Standeskommissionsbeschluss über die Aufbewahrung und Archivierung von Daten

Dieser Beschluss regelt die Aufbewahrung und Archivierung von Daten sowie die diesbezüglichen Zuständigkeiten.

Mit der Regelung wird der Zweck verfolgt, die Nachvollziehbarkeit staatlichen Handelns zu gewährleisten, eine stetige Verwaltungsführung zu erleichtern und die Überlieferung des historischen und kulturellen Erbes im Kanton nachhaltig zu sichern.

Der Beschluss gilt für den Kanton, die Bezirke, die Gemeinden, die öffentlich-rechtlichen Korporationen und - soweit sie öffentliche Aufgaben wahrnehmen - die öffentlich-rechtlichen Anstalten des Kantons und weitere Träger öffentlicher Aufgaben im Kanton. Er gilt nicht für die Appenzeller Kantonalbank.

Abweichende Vorgaben zur Aufbewahrung und Archivierung gemäss übergeordnetem Recht und anderen Erlassen bleiben vorbehalten.

Daten sind Aufzeichnungen, die im Regelfall der Erfüllung öffentlicher Aufgaben dienen, insbesondere Schriftstücke, Fotos, Pläne, Tonaufnahmen und Filme.

Als Organe gelten Personen, Personenvereinigungen, Verwaltungsstellen und Behörden, die für Körperschaften, Korporationen, Anstalten und Träger öffentlicher Aufgaben handeln oder in ihrem Auftrag tätig sind.

Als Archivgut gelten Daten, die im Landesarchiv dauernd aufbewahrt werden, sowie Daten, die dem Landesarchiv zur Archivierung übergeben wurden. Werden Daten vom Landesarchiv zurückgegeben, gelten sie nicht mehr als Archivgut.

Aufbewahrung bezeichnet die befristete Ablage und Erhaltung von geschäftsrelevanten Daten durch das für den Geschäftsvorgang verantwortliche Organ.

Archivierung bezeichnet die dauerhafte, zeitlich unbefristete Aufbewahrung und die sachgerechte Erhaltung und Zugänglichmachung von rechtlich oder historisch überlieferungswürdigen Daten durch Archive.

Das Landesarchiv ist eine Amtsstelle der Ratskanzlei. Es steht unter der Leitung der Landesarchivarin oder des Landesarchivars.

Das Landesarchiv stellt die dauerhafte Überlieferung von Archivgut für die Öffentlichkeit sicher. Es sorgt für die fachgerechte Aufbewahrung und Erschliessung des Archivguts.

Im Rahmen seines Auftrags obliegen ihm insbesondere folgende Aufgaben:

1. Beratung der verantwortlichen Stellen beim Umgang mit Daten und Unterstützung bei der Ablieferung;

2. Bewertung der Daten;

3. Entscheid über die Übernahme, Aussonderung oder Archivierung;

4. Gewährleistung der Zugänglichkeit des Archivguts;

5. Förderung des Wissens über das Archivgut;

6. Unterstützung und fallweise Mitwirkung bei der Auswertung von Archivgut;

7. Zusammenarbeit mit anderen Archiven und mit Fachorganisationen;

8. Erlass einer Benutzerordnung für das Landesarchiv.

Bei Daten ohne direkten Bezug zu einer öffentlichen Aufgabe wird in der Regel lediglich eine Erschliessung auf der Bestandesebene vorgenommen; ansonsten gelten für diese Daten die Regelungen für das übrige Archivgut ebenfalls.

Das Landesarchiv dient in erster Linie der Archivierung von Daten, die in Erfüllung öffentlicher Aufgaben entstanden oder entgegengenommen wurden.

Es kann Daten zur Archivierung übernehmen, die ohne Bezug zu einer öffentlichen Aufgabe entstanden oder entgegengenommen wurden.

Die Übernahme von Archivgut Privater wird in der Regel vertraglich geregelt.

