Beschaffung, Einführung und Betrieb der Smart Prisons Zürich Lösung, gebundene Ausgabe, Vergabe, Stellenpläne

A. Ausgangslage Die IKT-Lösungen und die zugehörigen digitalen Services für Gefangene, die in den Institutionen von Justizvollzug und Wiedereingliederung (JuWe) als Teil der Direktion der Justiz und des Innern (JI) Anwendung finden, haben ihr Lebensende erreicht. Sie können ihren Zweck – Erfüllung des gesetzlichen Auftrages gemäss Art. 75 des Strafgesetzbuches (StGB, SR 311.0) – nicht mehr erfüllen und müssen daher erneuert werden. Zu diesen Services gehören beispielsweise das Mediennetz der Justizvollzugsanstalt (JVA) Pöschwies und damit verbundene veraltete Offline-Services wie Dokumentenerstellung und -bearbeitung, Übersetzungstool oder ein Offline-Wikipedia, Laptops für die gesicherte Nutzung solcher Services in allen Haft- und Vollzugsinstitutionen sowie Laptops und weitere Anwendungen für die Berufsbildung im Massnahmenzentrum Uitikon. Daneben verfügen die Vollzugsinstitutionen über Installationen für Videobesuche und Übersetzungsgeräte, die ebenfalls ersetzt werden müssen. Die heutigen IKT-Lösungen für Gefangene bieten keine Möglichkeit, interne Prozesse zu digitalisieren. Schriftliche Kommunikation zwischen den Mitarbeitenden und eingewiesenen Personen findet deshalb wegen der fehlenden Infrastruktur fast ausschliesslich auf Papier statt. JuWe beschafft mit dem Projekt Smart Prisons Zürich (SMAZH) eine zentral betriebene IKT-Gesamtlösung als Ersatz für die heutigen unkoordinierten und veralteten IKT-Anwendungen. Die Konferenz der Kantonalen Justiz- und Polizeidirektorinnen und -direktoren (KKJPD) hat mit Beschluss vom 13. April 2023 zudem die Justizvollzugsorgane der Kantone beauftragt, die Digitalstrategie Justizvollzug 2030 (JV) umzusetzen. Diese enthält als strategische Ziele unter anderem den Ausbau der Einrichtungen des Justizvollzugs zu sogenannten Smart Prisons. Ein weiteres strategisches Ziel ist es, die digitalen Fähigkeiten von in den Justizvollzug eingewiesenen Personen zu fördern, um deren Wiedereingliederung in die Gesellschaft zu unterstützen. Der Kanton Zürich strebt mit der Umsetzung des Projekts SMAZH auch die Erreichung dieser Ziele an.

In den Kantonen Bern und Graubünden wurden bereits ähnliche Projekte umgesetzt. Die entsprechenden Lösungen sind in der JVA Witzwil und der JVA Cazis Tignez im Einsatz. Um Synergien zu nutzen, wurden Projektunterlagen und Erfahrungen der entsprechenden Projekte sowie weiterer Institutionen in Finnland, Belgien und Irland sowie in Berlin für die Erneuerung der bestehenden Lösungen in Zürich berücksichtigt. Mit dem Projekt SMAZH wird durch die Digital Solutions (DigiSol; IT-Abteilung der JI) eine standardisierte, geschützte und sichere Umgebung als Grundlage für den Einsatz von IKT-Geräten in den Zellen der Gefangenen in den Institutionen von JuWe bereitgestellt. Zur Digitalisierung der internen Verwaltungsprozesse und um den eingewiesenen Personen zukünftig auf sicherem Weg weitere digitale Dienste wie z. B. erweiterte Möglichkeiten bei der Bildung im Strafvollzug (Vermittlung digitaler Kompetenzen) zur Verfügung stellen zu können, wurde eine Standardsoftwareplattform, Smart-Prisons-Plattform (SMAPP), als Teil der SMAZH-Lösung ausgeschrieben.

