionnelles et leurs agences ;
les offices AI ;
les organes cantonaux et communaux des PC et les or- ganes des Ptra ;
les caisses de compensation pour allocations familiales visées à l’art. 14 LAFam.
2202 Si les organes d’exécution délèguent des tâches à des
ex-1105 tiers, ils veillent à ce que ces derniers observent les pré- sentes directives.
2.3 Champ d’application matériel
2301 Le champ d’application matériel comprend tous les docu-
ments pouvant être déterminants pour l’accomplissement des tâches des organes d’exécution3.
3. Gestion (art. 8 OPGA)
3001 Les documents sont gérés systématiquement et dans
l’ordre chronologique.
3002 Une gestion systématique des documents doit toujours se
dérouler selon des critères définis, appropriés et conformes aux objectifs poursuivis, et ce indépendamment de leur mise en œuvre technique. Elle doit en outre fournir et ga- rantir à tout moment et de manière compréhensible l’attes- tation de l’activité administrative concernant non seulement
3 ATF 138 V 218 consid. 8.1.2 ; 130 II 473 consid. 4.1 ; arrêt du Tribunal fédéral 8C_370/2010
du 7 février 2011 consid. 5.3. DFI OFAS | Directives sur la gestion, la conservation, l’archivage et la destruction des
l’instruction des faits, mais aussi le processus de prise de décision4.
3003 Les documents doivent être consultables selon l’ordre
chronologique dans le système de classement systéma- tique.
3004 Pour toute demande de consultation d’un dossier (art. 47
LPGA) ainsi que pour la transmission aux tribunaux et autorités, les pages du dossier doivent être entièrement numérotées (paginer) et un bordereau doit être créé5.
3005 Un bordereau contient une liste chronologique de toutes
les données saisies dans le cadre d’une procédure. Il con- siste en un numéro de séquence, le nombre de pages de chaque document enregistré, la date de réception du docu- ment, un identificateur de document ainsi qu’une brève description du type de document et de son contenu6.
4. Conservation (art. 8a OPGA)
4.1 Conservation sécurisée
4101 Les documents sont conservés de manière sécurisée et
sont protégés contre toute cause d’endommagement. Les organes d’exécution disposent d’un dispositif de sécurité correspondant (cf. p.ex. ISO/IEC 27001).
4102 L’accès aux documents doit être garanti, en principe, en
tout temps. Les exigences de disponibilité sont d'autant plus élevées que les documents sont critiques pour l’exé- cution.
4103 Des mesures techniques et organisationnelles (p.ex. con-
cepts de contrôle d’accès aux systèmes d’information et
4 Arrêt du Tribunal fédéral 8C_319/2010 du 15 octobre 2010 consid. 2.2.2.
5 ATF 138 V 218 consid. 8.1.2 ; arrêt du Tribunal fédéral 8C_616/2013 du 28 janvier 2014
consid. 2.1.
6 Arrêt du Tribunal fédéral 8C_319/2010 du 15 octobre 2010 consid. 2.2.2.
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dispositif de sécurité pour les locaux) doivent être prises pour garantir que les documents sont protégés contre tout accès non autorisé.
4104 Des mesures doivent être prises pour éviter que des modi-
fications non répertoriées soient apportées aux documents.
4.2 Forme de la conservation
4.2.1 Principes
4211 Les documents doivent en principe être gérés et conservés
au format numérique. La conservation sur papier est l’ex- ception.
4212 Lors de la numérisation de documents papier, il faut pou-
ex-1306 voir reproduire fidèlement le contenu de l’original.
4213 Les documents papier peuvent en principe être détruits
après leur numérisation (cf. chapitre 7).
4214 Si l'original de la signature est détruit après avoir été
scanné, l'organe d'exécution risque de ne pas pouvoir prouver l'authenticité du document7. Il est donc recom- mandé de conserver l'original des documents signés à la main qui doivent être signés en vertu de la loi ou pour des raisons de preuve.
4215 Les documents appartenant à un tiers (p. ex. à la personne
assurée) et qui sont manifestement des originaux (p.ex. pièce d’identité, passeport, certificat médical, diplôme, etc..) ne doivent pas être détruits. Ils seront restitués à la personne concernée après leur numérisation.
4216 Toute modification d’un document doit être traçable.
4217 Les anciens documents et les documents relatifs à des cas
clôturés, au format papier, peuvent être numérisés ultérieu- rement. Ceux qui sont nécessaires dans le cadre d’une
7 Arrêt du Tribunal fédéral 9C_634/2014 du 31 août 2015 consid. 4, 5, 6.1.2 et 6.3.2.
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consultation du dossier (art. 47 LPGA) ou d’une procédure en cours doivent être numérisés.
4.2.2 Exceptions
4221 Le compte annuel et les rapports de révision doivent être
conservés par écrit et signés (cf. art. 958f, al. 2, CO et art. 14 CO).
4222 La conservation des livres de comptes et des documents
comptables est soumise à l’art. 958f, al. 3, CO.
4223 Les actes constitutifs et les documents relatifs à l’organisa-
tion doivent être conservés au format original.
4.2.3 Lisibilité et migration
4231 L’organe d’exécution est tenu de vérifier régulièrement l’in-
tégrité et la lisibilité des supports d’information, et si néces- saire, de migrer vers des formats de données actuels.
