12.

25 Konservierung und Prävention

13 31 Dienstleistungen des Staatsarchivs

14 32 Rechtliche Grundlagen

Informationsverwaltung und Archivierung für Gemeinden im Kanton Zürich

1 Rechtskonforme In­formations­ verwaltung und Archivierung Täglich produzieren und empfangen Gemeinden – je nach Grösse – Dutzende, Hunderte oder gar Tausende von Doku- menten in elektronischer Form und auf Papier. Diese Infor- mationsmenge muss strukturiert und übersichtlich verwaltet werden: einerseits, um den gesetzlichen Anforderungen Folge zu leisten,1 andererseits, um eine reibungslose Ge­ schäftstätigkeit zu gewährleisten. Die rechtskonforme In- formationsverwaltung und Archivierung besteht im gezielt gesteuerten und geordneten Erstellen, Bearbeiten, Ablegen, Archivieren, Vernichten, Suchen und Finden von Informatio- nen über ihren ganzen Lebenszyklus (siehe 4. Kapitel Der Lebenszyklus von Unterlagen) und nach den geltenden rechtlichen Vorgaben (siehe 14. Kapitel Rechtliche Grundla- gen). Öffentliche Organe haben der Bevölkerung Rechenschaft über ihre Tätigkeit abzulegen. Sie müssen die Informationsver- waltung so handhaben, dass ihr Handeln transparent und nachvollziehbar ist und bleibt. Dieses Gebot gilt für die aktuel- len Geschäfte ebenso wie für die abgeschlossenen: Die struk- turierte Ablage und das Archiv sind wesentliche Bestandteile einer rechtskonformen Informationsverwaltung. Eine geordnete Informationsverwaltung dient zudem der Rechtssicherung: Die dauernde Aufbewahrung von grund- legenden Dokumenten (Verträgen, Plänen, Verfügungen) er- möglicht im Fall einer Rechtsstreitigkeit den Rückgriff auf be- weiskräftige Unterlagen und kann Eigentum und Ansprüche der Gemeinde sichern. Archive dienen aber auch der historischen Forschung. Forschende müssen mit Originalunterlagen arbeiten und diese immer wieder beiziehen können. Gemeindearchive haben den Zweck, die originalen Unterlagen vor Verderb und Verlust zu bewahren und öffentlich zugänglich zu machen. Sie tragen als langfristige Datenspeicher zur Identitätsbildung einer Gemein-

1 § 5 Gesetz über die Information und den Datenschutz des Kantons Zürich IDG (LS 170.4): «Das öffentliche Organ verwaltet seine Informationen so, dass das Verwaltungshandeln nachvollziehbar und die Rechenschaftsfähigkeit gewährleistet ist.» Vgl. §§ 2– 6 Verordnung über die Informationsverwaltung und -sicherheit IVSV (LS 170.8).

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de bei und bilden eine unerlässliche Basis für die Auseinander- setzung mit ihrer Geschichte. Die Tatsache, dass ein Archiv ausschliesslich Informationen umfasst, die von der entsprechenden Gemeinde (oder ihren Rechtsvorgängerinnen) erstellt oder im Rahmen eines Ge- schäfts empfangen worden sind, unterscheidet Archive von Dokumentationsstellen und Bibliotheken: In einem Archiv be- finden sich (fast) nur Originalunterlagen bzw. Einzelstücke. Umso wertvoller sind diese, und umso wichtiger ist es, sie gut zu verwalten und sicher aufzubewahren.

2 Gute Organisation erleichtert die Arbeit Eine gut organisierte Informationsverwaltung ermöglicht effizi- entes Arbeiten und Wiederauffinden von Unterlagen. Die Ab- lage wird durch gute Organisation überdies personenunabhän- gig: Alle Mitarbeitenden finden unkompliziert die für ihre Arbeit benötigten Akten, besonders auch nach personellen Wechseln. Die Strukturierung der Informationsverwaltung gemäss dem Lebenszyklus von Unterlagen – Laufende Ablage, Ruhende Ab- lage, Archiv – spart (Speicher-)Platz und fördert die Ordnung, da nicht mehr aktiv genutzte Unterlagen regelmässig in die Ru- hende Ablage und später ins Archiv überführt oder vernichtet bzw. gelöscht werden können. Zentral für die Steuerung der Informationsverwaltung ist der Aktenplan (auch: Registratur- plan, Ordnungssystem). Ein weiteres wichtiges Element der rechtskonformen Informationsverwaltung ist das Reglement Informationsverwaltung und Archivierung. Dieses klärt Abläufe und Verantwortlichkeiten im Umgang mit geschäftsre- levanten Unterlagen und regelt die Bewirtschaftung von Unter- lagen entlang des Lebenszyklus. 2

2 Eine Vorlage für ein solches Reglement finden Sie auf der Website des Staatsarchivs (Link).

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Informationsverwaltung und Archivierung für Gemeinden im Kanton Zürich

3 Ressourcen und Verantwortlichkeiten Die Führung einer Ruhenden Ablage und der Betrieb eines Archivs verursachen wiederkehrende Kosten sowie hin und wieder einmalige Investitionen. Dieser Aufwand muss voraus- schauend budgetiert werden. Eine Gemeinde kann die Verantwortung für ihre Informations- verwaltung und für ihr Archiv nicht an Aussenstehende delegie- ren. Deshalb muss jede Gemeinde eine für die Informations­ verwaltung verantwortliche Person bestimmen, die in Bezug auf die gesamte Informationsverwaltung der Gemeinde weisungsberechtigt ist. Diese Person steht in einem öffentlich- rechtlichen Anstellungsverhältnis oder ist gewähltes Mitglied eines Organs der Gemeinde im Sinn des Gesetzes über die politischen Rechte. Sie ist für die im Folgenden ausgeführten Prozesse der Informationsverwaltung und Archivierung zustän- dig und dabei den Führungsorganen der Gemeinde direkt ver- antwortlich. Sie fungiert als Ansprechpartner/in für alle Mit- arbeitenden der Gemeindeverwaltung sowie allenfalls auch für externe Dienstleister, die im Auftrag der Gemeinde bestimmte Aufgaben in den Bereichen Informationsverwaltung und Archi- vierung erfüllen. Bei ihrer Tätigkeit kann die verantwortliche Person die Beratung und Unterstützung des Staatsarchivs in Anspruch nehmen.

4 Der Lebenszyklus von Unterlagen Das Konzept des Lebenszyklus (Life Cycle) von Unterlagen, das mit der Grafik (siehe Seite 7) illustriert wird, unterscheidet drei Lebensphasen von Unterlagen: Eine aktive Phase der Lau- fenden Ablage (hellblau), eine halbaktive Phase der Ruhenden Ablage (dunkelblau) sowie eine inaktive Phase mit archivierten Geschäften (schwarz). Diese konzeptuelle Gliederung gilt so- wohl für die Ablage auf Papier als auch für die elektronische Ablage.

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Aufbewahrungsfrist

Konsultation Benützung im Gemeinde- archiv

• Unterlagen zur Bearbeitung des Geschäfts, Protokolle von beteiligten Gremien, Konzepte, Pläne usw.

• Weitere Korrespondenz (elektronisch oder Papier), Kopien der ausgehenden E-Mails bzw. der ausgehenden Schreiben

• Dokument zum Dossierabschluss: abschliessender Entscheid, Projektabschlussbericht o. ä.

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Informationsverwaltung und Archivierung für Gemeinden im Kanton Zürich

Umfangreichere Dossiers können in einzelne, in sich abge- schlossene Unterdossiers (Subdossiers) unterteilt werden. Dossiers werden abgeschlossen, wenn ein Geschäft erledigt ist. Für die Laufende Ablage (wie auch für die anschliessenden Phasen) spielt der Aktenplan eine zentrale Rolle. Das Staats- archiv stellt für politische Gemeinden bzw. Einheitsgemeinden, Schulgemeinden, Kirchgemeinden, KESB und Zweckverbände Musteraktenpläne zur Verfügung.3 Die Gemeinden sind aufge- fordert, die Musteraktenpläne des Staatsarchivs zu verwenden und ihren Bedürfnissen entsprechend anzupassen. Der Aktenplan strukturiert die Ablage nach Aufgaben und Prozessen und ermöglicht die Festlegung weiterer Angaben (Metadaten). Die wichtigsten davon sind:

• Federführung (Abteilung, Bereich)

• Aufbewahrungsfristen und gesetzliche Grundlagen

• Archivische Bewertung.

Jedes Dossier muss einer bestimmten Position im Aktenplan zu- geordnet werden. Wenn für ein Dossier keine passende Position gefunden werden kann, ist der Plan entsprechend anzupassen. Mit «Masterdossier» bezeichnen wir dasjenige Dossier, das von der federführenden Stelle bzw. dem/der federführenden Sachbearbeitenden geführt wird. Das Wissen um das Master- dossier ermöglicht es allen anderen am Prozess beteiligten ­Mitarbeitenden, Doppel- und Mehrfachexemplare von Unter- lagen nach Gebrauch zu entsorgen.