B. Angestrebte Ergebnisse Erfolgreiche Projekte im Ausland wie «Smart Prisons Finland» in der Institution Hämeenlinna haben gezeigt, welches Potenzial der Einsatz digitaler Angebote auf den Zellen bietet – für Mitarbeitende, eingewiesene Personen, aber auch externe Anspruchsgruppen. Das Projekt SMAZH fördert die digitale Transformation des Justizvollzugs, die diesbezügliche Weiterentwicklung der Organisation und verringert die digitalen Diskrepanzen zwischen dem Gefängnisalltag und dem Leben in Freiheit. Der im Strafgesetzbuch festgehaltene Auftrag, die Wiedereingliederung zu fördern und den Justizvollzug dem Normalisierungsprinzip (den Alltag hinter den Mauern so ähnlich wie möglich zum Leben in Freiheit zu gestalten) auszurichten, kann heute ohne ein Projekt im Sinne von SMAZH nicht mehr erfüllt werden. Auf dieser Erkenntnis fusst auch der in der Ausgangslage erwähnte Auftrag der KKJPD. Mit SMAZH soll den Mitarbeitenden ein modernes Arbeitsmittel zur Betreuung der eingewiesenen Personen bereitgestellt werden. Ein zentrales Angebot ist die zeitgemässe Übersetzungsfunktion. Damit kann der Einsatz von Dolmetscherinnen und Dolmetschern vermindert und können Leerläufe aufgrund sprachlicher Missverständnisse vermieden werden. Die digitalen Angebote ermöglichen es den eingewiesenen Personen, Aufgaben selbstständig zu erledigen, die sie auch in Freiheit wieder selbst im Griff haben müssen. Zugleich wird die Teilnahme an vorhandenen Berufs-, Freizeit- und Bildungsangeboten gefördert.

SMAZH ist des Weiteren darauf ausgelegt, durch sichere digitale Kommunikationswege den Austausch und die Kommunikation der Gefangenen mit den Mitarbeitenden der Institutionen – darunter auch Mitarbeitende in der Bewährungshilfe sowie den Sozial- und Gesundheitsdiensten – sowie mit zugelassenen externen Anspruchsgruppen zu unterstützen. Von Letzterem können unter anderem die Beziehungen zu Angehörigen profitieren. Die vorgesehene Lösung soll im Vollausbau jährlich von mehr als 10 000 eingewiesenen Personen, etwa 1000 Mitarbeitenden und externen Anspruchsgruppen genutzt werden. Sicherheit Die Sicherheit ist zentraler Bestandteil der Lösung. Die SMAZH-Lösung ist systemarchitektonisch von der Kantonsumgebung und der Verwaltungsumgebung der JI getrennt. Bezüglich der physischen IT-Sicherheit wurden sowohl präventive als auch reaktive Massnahmen definiert. Zu den präventiven Massnahmen gehört beispielsweise, dass die zur Verfügung gestellten Services modulartig aufgebaut und für eingewiesene Personen nur gemäss Vorgaben des jeweiligen Haftsettings, ihrer Unterbringung oder ihrer individuellen Voraussetzungen freigegeben und/oder eingeschränkt sind. Bei der Bereitstellung von Kommunikationsmöglichkeiten mit externen Anspruchsgruppen sind innerhalb der SMAPP Kontroll- und Überwachungsfunktionen vorhanden. Nur mit vorgängig überprüften und durch die zuständige Instanz freigegebenen Kontakten ist eine Kommunikation über diese Kanäle überhaupt möglich, wobei die Zulassung jederzeit wieder entzogen werden kann. Zu den reaktiven Massnahmen gehört beispielsweise der Einsatz von Logging- und Auditing-Mechanismen, um sämtliche Transaktionen, Benutzerzugriffe, aber auch Versuche, das System zu missbrauchen, zu dokumentieren. Die sicherheitskonforme Umsetzung dieser Massnahmen wird durch den Beizug eines externen Security-Unternehmens begleitet. Daneben wird das System durch ein externes Unternehmen regelmässigen Sicherheitsaudits und Penetration-Tests unterzogen.

C. Ausschreibung und Evaluation der SMAPP Die Ausschreibung der Softwareplattform erfolgte im offenen Verfahren (Staatsvertragsbereich) von Juni bis August 2023. Der Ausschreibungsgegenstand umfasste die Bereitstellung, Lieferung und Einführung als Generalunternehmerin (GU) der SMAPP. Sowohl die Softwarepflege und Supportdienstleistungen als auch die Weiterentwicklung und Betriebsunterstützung sind Teil des Grundangebots. Zudem wurde eine optionale