4232 Lors de la migration de documents dans un autre format ou
ex-1306 sur un autre support, il faut s’assurer que l’opération se fait en conservant l’intégralité du contenu et que celui-ci reste disponible et lisible. L’opération de migration doit faire l’ob- jet d’un procès-verbal qui doit être conservé avec les docu- ments.
4233 Une copie de sauvegarde des documents doit être dispo-
nible. Cette copie est régulièrement mise à jour.
4.3 Lieu de conservation
4301 Les documents peuvent être conservés auprès des or-
ex-1501 ganes d’exécution ou dans un autre lieu en Suisse, adapté au type et à la durée de conservation. Un lieu est adapté, s’il est approprié, facilement accessible et suffisamment sûr au sens du chapitre 4.1.
4302 Si la conservation n’est pas assurée par les organes d’exé-
ex-1502 cution (p. ex. si cette tâche est déléguée à une société de
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services externe), ce tiers doit s’engager contractuellement au respect des règles concernant l’obligation de garder le secret, la protection des données et la conservation con- forme au droit (en tenant compte également du chapitre 4.1.) ainsi que pour permettre la consultation dans un délai raisonnable.
4303 Pour les données personnelles, la protection des données
selon la LPD et les dispositions cantonales doit être garan- tie et il faut s'assurer que les autorités étrangères n'y ont pas accès.
4304 La responsabilité du respect des dispositions concernant la
conservation conforme au droit, l’obligation de garder le se- cret et la protection des données incombe dans tous les cas à l’organe d’exécution.
4.4 Début et durée de la conservation
4.4.1 Début
4411 Pour le calcul de la durée de conservation des documents,
ex-1601 le début est défini de la manière suivante :
En général, après écoulement de l’année calendaire au cours de laquelle les documents ont été créés ou ont acquis force de loi.
Pour les documents dans lesquels les inscriptions sont permanentes (p. ex. livres de comptes), après échéance de l’année calendaire au cours de laquelle a été effec- tuée la dernière inscription.
Pour les documents relatifs à des cas individuels de prestations en espèces ou en nature, après échéance de l’année calendaire au cours de laquelle le dernier droit aux prestations s’est éteint.
4.4.2 Durée
4421 Les documents sont conservés dix ans après l’extinction
ex-1602 du dernier droit à une prestation, après quoi ils peuvent être détruits s’il est certain qu’ils ne seront plus néces- saires pour des prestations octroyées ultérieurement. Cette DFI OFAS | Directives sur la gestion, la conservation, l’archivage et la destruction des
condition est remplie au plus tard lorsque la personne as- surée atteint l'âge hypothétique de 150 ans.
4422 Les règles suivantes s’appliquent en dérogation au ch.
ex-1603 4421 :
Les actes constitutifs et les documents d’organisation sont conservés pour une durée illimitée.
Les documents de comptabilité sont conservés dix ans
5. Obligation de proposer les documents
5001 À la fin de la période de conservation, il convient de vérifier
s’il existe une obligation de proposer les documents con- cernés à des archives.
6. Archivage
6001 Les organes d’exécution vérifient régulièrement si leurs ar-
ex- 1701 chives et stocks d’informations contiennent des documents à proposer aux archives compétentes.
6002 Conformément à l’art. 6 LAr et à l’art. 4 OLAr, les organes
d’exécution suivants sont tenus de proposer leurs docu- ments aux AFS après écoulement du délai de conserva- tion :
la Centrale de compensation ;
la Caisse suisse de compensation ;
la Caisse fédérale de compensation ;
l’office AI pour les assurés résidant à l’étranger.
6003 La valeur archivistique des documents est déterminée con-
jointement avec les AFS (art. 7, al. 1, LAr).
6004 Conformément aux dispositions cantonales, les organes
d’exécution suivants sont tenus de proposer leurs docu- ments aux archives cantonales compétentes après écoule- ment du délai de conservation : - les caisses de compensation cantonales ;
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les offices AI ;
la CAF, conformément à l’art. 14, let. a et b, LAFam.
6005 Les archives compétentes décident de la valeur archivis-
tique des documents.
6006 Suite à une décision de principe des AFS du 15 juin 2010,
les caisses de compensation professionnelles et les CAF qu’elles gèrent, conformément à l’art. 14, let. c, LAFam, sont libérées de l’obligation de proposer aux AFS les docu- ments dont elles n’ont plus besoin (annexe 1).
7. Destruction
7001 Si les archives compétentes jugent qu’un document ne doit
ex-1802 pas être archivé, celui-ci est détruit après écoulement de la durée de conservation.
7002 La destruction des documents doit être effectuée dans le
ex-1803 respect de la confidentialité de toutes les informations qu’ils contiennent.
7003 Il faut s’assurer que les documents sont détruits de ma-
ex-1804 nière irrévocable selon des standards reconnus internatio- nalement (cf. p.ex. ISO/IEC 21964, instructions de la NSA).
7004 Toutes les opérations de suppression et de destruction de
ex-1805 documents font l’objet d’un procès-verbal (quand, comment et par qui).
7005 Si la destruction du document est effectuée par un tiers,
l’organe d’exécution s’assure contractuellement du respect des présentes directives.
8. Entrée en vigueur
8001 Les présentes directives entrent en vigueur le 1er octobre
2022, date à laquelle les directives sur la gestion des dos- siers dans les domaines AVS/AI/APG/PC/AfamAgr/Afam du 1er janvier 2011 sont abrogées. DFI OFAS | Directives sur la gestion, la conservation, l’archivage et la destruction des
Annexe I Décision de principe AFS (seulement en allemand)
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