Von der Laufenden in die Ruhende Ablage Bevor ein Dossier abgeschlossen und von der Laufenden in die Ruhende Ablage überführt wird, soll es durch die/den feder- führende/n Sachbearbeitende/n bereinigt werden, indem nicht mehr benötigte («unwichtige», nicht geschäftsrelevante) Unter- lagen aussortiert werden. Dabei handelt es sich in der Regel um rein administrative Unterlagen oder um Akten Dritter, deren Entfernung das Verständnis des Geschäftsablaufs nicht beein- trächtigt. Das Staatsarchiv stellt Negativlisten nicht geschäfts- relevanter Unterlagen zur Verfügung, die die Sachbearbeiten- den bei der Bereinigung ihrer Dossiers unterstützen.4

Zweite Phase: Ruhende Ablage Nach dem Aussortieren werden die bereinigten und abge- schlossenen Dossiers in die Ruhende Ablage überführt (vgl. 3 S iehe Website des Staatsarchivs (Link). 4 Siehe Website des Staatsarchivs (Link).

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dazu auch § 5 IDG, LS 170.4). Diese muss von der Laufenden Ablage getrennt sein und ist ebenfalls nach dem Aktenplan zu ordnen. Bei elektronischen Dossiers wird die Trennung mit der Statusänderung beim Dossierabschluss vollzogen. Die Ruhen- de Ablage entlastet die Laufende Ablage, lässt aber weiterhin den direkten Zugriff auf alle geschäftsrelevanten Unterlagen zu. Abgeschlossene Dossiers in der Ruhende Ablage sollten nicht mehr verändert werden. In der Ruhenden Ablage werden die Unterlagen während einer im Aktenplan festgelegten Aufbewahrungsfrist aufbe- wahrt. Solche Fristen sind teilweise gesetzlich vorgeschrieben, teilweise werden sie intern definiert. Die für bestimmte Akten- gruppen gültigen Fristen können den Musteraktenplänen des Staatsarchivs entnommen werden. Die Ruhende Ablage muss klar vom Archiv getrennt sein. Nur so können die Aufbewahrungsfristen eingehalten und kann die Ablage effizient bewirtschaftet werden. Und nur so kann das Archiv seinerseits seine Funktion wahrnehmen.

Von der Ruhenden Ablage ins Archiv Das Archiv bildet die Voraussetzung dafür, dass die Öffentlich- keit die Tätigkeit einer Gemeinde anhand von Originalunterlagen langfristig nachvollziehen kann. Deshalb müssen die wichtigsten Unterlagen (Protokolle der Behörden der Gemeinde, Dokumente mit rechtssicherndem Charakter usw.) sowie eine repräsentative Auswahl aller anderen Unterlagen archiviert werden. Der Vorgang, in dessen Rahmen diese Aktenauswahl durch- geführt wird, wird als Bewertung bezeichnet. Ziel der Bewer­ tung ist es, das «Was» und «Wie» der Gemeindetätigkeit zu dokumentieren: Welche Geschäfte wurden bearbeitet und auf welche Weise? Die Bewertung ist eine äusserst verantwor- tungsvolle Aufgabe, weil sie irreversibel ist. Was vernichtet oder gelöscht wurde, ist nicht mehr verfügbar. Die Bewertung darf deshalb nicht an Dritte delegiert werden. Denkbar ist höchstens, dass die konkrete Aktenauswahl durch Dritte durchgeführt wird, jedoch nur aufgrund von klaren Vorgaben, die die für die Informationsverwaltung verantwortliche Person in der Gemeinde in Zusammenarbeit mit den zuständigen Sachbearbeitenden festlegt, und in Verbindung mit einer zeit- nahen Ergebniskontrolle durch die Verantwortlichen der Ge- meinde. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist müssen die Unterlagen bewertet werden. Wie häufig dies gemacht wird, hängt von der Anzahl Dossiers ab. Es ist möglich, fortlaufend oder jährlich zu bewerten, um durch die Überführung von Dossiers ins Archiv die

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Informationsverwaltung und Archivierung für Gemeinden im Kanton Zürich

Ruhende Ablage zu entlasten und (Speicher-)Platz für neue Dos- siers aus der Laufenden Ablage zu schaffen. Man kann aber auch nur alle zwei bis fünf Jahre eine Bewertungsaktion durchführen.

Folgende Bewertungsentscheide (pro Aktenserie) stehen zur Ver ­fügung:

• Vollständige Archivierung

• Archivierung in Auswahl

• Vernichtung/Löschung.

Welche Unterlagen vollständig oder in Auswahl archiviert wer- den sollen bzw. welche Unterlagen vernichtet oder gelöscht werden müssen, ist in den Musteraktenplänen festgelegt. Die Verantwortung für Bewertungsentscheide muss klar geregelt und allen Mitarbeitenden kommuniziert werden, um Unklarhei- ten und Uneinheitlichkeit der Entscheide zu vermeiden. Die für die Informationsverwaltung verantwortliche Person und der/ die zuständige Sachbearbeitende arbeiten hier eng zusammen. Das Staatsarchiv stellt für bestimmte Aktengruppen detaillierte Bewertungskonzepte zur Verfügung, die die Gemeinden bei der Durchführung von Bewertungsaktionen unterstützen.5

Jede Bewertungsaktion muss dokumentiert und jeder Bewer- tungsentscheid protokolliert werden, damit festgehalten ist, welche Dossiers dem Archiv übergeben und welche vernichtet oder gelöscht wurden. Vor der Vernichtung bzw. Löschung von Unterlagen müssen die zuständigen Sachbearbeitenden das Einverständnis der für die Informationsverwaltung verantwort- lichen Person einholen. Ein Bewertungsprotokoll enthält die nachfolgenden Informationen:

• Die Aktenplanposition aller Dossiers

• Die Dossiernummern (falls vorhanden)

• Eine Inhaltsangabe zu den Dossiers

• Den Entstehungszeitraum der Dossiers (von/bis)

• Die getroffenen Bewertungsentscheide sowie deren Begründung

• Das Datum der Überführung bzw. Vernichtung/Löschung

• Den Namen der zuständigen Person

Diese Dokumentation ermöglicht die Übersicht über den Ver- bleib aller Unterlagen und kann damit nicht zuletzt unnötige Suchaktionen verhindern. Das Staatsarchiv stellt eine Vorlage für ein Bewertungsprotokoll zur Verfügung.6

Archivierung in Auswahl Insbesondere bei relativ gleichförmigen Fallaktenserien ist es üblich, eine Auswahl vorzunehmen, die mehr oder weniger re- 5 Siehe Website des Staatsarchivs (Link). 6 Siehe Website des Staatsarchivs (Link).

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präsentativ ist für die Gesamtheit der Unterlagen und zudem besonders interessante Fälle umfasst. Eine solche Auswahl darf erst nach Ablauf der (gesetzlichen oder internen) Aufbe- wahrungsfrist erfolgen. Beispiele für Fallaktenserien sind Per- sonaldossiers, Sozialhilfefälle, Akten von Heimbewohnern/ innen oder Schüler/innendossiers. Jede Bewertung und Aus- wahl ist mit den zur Anwendung gelangten Auswahlkriterien zu dokumentieren. Am Beispiel von Personalakten werden im Folgenden das Vorgehen und mögliche Auswahlkriterien er- läutert.

1. Systematische Auswahl

Die systematische Auswahl erfolgt zuerst. Anhand eines be- stimmten Anteils von Dossiers liefert sie ein Abbild der Ge- samtmenge; in der Auswahl finden sich also naturgemäss auch «uninteressante» Fälle. Das Auswahlkriterium wird nicht zuletzt durch die Ablageordnung (nach Name, nach Jahr, nach Lauf- nummer etc.) bestimmt:

• Auswahl aller Dossiers, bei denen der Nachname mit einem be- stimmten Buchstaben beginnt (in der Deutschschweiz beson- ders geeignet: Buchstabe B, der ungefähr einem 10 %-Anteil entspricht und bei den wichtigsten Nationalitäten eine ausge­ glichene Verteilung aufweist), oder

• Auswahl bestimmter Jahre (beispielsweise alle 0er- und/oder 5er-Jahrgänge) oder

• Auswahl eines prozentualen Anteils von Dossiers (beispiels- weise jedes zehnte Dossier).

2. Inhaltliche Auswahl

Die inhaltliche Auswahl erfolgt nach der systematischen Aus- wahl. In der Regel ist sie weniger umfangreich als diese. Die inhaltliche Auswahl umfasst die «interessanten», die besonde- ren Fälle, bei denen es sich oft gleichzeitig um die «dicken» Dossiers handelt. Es kann sinnvoll sein, Falldossiers gleich bei Dossierabschluss durch die Sachbearbeiter/innen als später zu archivierende Auswahl markieren zu lassen. Folgende Aus- wahlkriterien führen bei Personalakten in der Regel zu einer angemessenen inhaltlichen Auswahl:

• Führungskräfte (Gemeindeschreiber/innen, Stv., bestimmte Abteilungsleiter/innen),

• Langjährige Mitarbeitende (beispielsweise > 20 Jahre),

• Besondere Vorkommnisse (Rechtsstreitigkeiten, Disziplinari- sches, Todesfälle, Invalidität, besondere Laufbahn, Kuriosa) sowie

• Bekannte Persönlichkeiten.

