Harmonisierte Geschäftsfallbearbeitung, Auftrag

A. Ausgangslage Das Gesetz über die Information und den Datenschutz (LS 170.4) und die dazu gehörende Verordnung regeln, wie die öffentlichen Organe mit Informationen umzugehen haben. Die öffentlichen Organe sind verpflichtet, die im Rahmen von Geschäftsfällen erstellten Informationen in Dossiers innerhalb eines Ordnungssystems abzulegen, um zu gewährleisten, dass das Verwaltungshandeln nachvollziehbar und die Rechenschaftsfähigkeit gewährleistet bleibt. Nach Ablauf einer Aufbewahrungsfrist sind die verantwortlichen öffentlichen Organe verpflichtet, ihre Geschäftsfalldossiers dem zuständigen Archiv anzubieten und die von diesem nicht übernommenen Unterlagen zu vernichten (§ 8 Archivgesetz [LS 170.6]). Die Umsetzung dieser rechtlichen Anforderungen ist in der kantonalen Verwaltung weder prozessual, technisch noch organisatorisch umfassend harmonisiert. Es gibt keine einheitliche Definition und Vorgehensweise; deshalb ist die Informationsverwaltung in den Direktionen und der Staatskanzlei aufwendig. Besonders betroffen ist das Staatsarchiv, wo die heterogene Situation zu Mehraufwand führt. Im Rahmen der Umsetzung der Strategie Digitale Verwaltung 2018– 2023 wurde in der strategischen Initiative Organisation im Handlungsfeld 2 Digitale Arbeitsinstrumente das Projekt Strategie Geschäftsfallbearbeitung gestartet. Federführend ist die Staatskanzlei in Zusammenarbeit mit dem Staatsarchiv und dem Amt für Informatik. Ziel des Projekts ist es, die kantonale Geschäftsfallbearbeitung zu harmonisieren und die Einführung einer standardisierten Geschäftsfallablage vorzubereiten. Unter Geschäftsfallbearbeitung versteht man das gesteuerte und geordnete Erstellen, Bearbeiten, Ablegen, Aufbewahren und Anbieten von Informationen, die im Lauf der Geschäftstätigkeit entstehen. Der Fokus des Projekts liegt dabei auf der Ablage dieser Informationen; der fachliche Prozess, der zu ihrer Entstehung führt, liegt ausserhalb des Geltungsbereichs des Zielbildes.

Dazu wurden im Projekt fachliche, organisatorische und technische Fragen bearbeitet und analysiert. Die wichtigsten Erkenntnisse der Analyse sind nachfolgend festgehalten: Fachliche Grundlagen Die wichtigsten fachlichen Rahmenbedingungen sind in der Verordnung über die Informationsverwaltung und -sicherheit (IVSV, LS 170.8) festgehalten: Öffentliche Organe verwalten ihre Geschäftsfälle in Dossiers, die in einem Ordnungssystem abgelegt sind und die nötigen Metadaten enthalten. Jedes Dossier ist einer federführenden Stelle zugewiesen und wird nach Ende der Geschäftstätigkeit abgeschlossen. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist wird das Dossier dem zuständigen Archiv zur Bewertung und allfälligen Übernahme angeboten. Eine harmonische Geschäftsfallbearbeitung soll dazu führen, dass die Vorgaben der IVSV zweckmässig umgesetzt werden können. Organisation Zurzeit erfolgt die Geschäftsfallbearbeitung in der kantonalen Verwaltung sehr heterogen. Die meisten Direktionen und viele Ämter haben Vorschriften, wie die Geschäftsfallbearbeitung zu erfolgen hat (Organisationsvorschriften). Das Wissen um diese Vorschriften ist aber nicht überall gleich umfassend. Es besteht kein einheitliches Rollenverständnis betreffend die im Rahmen der Geschäftsfallbearbeitung notwendigen Tätigkeiten. Während einige Organisationseinheiten über professionelle Records Managerinnen und Manager bzw. Informationsverantwortliche verfügen, fehlt bei anderen eine verantwortliche Person. Das Staatsarchiv übt eine wichtige Funktion bei der Beratung der Direktionen und der Staatskanzlei rund um die Geschäftsfallbearbeitung und die Anbietepflicht an das Archiv aus. Allerdings fehlt eine Koordination zwischen technischen und fachlichen Expertinnen und Experten bei Digitalisierungsprojekten, was zu Lücken in der Implementierung führen kann. Eine Erweiterung dieser Beratungsdienstleistungen scheint für eine harmonisierte Geschäftsfallbearbeitung notwendig. Technologie In der kantonalen Verwaltung wird ein grosser Teil der geschäftsrelevanten Informationen in Fachapplikationen erstellt und abgelegt. Viele dieser Applikationen verfügen über eine eigene Lösungskomponente zur Dokumentenverwaltung. Diese Lösungskomponenten erfüllen aber die Anforderungen an Systeme zur rechtskonformen Ablage oftmals nicht. Dies hat einen erheblichen administrativ-technischen

Aufwand zur Folge und erschwert insbesondere auch die Ablieferung von Beständen und Daten an das Staatsarchiv.

