Verwaltungsvereinbarung betreffend Zusammenarbeit der Kantone Schwyz und Zürich bei der Aufsicht im Zivilstandswesen, Genehmigung

A. Ausgangslage Im Rahmen eines Reorganisationsprojektes gelangte der Kanton Schwyz mit dem Ersuchen an den Kanton Zürich, die Dienstleistungen als Aufsichtsbehörde im Zivilstandswesen für den Kanton Schwyz zu übernehmen. Die Aufgaben der Aufsichtsbehörde im Zivilstandswesen sind durch das Schweizerische Zivilgesetzbuch (ZGB, SR 210) vorgegeben und stimmen mit den Abläufen im Kanton Zürich überein. Die Abteilung Zivilstandswesen des Gemeindeamtes der Direktion der Justiz und des Innern ist Aufsichtsbehörde im Kanton Zürich. Sie hat sich bereit erklärt, die Aufgaben als Aufsichtsbehörde für den Kanton Schwyz zu übernehmen. Sie kann den Mehraufwand mit einer entsprechenden Stellenaufstockung bewältigen. Mit den Erfahrungen des Kantons Zürich als grösste Aufsichtsbehörde der Schweiz sowie dem Einsatz der neuen Geschäftskontrolle Axioma können die neu übernommenen Aufgaben effizienter erledigt werden, als es der Kanton Schwyz mit seinem Volumen könnte. Mit der Übernahme der Zivilstandsaufsicht des Kantons Schwyz und der in Art. 6 der Verwaltungsvereinbarung betreffend die Zusammenarbeit der Kantone Schwyz und Zürich bei der Aufsicht im Zivilstandswesen enthaltenen Pauschalabgeltung soll neben der vollständigen Deckung der zusätzlichen Kosten ein Deckungsbeitrag zugunsten der Aufwendungen des Kantons Zürich erwirtschaftet werden. Für die Übernahme dieser hoheitlichen Aufgabe ist eine Verwaltungsvereinbarung abzuschliessen, die durch das Eidgenössische Amt für das Zivilstandswesen (EAZW) zu genehmigen ist.

B. Erläuterungen zu den einzelnen Bestimmungen der Verwaltungsvereinbarung Zu Art. 1: Der Aufsichtsbehörde des Kantons Zürich (Gemeindeamt, Abteilung Zivilstandswesen) werden alle Aufgaben übertragen, die nach der massgebenden eidgenössischen und kantonalen Gesetzgebung der kantonalen Aufsichtsbehörde zugewiesen sind. Es wird darauf verzichtet, in der Vereinbarung die Aufgaben einzeln aufzulisten, damit bei Änderungen des übergeordneten Rechts die Vereinbarung nicht jedes Mal angepasst werden muss. Es wird deshalb dynamisch auf die jeweils anwendbare Zuständigkeitsordnung im übergeordneten Recht verwiesen, wobei in Abs. 2 die wichtigsten eidgenössischen und kantonalen Rechtsquellen genannt werden. Zurzeit gehören insbesondere die folgenden Aufgaben in den Zuständigkeitsbereich der kantonalen Aufsichtsbehörden: a. Beaufsichtigung, Unterstützung und Beratung der Zivilstandsämter Inner- und Ausserschwyz (Art. 45 Abs. 2 Ziff. 1 und 2 ZGB, Art. 85 Zivilstandsverordnung vom 28. April 2004 [ZStV; SR 211.112.2]) sowie Aus- und Weiterbildung der im Zivilstandswesen tätigen Personen (Art. 45 Abs. 2 Ziff. 5 ZGB), b. Mitwirkung bei der Registerführung und beim Vorbereitungsverfahren der Eheschliessung (Art. 45 Abs. 2 Ziff. 3 ZGB), c. Verfügungen über die Anerkennung und Eintragung ausländischer Ereignisse (Art. 45 Abs. 2 Ziff. 4 ZGB, Art. 23 ZStV, §§ 10 und 12 Kantonale Zivilstandsverordnung des Kantons Schwyz [KZStV]), d. Bewilligungen nach Art. 41 ZGB und Art. 17 sowie 45 ZStV, e. Bereinigungen und Berichtigungen (Art. 42 und 43 ZGB sowie Art. 29 ZStV), f. Sperrung und Aufhebung der Bekanntgabe von Daten sowie Sperrung und Aufhebung der Verwendung von Daten nach Art. 46 und 46a ZStV, g. Bewilligung von Amtsräumen (Art. 1a Abs. 4 ZStV) und Touristenhochzeiten (Art. 73 ZStV), h. Bewilligung zur Tätigkeitsaufnahme bis zum Erwerb des Fachausweises (Art. 4 Abs. 4 und 5 ZStV), i. Entgegennahme von Erklärungen betreffend Unterstellung des Namens unter das Heimatrecht (Art. 14 ZStV), j. Verfügungen in besonderen Fällen von Geburt oder Tod (Art. 20 Abs. 4 sowie Art. 20a Abs. 4 und 6 ZStV), bei verspäteten Meldungen einer Geburt oder eines Todesfalls (Art. 35 Abs. 2 ZStV) sowie einer späteren Feststellung von Abstammung oder Geburtsort eines Findelkinds (Art. 38 Abs. 3 ZStV), k. Bewilligung zur vorzeitigen Vernichtung von Belegen (Art. 32 ZStV),