Eine weitere Art der Auswahl ist die Musterauswahl. Von Unterlagentypen, die in grosser Anzahl vorliegen, aber wenig

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Informationsverwaltung und Archivierung für Gemeinden im Kanton Zürich

informativ sind und nicht dauernd aufbewahrt werden müssen (beispielsweise Buchhaltungsbelege oder Formulare), können einzelne Muster aufbewahrt werden. Das Muster zeigt, wie zu einem bestimmten Zeitpunkt ein bestimmter Dokumententyp ausgesehen hat und erlaubt damit Aussagen über die Arbeits- weise der Verwaltung in einer bestimmten Epoche. Auch diese Auswahl muss dokumentiert werden.

3. Phase: Archiv

Wurde im Rahmen der Bewertung entschieden, dass Unterlagen archiviert werden, werden diese erschlossen und ins Archiv über- führt. Die archivische Erschliessung dient dazu, die Unterlagen so zu ordnen, zu beschreiben und aufzubereiten, dass auch künf- tige Generationen die Unterlagen benutzen und verstehen kön- nen. Gleichzeitig mit der Erschliessung werden die Unterlagen konservatorisch so behandelt, dass sie langfristig lagerfähig wer- den und lesbar bleiben. Die archivierten Unterlagen bleiben nach Aktenplan geordnet; das Archiv ist jedoch klar von der Ruhenden Ablage zu trennen. Im Folgenden finden Sie einige Hinweise für die fachkundige Behandlung von Papierunterlagen. Vorgehen und Herausforderungen der elektronischen Informationsverwaltung und Archivierung sind weiter unten im 5. Kapitel (Elektronische Informationsverwaltung und Archivierung) beschrieben. Die im Archiv vorhandenen Akten werden im Archivver­ zeichnis der Gemeinde verzeichnet. Dieses enthält Informatio- nen zu allen im Archiv befindlichen Unterlagen (Dossiers, Akten- serien), allenfalls unter Angabe ihres Standortes, und ermöglicht eine zielgerichtete und effiziente Suche in den Archivbeständen. Das Archivverzeichnis wird durch die Gemeinde publiziert, bei- spielsweise auf ihrer Website. Die Gemeinden stellen neue Ver- sionen ihrer Archivverzeichnisse aber auch dem Staatsarchiv in Kopie zu, damit die Verzeichnisse dort zur Verfügung stehen.

Ein Beispiel für eine gute Verzeichnung 7

4. Gesundheit

12. Kapitel (Konservierung und Prävention) zu finden.

8 International Standard Archival Desciption (General). 9 Siehe Website des Staatsarchivs (Link). 10 Siehe Website des Staatsarchivs (Link).

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Informationsverwaltung und Archivierung für Gemeinden im Kanton Zürich

Archivalien sind dazu da, benutzt zu werden. Weitere Informa- tionen dazu finden Sie im 8. Kapitel (Benutzung). Jedoch sind nicht alle im Archiv befindlichen Akten gleichermassen zugänglich: Per- sonendaten unterstehen gesetzlichen Schutzfristen und dürfen vor Ablauf der Frist externen Nutzer/innen nur in gesetzlich definierten Fällen und auf Gesuch hin zugänglich gemacht werden. Nach § 14 Abs. 4 IDG müssen Gemeinden ein Verzeichnis ihrer Informationsbestände und deren Zwecke öffentlich zugänglich machen. Informationsbestände, die Personendaten enthalten, sind darin zu kennzeichnen. Das Staatsarchiv stellt für die Er- stellung des Verzeichnisses eine Vorlage zur Verfügung.11

5 Elektronische Informations­verwaltung und Archivierung Das im 4. Kapitel (Der Lebenszyklus von Unterlagen) geschil- derte Drei-Phasen-Modell (Laufende Ablage, Ruhende Ablage, Archiv) gilt auch für die elektronische Informationsverwal­ tung. Wir widmen ihr ein eigenes Kapitel, da sie mit zusätzli- chen Herausforderungen verbunden ist. Die rechtskonforme elektronische Informationsverwaltung stützt sich auf die gelten- den gesetzlichen Grundlagen sowie auf internationale und na- tionale Standards. Die ISO-Norm 15489 (Records Management) und der Standard eCH-0002 (vollständige Referenzierung der ISO-Norm) legen die entsprechenden Vorgaben fest. Öffentliche Organe im Kanton Zürich führen ihre Dossiers in elektronischer Form, soweit dies möglich und wirtschaftlich ist (siehe Verordnung über die Informationsverwaltung und -sicher- heit IVSV, LS 170.8). Für die flächendeckende revisionssichere und rechtskonforme elektronische Informationsverwaltung wird ein elektronisches Geschäftsverwaltungssystem benötigt (gängi- ge Begriffe: Records-Management-System RMS, Geschäftsver- waltung GEVER, Electronic Content Management System ECM). Dieses hat gemäss den Vorgaben der Schweizer Koordinations- stelle für die dauerhafte Archivierung elektronischer Unterlagen (KOST) folgende minimale Anforderungen zu erfüllen: 12

1. a) Dossierprinzip: Die Dossierbildung muss vom System unterstützt werden. Dokumente dürfen nur im Zusammen- hang eines Dossiers vorkommen. Das RMS muss es ermög- 11 Siehe Website des Staatsarchivs (Link). 12 S iehe Website KOST (Link).

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lichen, dass Dossiers explizit abgeschlossen oder abgebro- chen werden.

1. b) Ordnungssystem: Im RMS muss ein Ordnungssystem (Aktenplan) hinterlegt sein und verwendet werden. Nur wenn Dossiers in einem Ordnungssystem verortet sind, ist ihr Ent- stehungs- und Bearbeitungskontext dokumentiert.

c) S chutz und Sicherheit : Die Dossiers und Dokumente müssen mit organisatorischen und technischen Massnah- men vor unautorisierter und unprotokollierter Veränderung sowie vor Verlust geschützt werden.

1. d) Metadaten (Informationen über die Unterlagen): Für die archivische Verzeichnung ist ein Minimalset von beschrei- benden Metadaten auf Ebene Dossier obligatorisch: Akten- plannummer, federführende Stelle, Dossiertitel und Entste- hungszeitraum/Laufzeit sowie Zugangsbestimmungen.

2. e) Bewertung: Aus Gründen der Effizienz und der besseren Nachvollziehbarkeit werden die einzelnen Positionen der Ak- tenpläne oftmals mit vorausschauenden Bewertungsent- scheiden versehen. Es muss möglich sein, diese auch im RMS zu hinterlegen und auf die Dossiers zu vererben. Darü- ber hinaus muss die Einzelbewertung von Dossiers und Do- kumenten möglich und gemäss Regeln automatisierbar sein.

f) Konvertieren von Dokumenten : Dokumente müssen durch die federführende Stelle spätestens bei der Abliefe- rung an das Archiv, aber möglichst bereits bei Dossierab- schluss in ein archivtaugliches Format konvertiert werden. Auch proprietäre Applikationen sind nicht als solche zu übernehmen, sondern die Daten aus ihnen sind in eine soft- wareunabhängige Umgebung zu überführen.

1. g) Geordnete Übernahme in ein elektronisches Archiv: Das System muss Primär- und Metadaten gemäss einem definierten Prozess- und Daten-Schema exportieren kön- nen. Dazu ist eine Schnittstelle gemäss dem Standard eCH- 0160 zu verwenden.

