Submissionsverordnung

Die vergebende Stelle kann ausnahmsweise das selektive Verfahren anstelle des offenen Verfahrens anwenden, wenn beispielsweise:

1. die Ausschreibung eine besondere oder spezialisierte Untersuchung während des Verfahrens erfordert,

2. die auszuführenden Arbeiten sehr kompliziert sind und entsprechende Fachleute erfordern,

3. die Art der erwarteten Leistungen die Anzahl der Anbietenden nicht begrenzt,

4. die vergebende Stelle Anbietende auswählen will, welche ein Angebot unterbreiten können, das genaue, in der Ausschreibung oder den entsprechenden Unterlagen veröffentlichte Anforderungen bezüglich wirtschaftlicher, technischer und finanzieller Eignung erfüllt.

Im Einladungsverfahren müssen ebenfalls die allgemeinen Grundsätze der Gesetzgebung über das öffentliche Beschaffungswesen beachtet werden, wie beispielsweise die Gleichbehandlung externer und lokaler Anbietenden und die Transparenz. Darüber hinaus ist das wirtschaftlich günstigste Angebot zu berücksichtigen.

Der Gemeinderat ernennt auf eine Amtsdauer von vier Jahren auf Antrag der Präsidialdirektion die Mitglieder des beratenden Organs für das öffentliche Beschaffungswesen.

Aufgabe dieses Organs ist es, alle vergebenden Stellen der Stadt Biel bei der Anwendung der Bestimmungen über das öffentliche Beschaffungswesen zu unterstützen. Es behandelt keine laufenden Einzelgeschäfte.

Als Organ mit überwachenden und vorberatenden Funktionen untersucht es grundsätzliche Fragen und analysiert Fälle, die zu Diskussionen Anlass gegeben haben. Darüber hinaus sammelt und prüft es Anträge oder Fragen der Betroffenen. Es ist berechtigt, Reglementsänderungen zu beantragen oder Empfehlungen abzugeben. Am Jahresende erstellt das beratende Organ einen Abschlussbericht über seine Tätigkeiten.

Die Präsidialdirektion legt das Pflichtenheft des beratenden Organs fest und legt dieses dem Gemeinderat zur Genehmigung vor.

Das beratende Organ setzt sich aus 5 bis 9 Mitgliedern zusammen, die im Verwaltungskreis Biel/Bienne wohnhaft sind und einen persönlichen oder wirtschaftlichen Bezug zur Stadt Biel haben.

Zu den Mitgliedern des beratenden Organs gehören grundsätzlich Vertreterinnen und Vertreter der Arbeitgeber- und Arbeitnehmerseite oder andere Fachleute im Bereich des öffentlichen Beschaffungswesens.

Die Mitglieder des beratenden Organs müssen das Amtsgeheimnis wahren. Sie gelten als Mitglieder einer Spezialkommission im Sinne von Artikel 68 der Stadtordnung der Stadt Biel² und werden gemäss Artikel 5 der Verordnung über die Zulagen³ entschädigt.

Die Präsidialdirektion besorgt das Sekretariat des beratenden Organs. Die Dienststelle Planungs- und Baurecht dieser Direktion organisiert und leitet die Sitzungen, die grundsätzlich in Abständen von zwei Monaten stattfinden.

Das beratende Organ kann Dritte beiziehen. Insbesondere kann es mit dem kantonalen Beirat für das öffentliche Beschaffungswesen sowie mit den betroffenen Gemeinden der Region zusammenarbeiten.

Die vergebende Stelle kann grundsätzlich im Vorhinein die Sprache des Verfahrens bestimmen (Deutsch oder Französisch). Sie hat jedoch dafür Sorge zu tragen, dass:

1. nicht umfangreiche Ausschreibungsunterlagen so weit wie möglich in die jeweils andere Amtssprache übersetzt werden,

2. Standardvorlagen (wie Selbstdeklarationen, allgemeine Geschäftsbedingungen) in beiden Amtssprachen verfügbar sind,

3. die Angebote ungeachtet der Sprache (Deutsch oder Französisch), in der sie der vergebenden Behörde unterbreitet werden, berücksichtigt werden.

Die vergebende Stelle führt die Korrespondenz mit den Anbietenden in beiden Sprachen. Zusätzliche Informationen (die mit dem Prinzip der Gleichbehandlung und Transparenz vereinbar sein müssen) liefert sie in der Amtssprache der Anbietenden.

Bei der Beurteilung der Eignung der Anbietenden können besondere Leistungen auf dem Gebiet der Förderung und Beachtung der Zweisprachigkeit berücksichtigt werden. Diese müssen in den Ausschreibungsunterlagen eindeutig festgelegt werden.

Die Anbietenden, die sich besonders im Bereich der Zweisprachigkeit (z.B. Personaleinstellung, Lehrlingsausbildung) bemühen, können entsprechende Nachweise liefern.

Aufträge, die von den Gemeinden im offenen oder selektiven Verfahren vergeben werden, sind spätestens ab 1. Januar 2005 insbesondere auf der Website des Vereins für ein Informationssystem über das öffentliche Beschaffungswesen in der Schweiz⁴ auszuschreiben.

Bis zu diesem Datum müssen die Fragen insbesondere im Zusammenhang mit der Authentizität, der Integrität oder der Vertraulichkeit der übertragenen Daten in Einklang mit den dazugehörigen Bestimmungen des Bundesrechts und in Zusammenarbeit mit den für die Informatikinfrastruktur der Stadt verantwortlichen Diensten gelöst worden sein.