Verordnung über die Verwaltung und Archivierung von Unterlagen der Stadt Bern (Archivverordnung; ARCV)

Rechtlich verselbständigte und mit eigener Rechtspersönlichkeit ausgestattete Gemeindeunternehmen (Anstalten) gemäss Artikel 65 Absatz 1 des Gemeindegesetzes vom 16. März 19982 sorgen selbst für die Verwaltung und Archivierung ihrer Unterlagen.

Sie können ihre archivwürdigen Unterlagen dem Stadtarchiv zur Archivierung anbieten.

Als Behörden im Sinne dieser Verordnung gelten:

1. der Stadtrat sowie alle Stadtratskommissionen und Delegationen des Stadtrats;

2. der Gemeinderat sowie alle Gemeinderatskommissionen und Delegationen des Gemeinderats;

3. die Stadtkanzlei, die Parlamentsdienste, der Informationsdienst, die Finanzkontrolle, die/der Datenschutzbeauftragte und die Ombudsfrau / der Ombudsmann;3

4. alle Verwaltungseinheiten (Stabsstellen, Ämter, Abteilungen, Bereiche etc.) der Direktionen;

5. die Organisationseinheiten des Schulwesens der Stadt Bern mit städtischer Trägerschaft;

6. die natürlichen und juristischen Personen des Zivilrechts, soweit sie mit öffentlichen Aufgaben der Stadt Bern betraut sind.

Unterlagen sind aufgezeichnete Informationen, unabhängig vom Datenträger, sowie alle Hilfsmittel und ergänzenden Daten, die für das Verständnis der Informationen und deren

ArchDV Gemeinden; BSG 170.711

GG; BSG 170.11

geändert gemäss Gemeindebeschluss vom 9. Februar 2025 Nutzung nötig sind (Art. 3 Abs. 1 des Gesetzes vom 31. März 20094 über die Archivierung).

Ordnungssysteme bilden prozessorientiert die Aufgaben der Behörden in hierarchischer Struktur ab. Sie sind Grundlage für die systematische Bearbeitung, Ablage und Aufbewahrung von Unterlagen.

Ablieferungsvereinbarungen werden zwischen dem Stadtarchiv und den Behörden abgeschlossen. Sie regeln die Konditionen und Modalitäten der Ablieferung von Unterlagen.

Die Behörden sind für die Verwaltung sämtlicher analogen und elektronischen Unterlagen zuständig, über die sie im Rahmen ihrer Aufgabenerfüllung verfügen.

Sie sind für Vollständigkeit, Integrität, Authentizität, Lesbarkeit und sichere Aufbewahrung der von ihnen verwalteten Unterlagen verantwortlich.

Sie verfügen über ein Ordnungssystem und regeln Abläufe, Zuständigkeiten und Verfahren in Bezug auf die Verwaltung ihrer Unterlagen in Organisationsvorschriften.

Sie bezeichnen pro Aufgabenbereich eine Person, die für die gesetzeskonforme Verwaltung und die Ablieferung archivwürdiger Unterlagen ans Stadtarchiv zuständig ist.

Elektronische Unterlagen sind jenen aus Papier nur dann gleichgestellt, wenn die Behörden sicherstellen, dass:

1. die Geschäftsprozesse beziehungsweise die Geschäftsablage über ein elektronisches Geschäftsverwaltungssystem (GEVER-System) oder eine Fachanwendung abgewickelt werden;

2. die Unterlagen nach dem Dossierprinzip verwaltet werden und nach Abschluss des Geschäfts in archivfähige Formate transferiert werden können;

3. sie über geeignete technische Systeme zur Aussonderung von Daten oder über eine Ablieferungsschnittstelle verfügen, mit der die als archivwürdig bezeichneten Unterlagen in Form elektronischer Ablieferungspakete (Submission Information Packages SIP) geordnet und in archivtauglichen Formaten ans Stadtarchiv übergeben werden können.

Bei Einführung elektronischer Geschäftsverwaltungssysteme, Fachanwendungen oder neuer Ordnungssysteme ist das Stadtarchiv beizuziehen.

ArchG; BSG 108.1 5

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen sind die Unterlagen dem Stadtarchiv zur Übernahme anzubieten.

Bestehen weder gesetzliche Aufbewahrungsfristen noch schriftliche Abmachungen mit dem Stadtarchiv, bieten die Behörden ihre Unterlagen dem Stadtarchiv spätestens nach Ablauf von zehn Jahren zur Übernahme an.

Von den Behörden sofort abzuliefern sind:

1. Reglemente und Verordnungen;

2. wichtige Verträge;

3. Protokolle von Gemeinderat, Stadtrat sowie von deren Kommissionen und Delegationen.

Fällt eine Aufgabe aus dem Zuständigkeitsbereich einer Behörde oder wird eine Behörde aufgelöst, so bietet diese die Unterlagen der bis zu diesem Zeitpunkt abgeschlossenen Geschäfte dem Stadtarchiv zur Übernahme an.

Ohne Rücksprache mit dem Stadtarchiv dürfen keine Unterlagen vernichtet, ausgelagert oder veräussert werden.

Unterlagen sind gemäss Artikel 3 Absatz 4 ArchDV Gemeinden6 archivwürdig, wenn sie von dauerndem Wert sind für:

1. die Sicherung der Interessen der Gemeinde;

2. die Sicherung berechtigter Interessen betroffener Personen oder Dritter;

3. die Verwaltungstätigkeit;

4. die Rechtsetzung und Rechtsanwendung;

5. die Dokumentierung der Tätigkeit und der Organisation der Behörden;

6. das Verständnis der Gegenwart und Geschichte oder

7. die Wissenschaft und Forschung.