Fachapplikationen, die für die Steuerung und Bewirtschaftung von spezifischen Fachprozessen benötigt werden, sollten die­ se Anforderungen ebenfalls erfüllen. Nur dann ist eine revi- sionssichere und rechtskonforme Verwaltung von elektroni- schen Informationen mit ihnen möglich. Das Staatsarchiv hat die Anforderungen an die elektronische Informationsverwal- tung für Gemeinden auf seiner Website publiziert.13 Die Einführung einer elektronischen Informations- und Ge- schäftsverwaltung ist in erster Linie ein Organisationsprojekt. Grundlegende organisatorische Prozesse müssen dabei neu definiert und geregelt werden. Wichtig sind, neben einer sorg-

13 S iehe Website des Staatsarchivs (Link).

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Informationsverwaltung und Archivierung für Gemeinden im Kanton Zürich

fältigen Projektplanung, der Einbezug und die Schulung der Mitarbeitenden. Richtlinien müssen definiert (Reglement, Or- ganisationshandbuch) und ein (neuer) Aktenplan (Ordnungs- system, Registraturplan) im Geschäftsverwaltungssystem im- plementiert werden. Zur Evaluation einer geeigneten GEVER- Software gehört die Formulierung eines spezifischen Anforderungsprofils. Das Staatsarchiv stellt ein Basisanforde- rungsprofil sowie einen Musterprojektplan zur Verfügung.14 Nach der Einführung empfiehlt es sich, die Einhaltung der defi- nierten Richtlinien regelmässig mittels Controlling zu überprü- fen und (neue) Mitarbeitende von Zeit zu Zeit zu schulen. Mit der Umstellung auf die elektronische Informationsverwal- tung werden die Geschäftsdossiers neu elektronisch geführt. Die Führung von elektronischen Masterdossiers bedingt nicht zuletzt eine entsprechende Scan-Infrastruktur, damit auf Papier zugestellte Unterlagen eingescannt und im elektronischen Dos- sier abgelegt werden können. Wichtig ist, alle geschäftsrele- vanten Unterlagen, insbesondere auch E-Mails, im entspre- chenden elektronischen Geschäftsdossier abzulegen, damit die elektronischen Dossiers vollständig sind und die Ge­ schäftstätigkeit anhand der Unterlagen nachvollziehbar und ­transparent ist. Die Praxis zeigt, dass auch Gemeinden, die bereits auf elek- tronische Informationsverwaltung umgestellt haben, einzelne Aktengruppen im Moment noch auf Papier führen. Dies kann aus rechtlichen Gründen bzw. aus Sicherheitsüberlegungen geschehen (Gemeinderatsprotokolle, Vertragssammlungen), aber auch aus praktischen Gründen (Baupläne). Es wird emp- fohlen, im elektronischen Dossier einen Hinweis auf die zusätz- lichen Papierunterlagen anzubringen und gleichzeitig auf den Papierunterlagen die Dossiernummer des elektronischen Dos- siers zu vermerken. Das Staatsarchiv stellt eine Handreichung zur Verfügung mit Empfehlungen dazu, welche Unterlagen auch nach Einführung der elektronischen Informationsverwal­ tung noch auf Papier geführt werden sollten.15 Können Gemeinden aus wirtschaftlichen oder anderen Grün- den ihre Unterlagen noch nicht in einer elektronischen Geschäfts- verwaltung führen, empfehlen wir, den Aktenplan als Ordnungs- system auf dem Explorer zu hinterlegen. Dies ist ein hilfreicher Zwischenschritt für eine spätere Umstellung auf die elektronische Informationsverwaltung. Aber die Speicherung von Daten auf dem Explorer entspricht nicht einer revisionssicheren und rechts- konformen elektronischen Informationsverwaltung. Die Integrität, Authentizität und Unveränderbarkeit der Daten ist nicht gewähr- leistet. Da in diesem Fall die Masterablage auf Papier bleibt, müs- 14 S iehe Website des Staatsarchivs, Anforderungen an ein Records Management System (Link) und Musterprojektplan Umstellung auf elektronische Informationsverwaltung (Link). 15 S iehe Website des Staatsarchivs (Link).

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sen alle geschäftsrelevanten Unterlagen zwingend ausgedruckt und im Papierdossier abgelegt werden. Unterlagen werden im Original archiviert. Das heisst, auf Papier geführte Masterdossiers werden in Papierform archi- viert, elektronische Masterdossiers in elektronischer Form. Da- mit ist gemeint, dass Masterdossiers, die auf Papier geführt werden, nicht nachträglich digitalisiert (gescannt) werden. Ebenso sollen elektronisch geführte Masterdossiers nicht am Ende der Aufbewahrungsfrist ausgedruckt und auf Papier archiviert werden. Die beiden Übergänge zwischen den Phasen des Lebens- zyklus, die im 4. Kapitel (Der Lebenszyklus von Unterlagen) be- schrieben sind, existieren auch im der elektronischen Informa- tionsverwaltung. Auch hier werden bei Dossierabschluss nicht geschäftsrelevante Unterlagen gelöscht. Metadaten werden korrigiert und nachgetragen, Verweise wo nötig ergänzt und die Dossiers auf ihre Vollständigkeit hin überprüft. In der Regel ver- bleiben die Unterlagen dann während der Aufbewahrungsfrist im elektronischen Geschäftsverwaltungssystem (Ruhende Ab- lage). Nach Möglichkeit werden sie bereits in der Ruhenden Ablage in archivtaugliche Formate konvertiert, um ihre Lesbar- keit und Benutzbarkeit langfristig sicherzustellen. Die KOST stellt auf ihrer Homepage eine regelmässig aktualisierte Liste archivtauglicher Formate für unterschiedliche Datentypen (auch für Datenbanken) bereit.16 Das meistverwendete Format ist PDF/A-2u, das sich insbesondere für die elektronische Archivierung von Dateien aus Office-Anwendungen eignet. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden auch elektroni- sche Dossiers bewertet, d. h. es wird entschieden, ob sie ganz oder teilweise archiviert werden oder ob sie definitiv zu löschen sind. GEVER-Lösungen sind keine elektronischen Archive. Die archivwürdigen Unterlagen müssen aus dem Ursprungsystem exportiert und in ein separates elektronisches Archiv überführt werden. Die elektronische Archivierung sollte nach nationalen und internationalen Standards erfolgen. Sie wird im internatio- nalen Referenzmodell Open Archival Information System (OAIS) beschrieben und definiert (ISO-Norm 14721). In der Logik des OAIS-Modells werden nicht Daten, sondern Informationspake- te archiviert. Daten werden mit den zugehörigen Metadaten zu sogenannten Submission Information Packages (SIP) zusam- mengefasst. Diese Pakete werden geprüft und für die Speiche- rung im elektronischen Archiv in Archival Information Packages (AIP) umgewandelt, aus denen später bei einer allfälligen Be- nutzung Dissemination Information Packages (DIP) gebildet werden können.

16 S iehe Website KOST (Link).

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Informationsverwaltung und Archivierung für Gemeinden im Kanton Zürich

Zur Gewährleistung der langfristigen Integrität, Haltbarkeit und Lesbarkeit der archivierten Informationspakete müssen be- stimmte Anforderungen erfüllt werden. Die KOST hat Minimalan- forderungen an ein digitales Langzeitarchiv definiert, die auch für die elektronische Archivierung in Gemeinden gültig sind.17 Für Daten, die archiviert werden, sind Datensicherheit und langfristige Haltbarkeit zentral. Mobile Datenträger, also Mag- netbänder, Disketten, Festplatten, CDs, DVDs, USB-Sticks etc. sind für die Archivierung nicht geeignet, da ihre Lebensdauer begrenzt ist und sie leicht Schaden nehmen. Zu archivierende Daten müssen auf spezielle Archivserver geladen und dort fachgerecht bewirtschaftet werden (regelmässige Kontrolle der Datenintegrität, bei Bedarf Konvertierung in aktuelle archiv- taugliche Formate, Zugriffskontrolle). Ebenso muss für ein fachgerechtes Backup gesorgt werden. Für die elektronische Archivierung müssen langfristig die nö- tigen personellen und finanziellen Ressourcen gesichert wer- den. Werden für die elektronische Archivierung Verträge mit Dienstleistern geschlossen, haben diese den gesetzlichen An- forderungen zu genügen. Für Gemeinden macht es in vielen Fällen Sinn, die elektroni- sche Archivierung im Verbund zu organisieren. Der Kanton baut gegenwärtig eine eigene Infrastruktur für die Archivierung von digitalen Daten auf. Diese wird so ausgestaltet, dass sie auch von den Gemeinden genutzt werden kann. Mehr Informationen zu diesem Angebot DigDataZH finden Sie online.18 Die Anforderungen an eine fachgerechte Handhabung und Archivierung elektronischer Daten sind hoch. Das Staatsarchiv berät Sie gerne bei Fragen zur elektronischen Informationsver- waltung, zur Implementierung und zum Betrieb eines elektroni- schen Archivs.

6 Besondere Aktengruppen In vielen Gemeinden werden Aktengruppen geführt, die aus be- stimmten Gründen eine spezielle Handhabung erfordern. Teil- weise kann ein Abweichen vom regulären Lebenszyklus sinnvoll sein. Zuweilen werden diese Aktengruppen separat aufbewahrt, müssen aber dennoch im gleichen Aktenplan abgebildet werden wie alle anderen Unterlagen. Für bestimmte Aktengruppen stellt 17 S iehe Website KOST (Link). 18 S iehe Website von egovpartner, Elektronische Archivierung DigDataZH (Link).

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das Staatsarchiv Bewertungskonzepte zur Verfügung, die auch die Aufbewahrungsfristen der jeweiligen Unterlagen klären.19

Behörden- und Kommissionsprotokolle Protokolle von Behörden und Kommissionen werden heute zu- nehmend in elektronischer Form geführt. Das Staatsarchiv empfiehlt indes, diese zentrale Überlieferung zusätzlich auszu- drucken, von Hand zu unterzeichnen, in regelmässigen Zeit- abständen binden zu lassen und weiterhin auf Papier zu archi- vieren. Protokollbände können vor Ablauf der Aufbewahrungs- frist direkt an separater Stelle im Gemeindearchiv archiviert werden. Obwohl Bände in modernen Archivplänen über keine Spezial-Signaturen für besondere Aktentypen mehr verfügen und heute wie ungebundene Unterlagen gemäss Aktenplan verzeichnet werden, ist es möglich, die neueren Protokollbän- de im Anschluss an die älteren Bände zu magazinieren.

