WS 10.19.03.01 Modalitäten der Zusammenarbeit zwischen den Zivilstandsbehörden und dem Staatssekretariat für Migration (SEM)(01.03.2019; Stand: 01.02.2026)

Eidgenössisches Justiz- und Polizeidepartement EJPD Direktionsbereich Privatrecht Eidgenössisches Amt für das Zivilstandswesen EAZW

Zusammenarbeit zwischen den Zivilstandsbehörden und dem Staatssekretariat für Migration (SEM)

Zusammenarbeit im Asyl- und Ausländerbereich

Weisung des Eidgenössischen Amts für das Zivilstandswesen gestützt auf Art. 84 Abs. 3 Bst. a der Zivilstandsverordnung (ZStV)

1 Einleitung

Die schweizerischen Zivilstandsbehörden haben im Rahmen der Beurkundung von Zivilstandsereignissen ausländischer Personen sowie der Aufnahme ausländischer Personen in das Personenstandsregister Berührungspunkte mit den schweizerischen Migrationsbehörden. Dies betrifft insbesondere folgende Bereiche:

Aufforderung ausländischer Personen zur Beschaffung von Dokumenten,
Sicherstellung, Überprüfung und Übermittlung von Dokumenten,
Meldung von Zivilstandsereignissen und von Umgehungen des Ausländerrechts,
Einsichtnahme in Asyldossiers und Einholen von Auskünften bei den Migrationsbehörden. Die Pflichten und Befugnisse der Zivilstandsbehörden in diesen Bereichen sind abhängig vom asyl- und ausländerrechtlichen Status der betroffenen ausländischen Person. Die Zivilstandsbehörden prüfen deshalb in einem ersten Schritt den vorgelegten Ausländerausweis (Ausweise B, C, F, N und S). Lässt sich der Status aus dem Ausländerausweis nicht genügend genau eruieren, kann eine Abklärung mittels Abruf im Zentralen Migrationsinformationssystem (ZEMIS) vorgenommen werden, oder es wird von den Migrationsbehörden eine Bestätigung des ausländerrechtlichen Status verlangt. Die Erörterung des Status sowie die spezifisch damit verbundenen Pflichten und Befugnisse der Zivilstandsbehörden sind in Ziffer 3 für jeden Ausländerausweis einzeln dargestellt. In den Anhängen 3 und 4 finden sich ergänzend ein tabellarischer Überblick über die Befugnisse und Pflichten der Zivilstandsbehörden hinsichtlich der Beschaffung und Sicherstellung von Dokumenten im Umgang mit ausländischen Personen sowie ein kurzer Beschrieb der einzelnen asyl- und ausländerrechtlichen Status der Betroffenen.

2 Aufgabenübersicht, rechtliche Grundlagen und Zusammenarbeit mit dem

SEM

2.1 Aufforderung zur Beschaffung von Dokumenten

Gestützt auf Art. 15a Abs. 2 ZStV1 in Verbindung mit Art. 16 Abs. 2 müssen ausländische Personen zwecks Aufnahme in das Personenstandsregister die erforderlichen Dokumente (insbes. Dokumente über Identität, Geburt, Geschlecht, Namen, Abstammung, Zivilstand, Staatsangehörigkeit) vorlegen. Die Zivilstandsbehörden sind zu diesem Zweck befugt, alle sich in der Schweiz befindlichen ausländischen Personen aufzufordern, heimatliche oder von Drittstaaten ausgestellte Dokumente zu beschaffen. Die Aufforderung zur Beschaffung fehlender Dokumente durch Kontaktaufnahme mit den heimatlichen Behörden ist zulässig, wenn dadurch keine Gefahr für die Betroffenen entsteht (Ausländer und Ausländerinnen ohne Flüchtlingseigenschaft).