Die Durchsetzung der kantonalen Vorgaben über eine Vielzahl von Fachanwendungen hinweg scheint sehr anspruchsvoll. Darum soll die Ablage von geschäftsrelevanten Informationen in wenige, dedizierte und standardisierte Geschäftsfallablagen ausgelagert werden. Dieses Prinzip wird teilweise bereits umgesetzt: Verschiedene Verwaltungseinheiten der kantonalen Verwaltung setzen zwei Dokumentenmanagementsysteme (DMS; d.velop, OpenText) sowie ein Geschäftsverwaltungssystem mit DMS-Funktionalitäten (CMI-Axioma) als zentrale Ablage für Informationen aus Fachapplikationen ein. Aufbauend auf der Analyse wurde das Zielbild harmonisierte Geschäftsfallbearbeitung erarbeitet, das der kantonalen Verwaltung ermöglicht, die Geschäftsfallbearbeitung rechtskonform und standardisiert abzuwickeln. Das Zielbild besteht im Wesentlichen aus den folgenden Bestandteilen: – Vision und Ziele – Standardisierte Ablage als technische Grundlage – Kompetenzzentrum Geschäftsfallbearbeitung zur Verankerung Das Zielbild wurde vom Gremium Steuerung Digitale Verwaltung und IKT (SDI) an seiner Sitzung vom 3. Juli 2025 festgesetzt.

B. Zielbild harmonisierte Geschäftsfallbearbeitung 1. Vision und Ziele Vision Ziel ist eine rechtskonforme, standardisierte, effiziente und anforderungsgerechte Geschäftsfallbearbeitung, welche die Verwaltung bei der digitalen Transformation unterstützt, Transparenz fördert und den Zugang zu relevanten Informationen erleichtert. Die Fachkompetenz der Mitarbeitenden der kantonalen Verwaltung sollen kontinuierlich gestärkt und Vorgaben gemeinsam weiterentwickelt werden, um höchste Qualitätsstandards zu gewährleisten und innovative Lösungen zu fördern. Strategische Ziele – Rechtssicherheit aufrechterhalten: Einhaltung aller relevanten gesetzlichen Vorgaben sicherstellen. – Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Nachweisbarkeit von Entscheidungen und Prozessen durch eine strukturierte Dokumentation ermöglichen. – Förderung der digitalen Transformation: Umstellung von papierbasierten auf digitale Prozesse für eine effizientere Verwaltung unterstützen.

Organisatorische Ziele – Beratung und Befähigung: Durch Weitergabe von Fachwissen die Qualifikation der Mitarbeitenden stärken. – Sensibilisierung fördern: Mitarbeitenden die Wichtigkeit und den Nutzen der korrekten Geschäftsfallbearbeitung vermitteln. – Zusammenarbeit mit dem Staatsarchiv stärken: Staatsarchiv für eine vereinfachte Archivierung frühzeitig einbinden. Technische Ziele – Ablagesysteme etablieren: Die Etablierung einer rechtskonformen, standardisierten Geschäftsfallablage fördern. – Automatisierung von Prozessen nutzen: Grundlagen für eine vereinfachte Zusammenarbeit mit Workflows schaffen. DMS stellen dementsprechende Tools zur Verfügung, sie sollten auch organisationsübergreifend nutzbar sein. – Interoperabilität sicherstellen: Nahtlose und standardisierte Integration von Fachapplikationen und E-Government-Lösungen in die bestehenden DMS umsetzen sowie Zusammenarbeit mit anderen staatlichen Ebenen erleichtern. – Reduzierte Komplexität in der Applikationslandschaft: Reduktion der im Einsatz stehenden DMS-Komponenten durch Bereitstellung einer standardisierten Ablage und durch Definition von Standardschnittstellen. 2. Standardisierte Ablage Die Einführung einer standardisierten Ablage soll eine Ein-Standard-Strategie und keine Ein-Produkt-Strategie verfolgen. Grundsätzlich soll es möglich sein, das der Geschäftsfallablage zugrunde liegende Produkt auszutauschen. Diese Ein-Standard-Strategie bedeutet, dass die Produkthersteller einen definierten generischen Standard berücksichtigen müssen. Die Geschäftsfallablage verfügt über klassische DMS-Funktionalitäten, um Informationen anhand von Dokumententypen sowie Metadaten abzulegen und Dossiers bzw. Akten zuzuordnen. Dokumente werden versioniert, und sämtliche Anpassungen und Zugriffe sind nachvollziehbar protokolliert. Das Berechtigungssystem stellt sicher, dass ausschliesslich berechtigte Personen Zugriff auf die abgelegten Dokumente und Dossiers erhalten. Die Ablage erfüllt die Anforderungen an Informationssicherheit und Datenschutz, wie sie in der Allgemeinen Informationssicherheitsrichtlinie (vgl. RRB Nr. 438/2025) und den Besonderen Informationssicherheitsrichtlinien festgelegt sind.