l. Bewilligung der Bekanntgabe von Personenstandsdaten an Forschende (Art. 60 ZStV), m. Entlassung oder Ausschluss von der Wiederwahl von im Zivilstandswesen tätigen Personen (Art. 87 ZStV) und Ergreifen von Disziplinarmassnahmen (Art. 47 ZGB), n. Erlass von verbindlichen Weisungen an die Zivilstandsämter Inner- und Ausserschwyz gemäss § 14 KZStV, o. Entgegennahme von Fehlermeldungen (Art. 19a ZStV), p. Meldungen an die zuständige kantonale Ausländerbehörde (Art. 23 Abs. 3 ZStV), q. Ermächtigung der Mitarbeitenden zur Ausstellung elektronischer Urkunden und elektronischer Beglaubigungen (Art. 47b Abs. 2 ZStV), r. Überwachung der Einhaltung des Datenschutzes und Gewährleistung der Datensicherheit (Art. 83 Abs. 1 ZStV). Weiter übernimmt die Aufsichtsbehörde Zürich gemäss Abs. 3 auch den «First Level Support» des Personenstandsregisters und unterstützt das Departement des Innern des Kantons Schwyz fachlich bei Gesetzgebungsarbeiten. Zu Art. 2: Die Aufsichtsbehörde Zürich kann alle notwendigen Amtshandlungen für die Erfüllung ihrer Aufgaben sowohl in ihren Amtsräumen als auch im Gebiet des Kantons Schwyz vornehmen. So ist es denkbar, dass die Aufsichtsbehörde Zürich für gewisse Amtshandlungen die Räume des Zivilstandsamtes Inner- oder Ausserschwyz benützt. Selbstverständlich müssen die Inspektionen durch die Mitarbeitenden des Kantons Zürich in den Zivilstandsämtern des Kantons Schwyz vor Ort durchgeführt werden können. Damit es durch die Aufgabenübertragung an den Kanton Zürich bei den Betroffenen nicht zu Missverständnissen kommt, wird im schriftlichen und elektronischen Verkehr auf die Delegation der Aufgabe an den Kanton Zürich hingewiesen (Gemeindeamt, Abteilung Zivilstandswesen, Aufsichtsbehörde für die Kantone ZH und SZ). Gegenseitig sind die Behörden der Kantone Schwyz und Zürich zur Amtshilfe verpflichtet, soweit dies der Erfüllung dieser Vereinbarung dient. Zu Art. 3: Der Kanton Schwyz überträgt die Aufsicht über das Zivilstandswesen integral an den Kanton Zürich bzw. die zuständigen Behörden, ohne sich in dessen interne Organisation einzumischen. Die Aufsichtsbehörde Zürich erstattet dem Departement des Innern des Kantons Schwyz einen jährlichen Bericht über die Aufgabenerfüllung (Statistik usw.). Wesentliche Vorkommnisse sind umgehend mitzuteilen. Zu Art. 4: Die Aufsichtsbehörde Zürich wendet das Schwyzer Verfahrensrecht

an. Da die meisten Verfahrensvorschriften in der eidgenössischen Zivilstandsverordnung geregelt sind und die Rechtspflegegesetze der Kantone Zürich und Schwyz nahezu deckungsgleich sind, ist eine rechtssichere Anwendung des Schwyzer Verfahrensrecht gegeben. Zur Feststellung des Sachverhaltes kann die Aufsichtsbehörde Personen in ihre Amtsräume nach Zürich einladen, kann solche Amtshandlungen nach Art. 2 Abs. 1 der Vereinbarung aber auch im Kanton Schwyz durchführen (sogenannter Stör-Jurist).