Verlängerung der Vertragsdauer um drei Jahre auf insgesamt acht Jahre ausgeschrieben. Die Leistungserbringerin ist als GU und damit als Gesamtprojektleiterin verantwortlich für die Konzeption, Konfiguration/ Realisierung, Einführung und Inbetriebnahme der neuen SMAPP (Grundangebot und Optionen). Die DigiSol stellt im Auftrag von JuWe als Leistungsbezügerin den Betrieb der Lösung sicher. Dazu stellt die Leistungserbringerin im Grundangebot vereinbarte Unterstützungsleistungen zur Verfügung. Es gingen zwei Angebote mit bereinigten Gesamtkosten von Fr. 4 293 342 und Fr. 6 244 486 ein, die zum Bewertungsverfahren zugelassen wurden. Die Angebote wurden durch ein Evaluationsteam bestehend aus Fach- und Führungspersonen der JI mittels Prüfung der in den Ausschreibungsunterlagen festgelegten Zuschlagskriterien bewertet. Dies umfasste auch die Durchführung und Bewertung der Lösungspräsentationen auf der Grundlage von Beispielprozessen (Use-Cases). Das Angebot der Core Systems (NI) Ltd, Belfast, Northern Ireland, von Fr. 4 293 342 (ohne MWSt), erfüllt die Anforderungen umfassend und erwies sich hinsichtlich sämtlicher Bewertungskriterien als das wirtschaftlich günstigste Angebot. Aufgrund des Evaluationsergebnisses wurde der Zuschlag mit Verfügung der JI vom 12. Oktober 2023 an die Core Systems (NI) Ltd erteilt. Am 13. Oktober 2023 erfolgte die Publikation auf simap.ch (Meldungsnummer 1370053). Der Zuschlag erfolgte vorbehältlich des Vertragsabschlusses und der Bewilligung der notwendigen Beschaffungs- und Betriebskredite durch die zuständigen Entscheidungsträger.

D. Kosten Finanzielle Mittel Eine Ausgabe gilt gemäss § 37 Abs. 2 lit. a des Gesetzes über Controlling und Rechnungslegung vom 9. Januar 2006 (CRG, LS 611) als gebunden, wenn sie zur Erfüllung von gesetzlich vorgeschrieben Verwaltungsaufgaben zwingend erforderlich ist und namentlich der Beschaffung und Erneuerung der für die Verwaltungstätigkeit erforderlichen personellen und sachlichen Mittel dient. Die heute zur Verfügung gestellten IKT-Geräte und digitalen Services für Gefangene in JuWe haben ihr Lebensende erreicht und müssen erneuert werden. Die Erneuerung der bestehenden Lösung ist eine Voraussetzung, um einen gesetzeskonformen Justizvollzug durchführen zu können (Wiedereingliederung und Normalisierung gemäss Art. 75 StGB). Die zu beschaffende Lösung einschliesslich Dienstleistungen ist im Sinne von § 37 Abs. 2 lit. a CRG erforderlich, weshalb sie als gebundene Ausgabe zu betrachten ist.

In der nachfolgenden Tabelle werden die Gesamtkosten für die Umsetzung des Projekts SMAZH, einschliesslich der angebotenen Schnittstellen, über eine Nutzungsdauer von fünf Jahren gemäss Grundangebot bzw. acht Jahren gemäss Option nach Inbetriebnahme aufgeführt. Dabei wird davon ausgegangen, dass die Inbetriebnahme der SMAPP als Teil der SMAZH-Lösung 2024 erfolgt. Ebenfalls in den Kosten enthalten sind die Beschaffung und Wartung der Hardware (unteres Preissegment) für die eingewiesenen Personen. Die Betriebskosten umfassen sowohl wiederkehrende Lizenzgebühren, Softwarepflege, Support und Weiterentwicklung der SMAZH-Lösung als auch technischen Betriebssupport. Bei der Position «Weitere Projektkosten» handelt es sich um Kosten für die Integration der Umsysteme sowie Aufwände für Beratungsdienstleistungen und Projektunterstützung in den Bereichen Security sowie Qualitäts- und Risikomanagement. Die genauen Kosten für die Umsetzung und den Betrieb der gesamten Lösung sind insbesondere wegen der langen Projekt- und Betriebsdauer schwierig abzuschätzen. Dies zeigen die Erfahrungen in vergleichbaren IT-Projekten. Diesen Umständen wird mit einer Reserve von 15% über den gesamten Projektzeitraum einschliesslich der Betriebsjahre Rechnung getragen.

