Reglement über die Informationsverbreitung und den Informationszugang (Kommunikationsreglement, KomR)

Die Kommunikationstätigkeit des Stadtrats und der Stadtverwaltung versteht sich als vertrauensvolle, wechselseitige Beziehung zu den verschiedenen Kommunikationspartnerinnen und -partnern.

Sie dient neben der Vermittlung von Information und Wissen der Sensibilisierung und Motivation sowie der politischen Meinungs- und Willensbildung.

Dieses Reglement stellt Grundsätze auf für die Kommunikationstätigkeit des Stadtrats und der Stadtverwaltung gegenüber den Kommunikationspartnerinnen und -partnern. Es regelt nicht die amtlichen Publikationen und Abstimmungsvorlagen an die Bürgerschaft.

Vorlagen des Stadtrats an das Stadtparlament werden den Ratsmitgliedern, den Medien und weiteren Interessentinnen und Interessenten grundsätzlich zeitgleich zugestellt. Das Erstinformationsrecht des Stadtparlaments³ ist zu wahren.

Vorlagen des Stadtrats an das Stadtparlament werden auf Wunsch im Abonnement gegen Gebühr auch Partei- und Verbandssekretariaten sowie anderen Institutionen und Personen zugestellt.

Ein Newsletter mit den jeweiligen Sitzungstraktanden des Stadtparlaments kann auf der städtischen Website abonniert werden.

Die Kommunikation mit der Bevölkerung wird über das Stadtparlament, die Medien sowie über den angemessenen Einbezug bei Projekten gestaltet. Im Weiteren dienen auch Teilnahmen von Mitgliedern des Stadtrats und von Mitarbeitenden der Stadtverwaltung an Anlässen der Kommunikation mit der Bevölkerung.

Die interne Kommunikation liegt in der Hauptverantwortung der Mitglieder des Stadtrats und wird von den Linienstellen und Projektleitungen vollzogen. Sie werden dabei von den Personal- und Informatikdiensten und der Stabsstelle Kommunikation unterstützt.

Der Stadtrat pflegt und gestaltet aktiv Beziehungen zu eidgenössischen, kantonalen und kommunalen Behörden und Ämtern, zu Quartiervereinen, zu politischen Parteien und Interessenverbänden sowie zu anderen Gruppierungen der Bevölkerung.

Stadtrat und Stadtverwaltung kommunizieren:

1. regelmässig, proaktiv, zeitgerecht und widerspruchsfrei;

2. systematisch, kontinuierlich und koordiniert;

3. umfassend, sachlich und klar;

4. mediengerecht unter Gleichbehandlung der Medien;

5. zielgruppengerecht, was auch mehrsprachige Veröffentlichungen in ausgewählten Sachbereichen bedeuten kann;

6. unter Benutzung moderner, interaktiver Kommunikationstechnologien.

Ist eine umfassende Kommunikation aus den im Öffentlichkeitsgesetz vom 18. November 2014⁴ genannten Beschränkungen nicht möglich, so wird über Sachverhalte von allgemeinem Interesse unter Wahrung der genannten Beschränkungen informiert.

Die Informationskommunikation dient der Information und Meinungsbildung der Öffentlichkeit, der Bevölkerung sowie von Dritten.

Stadtrat und Verwaltung orientieren sich am Leitbild, an den Handlungsfeldern und den Legislaturzielen sowie an aktuellen Erfordernissen und bringen aktiv Themen in die Diskussion ein, die für die städtische Politik von Bedeutung sind.

Die Bevölkerung wird bei der Planung und Erfüllung der städtischen Aufgaben, namentlich bei Projekten von grösserer Tragweite frühzeitig informiert und angemessen in die Meinungsbildung einbezogen.

Die Einflussnahme auf die politische Diskussion muss den für die Stadt als öffentliches Gemeinwesen geltenden erhöhten Anforderungen an Sachlichkeit und Fairness genügen.

Stadtrat und Stadtverwaltung beachten im Vorfeld von Wahlen und Abstimmungen die Grenzen, die einem behördlichen Eingreifen in die Diskussion gesetzt sind.

Stadtrat und Stadtverwaltung bringen die vielfältigen Vorzüge von St.Gallen im Standortwettbewerb wirksam zur Geltung.

Die Stadt St.Gallen beteiligt sich zu diesem Zweck namentlich an Ausstellungen und Messen, fördert ihre Präsenz in nationalen und ausländischen Medien und fördert Anlässe mit nationaler oder internationaler Ausstrahlung in St.Gallen.

Marketing für Dienstleistungen wird insbesondere von Verwaltungsstellen betrieben,

1. die Dienstleistungen im Wettbewerb mit Dritten anbieten;

2. die einen Service public-Auftrag haben;

3. an deren Dienstleistungen ein gewichtiges öffentliches Interesse besteht.

Die Marketingkommunikation wahrt in jedem Fall die für die Stadt als öffentliches Gemeinwesen geltenden erhöhten Anforderungen an die Lauterkeit der Kommunikation. Sie macht überdies sichtbar, dass es sich um eine Dienstleistung der Stadtverwaltung handelt.

