1.1. Spesenbegriff

Spesenvergütungen sind von der Arbeitgeberin bzw. vom Arbeitgeber aus- gerichtete Entschädigungen für Auslagen, die Arbeitnehmerinnen und Arbeit- nehmern im Rahmen ihrer dienstlichen Tätigkeit entstanden sind (beispielsweise Auslagen für Übernachtungen oder Telefonate auf Geschäftsreisen). Sie können in der effektiv angefallenen Höhe oder pauschal erfolgen. Spesenvergütungen sind nicht steuerbar, sofern sie den tatsächlichen Aufwand decken. Keine Spesenvergütungen sind Entschädigungen für Auslagen, die vor oder nach der eigentlichen Arbeitstätigkeit anfallen. Solche Entschädigungen sind zum Brut- tolohn zu addieren und können steuerlich allenfalls als Berufskosten zum Abzug gebracht werden.

1.2. Effektive und pauschale Spesenvergütungen

Spesen werden grundsätzlich nur nach dem effektiv angefallenen Aufwand und gegen Originalbeleg vergütet. Operativ tätigen Inhaberinnen bzw. Inhabern eines Unternehmens, Geschäftsleitungsmitgliedern und leitenden Angestellten erwach- sen im Rahmen ihrer geschäftlichen Tätigkeit jedoch auch Auslagen für die Re- präsentation sowie für die Akquisition von neuen Kundinnen und Kunden und die Pflege von bestehenden Kundenbeziehungen. Das Sammeln und die Abrech- nung von Belegen für solche Auslagen sind sehr aufwendig. Zur rationellen Ab- wicklung kann diesen Unternehmerinnen und Unternehmern bzw. Mitarbeiterin- nen und Mitarbeitern daher eine pauschale Spesenentschädigung ausgerichtet werden. Die als Pauschalspesen ausgerichtete Entschädigung muss in etwa den effekti- ven Kosten entsprechen, die diesen Unternehmerinnen und Unternehmern bzw. Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Rahmen ihrer Repräsentations- und Akqui- sitionsaufgaben sowie ihrer Kundenpflege anfallen. Pauschale Spesenentschä- digungen, welche die nachgewiesenen Kosten übersteigen, stellen steuerbares Erwerbseinkommen bzw. bei Beteiligten einer Kapitalgesellschaft geldwerte Leis- tungen dar.

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1.3. Berufskostenpauschale

Berufsauslagen sind Kosten, die der Arbeitnehmerin bzw. dem Arbeitnehmer vor oder nach der Arbeitszeit entstehen wie Fahrkosten zur Arbeit oder Verpflegungs- kosten über Mittag. Für die übrigen für die Ausübung des Berufes erforderlichen Kosten wie Fachliteratur, privates Arbeitszimmer oder besondere Berufskleider ist steuerlich eine Pauschale von 3 Prozent des Bruttolohnes vorgesehen, höchs- tens jedoch CHF 7'000 pro Jahr (§ A1-19 Abs. 1 der Steuerverordnung). Diese Pauschale kann auch bei Erhalt von pauschalen Spesenvergütungen geltend ge- macht werden.

1.4. Deklarationspflichten

Im Lohnausweis sind sämtliche während des Arbeitsverhältnisses ausgerichteten Leistungen an Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer aufzulisten. Die Bescheini- gungspflicht umfasst daher auch alle Spesenvergütungen (Rz. 49 der Wegleitung zum Lohnausweis). Dazu gehören auch die pauschalen Spesenvergütungen (Ziff. 13.2 des Lohnausweises).

2.1. Allgemeine Voraussetzungen

Unternehmen haben die Möglichkeit, ein Spesenreglement genehmigen zu las- sen. Dies bedingt aber, dass der Auslagenersatz über die in Rz. 52 der Weglei- tung zum Lohnausweis festgehaltenen Grenzen hinausgeht oder Pauschalspe- sen ausgerichtet werden. Die Genehmigung eines Spesenreglementes stellt ei- nen für die Veranlagungsbehörden aller Kantone verbindlichen Vorbescheid dar. Liegt eine Genehmigung vor, ist das Unternehmen sowohl von der Bescheini- gungspflicht der effektiven als auch vom Nachweis der pauschalen Spesen dis- pensiert. Liegt keine Genehmigung vor, entscheiden die zuständigen Veranla- gungsbehörden im Einzelfall über die steuerliche Anerkennung von Spesenver- gütungen.