1 Zivilstandsverordnung vom 28. April 2004; SR 211.112.2

Demgegenüber dürfen ausländische Personen dann nicht aufgefordert werden, Dokumente durch Kontaktaufnahme mit den heimatlichen Behörden zu beschaffen, wenn diese die potenziellen Verfolgerbehörden sind. In diesem Fall sind die Schutzinteressen von Asylsuchende im laufenden Verfahren, von Schutzbedürftigen oder Flüchtlingen höher zu gewichten.

2.2 Sicherstellung von Dokumenten

Die Sicherstellung von heimatlichen oder durch Drittstaaten ausgestellten Dokumenten, welche Hinweise auf die Identität einer ausländischen Person aus dem Asylbereich geben können, ist im Asylgesetz2 geregelt. Gemäss Art. 10 Abs. 2 AsylG i.V.m. Art. 2b AsylV 13 ist jede Behörde und Amtsstelle verpflichtet, ausländische Reisepapiere, Identitätsausweise oder sämtliche andere Dokumente, welche Hinweise auf die Identität einer Person geben können, die in der Schweiz ein Asylgesuch gestellt hat, sicherzustellen und an das Staatssekretariat für Migration (SEM) zu übermitteln. Andere Dokumente, welche Hinweise auf die Identität einer Person geben können, sind insbesondere Zivilstandsdokumente, Nachweise über die Familienbeziehungen, Taufscheine, Staatsangehörigkeitsausweise, Flüchtlingsausweise, Führerausweise und Militärausweise (Art. 2b Abs. 2 AsylV 1). Bei Personen jedoch, welche die Flüchtlingseigenschaft erfüllen (anerkannte Flüchtlinge), beschränkt sich die Sicherstellung auf Pässe und Identitätsausweise, welche ihnen durch den Heimatstaat ausgestellt wurden (Art. 10 Abs. 5 AsylG).

2.3 Übermittlung sichergestellter Dokumente

Modalitäten der Übermittlung

Dokumente, die Hinweise auf die Identität einer Person geben können, werden von den Zivilstandsbehörden sichergestellt und dem SEM im Hinblick auf die Beschleunigung des Asylverfahrens unverzüglich im Original (Art. 2b Abs. 1 AsylV 1) übermittelt. Vorbehalten bleibt eine allfällige Überprüfung der Dokumente auf Echtheit oder die Zustellung an die Strafverfolgungsbehörden bei Verdacht auf eine Straftat (vgl. Ziff. 2.3.2 und 2.3.3). In diesen Fällen ist dem SEM unverzüglich eine Kopie des entsprechenden Dokuments zu übermitteln und die Originale sind erst nach Abschluss dieser Arbeiten dem SEM zuzustellen. Sichergestellte Dokumente sind auch dann zu übermitteln, wenn – zum Beispiel infolge Rückzugs eines Gesuchs um Vorbereitung der Eheschliessung – keine Aufnahme ins Personenstandsregister erfolgt. Die sichergestellten Dokumente sind dem SEM im Original zuzustellen und werden durch diese Behörde aufbewahrt (Art. 31 Abs. 4 ZStV). Das Zivilstandsamt erstellt von denjenigen Dokumenten, welche als Beleg zur Beurkundung gehören, in Analogie zu Art. 33 Abs. 2 ZStV

2 Asylgesetz vom 26. Juni 1998 (AsylG); SR 142.31

3 Asylverordnung 1 über Verfahrensfragen vom 11. August 1999; SR 142.311

beglaubigte Kopien. Das Zivilstandsamt stellt anschliessend der betroffenen Person das Formular über die Bestätigung der Sicherstellung von Dokumenten zu (siehe Anhang 1). Benötigen die Zivilstandsbehörden zu einem späteren Zeitpunkt die Originale, stellt das SEM diese auf Wunsch zur vorübergehenden Einsichtnahme zur Verfügung (Art. 31 Abs. 4 letzter Satz ZStV).