Gemäss Abs. 2 in Verbindung mit § 13 Abs. 2 KZStV kann gegen Entscheide und Verfügungen der Aufsichtsbehörde Zürich innert 20 Tagen Beschwerde beim Regierungsrat des Kantons Schwyz und anschliessend Beschwerde beim Verwaltungsgericht des Kantons Schwyz erhoben werden. Soweit sich (Aufsichts-)Beschwerden gegen die beiden Zivilstandsämter des Kantons Schwyz an den Regierungsrat richten, holt dieser bei der Aufsichtsbehörde Zürich eine (fachliche) Stellungnahme ein. Damit ist sichergestellt, dass sich die zuständige Aufsichtsbehörde als Fachinstanz ins Beschwerdeverfahren einbringen kann. Diese Verfahrensbeteiligung lässt sich auch auf § 24 Abs. 1 Bst. a und allenfalls Bst. e des Verwaltungsrechtspflegegesetzes vom 6. Juni 1974 (SRSZ 234.110) stützen. Zu Art. 5: Für Auskunftsrecht und Datenbekanntgabe im Zivilstandswesen gelten das Schweizerische Zivilgesetzbuch, die Zivilstandsverordnung sowie das kantonale Verfahrensrecht. Dabei gilt das Recht des Kantons, in dem ein Verfahren anhängig ist. Aus praktischen Gründen werden Akten zuerst während 20 Jahren bei der Amtsstelle selbst, d. h. der Aufsichtsbehörde Zürich, aufbewahrt. Nachher erfolgt die Ablieferung an das Staatsarchiv Schwyz. Die Aufsichtsbehörde kann im Rahmen ihres Weisungsrechts aber auch anordnen, dass z. B. Akten im Zusammenhang mit einer Auslandverfügung dem zuständigen schwyzerischen Zivilstandsamt mit der Eintragungsverfügung zur Archivierung übergeben werden. Zu Art. 6: Die finanzielle Entschädigung des Kantons Zürich durch den Kanton Schwyz erfolgt als Pauschale von jährlich Fr. 130 000. Grundlage für die Festsetzung dieser Pauschale bilden die Auswertungen des Stellenbedarfs für die Aufsicht im Zivilstandswesen im Kanton Schwyz für die Jahre 2017 und 2018. Für 2017 wurde der Bedarf für eine 61%-Stelle und für 2018 für eine 54%-Stelle ermittelt. Die Berechnungen beruhen auf den Jahresangaben des Kantons Schwyz im Rahmen der jährlichen Berichterstattung an das EAZW. Das Berechnungsmodell für die Erhebung der Stellenprozente wurde durch den Kanton Zürich vorgegeben. Für die Festsetzung der Pauschale wird somit von einer 60%-Stelle ausgegangen, welche von einer Zivilstandsbeamtin bzw. einem Zivilstandsbeamten mit Fachausweis ausgeführt werden kann. Die geschätzten Personalkosten für diese 60%-Stelle einschliesslich Arbeitgeberbeiträgen