Kommunikation in ausserordentlichen, durch hohe zeitliche Dringlichkeit, unsichere Faktenlage und hohen Kommunikationsbedarf geprägten Lagen verbleibt so nahe wie möglich bei der Kommunikation in normaler Lage. Die bestehenden Strukturen werden soweit nötig gezielt verstärkt.

Interne Kommunikation ist Voraussetzung für eine gemeinsame Unternehmenskultur über die verschiedenen Direktionen hinweg, für einen einheitlichen Auftritt und für den Erfolg der Kommunikation mit Partnerinnen und Partnern ausserhalb der Stadtverwaltung.

Die interne Kommunikation stellt sicher, dass die Mitarbeitenden über die Tätigkeiten und Ziele der Stadtverwaltung informiert sind.

Die interne Kommunikation nutzt moderne, interaktive Technologien.

Der Stadtrat beschliesst unter Beachtung des Öffentlichkeitsgesetzes vom 18. November 2014⁵ über die Information aus seinen Verhandlungen oder über weitere Angelegenheiten, die von besonderem Interesse sind.

Die Information erfolgt in wichtigen Fällen unmittelbar durch den Stadtrat oder jenes Mitglied des Stadtrats, in dessen Zuständigkeitsbereich das Geschäft liegt.

Die Stabsstelle Kommunikation unterstützt und koordiniert die Öffentlichkeitsarbeit des Stadtrats und der Stadtverwaltung.

Zu ihren Aufgaben gehören insbesondere:

1. Beratung und Schulung der Direktionen in Kommunikationsfragen;

2. Führung des kommunikativen Themen-Monitorings / Themen-Managements;

3. Führung bzw. Unterstützung der Kommunikation in ausserordentlichen Lagen;

4. Planung und Abstimmung von direktionsübergreifenden Kommunikationsangelegenheiten;

5. Herausgabe eines Personalmagazins;

6. Beziehungspflege zu den Medien;

7. Betreuung der elektronischen Kommunikationsmittel (Intranet / Internet / App / Social Media);

8. Überwachung des Erscheinungsbilds (CI / CD).

Sie kann allgemeinverbindliche Weisungen zu Kommunikationsprozessen in der Stadtverwaltung erlassen.

Die Direktionen informieren über Geschäfte, soweit nicht eine Information durch den Stadtrat stattfindet.

Die Information erfolgt:

1. in wichtigen Fällen durch das zuständige Mitglied des Stadtrats;

2. in den übrigen Fällen durch die Stäbe. Der Stab ist informationsbeauftragte Stelle für Geschäfte der Direktion und der Dienststellen. Die Direktionen können weitere Informationsbeauftragte bezeichnen.

Die Dienst- und Stabsstellen beantworten Auskunftsbegehren zu Fachfragen aus ihrem Aufgabenbereich. Sie informieren bei Medienanfragen die Direktorin bzw. den Direktor, die Stabschefin bzw. den Stabschef und die Stabsstelle Kommunikation.

Die Stadt St.Gallen setzt für ihre Kommunikationsbotschaften diejenigen Mittel ein, die bezüglich Wirkung und Wirtschaftlichkeit optimal sind.

Der visuelle Auftritt der Stadt St.Gallen richtet sich nach dem städtischen Erscheinungsbild. Es stellt sicher, dass die "Stadt St.Gallen" in ihrem Verwaltungshandeln und in ihrer Kommunikation schon durch den visuellen Auftritt als Absenderin erkannt wird.

Die Kommunikationskanäle für die interne und externe Kommunikation werden regelmässig auf Wirkung und Wirtschaftlichkeit überprüft. Die eingesetzten Kanäle sind aus Anhang I ersichtlich.

Die Stadt St.Gallen prüft und nutzt die Möglichkeiten der Informationstechnologie für die interne Kommunikation wie für die Kommunikation mit Stellen ausserhalb der Stadtverwaltung.

Die Stadt nutzt die Möglichkeiten von Electronic Government und verfolgt laufend deren Entwicklung.

Die Bearbeitung von Gesuchen nach Art. 5 Bst. a und b des OeffG erfolgt:

1. in den Direktionen durch die Stabschefin bzw. den Stabschef jener Direktion, die auch in der Sache selbst zuständig ist, um die es bei der nachgefragten Information geht;

2. in den Stabsstellen des Stadtrates und in den weiteren Verwaltungsstellen durch die Leiterin bzw. den Leiter.

Betrifft ein Gesuch mehrere Stellen, so sprechen sich diese über die Behandlung des Gesuches ab. Der hauptsächlich betroffenen Stelle obliegt die Federführung.

Verfügungen erlässt die Direktorin bzw. der Direktor, bei den Stabsstellen des Stadtrates die Stadtpräsidentin bzw. der Stadtpräsident und bei den weiteren Verwaltungsstellen die Leiterin bzw. der Leiter.

Die Rechtskonsulentin bzw. der Rechtskonsulent, die Leiterin bzw. der Leiter der Fachstelle für Datenschutz sowie die Leiterin bzw. der Leiter Kommunikation bilden das Kompetenzzentrum Öffentlichkeitsgrundsatz.

Sie beraten die Direktionen und sorgen dafür, dass die Gesuche um Informationszugang in den verschiedenen Direktionen nach gleichen Standards bearbeitet werden.

Sie pflegen den Austausch mit den zuständigen Stellen des Kantons und anderer Gemeinden.