Die Metadaten zur Berechtigungssteuerung werden von den jeweiligen Fachapplikationen an die Geschäftsfallablage übergeben. Die Geschäftsfallablage dient nicht nur als ruhende Ablage für abgeschlossene Geschäfte. Sie ist auch als laufende Ablage während der aktiven Phase des Lebenszyklus von Unterlagen einzusetzen, in der Geschäfte kollaborativ bearbeitet werden. Die Geschäftsfallablage stellt eine Archivschnittstelle gemäss eCH- Standard 0160 bereit und ermöglicht die konforme und geregelte Abgabe von Dossiers und Dokumenten an das Staatsarchiv. 2.1 Erarbeitung der Referenzarchitektur Geschäftsfallbearbeitung Mehrere Applikationen für eine standardisierte Ablage sind in der kantonalen Verwaltung bereits im Einsatz. Allerdings fehlen eine Standardisierung von Schnittstellen und die verbindliche Nutzung einer solchen Ablage aus Fachapplikationen. Zu diesem Zweck soll in Zusammenarbeit mit dem Architektur Board des Amtes für Informatik, der Enterprise Architecture Organisation und dem geplanten Nachfolgeprojekt Einführung harmonisierte Geschäftsfallbearbeitung eine Referenzarchitektur erarbeitet werden. Diese Referenzarchitektur beschreibt die standardisierte Architektur, die einen Referenzrahmen für die Geschäftsfallbearbeitung bietet. Darin wird festgehalten, wie die beteiligten Systeme (Applikationen, Schnittstellen, DMS) zusammenarbeiten sollen. Das Ziel dieser Referenzarchitektur ist es, eine strukturierte Grundlage für die Entwicklung und Implementierung von Applikationen zu bieten. Damit stärkt die kantonale Verwaltung die Standardisierung in der Applikationslandschaft, bleibt aber flexibel, um sich ändernden Anforderungen gerecht zu werden. Die gesteigerte Interoperabilität stellt sicher, dass verschiedene Systeme reibungslos zusammenarbeiten können. Die zu erarbeitende Referenzarchitektur wird dem Gremium SDI zur Festsetzung vorgelegt. Deren Einhaltung bei der Beschaffung einer Applikation wird im Rahmen der üblichen Stellungnahme der Operativen Informatiksteuerung überprüft. Dieses Vorgehen ist ressourcenschonend, da die Einbindung von Applikationen in die standardisierte Ablage dem Software-Lebenszyklus folgt. Allerdings ist mit einem längeren Zeitraum zu rechnen, bis alle Geschäftsfalldossiers dem Zielbild entsprechen. 3. Kompetenzzentrum Geschäftsfallbearbeitung