Akten der Buchhaltung und des Finanzwesens Für Buchhaltungs- und Finanzunterlagen gelten fixe gesetzliche Aufbewahrungsfristen (Gemeindegesetz). So sind Buchungs- journale und Kontenblätter der Haupt- und Nebenbuchhaltung 30 Jahre sowie Buchungsbelege 10 Jahre aufzubewahren und können danach vernichtet werden (Ausnahme Sozialbuchhal- tung 15 Jahre). Papierbelege werden wegen ihres Umfangs oft in separaten Befristeten Ablagen aufbewahrt. Budget und Jahres- rechnung haben eine lange Aufbewahrungsfrist von 50 Jahren und sind danach vollständig zu archivieren. Es ist deshalb sinn- voll, diese Unterlagen schon vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist ins Archiv zu überführen bzw. dort zu speichern.

Akten mit (besonderen) Personendaten Akten, die Personendaten oder besondere Personendaten ent- halten, sind vor unbefugter Einsichtnahme zu schützen. 20 Zu den besonderen Personendaten gehören beispielsweise Personal- dossiers, Schüler/innen-Unterlagen oder Akten der Sozialhilfe, die unter Verschluss zu lagern sind. Was die Bewertung und Archivierung angeht, empfiehlt das Staatsarchiv eine dauernde Aufbewahrung in Auswahl (systematische Auswahl und inhaltli- che Auswahl). Für archivierte Personendaten gelten bestimmte gesetzliche Schutzfristen (Personendaten 30 Jahre bzw. beson- dere Personendaten 80 Jahre), die den freien Zugang zu diesen Unterlagen im Archiv aus Datenschutzgründen einschränken.

Akten des Vormundschaftswesens und des Adoptionswesens Für Protokolle und Beschlüsse der ehemaligen kommunalen Vormundschaftsbehörden (2012 durch die KESB abgelöst) so- 19 S iehe Website des Staatsarchivs (Link). 20 Zur Unterscheidung von Personendaten und besonderen Personendaten vgl. § 3 IDG.

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Informationsverwaltung und Archivierung für Gemeinden im Kanton Zürich

wie für die Falldossiers zu Vormundschaften und zu Beistand- schaften gelten gesetzliche Aufbewahrungsfristen von 50 Jah- ren. Zudem ist bis 2027 ein Vernichtungsmoratorium für Akten zu fürsorgerischen Zwangsmassnahmen und Fremdplatzierun- gen in Kraft, da diese Unterlagen für die historische Aufarbei- tung benötigt werden. Vormundschaftsunterlagen werden in den Gemeindearchiven aufbewahrt oder wurden teilweise als Altakten durch die KESB übernommen. Adoptionsunterlagen haben gar eine Aufbewahrungsfrist von 100 Jahren. Bei den ge- nannten Akten handelt es sich um besondere Personendaten, die entsprechend zu schützen sind.

Registerdaten Steuer-, Einwohner- und andere Register werden heute oft in elektronischen Fachanwendungen geführt. Auch für diese Daten gibt es im Aktenplan bestimmte Positionen. Die Datensätze sind in regelmässigen Zeitabständen zu dokumentieren und zu archi- vieren. Eine Möglichkeit ist, einen Abzug der Registerdaten jähr- lich als archivtaugliches PDF/A-2u und als XML- oder CSV-Datei in das Geschäftsverwaltungssystem zu überführen.

Baubewilligungsakten Viele Gemeinden führen ein separates «Bauarchiv». Die Akten- gruppe der Baubewilligungsakten ist verhältnismässig um­ fangreich und umfasst spezielle Unterlagen (Pläne). Zudem verfügen Baubewilligungsdossiers in der Regel über sehr lange variable Aufbewahrungsfristen, und es muss häufig auf sie zu- rückgegriffen werden. Pro Baubewilligung entsteht ein Dossier, das nach dem Bewilligungsprozess abgeschlossen und in einer separaten Ruhenden Ablage aufbewahrt und zugänglich ge- halten werden muss, solange das entsprechende Gebäude be- steht. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist können auch diese Unterlagen bewertet werden, indem etwa die Bewilligungsdos- siers von bedeutenden Gebäuden ins Archiv überführt werden.

7 Privatarchive Grundsätzlich werden im Gemeindearchiv die Unterlagen der jeweiligen Gemeindebehörden und -verwaltung aufbewahrt. Um verschiedene Aspekte der Gemeindegeschichte breit zu dokumentieren, ist es jedoch zu empfehlen, zusätzlich auch Unterlagen von Privatpersonen, Firmen, politischen Ortspartei- en oder Vereinen zu übernehmen, die für die Geschichte der Gemeinde von Bedeutung sind.

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In solchen Fällen soll die Gemeinde mit den betreffenden na- türlichen bzw. juristischen Personen einen Vertrag abschlies- sen, der die Übernahme, Aufbewahrung, Verzeichnung und Benutzung der Archivalien im Gemeindearchiv regelt. Das Staatsarchiv kann bei Bedarf Musterverträge für solche Schen- kungen oder Depots zur Verfügung stellen. Privatarchive sind als separate Archivteile im Gemeindearchiv zu führen und zu verzeichnen.

8 Benutzung Gemeindearchive sind öffentliche Archive im Sinn des Archiv- gesetzes (LS 170.6) und damit verpflichtet, ihre Unterlagen der Öffentlichkeit zur unentgeltlichen Nutzung zur Verfügung zu stel- len. Das Archiv dient in einem demokratischen Staatswesen also nicht nur der «Obrigkeit», der Verwaltung oder ausgesuchten ­Einzelpersonen, sondern ist ein öffentlicher Ort, wo Einwohner/ innen, Historiker/innen, Familienforscher/innen oder Journalis- ten/innen freien Zugang zu Unterlagen erhalten. Selbstverständlich muss ein Archiv gleichzeitig den Daten- schutz gewährleisten. Entsprechend sind nicht alle Unterlagen allen Personen automatisch bzw. sofort zugänglich, sondern erst nach Ablauf der im kantonalen Archivgesetz vorgesehenen Schutzfristen. Archivierte Unterlagen werden nach Ablauf der folgenden Schutzfristen öffentlich zugänglich:

• 3 0 Jahre nach Dossierabschluss, wenn sie Personendaten enthalten,

• 8 0 Jahre nach Dossierabschluss, wenn sie besondere Perso- nendaten enthalten.

Einzelheiten bezüglich des Zugangs zu Informationen öffentli- cher Organe sind dem Gesetz über die Information und den Datenschutz (LS 170.4) und dem Archivgesetz (LS 170.6) sowie den entsprechenden Verordnungen zu entnehmen. Dritte können ein Gesuch auf Aktenzugang stellen, das von der für die Informationsverwaltung verantwortlichen Person ­beurteilt wird. Auch der Zugang zu Daten über die eigene Person ist gesetzlich geregelt. Personen, die nach solchen Daten fragen, ist – ungeach- tet der archivischen Schutzfristen – grundsätzlich Zugang zu ge- währen. Dabei sind gleichzeitig die Interessen Dritter zu beachten. Personendaten zu Drittpersonen müssen auf den zur Verfügung gestellten Kopien unkenntlich gemacht bzw. geschwärzt werden.

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Informationsverwaltung und Archivierung für Gemeinden im Kanton Zürich

Um unkontrollierten Zugriff durch Dritte auf sensible Unter- lagen zu vermeiden, darf die Benutzung von Archivalien nicht in den Archivmagazinen selbst stattfinden. Unterlagen dürfen auch nicht extern ausgeliehen, sondern nur vor Ort (beispielsweise in einem Büro oder einem Sitzungszim- mer der Gemeinde) benutzt werden. Der/die für die Informa- tionsverwaltung verantwortliche Mitarbeiter/in hat den Über- blick, welche Archivalien zur Benutzung bereitgestellt wurden und kümmert sich darum, dass diese nach der Benutzung wie- der am richtigen Ort versorgt werden. Von den benutzten Unter- lagen dürfen Fotografien gemacht werden (ohne Blitz), sofern sie keiner Schutzfrist mehr unterliegen. Soweit die aktenproduzierende Stelle die Unterlagen zur Erfül- lung ihrer gesetzlichen Aufgaben weiterhin benötigt, hat sie auch nach Abgabe ihrer Unterlagen ans Archiv noch Zugang zu ihren Daten, darf diese aber nicht mehr verändern. Das Staatsarchiv empfiehlt, die interne Ausleihe von Akten aus dem Archiv schrift- lich in einer Entnahmeliste zu dokumentieren und Stellvertreter- blätter anzubringen, die nach der Rücklegung ins Archiv wieder entfernt werden. Der Zugang zum Archiv muss durch die für die Informationsverwaltung verantwortliche Person kontrolliert wer- den. Für die Ruhende Ablage gelten andere Bestimmungen, auf die im 9. Kapitel (Informationssicherheit) näher eingegangen wird. Das Archivverzeichnis gibt darüber Auskunft, welche Unter- lagen im Archiv aufbewahrt werden und wo sie zu finden sind. Bevor im Archiv nach Unterlagen gesucht wird, sollte deshalb das Verzeichnis konsultiert werden. Dies gilt sowohl bei inter- nen wie auch bei externen Anfragen. Falls bezüglich Benutzung Fragen auftauchen, steht Ihnen das Staatsarchiv gerne beratend zur Seite.