Das Landesarchiv steht der Öffentlichkeit im Rahmen der verfügbaren Leseplätze offen. Die Benutzung kann aus rechtlichen oder konservatorischen Gründen mit Auflagen und Bedingungen verbunden werden.

Wer wiederholt gegen die Benutzerordnung oder Weisungen des Landesarchivs verstösst, kann von der weiteren Archivbenutzung ausgeschlossen werden.

Die Benutzung ist in der Regel unentgeltlich. Besondere Dienstleistungen können nach Massgabe des Aufwands in Rechnung gestellt werden.

Wird Archivgut für eine Publikation verwendet, ist dem Landesarchiv unaufgefordert ein Belegexemplar und bei nicht gedruckten Erzeugnissen eine elektronische Kopie abzugeben.

Archivgut kann nicht ausgeliehen werden.

Über begründete Ausnahmen zu konservatorischen oder wissenschaftlichen Zwecken oder für Ausstellungen entscheidet das Landesarchiv.

Bestreitet eine betroffene Person die Richtigkeit von Personendaten in einem bestimmten Archivgut, kann sie verlangen, dass ein Bestreitungsvermerk vorgenommen wird. Das Archivgut darf nicht verändert werden.

Massgeblich für die Aufbewahrung und die Archivierung sind die Papierakten.

Elektronische Daten, die für die Nachvollziehbarkeit oder Vollständigkeit eines Geschäfts wichtig sind, sind für die Archivierung auszudrucken, sofern der Ausdruck mit verhältnismässigem Aufwand erstellbar ist.

Das Landesarchiv kann in begründeten Fällen elektronische Daten zur Archivierung übernehmen. Es sorgt für eine sachgerechte Archivierung. Für die Einsichtnahme gelten die entsprechenden Bestimmungen sinngemäss.

Geschäftsrelevante Daten sind für die Dauer der Aufbewahrungsfrist sorgfältig zu behandeln und sachgerecht abzulegen.

Die Daten sind so zu führen, dass sie vollständig sind und die Verlässlichkeit und Nachvollziehbarkeit gewährleistet sind.

Sind verschiedene Organe mit dem gleichen Geschäft befasst, ist das sachlich federführende Organ für die Datenführung und die Aufbewahrung verantwortlich. Im Zweifelsfall verständigen sie sich über die Federführung.

Die Körperschaften, Korporationen, Anstalten und Träger öffentlicher Aufgaben sind verpflichtet, dem Landesarchiv Daten anzubieten, wenn die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist oder die Daten im praktischen Umgang nur noch selten gebraucht werden, in der Regel nach 10 Jahren.

Das Landesarchiv entscheidet über die Archivwürdigkeit der Daten.

Anzubieten sind alle Daten, die für die langfristige Beurteilung einer öffentlichen Aufgabe wichtig sind. Dies ist insbesondere dann anzunehmen, wenn die Daten

1. die Grundlagen der Verwaltungsarbeit und die politische Willensbildung betreffen (z.B. Protokolle, Beschlüsse, Projektbeschriebe);

2. kantonale Erlasse dokumentieren (z.B. Verordnungen samt Entwürfen und Berichten);

3. die Struktur der Organisation wiedergeben (z.B. Stellenplan, Pflichtenhefte);

4. die eigene Tätigkeit verdichtet wiedergeben (z.B. Jahresberichte);

5. besondere Vorkommnisse dokumentieren;

6. gesellschaftliche oder wissenschaftliche Bedeutung haben.

Dem Landesarchiv in der Regel nicht anzubieten sind insbesondere:

1. Sammlungen von Amtsdruckschriften des Bundes;

2. Sammlungen von Kreisschreiben eidgenössischer Amtsstellen;

3. Dubletten von Schriftstücken;

4. Unverbindliche Offerten, Lieferscheine, Informations- und Werbeschreiben;

5. Einladungen zu fremd organisierten Konferenzen;

6. Rechnungsbelege.

Das Landesarchiv kann bestimmen oder mit den verantwortlichen Organen vereinbaren, welche Aktengruppen oder Aktentypen dem Landesarchiv nicht anzubieten sind.