Tabelle 1: Gesamtkosten (Beträge in Franken einschliesslich 8,1% MWSt) Projekt Betrieb/Nutzung 2024 2025 2026 2027 2028 2029 2030 2031 2032 2033 Total Investitionsrechnung (IR) Zwischentotal 449 600 894 900 747 500 815 100 0 0 0 0 0 0 2 907 100 Realisierung Grundangebot – Bereitstellung Softwarelizenzen 119 100 178 700 238 300 297 800 833 900 – Bereitstellung Softwarelizenzen (Optionen) 10 800 43 200 43 200 54 100 151 300 – Bereitstellung Softwarelizenzen (Potenziale) 175 700 140 500 175 700 491 900 – Parametrierung und Entwicklung 54 400 54 400 108 800 – Parametrierung und Entwicklung (Optionen) 7 400 7 400 16 300 31 100 – Parametrierung und Entwicklung (Potenziale) 78 800 78 800 157 600 – Entwicklung Schnittstellen 89 300 89 300 178 600 Weitere Projektkosten – Integration Umsysteme 61 500 80 000 141 500

– Bereitstellung Hardware 91 300 214 400 132 500 112 100 550 300 (eingewiesene Personen) – Bereitstellung Drittsoftwarelizenzen 15 800 53 000 97 900 95 400 262 100 Erfolgsrechnung (ER) Zwischentotal 776 400 1 331 300 1 383 300 1 115 500 1 123 900 1 145 800 1 123 900 0 0 0 8 000 100 Projektleitung – Phasenübergreifend 20 800 20 800 41 600 Konzept – Projektleistungen 84 600 21 100 105 700 – Projektleistungen (Optionen) 3 600 3 600 7 200 14 400 – Projektleistungen (Potenziale) 3 600 10 700 3 600 17 900 Realisierung – Parametrierung und Entwicklung 27 200 27 200 – Parametrierung und Entwicklung (Optionen) 1 800 1 800 12 700 16 300 – Parametrierung und Entwicklung (Potenziale) 19 700 19 700 39 400 – Entwicklung Schnittstellen 22 300 22 300 44 600 – Entwicklung MDM-Lösung 79 400 79 400 – Initiale Durchführung und Auswertung 87 300 87 300 Penetration-Test

Projekt Betrieb/Nutzung 2024 2025 2026 2027 2028 2029 2030 2031 2032 2033 Total Einführung – Projektleistungen 108 700 27 200 135 900 – Projektleistungen (Optionen) 7 100 7 100 19 100 33 300 – Projektleistungen (Potenziale) 7 100 21 400 7 100 35 600 – Schulung 14 600 21 800 36 400 – Rollout Vollzugsstätten 110 400 184 000 73 600 368 000 – Datenmigration (Ablösung Mediennetz) 50 000 50 000 Weitere Projektkosten – Beratungsdienstleistungen und 196 900 126 700 88 800 37 900 450 300 Projekt­unterstützung – Projekt Reserve (15%) 203 800 339 700 135 900 679 400 Betrieb Grundangebot – Wiederkehrende Lizenzkosten einschliesslich 13 000 32 400 58 400 90 800 90 800 90 800 90 800 467 000

Softwarepflege und Support – Wiederkehrende Lizenzkosten einschliesslich 1 200 104 700 166 900 214 000 214 000 214 000 214 000 1 128 800 Softwarepflege und Support (Optionen) – Wiederkehrende Lizenzkosten einschliesslich 19 300 34 800 54 100 54 100 54 100 54 100 270 500 Softwarepflege und Support (Potenziale) – Wiederkehrende Voice und Video Call 225 300 225 300 225 300 225 300 225 300 225 300 1 351 800 Weitere Betriebskosten – Weiterentwicklung der Gesamtlösung 188 600 188 600 188 600 188 600 188 600 943 000 – Supportleistungen für Operations Management 86 300 86 300 86 300 86 300 86 300 431 500 – Unterhalt Schnittstellen Umsysteme 67 700 67 700 67 700 67 700 67 700 338 500 (18% der Realisierungskosten) – Betrieb und Unterhalt MDM-Lösung 38 500 38 500 38 500 38 500 38 500 192 500 – Softwarepflege Drittsoftwarelizenzen 95 400 117 300 95 400 308 100 – Durchführung und Auswertung Penetration-Test 38 700 38 700 38 700 38 700 38 700 38 700 232 200 – Wartung Hardware (eingewiesene Personen) 24 500 24 500 24 500 73 500