9 Informations­ sicherheit In den Gemeindeverwaltungen des Kantons Zürich werden In- formationen mit Personendaten und mit besonderen Personen- daten erfasst und bearbeitet. Seit dem 1. Oktober 2008 sind der Zugang zu Informationen und die Bearbeitung von Personen- daten auf kantonaler und kommunaler Ebene im Gesetz über die Information und den Datenschutz (IDG, LS 170.4) geregelt. § 7 IDG schreibt vor, dass die Gemeinden Informationen durch angemessene technische und organisatorische Mass- nahmen vor unrechtmässiger Kenntnisnahme schützen müs-

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sen. Die Massnahmen richten sich nach definierten Schutz­ zielen (vgl. auch § 13 Verordnung über die Informationsverwal- tung und -sicherheit IVSV, LS 170.8). Den einzelnen öffentlichen Organen, d. h. den einzelnen Behörden bzw. Verwaltungsberei- chen, steht eine Einsichtnahme in Personendaten nur dann zu, wenn sie diese zur Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgaben be- nötigen. Archivierte Informationen mit laufender Schutzfrist dürfen gemäss § 11 des kantonalen Archivgesetzes von öffent- lichen Organen ebenfalls nur unter dieser Voraussetzung be- nutzt werden. Aufgrund dieser eindeutigen Gesetzeslage empfiehlt das Staatsarchiv, zur Gewährleistung der Informationssicherheit die einzelnen Teile der Laufenden und Ruhenden Ablage in den Gemeindeverwaltungen so voneinander zu trennen, dass Dos- siers nur jenen Behörden und Verwaltungsbereichen zur Ver- fügung stehen, die sie produziert haben oder die sie für die Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgabe benötigen. Falls die Unter- lagen elektronisch geführt werden, sind Zugriffsrechte so zu vergeben, dass Personendaten jederzeit vor unberechtigter Einsichtnahme geschützt sind. Für Papierablagen gilt, dass das Archiv in einem von der Ru- henden Ablage getrennten Raum aufbewahrt werden sollte. Lässt die momentane räumliche Situation eine solche Auftei- lung nicht zu, sollen zumindest die Dossiers mit besonderen Personendaten 21 vom Rest des Archivs getrennt werden. Der Zugang zum Archiv muss durch die für die Informationsverwal- tung verantwortliche Person kontrolliert werden. Im elektroni- schen Bereich muss die Datensicherheit durch entsprechende Vergabe von Zugriffsrechten garantiert werden. Eine solche Regelung verhindert nicht nur die Verletzung des Amtsgeheimnisses durch die unbefugte Bekanntgabe von schützenswerten Informationen, sie beugt auch der beabsich- tigten oder unbeabsichtigten Verletzung des IDG und des Archivgesetzes vor. Es ist zudem unerlässlich, alle Behörden- mitglieder und Gemeindemitarbeitenden durch Sensibilisierung und Schulung zum rechtmässigen Umgang mit Informationen zu befähigen. Weitere Empfehlungen zur Informationssicherheit und zum Umgang mit heiklen (besonderen) Personendaten fin- den Sie im vom Staatsarchiv zur Verfügung gestellten Konzept Informationssicherheit. 22

21 D azu gehören insbesondere Personaldossiers, Dossiers der Sozialhilfe, Kinder- und Er- wachsenenschutzdossiers, Dossiers der Betreibungsämter sowie Schüler/innendossiers. 22 S iehe Website des Staatsarchivs (Link).

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Informationsverwaltung und Archivierung für Gemeinden im Kanton Zürich

10 Aktenführung in Milizbehörden Insbesondere in kleineren Kirch- und Schulgemeinden werden zahlreiche Aufgaben von Behördenmitgliedern im Milizamt übernommen. Entsprechend produzieren die Behördenmitglie- der an privaten Arbeitsplätzen öffentliche, geschäftsrelevante und eventuell sensible Unterlagen (elektronisch und auf Papier) und bewahren diese zumindest zeitweilig privat auf. Obwohl «privat» geführt, unterstehen solche Unterlagen den gleichen Regeln wie Dokumente, die in «Amtsstuben» erstellt werden. Entsprechend ist in solchen Fällen eine geordnete Informa- tionsverwaltung und Archivierung von grösster Wichtigkeit. Die Akten der Laufenden und der Ruhenden Ablage sind so- wohl von den Behördenmitgliedern als auch im Sekretariat (so- fern vorhanden) gemäss Aktenplan zu führen. Die im Milizamt tätigen Behördenmitglieder sollen sämtliche nicht mehr benö- tigten Akten in regelmässigen Zeitabständen (beispielsweise einmal jährlich) in elektronischer Form oder auf Papier dem Archiv übergeben: entweder dem Sekretariat einer Kirch- oder Schulgemeinde oder einem für die Informationsverwaltung ver- antwortlichen Behördenmitglied, das von der Behörde zu be- stimmen ist. Das Sekretariat oder das für die Informationsver- waltung verantwortliche Behördenmitglied überprüft anhand des Aktenplans die Unterlagen und überführt sie in die Ruhen- de Ablage der Gemeinde. Ist die Aufbewahrungsfrist der Unter- lagen abgelaufen, können sie bewertet und archivwürdige Teile davon archiviert werden. Bei der Amtsübergabe darf es keine Akten- und Datenver- luste geben: Alle Akten sind entweder an den/die Nachfolger/ in weiterzugeben oder in die Ruhende Ablage zu überführen. Dazu wird ein Übergabeprotokoll erstellt. Akten aus der eige- nen Amtstätigkeit über die Amtsdauer hinaus zu behalten, ist verboten. Auch im Milizamt ist auf die Datensicherheit zu achten: Papierakten mit vertraulichen Angaben sind unter Verschluss zu halten, elektronische Dossiers sind mit technischen Mass- nahmen vor dem Zugriff Dritter (auch von Familienmitgliedern) zu schützen. Dazu gehören beispielsweise die Einrichtung eines separaten, passwort-geschützten Benutzer-Accounts auf dem PC und die Verwendung von datenschutzkonformen Plattformen für den Datenaustausch. Sofern Daten elektro- nisch verwaltet werden, muss zudem regelmässig ein Backup

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erstellt werden. Kopien von Daten sind sicher und räumlich ge- trennt von den originalen Daten aufzubewahren (z. B. unter Ver- schluss bei der Gemeinde).

11 Organisatorische Veränderungen Wenn Gemeinden aufgehoben oder Einheitsgemeinden gebil- det werden, ist dieser neuen Situation auch in der Informa- tionsverwaltung und in den Archiven Rechnung zu tragen. Die Archive der aufgehobenen Gemeinden sind abzuschliessen und entsprechende Archivverzeichnisse zu erstellen. 23 Auch wenn damit nicht unbedingt eine räumliche Überführung zur Rechtsnachfolgerin verbunden ist, geht die Daten- und Schlüs- selhoheit an diese über. Bei der Auflösung von Zweckverbänden sind deren Archive abzuschliessen. Sie werden als abgeschlossene Bestände mit Verzeichnis dauernd im Archiv der Sitzgemeinde aufbewahrt. Werden öffentliche Aufgaben durch privatrechtlich organi- sierte Körperschaften (Aktiengesellschaften, Genossenschaf- ten, Stiftungen, Vereine o. ä.) wahrgenommen, müssen Infor- mationsverwaltung und Archivierung durch diese nach IDG und Archivgesetz erfolgen. Unterlagen mit abgelaufener Aufbewah- rungsfrist müssen fachgerecht archiviert und zugänglich ge- macht oder dem Gemeindearchiv zur Übernahme angeboten werden.

12.

Konservierung und Prävention Zu viel Feuchtigkeit und starke Temperaturschwankungen sind die «natürlichen Feinde» des Papiers. Aber auch Feuer, (Son- nen-)Licht, Schimmel oder mechanische Beschädigungen ge- fährden die wertvollen Einzelstücke, die in Archiven gelagert werden. Archive sind dazu verpflichtet, ihre Archivalien sorg- fältig und fachgerecht aufzubewahren und gegen Verderb und Verlust zu schützen. Präventive Massnahmen zahlen sich mit- 23 D as Staatsarchiv stellt dazu eine Wegleitung zur Verfügung (Link).