betragen Fr. 100 000. Dazu kommen Fr. 35 000 für die Entschädigung für den Arbeitsplatz, die Vorlagenverwaltung mit den abweichenden Rechtsgrundlagen, den Archivplatz, den juristischen Support im erstinstanzlichen Verfahren (Verfügungen und Verfassen von Beschwerdeantwor- ten nach dem Recht des Kantons Schwyz) sowie für den Zugriff auf das Collaboration Tool (Teamraum, geschützte Informationsplattform) durch die Schwyzer Zivilstandsämter und die instruierende Behörde des Kantons Schwyz im Rahmen eines Beschwerdeverfahrens. In Abzug gebracht werden die geschätzten Einnahmen von Fr. 5000 bzw. die Erträge aus Aktenprüfungen, Bewilligungen von nicht streitigen Angaben (Art. 41 ZGB), Touristenhochzeiten und Forschungsbewilligungen (vgl. auch Erläuterungen zu Art. 7 Abs. 2). Ausgenommen von der jährlichen Pauschale sind die Mitwirkung bzw. die Aufwendungen der Aufsichtsbehörde Zürich für Gesetzgebungsarbeiten, Stellungnahmen in einem Beschwerde- oder Gerichtsverfahren, da diese weder jährlich noch regelmässig anfallen. Der vereinbarte Stundenansatz bewegt sich im Rahmen von § 3 Abs. 2 der Gebührenordnung für die Verwaltung und die Rechtspflege im Kanton Schwyz vom 20. Januar 1975 (SRSZ 173.111) bzw. der Verordnung vom 27. Oktober 1999 über die Gebühren im Zivilstandswesen (SR 172.042.110). Zu Art. 7: Von der Pauschalentschädigung nach Art. 6 gibt es zwei Ausnahmen: – In der Startphase fallen gewisse Initialisierungs- und Aufbaukosten an, die separat durch eine einmalige Pauschale gemäss Abs. 1 abgegolten werden. – Für ihre Amtshandlungen im Zivilstandswesen erhebt die Aufsichtsbehörde Gebühren gemäss der eidgenössischen Verordnung über die Gebühren im Zivilstandswesen. Der Einfachheit halber verbleiben diese Gebühren beim Kanton Zürich, werden aber bei der Festsetzung der Pauschale nach Art. 6 Abs. 1 der Vereinbarung berücksichtigt. Wird eine erstinstanzliche Verfügung oder ein Entscheid der Aufsichtsbehörde Zürich an eine höhere Instanz (Regierungsrat, Verwaltungsgericht, Bundesgericht) weitergezogen und werden in einem solchen Verfahren Gerichtskosten oder Parteientschädigung zulasten der Aufsichtsbehörde Zürich gesprochen, trägt diese der Kanton Schwyz unabhängig von der Pauschale von Art. 6 Abs. 1. Das Gleiche gilt für zivilrechtliche Gerichtsverfahren, insbesondere bei Feststellungen des Personenstandes (Art. 42 Abs. 1 ZGB) sowie Bereinigungsklagen durch

die Aufsichtsbehörde (Art. 42 Abs. 2 ZGB). Ebenso trägt der Kanton Schwyz die Kosten einer unentgeltlichen Prozessführung. Zu Art. 8: Trotz der Aufgabenübertragung an die Aufsichtsbehörde Zürich bleibt der Kanton Schwyz gegenüber Dritten, z. B. Gesuchstellerinnen und Gesuchstellern, haftbar. Der Kanton Schwyz kann jedoch nach Art. 46 Abs. 2 ZGB auf Personen, welche die Verletzung absichtlich oder grobfahrlässig verursacht haben, Rückgriff nehmen. Der Kanton Zürich haftet hingegen gegenüber dem Kanton Schwyz für Schäden, welche die Aufsichtsbehörde Zürich verursacht.

Zu Art. 9: Ergeben sich aus dieser Vereinbarung Streitigkeiten zwischen den Vereinbarungskantonen, sind diese einem Schiedsgericht zu unterbreiten, das unter Vorbehalt eines allfälligen eidgenössischen Rechtsmittels endgültig entscheidet. Jeder Kanton bzw. die zuständige Direktion (ZH) und das zuständige Departement (SZ) bestimmt ein Mitglied des Schiedsgerichts, das von der Vorsteherin bzw. dem Vorsteher des Eidgenössischen Amtes für Zivilstandswesen präsidiert wird. Zu Art. 10: Die Vereinbarung wird unter Vorbehalt eines Kündigungsrechts auf unbestimmte Zeit abgeschlossen. Vertragsanpassungen, die über Anpassungen von Art. 6 Abs. 3 hinausgehen, können von den Parteien jederzeit vorgenommen werden. Sie bedürfen der Zustimmungen beider Parteien. Da die Übernahme der Aufsichtsfunktion durch den Kanton Zürich mit beidseitigen Investitionen und Aufwendungen verbunden ist, soll die Vereinbarung erstmals unter Einhaltung einer zweijährigen Kündigungsfrist auf den 31. Dezember 2024 gekündigt werden können. Damit ist die erste fünfjährige Vertragsdauer fest. Nachher kann unter Einhaltung einer zweijährigen Kündigungsfrist auf Ende eines Kalenderjahres gekündigt werden. Zu Art. 11: Damit die notwendigen organisatorischen Vorarbeiten zeitgerecht erledigt werden können, wird die Vereinbarung auf den 1. Januar 2020 in Kraft gesetzt.