Projekt Betrieb/Nutzung 2024 2025 2026 2027 2028 2029 2030 2031 2032 2033 Total Zwischentotal (IR/ER) Angebot 1 226 000 2 226 200 2 130 800 1 930 600 1 123 900 1 145 800 1 123 900 0 0 0 10 907 200 einschliesslich fünf Jahre Betrieb Option 6.–8. Betriebsjahr – Wiederkehrende Lizenzkosten einschliesslich 94 900 99 200 103 700 297 800 Softwarepflege und Support – Wiederkehrende Lizenzkosten einschliesslich 223 700 233 800 244 300 701 800 Softwarepflege und Support (Optionen) – Wiederkehrende Lizenzkosten einschliesslich 56 500 59 000 61 700 177 200 Softwarepflege und Support (Potenziale) – Wiederkehrende Voice und Video Call 235 400 246 000 257 100 738 500 – Weiterentwicklung der Gesamtlösung 197 100 206 000 215 300 618 400 – Supportleistungen für Operations Management 90 200 94 300 98 500 283 000 – Unterhalt Schnittstellen Umsysteme 67 700 67 700 67 700 203 100

(18% der Realisierungskosten) – Betrieb und Unterhalt MDM-Lösung 38 500 38 500 38 500 115 500 – Softwarepflege Drittsoftwarelizenzen 95 400 117 300 95 400 308 100 – Durchführung und Auswertung Penetration-Test 38 700 38 700 38 700 116 100 – Wartung Hardware (eingewiesene Personen) 91 300 214 400 132 500 438 200 Total Kosten 1 226 000 2 226 200 2 130 800 1 930 600 1 123 900 1 145 800 1 123 900 1 229 400 1 414 900 1 353 400 14 904 900

Für das Vorhaben stehen im Konsolidierten Entwicklungs- und Finanzplan (KEF) 2024–2027 Fr. 4 750 000 in der Investitionsrechnung und Fr. 420 000 in der Erfolgsrechnung der Leistungsgruppe Nr. 2201, Generalsekretariat, zur Verfügung.

Tabelle 2: Mittelbedarf (in Franken) Jahr 2024 2025 2026 2027 2028 2029 2030 2031 2032 2033 Total Investitionsrechnung 449 600 894 900 747 500 815 100 0 0 0 0 0 0 2 907 100 Erfolgsrechnung 776 400 1 331 300 1 383 300 1 115 500 1 123 900 1 145 800 1 123 900 1 229 400 1 414 900 1 353 400 11 997 800 Projektumsetzungskosten 1 226 000 2 226 200 2 130 800 1 930 600 1 123 900 1 145 800 1 123 900 1 229 400 1 414 900 1 353 400 14 904 900 Zusätzliche benötigte Mittel (Investitionsrechnung) –1 450 400 244 900 –102 500 –534 900 0 0 0 0 0 0 –1 842 900 Zusätzliche benötigte Mittel (Erfolgsrechnung) 636 400 1 256 300 1 298 300 995 500 1 123 900 1 145 800 1 123 900 1 229 400 1 414 900 1 353 400 11 577 800 Zusätzlich benötigte Mittel –814 000 1 501 200 1 195 800 460 600 1 123 900 1 145 800 1 123 900 1 229 400 1 414 900 1 353 400 9 734 900