Das Stadtarchiv legt zusammen mit den Behörden fest, welche Unterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen zu vernichten sind oder aufgrund ihrer Bedeutung integral oder in dokumentierter Auswahl ins Stadtarchiv übernommen werden.

Jene Unterlagen, für die der Kanton eine dauernde Aufbewahrung vorschreibt, müssen entweder vollumfänglich dem Stadtarchiv abgeliefert werden oder die anbietepflichtige Behörde trifft mit dem Stadtarchiv eine schriftliche Vereinbarung, wo und in welcher Form die Unterlagen dauerhaft zu archivieren sind.

Unterlagen, die vom Stadtarchiv als nicht archivwürdig bezeichnet werden, dürfen nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen vernichtet beziehungsweise aus elektronischen Systemen gelöscht werden.

2 Die Behörden erstellen dazu ein Kassationsprotokoll. Dieses enthält gemäss Artikel 21 Absatz 4 ArchDV Gemeinden7 mindestens Angaben über:

1. den Zeitpunkt der Vernichtung (Datum);

2. den Umfang der vernichteten Unterlagen (Mengenangabe in Laufmetern oder Gigabytes);

3. den Inhalt der vernichteten Unterlagen (Bezeichnung Sachgebiet, bearbeitende Stellen der Gemeinde und Zeitraum der Bearbeitung der Unterlagen).

Das Kassationsprotokoll darf keine Rückschlüsse auf Personendaten erlauben (Art. 21 Abs. 4 ArchDV Gemeinden8).

Das Kassationsprotokoll ist dauernd aufzubewahren (Anhang 1 Ziff. 1.1 ArchDV Gemeinden9).

Die als archivwürdig bezeichneten Unterlagen sind dem Stadtarchiv in geordnetem Zustand mit allen zugehörigen Metadaten, Dokumentationen und Hilfsmitteln abzuliefern.

Die Behörden erstellen ein elektronisches Ablieferungsverzeichnis. Dieses enthält mindestens Angaben über Inhalt, Laufzeit, Umfang und Einschränkungen der Zugänglichkeit der abgelieferten Unterlagen.

Mit Übernahme der Unterlagen geht die Datenhoheit von den Behörden an das Stadtarchiv über, sofern in Ablieferungsvereinbarungen nicht etwas anderes vereinbart wurde.

Die Ablieferung elektronischer Unterlagen, die weder aus einem elektronischen Geschäftsverwaltungssystem noch aus einer Fachanwendung stammen, ist nur in Ausnahmefällen möglich und setzt eine entsprechende Ablieferungsvereinbarung mit dem Stadtarchiv voraus.

Wird eine Fachanwendung verwendet, stellt die Behörde sicher, dass alle archivwürdigen Unterlagen mit den zugehörigen Metadaten aus dem System extrahiert und ans Stadtarchiv abgeliefert werden können. Die Erstellung, Bearbeitung und Nutzung der Unterlagen ist mittels Handbüchern etc. ausreichend zu dokumentieren.

Sind die Voraussetzungen für eine Ablieferung elektronischer Unterlagen nicht gegeben, so druckt die Behörde alle als archivwürdig bezeichneten Unterlagen mit den zugehörigen Metadaten, Dokumentationen und Hilfsmitteln auf alterungsbeständigem Papier aus.

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Das Stadtarchiv übernimmt, archiviert, erschliesst und vermittelt Unterlagen privater Herkunft (Privatarchive), soweit diese als Ergänzung amtlicher Tätigkeit oder für die Geschichte der Stadt Bern von Bedeutung sind.

Entsprechende Vereinbarungen sind durch die Stadtpräsidentin / den Stadtpräsidenten zu genehmigen.

Das Archivgut steht der Öffentlichkeit nach den Bestimmungen des Gesetzes vom 2. November 199310 über die Information der Bevölkerung und des Datenschutzgesetzes vom 19. Februar 198611 zur Einsichtnahme zur Verfügung. Die Zugänglichkeit richtet sich nach den Artikeln 16–25 ArchG12.

Archivgut in analoger Form kann grundsätzlich nur im Stadtarchiv eingesehen werden.

Das Stadtarchiv kann anstelle von originalen Unterlagen Reproduktionen (Mikroformen, Digitalisate etc.) für die Einsicht zur Verfügung stellen, wenn dies zum Schutz des Archivguts notwendig ist.

Auf Anfrage kann Archivgut an die abliefernden Behörden oder zu Ausstellungszwecken für eine bestimmte Zeit ausgeliehen werden. Die Ausleiher sind verantwortlich, dass das Archivgut vollständig, unversehrt und in der ursprünglichen Ordnung wieder ans Stadtarchiv zurückgelangt.

Das Stadtarchiv räumt allen Benutzenden ein allgemeines Recht auf die private Nutzung (Eigengebrauch) von Archivgut ein. Liegen Urheber- und Persönlichkeitsrechte des Archivguts nicht beim Stadtarchiv, sind die Benutzenden angehalten, diese beim Rechtsinhaber einzuholen.

Archivgut des Stadtarchivs ist in allen Werken durch korrektes Zitieren (Stadtarchiv mit Angabe der Signatur, Titel und Laufzeit) nachzuweisen. Ist Archivgut urheberrechtlich geschützt, muss auch der Name des Urhebers vollständig zitiert werden.

Das Stadtarchiv hat Anspruch auf die unentgeltliche Abgabe eines Belegexemplars von Werken, deren Inhalt in wesentlichen Teilen auf einer Benutzung von Archivgut des Stadtarchivs beruht.

Informationsgesetz (IG); BSG 107.1

KDSG; BSG 152.04

BSG 108.1

aARCV