2.2. Anforderungen an ein Spesenreglement

Das Spesenreglement muss auf dem "Muster-Spesenreglement" der Schweize- rischen Steuerkonferenz (SSK) basieren und die entsprechenden Bestandteile enthalten sowie die Grundsätze für Spesenvergütungen gemäss Rz. 52 der Weg- leitung zum Lohnausweis einhalten. Bei abweichenden Spesenvergütungen müs- sen diese mittels geeigneter Belege nachgewiesen werden. Falls Pauschalen zur Anwendung gelangen, müssen diese den effektiv abgegoltenen Auslagen ent- sprechen.

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2.3. Praxis zur Festlegung von Pauschalspesen mit Spesenreglement

Pauschalspesen können nur für diejenigen Funktionen gewährt werden, welche aufgrund einer hohen Repräsentations-, Akquisitions- oder Reisetätigkeit eine Vielzahl an Kleinspesen haben. Für die Festlegung von Pauschalspesen wird grundsätzlich auf die Angaben über diese Tätigkeiten abgestellt. Pauschalspe- sen, die CHF 6'000 pro Jahr übersteigen, sind limitiert auf max. 5 Prozent des Bruttolohns der Pauschalspesenempfängerin bzw. des Pauschalspesenempfän- gers (inkl. variable Vergütungen). Es werden keine Pauschalspesen gewährt, die den Betrag von CHF 24'000 pro Jahr übersteigen. Für die Praxis zur Festlegung von Pauschalspesen ohne Spesenreglement siehe Ziff. 3 nachstehend.

2.4. Bescheinigung von Spesenvergütungen nach Genehmigung

eines Spesenreglementes Besteht ein vom Kantonalen Steueramt Nidwalden genehmigtes Spesenregle- ment, hat die Arbeitgeberin bzw. der Arbeitgeber auf dem Lohnausweis unter Ziff. 15 den Hinweis «Spesenreglement am TT.MM.JJJJ durch das Kantonale Steu- eramt Nidwalden genehmigt» anzubringen. Pauschale Spesenvergütungen sind zudem im Lohnausweis unter Ziff. 13.2 zu deklarieren.

2.5. Wirkung und Grenzen eines genehmigten Spesenreglementes

Die kantonalen Steuerbehörden anerkennen gegenseitig Spesenreglemente, die vom Sitzkanton eines Unternehmens genehmigt worden sind. Dies gilt insbeson- dere für Spesenreglemente, welche die Anforderungen des "Muster-Spesenreg- lements" der Schweizerischen Steuerkonfoerenz (SSK) erfüllen. Es genügt da- her, ein Spesenreglement einzig im Sitzkanton des Unternehmens einzureichen. Pauschalspesen, welche im Einklang mit dem Spesenreglement ausgerichtet werden, werden vom Kantonalen Steueramt Nidwalden ohne Beleg sowohl als geschäftsmässig begründeter Aufwand beim Unternehmen, als auch als Spesen- ersatz bei den im Kanton Nidwalden steuerpflichtigen Arbeitnehmerinnen und Ar- beitnehmern anerkannt. Regelungen, welche von diesen Richtlinien abweichen, sind für die Wohnsitzkantone der Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeiter nicht bindend. Jede Änderung eines Spesenreglementes ist vor dessen Anwendung vom Kan- tonalen Steueramt Nidwalden genehmigen zu lassen. Darunter fallen insbeson- dere Änderungen des Tätigkeitsbereiches von Funktionen oder das Hinzufügen neuer Funktionen, die für Pauschalspesen berechtigen. Gesetzliche Bestimmungen, die nach der Genehmigung eines Spesenreglemen- tes in Kraft treten und diesem widersprechen, gehen einem genehmigten Spe- senreglement vor.

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3. Praxis zur Festlegung von Pauschalspesen ohne Spesenreglement

Kantonales Steueramt Nidwalden

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