Die benötigten Mittel werden 2024 innerhalb der Leistungsgruppe Nr. 2201, Generalsekretariat, kompensiert. In der kommenden Finanzplanung (KEF 2025–2028) werden sie einzustellen sein. Die durchschnittlichen jährlichen Kapitalfolgekosten (Abschreibungen und Zinsen) betragen über die gesamte Nutzungsdauer Fr. 592 322 und setzen sich aus Abschreibungen von Fr. 581 420 und kalkulatorische Zinsen von Fr. 10 902 zusammen. Tabelle 3: Kapitalfolgekosten Kapitalfolgekosten/Jahr Kosten Abschreibungen Kalkulatorischer Kalkulatorischer Total in Franken in Franken Zinssatz in Franken in Franken 2 907 100 581 420 0,75% 10 902 592 322 Das Projekt zur Realisierung und Einführung der SMAZH-Lösung erfolgt auf der vorhandenen Systemumgebung im Datacenter der JI. Der zukünftige Betrieb der SMAZH-Lösung soll unter Einhaltung der Vorgaben zu Informationssicherheit und Datenschutz und vorhandener rechtlicher Vorgaben mittels Grundversorgung gemäss RRB Nr. 383/2018 durch das Amt für Informatik (AFI) sichergestellt werden. Die Migration in den Kantonalen Rechenzentrenverbund wird im Projekt PRZ umgesetzt. Die daraus entstehenden Nutzungskosten werden durch das AFI der Leistungsgruppe Nr. 2201, Generalsekretariat, intern verrechnet. Eine Subvention des Bundes wurde durch das Projektteam beantragt und durch die Verantwortlichen provisorisch zugesagt. Der definitive Entscheid treffen die verantwortlichen Bundesstellen erst nach einem Beschluss des Regierungsrates. Die Subvention von insgesamt 1,2 Mio. Franken kann pro Institution bis zu 30% der einmaligen Projektkosten betragen. Personelle Mittel Die Beschaffung, die Einführung und der Betrieb der SMAZH-Lösung in 14 Institutionen von JuWe mit rund 1300 Haftplätzen muss langfristig geplant werden. Das Projekt verändert Arbeitsabläufe, organisatorische Aspekte, die Kultur der Organisation und die Abläufe für ihre Mitarbeitenden. Diesem Veränderungsprozess wird in JuWe hohes Gewicht beigemessen. Fachseitig wird entsprechend innerhalb von JuWe eine entsprechende Projekt- und künftige Betriebsorganisation für diesen Changeprozess aufgebaut. Daneben benötigt JuWe fachapplikationsverantwortliche und fachapplikationsbetreuende Personen, die an der Schnittstelle zu den Institutionen die strategische und fachliche Verantwortung für den Betrieb und die kundenzentrierte Weiterentwicklung der

SMAZH-Lösung wahrnehmen. Insbesondere weil die Auswirkungen der Einführung weitreichend sind, ist es wichtig, dass diese Personen die Mitarbeitenden und eingewiesenen Personen vor Ort in den Institutionen beraten, betreuen, instruieren und unterstützen können. Um den technischen Betrieb in Zukunft zu gewährleisten, werden IT-seitig zusätzliche Applikationsmanagerinnen und -manager benötigt, welche die SMAZH-Lösung überwachen, pflegen und weiterentwickeln. Diese Stellen sind – im Gegensatz zu den vorn beschriebenen – bei der DigiSol angegliedert. Die bisherigen Projektleistungen konnten bei der DigiSol durch Umschichtungen (Verzögerungen bei anderen Projekten) geleistet werden. Zudem werden laufend Synergiepotenziale durch Straffung und Koordination verschiedener Arbeiten gesucht und ausgeschöpft. Dabei zeigen sich die Vorteile der zentralisierten Digitalisierungseinheit. Die Mitarbeitenden sind in verschiedenen Projekten aktiv und können lückenlos weiterarbeiten, wenn es bei einzelnen Projekten zu Unterbrüchen wegen Zusatzabklärungen kommt. Nachdem alle Potenziale und gegenwärtig erkennbaren Optimierungen der Prozesse umgesetzt wurden, verbleibt der Bedarf an Stellen, wie sie nachstehend beschrieben sind. Für die Umsetzung und den Betrieb der SMAZH-Lösung setzt sich der Stellenbedarf in JuWe wie folgt zusammen: – ab 1. Januar 2024 unbefristet 1,0 Stellen Informatikspezialist/in (Fachapplikationsverantwortliche/r, Lohnklasse 17) und 1,0 Stelle Informatiker/in (Fachapplikationsbetreuer/in Digitalisierung und Betrieb, Lohnklasse 15) – ab 1. Januar 2025 unbefristet 2,0 Stellen Informatiker/in (Fachapplikationsbetreuer/in Digitalisierung und Betrieb, Lohnklasse 15) – ab 1. Januar 2026 unbefristet 1,0 Stelle Informatiker/in (Fachapplikationsbetreuer/in Digitalisierung und Betrieb, Lohnklasse 15) Für die Umsetzung und den Betrieb der SMAZH-Lösung setzt sich der Stellenbedarf im Generalsekretariat der JI wie folgt zusammen: – ab 1. Januar 2024 unbefristet 2,0 Stellen Informatikspezialist/in (Technische/r Applikationsmanager/in, Lohnklasse 19) – ab 1. Juli 2025 befristet 1,0 Stellen Informatikspezialist/in (Technische/r Applikationsmanager/in, Lohnklasse 19) Die Einreihung der Stellen wurde vom Personalamt geprüft und als nachvollziehbar beurteilt.

