Vergabestatistik, Einführung in den Direktionen und der Staatskanzlei, Verpflichtung

A. Ausgangslage Eine direktionsübergreifende Vergabestatistik besteht heute im Kanton Zürich im Bereich der Vergaben im Staatsvertragsbereich (§ 41 Abs. 1 Submissionsverordnung, LS 720.11). Diese jährlich zuhanden der Schweizerischen Bau-, Planungs- und Umweltdirektorenkonferenz (BPUK) bzw. des Bundes zu erstellende WTO-Statistik umfasst die auf der Beschaffungsplattform simap.ch publizierten Zuschläge im offenen und selektiven Verfahren sowie die freihändig erteilten Zuschläge im Staatsvertragsbereich. Neben der WTO-Statistik verfügt der Kanton Zürich heute nicht über eine zentral geführte Vergabestatistik. Angaben zu den erteilten Zuschlägen müssen im Bedarfsfall bei den Direktionen und der Staatskanzlei erhoben werden. Solche Erhebungen sind regelmässig mit grossem Aufwand verbunden und die Ergebnisse erweisen sich meist als interpretationsbedürftig. Der Regierungsrat kann neben der WTO-Statistik ergänzende Statistiken verlangen (§ 41 Abs. 2 Submissionsverordnung). Künftig soll eine Berichterstattung über die relevanten Beschaffungstätigkeiten mit der Möglichkeit zur übergeordneten Steuerung geschaffen werden. Zu diesem Zweck hat die Baudirektion nach Konsultation der Kommission für das öffentliche Beschaffungswesen des Kantons Zürich (KöB) sowie im Hinblick auf eine verwaltungsweite Anwendung eine bereits in anderen Kantonen eingesetzte Applikation pilotweise bei sich eingeführt und getestet.

B. Applikation Die webbasierte Applikation VStat ist heute ausser im Kanton Zürich in mehreren Kantonen im Einsatz (Basel-Landschaft, Glarus, Graubünden, Neuenburg, Nidwalden, Schwyz, Thurgau und Wallis). Diese neun Kantone haben eine Nutzungsvereinbarung über den Betrieb und die Weiterentwicklung der Applikation einschliesslich Kostentragung geschlossen. Darin wurde vereinbart, dass das Programm im Eigentum der be- teiligten Kantone ist und eine Nutzung unter der Einräumung gleicher Eigentums- und Mitspracherechte gestattet ist. Die Kosten werden grundsätzlich zu gleichen Teilen getragen, Ausnahme bilden zusätzlich gewünschte Anpassungen einzelner Kantone. Die Baudirektion wendet die Applikation VStat seit 1. Januar 2017 für Zuschläge ab Fr. 50 000 an. In der praktischen Handhabung erweist sie sich als einfach und übersichtlich. Die Erfassung erfolgt auf einer einzigen Seite und nimmt nicht viel Zeit in Anspruch. Bedenken im Hinblick auf die Gefahr von Doppelspurigkeiten zu Erfassungen in anderen Systemen kann mit der Einrichtung von automatisierten Schnittstellen begegnet werden. Bei der Auswertung ist es möglich, per Mausklick die relevanten Vergabedaten zentral abzurufen und für verschiedene Verwaltungszwecke aufzubereiten. Es bestehen Sortierfunktionen (nach Staats- und Nichtstaatsvertragsbereich, Verfahrensarten, Auftragswert, Aufraggeber, Anbieter und deren Herkunft usw.) sowie frei konfigurierbare Felder. Fragen nach Umfang, Anzahl und Art des Verfahrens können intern ausgewertet sowie zentral beantwortet werden, was das Controlling und das Führen des internen Kontrollsystems erleichtert. Neben den internen Auswertungsmöglichkeiten kann die WTO-Statistik künftig auf Knopfdruck bzw. mit geringfügigem Aufwand erstellt werden.

C. Vorgehen Die Vergabestatistik soll unter der Leitung der Baudirektion in der gesamten Verwaltung eingeführt werden. Die Baudirektion vertritt die Interessen des Kantons Zürich gegenüber den übrigen Kantonen. Zudem ist die Baudirektion Hauptadministratorin, das heisst, sie legt die Hierarchiestufen fest und hat als einzige Zugriff auf alle erfassten Daten. Die Einführung in den Direktionen und der Staatskanzlei erfolgt mit Unterstützung einer bereits bestehenden Arbeitsgruppe aus Vertretungen der Direktionen und der Staatskanzlei. Die Vertreterinnen und Vertreter haben Administratorenrechte für ihre Organisationseinheit erhalten und setzen die Vorgaben in ihren Untereinheiten um. Die Direktionen und die Staatskanzlei organisieren sich im Rahmen dieser Vorgaben selbst. Für Administratorinnen und Administratoren sowie für Benutzerinnen und Benutzer wird je ein Handbuch zur Unterstützung zur Verfügung gestellt. Eine Kurzanleitung (Geltungsbereich, Verantwortlichkeiten, Erfassungszeitpunkt, einheitliche Definition der Begriffe usw.) stellt die einheitliche Anwendung innerhalb der kantonalen Verwaltung sicher.

Regelmässig stattfindende Treffen mit Vertreterinnen und Vertretern der Direktionen und der Staatskanzlei werden durchgeführt, um Erfahrungen beim Erfassen zu sammeln, wesentliche Erkenntnisse zu sichern sowie Weiterentwicklungen zu besprechen.

D. Festlegungen Erfassungspflichtig sind die dem Regierungsrat unterstellten Direktionen und die Staatskanzlei, einschliesslich der unterstellten Ämter, Abteilungen und Betriebe. Erfasst werden ausschliesslich Aufträge, die dem öffentlichen Beschaffungsrecht unterstehen. Eine Pflicht zur Erfassung besteht für alle Zuschläge ab Fr. 50 000. Eine weitergehende Pflicht erscheint nicht angemessen, da die manuelle Erfassung je nach Anzahl der Zuschläge aufwendig wird und kein grösserer Nutzen mehr entsteht. Die Schwellenwerte für die WTO-Statistik liegen derzeit für Dienstleistungs- und Lieferaufträge bei Fr. 350 000, bei Bauaufträgen (Gesamtwert) bei 8,7 Mio. Franken. Die Schwelle zur Erfassung von Zuschlägen in der VStat soll nicht auf einen höheren Betrag als Fr. 50 000 angesetzt werden, um die erwähnten Zielsetzungen des Controllings und der Transparenz zu gewährleisten. Die Erfassungspflicht soll ab 1. Januar 2019 gelten.

E. Kosten Die Kosten für die Initialeinführung der Applikation von Fr. 35 000 hat die Baudirektion übernommen. Die internen Aufwendungen im Zusammenhang mit der Einführung von VStat bei den Direktionen und der Staatskanzlei können nicht näher beziffert werden. Sie fallen bei den jeweiligen Direktionen an und hängen davon ab, ob und wenn ja, was für eine Schnittstelle benötigt wird. Die Kosten für den Betrieb von VStat von jährlich rund Fr. 2500 gehen zulasten der Baudirektion.