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Informationsverwaltung und Archivierung für Gemeinden im Kanton Zürich

tel- und langfristig aus, da durch sie hohe Kosten vermieden werden können, die bei einer Schadensbehebung anfallen. Die meisten Archive werden auch in Zukunft einen hohen An- teil an Papier umfassen. Entsprechend empfiehlt das Staats- archiv, in Druckern und Kopierern alterungsbeständige Papiere aus nachhaltiger Waldwirtschaft und gemäss ISO-Norm 9706 zu verwenden. Auf die besonderen Herausforderungen der elektronischen Archivierung gehen wir im 5. Kapitel (Elektroni- sche Informationsverwaltung) ein. Es sei an dieser Stelle an- gemerkt, dass in vielen Archiven neben Papier und digitalen Trägern noch weitere Trägermaterialien vorhanden sind, so bei- spielsweise:

• Pergament

• Ton- und Bildträger: Filme, Dias, Fotos, Videobänder, Tonbän- der usw.

Archivraum Gut ausgebaute und isolierte Lagerräume, durch die keine Was- serleitungen führen, sind vorzuziehen. Falls nur Kellerräume zur Auswahl stehen, muss unbedingt überprüft werden, ob nicht Wasser durch Fenster, Lichtschächte, Türen oder Kanalisation eindringen kann. Archivalien dürfen nie direkt am Boden gela- gert werden. Besonders bedeutende Unterlagen sind auf den oberen Regalen aufzubewahren. Falls Estrichräume als Archiv- räume genutzt werden, ist darauf zu achten, dass keine zu gros- sen Temperaturschwankungen auftreten und die Feuersicher- heit garantiert ist. Ein Archivraum muss mit einem Handwagen oder – noch besser – mit einem Palettrolli befahrbar sein. Türen sollten einbruchsicher sein und mindestens Brandschutz- klasse E 60 bzw. EI 60 (Feuerwiderstandsdauer > 60 Minuten) auf- weisen. Sie sind stets abzuschliessen.

Archivklima Zentral für die sichere Aufbewahrung von Archivalien ist ein möglichst konstantes Klima über das ganze Jahr. Die täglichen Schwankungen sollten +/-1°C und +/-3 % relative Feuchtigkeit nicht überschreiten. Anzustreben sind eine Raumtemperatur von 16–20°C und eine relative Feuchtigkeit von 45–55 %. Eine relative Luftfeuch- tigkeit von über 60 % bei einer Raumtemperatur von über 22°C wird fast zwangsläufig zum Wachstum von Schimmelpilzen füh- ren, bei einer relativen Feuchtigkeit von 90 % bereits nach we- nigen Stunden. Starke Klimaschwankungen sollten grundsätz- lich vermieden werden; dies ist auch beim Transport der Archi- valien zu berücksichtigen. Pergamenturkunden verlangen nach einer Temperatur von 10 –18°C und einer relativen Feuchtigkeit von 50–55 %. Audio- visuelle Medien (Filme, Fotos, Dias usw.) werden am besten bei

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tiefen Raumtemperaturen (unter 18°C ) und geringer relativer Luftfeuchtigkeit (30–40 %) aufbewahrt. In allen Archivräumlichkeiten sind Temperatur- und Feuchtig- keitsmessgeräte aufzustellen. Die Messungen sind zu doku- mentieren und auszuwerten, um Veränderungen zu beobachten. Dies gilt insbesondere in den Extrembereichen (an Aussenwän- den und in der Nähe von Heizungen). Gegebenenfalls ist der Einsatz von Klimaanlagen und Luftentfeuchtern angezeigt. Luft- entfeuchter müssen regelmässig geleert und gereinigt werden, um Schimmel- und Bakterienwachstum in den Filtersystemen zu verhindern.

Luftzirkulation Durch gleichmässige Luftzirkulation in den Archivräumen kön- nen Bereiche mit erhöhter Luftfeuchtigkeit (beispielsweise in den Raumecken) vermieden werden. Gestelle sind mit genü- gend Abstand zur Wand aufzustellen, damit die Luftzirkulation gewährleistet ist. Geschlossene Gestelle und Schränke sollten luftdurchlässig sein (keine Gummilippen zwischen den Gestel- len) oder regelmässig geöffnet werden, um die Bildung von schädlichen Mikroklimata zu vermeiden.

Lichtschutz Erwärmung und Lichtschäden durch direkte Sonneneinstrahlung sind zu vermeiden. Je nachdem müssen entsprechende Schutz- vorrichtungen (Storen, lichtdichte Vorhänge o. ä.) installiert werden. Die künstliche Beleuchtung ist so kurz und bescheiden wie möglich zu halten. Wenn möglich sollten UV-freie Lichtquellen (LED) oder Beleuchtungskörper mit entsprechenden Filtersys- temen verwendet werden.

Raumgestaltung Wände, Oberflächen und Böden sollen leicht zu reinigen sein. Schwer zugängliche Winkel und Ecken, bauliche Vertiefungen, Durchlässe, Rohre und Leitungen, Teppichböden, Vorhänge, sonstige textile Bespannungen, offenporiges Holz, unverputz- tes Mauerwerk mit Fugen und andere poröse Oberflächen leis- ten der Ablagerung von Staub und Pilzsporen Vorschub und sind zu vermeiden. Es sollten unbedingt schadstofffreie An- strichmittel verwenden werden. Um die Gefahr von Rohrbrü- chen und Leckwasser auszuschliessen, ist eine Warmlufthei- zung vorzuziehen.

Sauberkeit Staub und Schmutz sind Nährsubstrat für Mikroorganismen wie Schimmelpilze und Bakterien. Um Schimmelpilzbefall vorzubeu- gen, sollten Regale, Tische und das Archivgut regelmässig ge- reinigt und sauber gehalten werden (mit Mikrofasertüchern, je- doch keine feuchten Reinigungsmassnahmen). Böden sollten

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Informationsverwaltung und Archivierung für Gemeinden im Kanton Zürich

monatlich mit einem Staubsauger mit HEPA-Filter gereinigt wer- den. Falls Entfeuchtungsgeräte oder Klimaanlagen vorhanden sind, müssen diese regelmässig gewartet und gereinigt werden (Filterwechsel). Pflanzen gehören nicht in Archivräume, da diese das Archivgut mit Schimmelpilzen kontaminieren können und zu erhöhter Insektenkonzentration führen. Ebenso dürfen in Archiv- räumen keine Lebensmittel und Getränke gelagert oder verzehrt werden. Verschmutzte Archivalien sind vor dem Einlagern in die Archivräumlichkeiten trocken zu reinigen. Dies muss ausser- halb der Archivräumlichkeiten mit einem glatten Mikrofaser- tuch, einem Latexschwamm, einem Tisch- oder Handbesen oder einem Staubsauger mit HEPA-Filter und weichem Bürs- tenaufsatz geschehen.

Schutz vor Feuer und Wasser Archivräumlichkeiten sollten mit einer Brand- und Wassermelde- anlage ausgerüstet werden. Sie sind in allgemeine Brandschutz- konzepte einzubeziehen. So ist ein Plan mit Hinweisen auf Lage und Zugänglichkeit der Archivräumlichkeiten zu erstellen. Die zu verwendenden Löschmittel sind aufzuführen. Ebenso ist die Feuerwehr über die Gefährdung der Archivalien durch Lösch- wasser zu informieren. Es wird empfohlen, Home-Melder mit automatischer Benachrichtigungsfunktion einzusetzen und die- se regelmässig auf ihre Funktion zu überprüfen. Schaum- und Pulverlöschgeräte sowie Vollstrahlgeräte sollten nicht verwen- det werden, da sie grosse Schäden am Archivgut anrichten. CO2 -Löscher sind vorzuziehen. Ausserdem sollten an verschie- denen Stellen im Raum Löschdecken deponiert werden. Das Eindringen von Wasser in den Archivraum ist mit Schutz- vorrichtungen zu verhindern (dichte Fenster, Rückschlagklap- pen bei Kanalisationsanschlüssen, Hochwassersperren). Was- serführende Leitungen sind regelmässig zu überprüfen und mit Schutzvorrichtungen zu sichern. Ein Ortstermin mit dem verantwortlichen Feuerwehrkom­ mando lohnt sich in jedem Fall.

Regale und Lagerung Regale oder Planschränke aus einbrennlackiertem Stahlblech ohne scharfe Kanten sind vorzuziehen. Archivmöbel aus Holz oder aus Stahl, der herkömmlich lackiert ist, dünsten Schad- stoffe aus oder können rosten. Es sollte auf einen ausreichen- den Luftaustausch zwischen den Regalen geachtet werden. Rollgestell-Anlagen und Schränke dürfen nicht durch Gummi- abdichtungen – «Gummilippen» – luftdicht abgeschlossen sein. Von der Aufbewahrung von Akten in Tresoren ist abzuraten: Einerseits ist die Luftzirkulation mangelhaft, andererseits bietet der Tresor im Brandfall wenig Schutz.