Die Ablieferung von Daten ist anzumelden.

Die Anmeldung geschieht mittels Angebotsliste. Sie kann elektronisch vorgenommen werden.

Das Landesarchiv prüft die Liste, bereinigt sie und gibt sie dem anbietenden Organ zurück.

Die Ablieferung wird gemäss dieser Liste vorgenommen.

Die Vorbereitung der Ablieferung obliegt dem abgebenden Organ und umfasst namentlich das Ausscheiden von nicht abzuliefernden Unterlagen und die korrekte Beschriftung der Behältnisse. Büro- und Bostitchklammern sowie Aktenhüllen müssen nicht entfernt werden.

Für die Vorbereitung und Ablieferung elektronischer Daten legt das Landesarchiv das Erforderliche im Einzelfall fest. Es kann generelle Weisungen erlassen.

Daten, welche dem Landesarchiv nicht abzuliefern sind, können entsorgt werden, soweit sie nicht aufgrund anderweitiger gesetzlicher Vorgaben oder administrativer Weisungen noch für eine bestimmte Zeit aufbewahrt werden müssen.

Die Aufbewahrung von Daten bis zur Ablieferung oder von nicht archivwürdigen Daten wird nicht im Landesarchiv vorgenommen. Das Landesarchiv kann Ausnahmen bewilligen.

Nicht mehr der Schutzfrist unterliegendes Archivgut ist öffentlich.

Das Organ, das Archivgut abgeliefert hat, kann dieses jederzeit einsehen. Das Archivgut darf aber nicht verändert werden.

Über Einsichtsgesuche Dritter in geschütztes Archivgut entscheidet das Landesarchiv, im Falle von besonders schützenswerten Personendaten die Standeskommission.

Das Einsichtsrecht in nicht archivierte Daten richtet sich nach dem Datenschutz-, Informations- und Archivgesetz.

In der kantonalen Verwaltung werden Anfragen auf Einsicht von Daten, die besonders schützenswerte Personendaten beinhalten, durch die Standeskommission behandelt. In den anderen Fällen werden sie durch die Leitung des Amts oder der Dienststelle entschieden; in Zweifelsfällen legt sie das Gesuch der Standeskommission zum Entscheid vor.

Im Gymnasium, im Gesundheitszentrum und in kantonalen Anstalten legt die Leitung die Zuständigkeit für die Gewährung der Einsicht fest.

Bei den übrigen Körperschaften, Korporationen, Anstalten und Trägern öffentlicher Aufgaben legt das oberste Exekutivorgan die Zuständigkeit für die Einsicht fest.

Gesuche um Einsichtnahme sind an das für die Einsichtsgabe zuständige Organ oder das oberste Exekutivorgan der Körperschaft, Korporation, Anstalt oder weiteren Träger öffentlicher Aufgaben zu richten.

Das Landesarchiv kann Körperschaften, Korporationen, Anstalten und weiteren Trägern öffentlicher Aufgaben die selbständige Archivierung bewilligen. Die Pflichten und Rechte sind in einer Leistungsvereinbarung festzuhalten.

Das Landesarchiv kann für solche Archive Weisungen erteilen und insbesondere bestimmen, was zur Erschliessung und Erhaltung der bestehenden oder künftigen Daten vorzunehmen ist.

Für dieses Archivgut gilt eine Schutzfrist von 30 Jahren, bei besonders schützenswerten Personendaten von 90 Jahren. Über Einsichtsgesuche Dritter entscheidet das oberste Exekutivorgan dieser Körperschaft.

Handelt es sich beim Archiv um ein Staatsarchiv, gelten die dortigen Archivierungs-, Benutzungs- und Zugangsregeln.

Der Standeskommissionsbeschluss über den Umgang mit Schriftgut vom 17. Dezember 2013 wird aufgehoben.

Dieser Beschluss tritt am 1. Januar 2020 in Kraft.