Sozialamt, Öffentliche Sozialhilfe und Asylkoordination, Umsetzung Digitalisierungsprojekt, gebundene Ausgabe, Vergabe

A. Ausgangslage Der Kanton erstattet den Gemeinden die Sozialhilfekosten für Ausländerinnen und Ausländer, die noch nicht zehn Jahre ununterbrochen im Kanton Zürich Wohnsitz haben (vgl. § 44 Sozialhilfegesetz [SHG, LS 851.1] in Verbindung mit § 36 Verordnung zum Sozialhilfegesetz [LS 851.11]). Zudem ist der Kanton für die Unterbringung, Unterstützung und Betreuung der Personen aus dem Asylbereich verantwortlich (vgl. § 5a SHG in Verbindung mit § 6 Abs. 1 Asylfürsorgeverordnung [LS 851.13]). Für die Erfüllung dieser Aufgabe arbeitet das Kantonale Sozialamt (KSA) sowohl im Sozialhilfebereich als auch im Asylwesen bisher mit der seit über 15 Jahren im Einsatz stehenden Fachapplikation «Tutoris. Net», über die jährlich u. a. mehr als 13 000 Abrechnungen im Sozialhilfebereich sowie mehr als 70 000 Einzelabrechnungen im Asylwesen abgewickelt werden. Sie soll alters- und technologiebedingt ersetzt werden. Im Rahmen einer Studie wurde unter der Leitung des KSA gemeinsam mit Vertretern der Gemeinden und der Zusammenarbeitsorganisation egovpartner (Staatskanzlei) ein Zielbild erarbeitet. So sollen die Prozesse zwischen dem KSA, den Gemeinden und externen Leistungserbringern, wie beispielsweise Betreiberorganisationen, vollständig durchgängig digitalisiert sowie eine vereinfachte, nachvollziehbare und vollständige elektronische Gesuchsbearbeitung ermöglicht werden. Während der Initialisierungs- und frühen Konzeptionsphase wurden die fachlichen Anforderungen erhoben sowie die Soll-Prozesse und technische Architektur grob definiert. Das Projekt wird auf der Basis von Hermes 2022 agil geführt. Im Rahmen des agilen Vorgehens soll vorerst ein minimaler Funktionsumfang (Minimum Viable Product; MVP) umgesetzt werden, der folgende Anforderungen umfasst: – Durchgängig digitalisierter Prozess (einschliesslich Prozessoptimierungen) – Fallmanagement im Bereich Asyl und Rückkehrberatung – Abrechnungslogik (einschliesslich SAP-Finanzprozesse) in den Abteilungen Öffentliche Sozialhilfe (ÖS) und Asylkoordination (AK) – Technische Schnittstelle für Unterstützungsanzeigen und Rechnungen – Benutzer, Rollen und Berechtigungen

Darauf aufbauend sollen in zwei Phasen weitere Funktionen im Zeitraum von Mitte 2026 bis Ende 2028 integriert werden, mit anschliessender kontinuierlicher Weiterentwicklung. Die Phase 2 soll separat mit einer zusätzlichen gebundenen Ausgabe beantragt werden. Phase 1 mit zwei Ausbauschritten bis Ende 2027, u. a.: – Kostengutsprachen für medizinische Leistungserbringer – Direkte Kostengutsprachen gegenüber Organisationen – Notfallanzeigen gegenüber Gemeinden und Kantonen Phase 2 mit weiteren zwei Ausbauschritten bis Ende 2028, u. a.: – Digitales Angebot für die vollständig durchgängige Digitalisierung der Prozesse zwischen Gemeinden, Leistungserbringern und Kanton – Reporting- und Steuerungsfunktionen – Weiterentwicklung der technischen Schnittstellen