C. Einvernehmen des Eidgenössischen Amtes für das Zivilstandswesen Gemäss Art. 84 Abs. 2 ZStV können mehrere Kantone bei den Aufsichtsbehörden eine Aufgabenteilung vorsehen oder ihre Aufsichtsbehörden zusammenlegen. Sie treffen im Einvernehmen mit dem EAZW die nötigen Vereinbarungen. Im Rahmen einer Vorprüfung hat das EAZW mit Schreiben vom 9. August 2019 sein Einvernehmen zur im Entwurf vorgelegten Vereinbarung geäussert. Die durch den Regierungsrat des Kantons Zürich und den Regierungsrat des Kantons Schwyz genehmigte Verwaltungsvereinbarung betreffend die Zusammenarbeit der Kantone Schwyz und Zürich bei der Aufsicht im Zivilstandswesen muss für deren Gültigkeit dem EAZW zur abschliessenden Äusserung des Einvernehmens vorgelegt werden. Die Zustimmung des EAZW wird in der Vereinbarung vermerkt.

D. Personelle und finanzielle Auswirkungen Der Kanton Zürich erhält 2019 als Entschädigung für die Initialisierungskosten Fr. 10 000. In diesem Betrag sind die technischen Anpassungen sowie eine Einführungsveranstaltung vorgesehen. Ab 2020 entschädigt der Kanton Schwyz den Kanton Zürich für seine Dienstleistungen pauschal mit Fr. 130 000 und zusätzlich für Dienstleistungen im gesetzgeberischen Bereich, für die Mitwirkungen bei Registerbereinigungsklagen gemäss Art. 42 ZGB sowie bei Beschwerden gegenüber den Zivilstandsämtern des Kantons Schwyz gemäss dem tatsächlichen Aufwand mit Fr. 150 pro Stunde. Die tatsächlichen Auslagen des Kantons Zürich bei der unentgeltlichen Prozessführung sowie Prozesskosten bei Gerichtsverfahren werden dem Kanton Schwyz weiterverrechnet. Die Kosten für die Dienstleistungen und deren pauschale Entschädigung gemäss Art. 6 Abs. 1 werden jährlich überprüft. Die zuständige Direktion des Kantons Zürich und das zuständige Departement des Kantons Schwyz werden ermächtigt, die Pauschalabgeltung an Veränderungen des Leistungsvolumens ab 5%, jeweils auf Beginn eines Kalenderjahres, anzupassen. Diese Möglichkeit besteht auch bereits vor dem 31. Dezember 2024. Für die Bewältigung der zusätzlichen Dossiers werden im Gemeindeamt zusätzlich 0,6 Stellen in der Richtposition Verwaltungsassistent/in, LK 16 VVO, benötigt. Es ist mit folgenden Aufwänden und Erträgen zu rechnen: Position Betrag in Franken Personalkosten einschliesslich Arbeitgeberbeiträgen 100 000 Zusätzlicher Sachaufwand 35 000 Dienstleistungen gemäss Art. 6 Abs. 2 dieser Vereinbarung 5 000 Geschätzter Mehraufwand 140 000 Pauschalentschädigung für die Übernahme der Zivilstandsaufsicht 120 000 Pauschalentschädigung für den Mehraufwand bei der Berücksichtigung von 10 000 schwyzerischen Besonderheiten im Verfahren (Recherche Verfahrensrecht und Vorlagenmanagement) Dienstleistungen gemäss Art. 6 Abs. 2 dieser Vereinbarung 5 000 Einnahmen gemäss Art. 7 Abs. 2 dieser Vereinbarung 5 000 Geschätzte Entschädigungen 140 000 Da die Schaffung der 0,6 Stellen aufgrund der Entschädigung, die der Kanton Schwyz leistet, keinen Mehraufwand bewirkt, ist die Direktion der Justiz und des Innern dafür zuständig (§ 5 Abs. 3 Vollzugsverordnung zum Personalgesetz; VVO, LS 177.111).