Die jährlichen Kosten für die zusätzlichen personellen Mittel verteilen sich wie folgt auf die Leistungsgruppen: (in Franken) Leistungsgruppe Leistungsgruppe Nr. 2206 Nr. 2201 Justizvollzug und Generalsekretariat JI Wiedereingliederung 2024 330 000 275 350 2025 500 000 534 950 2026 500 000 680 500 ab 2028 330 000 680 500 Die erforderlichen Mittel für die neuen Stellen, die 2024 geschaffen werden, sind im KEF 2024–2027 nicht enthalten und werden innerhalb der Leistungsgruppen Nrn. 2201, Generalsekretariat, und 2206, Justizvollzug und Wiedereingliederung, kompensiert. Die Mittel für die Stellen im Generalsekretariat ab 2025 sind im Budget 2025 sowie im KEF 2025–2028 in den jeweiligen Leistungsgruppen einzustellen, die Mittel für die Stellen in JuWe werden kompensiert.

E. Wirtschaftlichkeit Die Wirtschaftlichkeit in Bezug auf die Gesamtkosten der Beschaffung, der Nutzung und des Betriebs der zukünftigen Lösung kann durch den folgenden qualitativen Nutzen begründet werden: – Die neue Lösung digitalisiert Daten, schafft die vorhandene «Zettelwirtschaft» ab und führt zu harmonisierten Prozessen. Die bessere Qualität und Verfügbarkeit der Daten führt zu einer geringeren Fehleranfälligkeit bei innerorganisationalen Prozessen. Zusätzlich wird die Einarbeitungszeit verkürzt und der Austausch von Mitteln innerhalb der Institutionen von JuWe vereinfacht. – Die SMAZH-Lösung ermöglicht eingewiesenen Personen eine unmittelbare, selbstständige und zeitunabhängige Informationsbeschaffung über Regeln, Tagesabläufe und vorliegenden Gegebenheiten in den Institutionen von JuWe in der benötigten Sprache. Durch die digitalisierten Daten und Abläufe können eingewiesene Personen ihre Anliegen mit zeitgemässen Anwendungen innerhalb des Haftraumes selbstständig erledigen. Das verringert den Betreuungsbedarf durch Mitarbeitende. – Das Projekt SMAZH stärkt die digitalen Kompetenzen der Inhaftierten. Ihre Arbeitsmarktfähigkeit wird dadurch verbessert. Damit leistet das Projekt einen wichtigen Beitrag zu einer gelingenden Wiedereingliederung nach der Haftentlassung. Die Wahrscheinlichkeit wird erhöht, dass ehemalige Gefangene finanziell auf eigenen Füssen stehen können und den Staat nicht weiter belasten. Dies führt zu einer markanten Senkung allfälliger Folgekosten.

– Durch die digitale Unterstützung im Bereich der Arbeitssuche können Personen vor dem Austritt einfacher vermittelt werden und es kann ein Mehrwert für die Gesellschaft geschaffen werden. – Durch Information und Transparenz wird eine Verminderung von Haftschäden angestrebt, wodurch auch medizinische Folgekosten und Aufwände gesenkt werden können. – Mit der neuen Lösung kann das soeben gestoppte Projekt Fachapplikation Justizvollzug (auf der Basis Juris X von abraxas) bei dessen Neustart gestrafft werden. Die Kosten des neu aufzusetzenden Projektes werden verringert. Durch die Verringerung der Komplexität wird die Fachapplikation zudem zeitlich rascher einsatzbereit sein. Dies wiederum bringt Kosteneinsparungen in den Standardprozessen des Justizvollzugs mit sich. – Durch die modulare Lösungsarchitektur können bereits heute Lösungskomponenten der SMAZH-Basis von weiteren Projekten zur Bereitstellung von IT-Anwendungen im JuWe genutzt werden (z. B. Modellversuch). – Von den durch SMAZH aufgebauten digitalen Kompetenzen der SMAZH-Verantwortlichen können neben diesem auch weitere Vorhaben profitieren. – Die konzeptionellen Arbeiten und Erfahrungen können mit anderen Kantonen geteilt werden.