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Das Staatsarchiv empfiehlt als einfache, aber wirkungsvolle Massnahme gegen Schäden grundsätzlich die liegende Lage- rung aller Akten. Damit können Schäden durch Druck und Ver- formung minimiert werden. Bücher hingegen sollen stehend gelagert und mit Buchstützen gestützt werden.

Umpacken und Verpackungsmaterial Bei der Überführung ins Archiv werden Metall und Plastik ent- fernt. Ordner werden durch Archivbügel aus weichmacherfrei- em, alterungsbeständigem Kunststoff ersetzt. Reparaturmass- nahmen an Papieren und Einbänden dürfen nur von Fachleuten durchgeführt werden, da Klebeband und ungeeignete Kleb- stoffe zu weiteren Schäden führen sowie spätere Restaurie- rungsarbeiten erschweren und verteuern. Für die Verpackung von Archivgut werden alterungsbeständige und atmungsaktive Verpackungsmaterialien (Schachteln, Map- pen) nach ISO-Norm 9706 verwendet, wobei bei Bezeichnungen wie «Archivkarton» oder dergleichen im «Kleingedruckten» zu überprüfen ist, ob tatsächlich die ISO-Norm eingehalten wird. Diese ISO-Norm gibt die Voraussetzungen für die Alterungsbe- ständigkeit von Papier vor. Das genormte Papier ist säurefrei und verfügt über eine alkalische Pufferung, die die Alterungsprozesse verlangsamt und eine Art Schutzschild darstellt. Die Langzeitla- gerung in nicht archivtauglichen Verpackungen kann zu irrever- siblen Schäden führen. Alle Verpackungsmaterialien, die mit den Archivalien in direkten Kontakt kommen, sollten den folgenden konservatorischen Anforderungen entsprechen: säure-, lignin-, chlor- und schwefelfreie Zellulose, frei von Verunreinigungen wie Metall oder Wachs, alterungsbeständige Leimung, neutrale Füll- stoffe. Für Fotos und dergleichen sollten nur alterungsbeständige Papiere gemäss ISO-Norm 18902 oder Fotohüllen bzw. -taschen aus Kunststoff verwendet werden, die den P. A.T.-Test (Photogra- phic Activity Test gemäss ISO-Norm 18916) bestanden haben.

Schimmelpilzbefall Anzeichen eines Schimmelpilzbefalls können schwarze, weiss- liche oder farbige Verfärbungen, pelziger oder pulvriger Belag sowie ein modriger Geruch sein. Schimmelpilze im Archivbereich sind Gefahrenherde: Einer- seits werden die im Archiv befindlichen Unterlagen geschädigt, anderseits gefährden Schimmelsporen die Gesundheit. Daher müssen sämtliche Arbeiten mit befallenen Unterlagen in Schutz- kleidung ausgeführt werden (Gesichtsmaske mit Schutzklasse FFP 3, Einwegoverall oder Schutzkittel sowie Einweghandschu- he). Zudem ist eine Kontamination von nicht befallenen Unter- lagen und Räumen zu vermeiden. Schimmelpilzbefall tritt oftmals als Folge ungeeigneter klimati- scher Bedingungen (zu warm, zu feucht) sowie von Wasserschä-

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Informationsverwaltung und Archivierung für Gemeinden im Kanton Zürich

den oder Schmutz auf. In Archivräume kann Schimmelpilz aber auch durch die Einlagerung bereits verschimmelter Unterlagen eingeschleppt werden. Deshalb sollten Unterlagen vor der Über- führung in Archivräume kontrolliert werden. Verschmutzte Unter- lagen sind vor der Überführung trocken zu reinigen (ohne Alkohol, ohne Wasser). Bei Verdacht auf Schimmelpilzbefall sollte schnellstmöglich ein/e Restaurator/in beigezogen werden, der/die die Unterla- gen fachgerecht reinigen und die Ursache des Schimmelpilz- befalls ermitteln und beheben kann. Die befallenen Unterlagen dürfen bis zur Reinigung nur in Schutzkleidung benutzt werden; bei grossflächigem Befall ist der Magazinraum zu sperren. Das Staatsarchiv stellt auf seiner Website Hilfsmittel für die Prävention, Erkennung und Behebung von Schimmelbefall zur Verfügung und berät Sie gerne bei diesbezüglichen Fragen. 24

Wasserschaden Das Staatsarchiv empfiehlt bei Wasserschäden folgendes Vorgehen:

• Fachleute kontaktieren (archivischer Notfalldienst oder Papier- restauratoren/innen sowie Staatsarchiv).

• Unbeschädigte Archivalien sofort in Sicherheit bringen.

• Fotografische Dokumentation der Schäden.

• Einfrieren des nassen Archivguts (-20° bis -40°C), falls keine vollständige Lufttrocknung innerhalb von 24 Stunden möglich ist. Dabei sind Folien zwischen die einzelnen Archivalien zu legen. Wichtig ist es, kleine Einheiten/Stapel zu bilden.

• A nschliessend kann das Archivgut gefriergetrocknet werden.

• Lufttrocknung des feuchten Archivguts durch Einlegen von (weissem) Löschpapier unterstützen. Keine Heissluft oder Heizkörper verwenden (aber Entfeuchtungsgeräte).

• Verschmutzte Archivalien dürfen nur durch eine/n Restaura- tor/in gereinigt werden.

• Ursachen des Wasserschadens auf den Grund gehen und Ab- hilfe schaffen.

• A rchivräume vollständig und gründlich austrocknen lassen (Einsatz von Entfeuchtungsapparaten), bevor die Archivalien wieder eingelagert werden.

Notfallplanung Die Gemeinden sind dazu verpflichtet, Notfallpläne zu erstellen und eine Liste aktueller Notfalladressen zu führen. Hierfür sind Absprachen mit der zuständigen Feuerwehr und dem Zivil- schutz zu treffen. Das Staatsarchiv stellt eine Vorlage für einen Notfallplan zur Verfügung. 25 Der Notfallplan und die Notfallad- ressen sollten jährlich überprüft werden. Im Hinblick auf Was- serschäden sind mit Kühlhäusern in der Umgebung entspre-

24 S iehe Website des Staatsarchivs (Link). 25 S iehe Website des Staatsarchivs (Link).

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chende Vereinbarungen zu treffen, damit dort nasse Akten möglichst schnell eingefroren und später bei einem speziali- sierten Dienstleister gefriergetrocknet werden können. Da es im Notfall schnell gehen muss, lohnt es sich, prioritär zu eva- kuierende Archivgestelle farblich zu kennzeichnen und die Ge- stelle wie auch die Räumlichkeiten aussen klar zu beschriften.

13 Dienstleistungen des Staatsarchivs Das Staatsarchiv übt die fachliche Aufsicht über die Zürcher Gemeindearchive aus. Um diese Aufgabe zu erfüllen, ist das Staatsarchiv in erster Linie beratend tätig. Folgende Dokumen- te und Dienstleistungen stellt das Staatsarchiv den Gemeinden zur Verfügung:

• Leitfaden (Link)

• Musteraktenpläne (Link)

• Vorlage Reglement Informationsverwaltung und Archivierung (Link)

• Bewertungskonzepte für bestimmte Aktengruppen (Link)

• Hilfestellungen für die elektronische Informationsverwaltung (Link)

• Weitere Konzepte und Musterdokumente betreffend die Infor- mationsverwaltung und Archivierung auf der Website (Link).

• B eratung per Mail und Telefon zur Informationsverwaltung und Archivierung

• Visitationen nach Bedarf bzw. auf Wunsch

• Weiterbildungskurse

Wenn Sie Fragen und Anliegen haben, bitte zögern Sie nicht – rufen Sie uns an oder schicken Sie ein E-Mail. 26

26 D ie aktuellen Kontaktadressen finden Sie auf der Website des Staatsarchivs (Link).

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Informationsverwaltung und Archivierung für Gemeinden im Kanton Zürich

14 Rechtliche Grundlagen Für die Informationsverwaltung und Archivierung in Gemeinden im Kanton Zürich und die Zusammenarbeit mit dem Staatsar- chiv sind die folgenden rechtlichen Grundlagen massgebend:

• Kantonales Archivgesetz (LS 170.6)

• Kantonale Archivverordnung (LS 170.61)

• G esetz über die Information und den Datenschutz IDG (LS 170.4)

• Verordnung über die Informationsverwaltung und -sicherheit IVSV (LS 170.8)

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Impressum

Informationsverwaltung und Archivierung für Gemeinden im Kanton Zürich 3., überarbeitete Auflage Staatsarchiv des Kantons Zürich Typografie, Layout Werner Bühlmann Technische Umsetzung cubemedia AG Copyright ©2021 by Staatsarchiv des Kantons Zürich

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Kanton Zürich Direktion der Justiz und des Innern Staatsarchiv

Winterthurerstrasse 170 CH-8057 Zürich Telefon +41 43 258 50 00 Fax +41 43 258 52 49 E-Mail staatsarchivzh@ji.zh.ch Website www.staatsarchiv.zh.ch Online-Suche http://suche.staatsarchiv.djiktzh.ch Archivportal www.archivesonline.org

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