Um die rechtskonforme Dossier- und Dokumentenablage sicherzustellen und zu harmonisieren, müssen die entsprechenden Dienstleistungen professionalisiert und die Zusammenarbeit innerhalb der Verwaltung gefördert werden. Dazu soll ein Kompetenzzentrum Geschäfts- fallbearbeitung geschaffen werden, das spezifische Dienstleistungen für die kantonale Verwaltung bereitstellt. Das Kompetenzzentrum wird organisatorisch der Staatskanzlei angegliedert, die Aufgabenerfüllung liegt bei der Staatskanzlei und dem Staatsarchiv gemeinsam. 3.1 Aufgaben Die Eckpunkte für die Gestaltung des Kompetenzzentrums wurden im Projekt Ombus (siehe hierzu RRB Nr. 760/2025) erarbeitet. Es sollen nachfolgende fachliche Dienstleistungen angeboten werden: 1) Themenverantwortung: Das Kompetenzzentrum Geschäftsfallbearbeitung verantwortet die Weiterentwicklung des Zielbildes harmonisierte Geschäftsfallbearbeitung. Die Themenverantwortung umfasst die Kommunikation über das Zielbild und die Koordination der Umsetzung. 2) Unterstützung: Die Organisationseinheiten werden bei der Einführung und Umsetzung des Zielbildes vom Kompetenzzentrum unterstützt. Dazu werden Projekte zur Erneuerung und Beschaffung von Applikationen in der kantonalen Verwaltung begleitet, je nach Ausprägung als Teil der Projektorganisation oder punktuell bei Fachfragen. 3) Vernetzung und Austausch: Das Kompetenzzentrum koordiniert die Vernetzung und den verwaltungsinternen Austausch und gewährleistet die Einbindung der Direktionen und der Staatskanzlei. 4) Beratung und Befähigung: Das Kompetenzzentrum stellt Wissen bereit durch fachlich kompetente Beratung und Befähigung. Dies umfasst die Beratung von Fachpersonen, Führungskräften und weiteren Mitarbeitenden bei Fragestellungen zur Geschäftsfallbearbeitung sowie die Unterstützung bei der Qualitätskontrolle. 5) Gemeinsame Weiterentwicklung: Das Kompetenzzentrum gewährleistet eine gemeinsame Weiterentwicklung im Fach und in der Applikationslandschaft unter Einbindung der Direktionen und der Staatskanzlei. 3.2 Einbezug der Direktionen und der Staatskanzlei Das Kompetenzzentrum koordiniert die Vernetzung und den kantonsinternen Austausch und gewährleistet die Einbindung der Direktionen und der Staatskanzlei. Hierzu wird die Fachgruppe Geschäftsfallbearbeitung, bestehend aus Fachverantwortlichen aus den Direktionen und der Staatskanzlei, eingesetzt. Die Mitglieder der Fachgruppe

tragen die Ziele einer standardisierten Geschäftsfallbearbeitung in ihre Stammorganisation und bringen diese in die relevanten Entscheidungsfindungsprozesse ein. Die Fachgruppe stellt sicher, dass die Bedürfnisse der Direktionen und der Staatskanzlei bei der Weiterentwicklung von Zielbild, Richtlinien und Standards sowie der Applikationslandschaft berücksichtigt werden.

C. Folgeprojekt Einführung harmonisierte Geschäftsfallbearbeitung Die Einführung des Zielbildes soll mit dem Folgeprojekt Einführung harmonisierte Geschäftsfallbearbeitung umgesetzt werden. Dieses wird im Rahmen der Umsetzung der Strategie Digitale Verwaltung 2025+ im Umsetzungsschwerpunkt «Erneuerung der Verwaltung und kantonale Zusammenarbeit» durchgeführt (vgl. RRB Nr. 635/2025). Die Projektorganisation richtet sich nach der Umsetzungsorganisation der Strategie Digitale Verwaltung 2025+. Benötigte Mittel Die finanziellen Kosten des Projekts werden von der Leistungsgruppe Nr. 1000, Regierungsrat und Staatskanzlei, getragen. Durchgeführt wird das Projekt von der Staatskanzlei in Zusammenarbeit mit dem Staatsarchiv und unter Einbezug des Amtes für Informatik. Während der Einführungsphase wird auf eine Weiterverrechnung der Dienstleistungen des Kompetenzzentrums verzichtet. Nach der Einführungsphase wird dieses Kostenmodell neu beurteilt. Eine allfällige Anpassung ist dem Regierungsrat zum Beschluss vorzulegen.

D. Strategiebezug Der Regierungsrat hat am 15. Januar 2025 die Strategie Digitale Verwaltung 2025+ festgesetzt (RRB Nr. 45/2025). Das vorliegende Vorhaben trägt zum Umsetzungsschwerpunkt «Erneuerung der Verwaltung und kantonale Zusammenarbeit» dieser Strategie bei. Eine harmonisierte Geschäftsfallbearbeitung trägt zu mehreren strategischen Zielen in mehreren Wirkungsbereichen der Strategie Digitale Verwaltung 2025+ bei, insbesondere zu «Prozesse werden konsequent angeglichen und gemeinsame Lösungen sind eine Selbstverständlichkeit» aus dem Wirkungsbereich Transformation der Verwaltung. Das Folgeprojekt Einführung harmonisierte Geschäftsfallbearbeitung ist Teil des Projektportfolios 2025 (Nr. 3.11) der Strategie Digitale Verwaltung, das vom Gremium SDI an seiner Sitzung vom 22. Mai 2025 festgesetzt und vom Regierungsrat mit Beschluss Nr. 635/2025 zur Kenntnis genommen wurde.

E. Gremien Das Gremium SDI hat das Zielbild harmonisierte Geschäftsfallbearbeitung an seiner Sitzung vom 3. Juli 2025 festgesetzt. Es hat den Antrag zuhanden des Regierungsrates vorberaten und zustimmend zur Kenntnis genommen.