F. Projektplan Die Umsetzungsarbeiten erfolgen unter der Leitung der DigiSol in Zusammenarbeit mit Vertreterinnen und Vertretern von JuWe: Das Projekt wurde bereits zu Beginn der Konzeptphase 2023 zweigeteilt. Das erste Teilprojekt hat dabei die konzeptionellen Grundlagen für die Einführung einer sogenannten SMAZH-Basis (IKT-Geräte mit minimalem Funktionsumfang) in der Pilotinstitution, dem Zentrum für ausländerrechtliche Administrativhaft (ZAA), erarbeitet. Die SMAZH- Basis kann deshalb dort rasch durch die DigiSol realisiert und eingeführt werden. Die darauf aufbauende SMAPP (Softwareplattform) wird im zweiten Teilprojekt in zwei werkvertraglich vereinbarten Realisierungseinheiten (Release 1 und 2) mit verzugsbegründenden Meilensteinen mit der Leistungserbringerin realisiert und anschliessend in mehreren Iterationen eingeführt.

Abbildung 4: Projektplan 2024 2025 2026 2027 Konzeptphase SMAZH-Basis Realisierung SMAZH-Basis Einführung SMAZH-Basis in Pilotbetrieb ZAA Konzeptphase Softwareplattform SMAPP Realisierung Softwarerelease 1 SMAPP Einführung Softwarerelease 1 SMAPP in Pilotbetrieb Realisierung Softwarerelease 2 SMAPP Einführung Softwarerelease 2 SMAPP in Pilotbetrieb Rollout SMAZH-Basis und SMAPP in den Institutionen Projektabschluss

Konzept Realisierung und Einführung Rollout

Da es sich bei der SMAPP um ein Standardprodukt handelt, das bereits einen Grossteil der Anforderungen erfüllt, fokussiert der erste Release (R1) auf die notwendigen Anbindungen an bestehende Umsysteme (Inhaftiertenverwaltungssystem) und die Konfiguration für den Einsatz in JuWe. Im Release 2 werden zusätzliche Anforderungen umgesetzt. Die Gesamtlösung SMAZH und die damit zur Verfügung gestellten Services werden schrittweise in den Institutionen eingeführt. Die Reihenfolge wird in Abhängigkeit der Mittel der Betriebe und deren Anspruchsgruppen, der Dringlichkeit sowie der vorhandenen Infrastruktur festgelegt.

G. Strategiekonformität Der Regierungsrat verfolgt mit der Strategie «Digitale Verwaltung 2018–2023» (RRB Nr. 390/2018) eine konsequente Umsetzung der Digitalisierung und damit eine Priorisierung von digitalen gegenüber analogen Interaktionen. Die SMAZH-Lösung treibt diese voran, indem sie digitale Leistungen für externe Leistungsbeziehende vorsieht und digitale Arbeitsinstrumente für die Mitarbeitenden zur Verfügung stellt. Daneben ist SMAZH ein Teil der Massnahmen zur Umsetzung eines Legislaturziels des Regierungsrates (siehe Richtlinien der Regierungspolitik 2023–­ 2027, RRZ 1g, vgl. RRB Nr. 871/2023), wonach durch einen stärker individualisierten Vollzug mehr Sicherheit geschaffen und eine nachhaltige Wiedereingliederung gefördert wird. RRB Nr. 383/2018 regelt die Entscheidungsabläufe in Bezug auf die IKT-Grundversorgung und für die IKT-Beschaffungen betreffend Fach- und Kantonsapplikationen. Das

Projekt wurde dem AFI und dem Gremium Operative Informatiksteuerung (OIS) am 16. März 2023 zur Prüfung vorgelegt. Das OIS hat dem Projekt zugestimmt mit der Auf‌lage, dass die Bestandteile im Projekt bezüglich Bereitstellung von Grundversorgungskomponenten (z. B. Rechenzentren, Netzwerk, Lizenzen) zwischen dem AFI und der JI eng abgestimmt werden. Die initialen Abstimmungen zu diesen Punkten wurden unter Leitung des Servicemanagements des AFI mit deren Vertreterinnen und Vertretern durchgeführt. Als Ergebnis können Synergien in sämtlichen genannten Bereichen genutzt werden.