B. Vorgesehene Umsetzung/Beschaffungen Für die Realisierung soll die Kantonsapplikation «SAP Social Protection» verwendet werden, die bereits im Rahmen des Projekts «SElbst- Bestimmt Entscheiden» beim KSA eingeführt wurde (vgl. u. a. RRB Nr. 582/2022). Für deren Konfiguration hat das für den SAP-Betrieb zuständige Amt für Informatik (AFI) gestützt auf die Rahmenverträge gemäss RRB Nr. 1257/2024 Angebote bei der Novo Business Consultants AG, Zürich (Novo), eingeholt. Für die Entwicklung der MVP-Fachapplikation (Fr. 710 000) mit Migration (Fr. 295 000) beträgt die Auftragssumme gemäss den Angeboten vom 1. und 10. Juni 2026 Fr. 1 005 000. Dieser Betrag kann sich für Unvorhergesehenes um Fr. 100 000 auf insgesamt Fr. 1 105 000 erhöhen. Gestützt auf den Rahmenvertrag ist der Auftrag an die Novo zu erteilen. Der Vertragsabschluss erfolgt durch das AFI. Die Aufwendungen werden dem KSA weiterbelastet. Die anteilmässigen Betriebskosten (u. a. SAP-Softwarelizenzen, -Support und -Wartung) von 2027 bis Ende 2031 betragen jährlich Fr. 75 000 (einschliesslich Fr. 5000 für Unvorhergesehenes) bzw. insgesamt Fr. 375 000 und werden gemäss RRB Nr. 1233/2020 durch das AFI dem KSA mittels interner Verrechnung weiterbelastet. Weitere Vergaben, u. a. für die externe Projektunterstützung durch OwnShip Technology AG, Hünenberg (Erhöhung um Fr. 230 000 auf Fr. 880 000, vgl. Verfügung der Sicherheitsdirektion vom 12. September 2024), für die Businessanalyse (Fr. 540 000, geschätzt) und für das Testing (Fr. 555 000, geschätzt), fallen gestützt auf § 34 der Finanzcontrollingverordnung (FCV, LS 611.2) in Verbindung mit § 39 lit. a FCV und gestützt auf den Anhang der Organisationsverordnung der Sicherheitsdirektion (LS 172.110.2) in die Kompetenz der Sicherheitsdirektion bzw. des KSA.

C. Gebundene Ausgabe mit Finanzierung Zurzeit können die Kosten für den MVP mit Migration und die Ausbauphase 1 zuverlässig geschätzt werden. Der weitere Ausbau (Phase 2) soll separat mit einer zusätzlichen gebundenen Ausgabe beantragt werden. Die technische Umsetzung des digitalen Angebots ist aufgrund paralleler Projekte und strategischer Überlegungen derzeit noch in direktionsübergreifenden Gremien in Abklärung. Deshalb sind Mittel für die Businessanalyse dieses Lösungsteils berücksichtigt. Aufgrund der Komplexität und der übergreifenden Bedeutung ist eine externe Teilprojektleitung (Fr. 100 000) vorgesehen. In diesem Projekt soll im Weiteren die Archivierung abgeschlossener Fälle, die nicht in die Digitalisierungslösung migriert werden, berücksichtigt werden (Fr. 200 000). Für die Umsetzung des MVP mit Migration und Ausbauphase 1 dieses Digitalisierungsprojekts des KSA bis Ende 2027 mit dem Betrieb bis Ende 2031 ist eine gebundene Ausgabe von insgesamt Fr. 5 430 000 zu bewilligen. Kostenübersicht Investitions- Erfolgsrechnung Total (in Franken, gerundet; einschliesslich MWSt) rechnung einmalig jährlich (2027–2031) Bewilligte Aufwendungen gemäss Verfügung der 650 000 650 000 Sicherheitsdirektion vom 12. September 2024 für die externe Unterstützung für das Digitalisierungsprojekt (einschliesslich Unvorhergesehenes von Fr. 29 420) für 312 Personentage Ausgaben für MVP mit Migration und Ausbauphase 1, geschätzt: – Entwicklung MVP-Fachapplikation; Richtangebote 1 015 000 340 000 1 355 000 Novo Business Consultants AG, Zürich, vom 1. und 10. Juni 2026 und AFI sowie Schätzung für Arbeitspaket (Schnittstellen und allg. Systemeinstellungen, Rollen und Berechtigungen, Auszahlungen/Faktura), davon: AFI: Entwicklung MVP-Fachapplikation 55 000 55 000 Novo: Externe Unterstützung bei Entwicklung 690 000 20 000 710 000 MVP-Fachapplikation Businessanalyse 1 270 000 270 000 Testing1 285 000 285 000 Security Review 1 35 000 35 000 – Phase 1, Ausbauschritte 1 und 2 (vgl. Erwägung B, 1 015 000 295 000 1 310 000 Grundlage MVP; Schätzung), davon: AFI: Entwicklung Phase 1, Ausbauschritte 1 und 2 50 000 50 000 Externe Unterstützung bei Entwicklung Feature 695 000 15 000 710 000 Release 1 und 2 Businessanalyse 1 270 000 270 000 Testing 1 270 000 270 000 Security Review 1 10 000 10 000

Kostenübersicht Investitions- Erfolgsrechnung Total (in Franken, gerundet; einschliesslich MWSt) rechnung einmalig jährlich (2027–2031) – Migration Datenbestand «Tutoris ÖS» und «Tutoris 345 000 345 000 AK» auf neue Fachanwendung; Richtangebote Novo Business Consultants AG, Zürich, vom 1. Juni 2026, AFI und Angebot Infogate AG, Zürich, vom 29. Juli 2025 sowie Schätzung, davon: AFI: Migration Datenbestand «Tutoris ÖS» und 30 000 30 000 «Tutoris AK» Novo: Externe Unterstützung bei Migration Daten­ 295 000 295 000 bestand Infogate: Export aus «Tutoris.Net» 20 000 20 000 – Konzeptionelle Arbeiten im Hinblick auf Phase 2 240 000 240 000 (Vorleistungen für Ausbauschritte 3 und 4; vgl. Erwägung B; Schätzung), davon: Businessanalyse 1 140 000 140 000 Externe Teilprojektleitung (Schätzung) 1 100 000 100 000 – Einführung (Go-live, Change Management, Schulung; 250 000 250 000 Schätzung) – Weiterführung externe Projektunterstützung und 230 000 230 000 Vorarbeiten (vgl. Verfügung der Sicherheitsdirektion. vom 12. September 2024 sowie Angebot OwnShip Technology AG, Hünenberg, vom 29. Mai 2026) für 115 Personentage – Archivierung nicht zu migrierender Daten 200 000 200 000 aus Altsystemen (Schätzung) – Betriebskosten (AFI, Schätzung) 70 000 350 000 Zwischentotal 2 500 000 1 430 000 70 000 4 280 000 Unvorhergesehenes/Teuerung/Rundungen 275 000 200 000 5 000 500 000 Total zu bewilligende Ausgaben 2 775 000 2 280 000 75 000 5 430 000 – davon einmalig 2 775 000 2 280 000 5 055 000 – davon jährlich 75 000 375 000 1 Die Anbieterin wird im Rahmen eines Minitender-Verfahrens gemäss RRB Nr. 143/2026, Rahmenverträge für IKT-

Dienstleistungen, festgelegt.

Sämtliche Ausgaben zur weiteren Sicherstellung von jährlich u. a. mehr als 13 000 Abrechnungen im Sozialhilfebereich sowie mehr als 70 000 Einzelabrechnungen im Asylwesen und damit verbunden der alters- und technologiebedingte Ersatz der seit über 15 Jahren im Einsatz stehenden Fachapplikation «Tutoris.Net» sind zur Erfüllung von gesetzlich vorgeschriebenen Aufgaben zwingend erforderlich und dienen namentlich der Beschaffung und Erneuerung der für die Verwaltungstätigkeit erforderlichen Mittel. Im Weiteren besteht keine verhältnismässig grosse Handlungsfreiheit, weshalb diese als gebundene Ausgabe im Sinne von § 37 Abs. 2 lit. a des Gesetzes über Controlling und Rechnungslegung (LS 611) gelten. Die Beträge werden der Leistungsgruppe Nr. 3500, Sozialamt, belastet.

Die einmaligen Investitionsausgaben betragen Fr. 2 775 000 und werden der Investitionsrechnung belastet. Die Beträge sind im Budget 2026 (Fr. 1 370 000) sowie im Konsolidierten Entwicklungs- und Finanzplan (KEF) 2026–2029, Planjahr 2027 (Fr. 1 405 000), eingestellt bzw. können verfügbar gemacht werden. Die einmaligen Aufwendungen zulasten der Erfolgsrechnung betragen insgesamt Fr. 2 280 000, wovon Fr. 254 597 der Rechnung 2025 belastet wurden. Der Restbetrag von Fr. 2 025 403 ist im Budget 2026 (Fr. 881 403) und im KEF 2026–2029, Planjahr 2027 (Fr. 1 144 000), enthalten. Die Betriebskosten zulasten der Erfolgsrechnung betragen bei einer fünfjährigen Nutzungsdauer von 2027 bis 2031 jährlich Fr. 75 000 bzw. insgesamt Fr. 375 000. Die anteilmässigen Beträge sind im KEF 2026– 2029, Planjahre 2027–2029, eingestellt. Die Beträge für die Planjahre 2030 und 2031 sind im KEF einzustellen. Mit Verfügung der Sicherheitsdirektion vom 12. September 2024 wurde für die externe Projektunterstützung eine einmalige gebundene Ausgabe Fr. 650 000 bewilligt. Diese ist Teil der zu bewilligenden Gesamtausgabe von Fr. 5 430 000. Die Ausgabenbewilligung ist somit aufzuheben. Das Vorhaben wurde mit dem AFI abgestimmt und dem Gremium Operative Informatiksteuerung am 16. Februar 2023 und am 25. September 2025 präsentiert. Es gab keine Einwände. Das Projektcontrolling wird extern sichergestellt.