Überprüfung von Dokumenten durch Zivilstandsbehörden

Die Durchführung einer Überprüfung von Dokumenten durch die Zivilstandsbehörden, respektive die Erteilung eines entsprechenden Auftrags an die dafür zuständige Schweizer Vertretung, erfolgt gemäss Art. 5 Abs. 1 Bst. g ZStV sowie den diesbezüglichen Weisungen EAZW. Eine vertiefte Überprüfung der Dokumente einer ausländischen Person darf bei Notwendigkeit bei allen Ausländerinnen und Ausländern angeordnet werden. Analog zur Aufforderung zur Beschaffung von heimatlichen Dokumenten ist aber die aufenthaltsrechtliche Situation von Flüchtlingen, Schutzbedürftigen und Asylsuchenden (Personen, deren Flüchtlingseigenschaft noch nicht geklärt ist) zu berücksichtigen. Bei diesen Personen muss die auftragserteilende Zivilstandsbehörde die Schweizer Vertretung im Ausland anweisen, die vertiefte Überprüfung mit der erforderlichen Diskretion durchzuführen (diskrete Überprüfung, d.h. Hinweis an Botschaft über Flüchtlingseigenschaft oder Schutzbedürftigkeit bzw. hängiges Asylverfahren, welche eine Kontaktaufnahme mit den heimatlichen Behörden verbieten). Für die vertiefte Überprüfung benötigt die zuständige Schweizer Vertretung die Originaldokumente. Deshalb wird deren unverzügliche Übermittlung ans SEM gemäss Art. 2b Abs. 1 AsylV 1 aufgeschoben. Die Zivilstandsbehörde stellt dem SEM stattdessen unverzüglich eine Kopie der entsprechenden Dokumente zu und gibt an, innert welcher Frist die Originaldokumente voraussichtlich an das SEM übermittelt werden. Nach Abschluss der Überprüfung übermittelt die Zivilstandsbehörde dem SEM die Originaldokumente sowie das Resultat der Überprüfung (vgl. auch Art. 10 Abs. 3 AsylG). Das Resultat wird dem SEM stets durch diejenige Zivilstandsbehörde, welche die Überprüfung angeordnet hat, mitgeteilt. Der Fachbereich Infostar im Bundesamt für Justiz (FIS) wird hierzu nicht eingeschaltet.

Vorgehen bei Verdacht auf eine Straftat

Die Zivilstandsbehörden sind verpflichtet, alle Straftaten, die sie bei ihrer amtlichen Tätigkeit feststellen, den zuständigen kantonalen Strafverfolgungsbehörden anzuzeigen (Art. 43a Die Zivilstandsbehörden legen Dokumente, bei denen der begründete Verdacht besteht, dass sie gefälscht oder unrechtmässig verwendet worden sind, der Strafanzeige bei. Die anzeigende Zivilstandsbehörde übermittelt dem SEM in diesem Fall eine Kopie der Strafanzeige und des Dokuments. Sobald das Ergebnis der Strafverfolgungsbehörde vorliegt, wird dieses sowie das allenfalls zurückerhaltene Originaldokument ebenfalls dem SEM zugestellt.

4 Schweizerisches Zivilgesetzbuch vom 10. Dezember 1907; SR 210

2.4 Meldung von Zivilstandsereignissen an das SEM

Gemäss Art. 51 ZStV sind die Zivilstandsereignisse Geburt, Entstehung und Aufhebung von Kindesverhältnissen, Eheschliessung, eingetragene Partnerschaft und deren Umwandlungen in eine Ehe, Auflösung von Ehen und eingetragenen Partnerschaften sowie Tod nachfolgender Personenkategorien dem SEM zu melden:

Asylsuchende (Ausweis N),
Schutzbedürftige (Ausweis S),
vorläufig aufgenommene Flüchtlinge (Ausweis F),
Flüchtlinge mit Aufenthalts- oder Niederlassungsbewilligung (Ausweis B oder C),
vorläufig Aufgenommene aus dem Asylbereich (Ausweis F) sowie
abgewiesene Asylsuchende (Ausweis N oder kein Dokument). Das Zivilstandsamt kommt der Meldepflicht nach, wenn vom zu meldenden Ereignis folgende vom Ereignis betroffenen Personen einer der vorgenannten ausländerrechtlichen Kategorie angehören:
bei einer Geburt: die Mutter bzw. der Vater,
bei einer Kindesanerkennung: der Anerkennende, die Mutter bzw. das Kind,
bei einer Eheschliessung, bei einer Umwandlung einer eingetragenen Partnerschaft in eine Ehe oder Auflösung der Ehe: mindestens eine oder einer der Verlobten bzw. eine oder einer der Eheleute,
bei einer Nachbeurkundung einer eingetragenen Partnerschaft und bei der Auflösung einer eingetragenen Partnerschaft: einer der Partner bzw. eine der Partnerinnen,
bei einem Todesfall: die verstorbene Person bzw. ihre Ehegattin oder ihr Ehegatte bzw. ihr eingetragener Partner oder ihre eingetragene Partnerin.

2.5 Meldung betreffend Umgehung des Ausländerrechts und des

unrechtmässigen Aufenthalts

Das für die Vorbereitung der Eheschliessung zuständige Zivilstandsamt meldet der kantonalen Ausländerbehörde am Aufenthaltsort der betroffenen Person Tatsachen, die darauf hindeuten, dass eine Umgehung der Bestimmungen über Zulassung und Aufenthalt von Ausländerinnen und Ausländern bezweckt wird (Art. 74a Abs. 7 ZStV). Im Weiteren ist die Identität der Betroffenen, die ihren rechtmässigen Aufenthalt in der Schweiz nicht nachgewiesen haben, zu melden (Art. 67 Abs. 5 ZStV).5

5 Siehe Weisungen 10.11.01.02 Ehen und eingetragene Partnerschaften ausländischer

Staatsangehöriger: Nachweis des rechtmässigen Aufenthaltes und Meldung an die Ausländerbehörden vom 1. Januar 2011 sowie 10.07.12.01 Umgehung des Ausländerrechts: - Verweigerung der Eheschliessung durch die Zivilstandsbeamtin oder den Zivilstandsbeamten – Beurkundung von Ungültigerklärungen – Anerkennung und Eintragung ausländischer Eheschliessungen und Partnerschaften vom 5. Dezember 2007; beide abrufbar unter eazw.admin.ch.

2.6 Datenbekanntgabe auf Anfrage des SEM

Das SEM kann Zivilstandsdaten anfordern, die ihm nicht automatisch mitgeteilt werden, die aber für die Erfüllung seiner gesetzlichen Aufgaben unerlässlich sind (Art. 58 ZStV), z.B. eine Namensänderung oder eine Berichtigung von Zivilstandsdaten. Dazu stellt das SEM ein schriftliches Gesuch an das Zivilstandsamt, das die Beurkundung vorgenommen hat, oder, falls ein solches fehlt, an das Amt am Wohnort der betroffenen ausländischen Person (Art. 44a ZStV). Der Antrag muss begründet sein und die entsprechende Rechtsgrundlage enthalten. Die Daten werden grundsätzlich kostenlos zur Verfügung gestellt (Art. 3 ZStGV)6.

2.7 Einsichtnahme in Asyldossiers und Auskünfte des SEM

Einsichtnahme in Asyldossiers

Wenn für die Aufnahme im Personenstandsregister (Infostar) oder die Entgegennahme einer Erklärung im Sinne von Art. 41 ZGB weitere Abklärungen unabdingbar sind, können die Zivilstandsbehörden beim SEM Einsicht in das Dossier der betroffenen Personen nehmen oder Kopien davon anfordern. Dabei ist darzulegen, dass die Voraussetzungen von Art. 36 Abs. 2 Bst. a DSG7 erfüllt sind; das heisst, dass die Zivilstandsbehörden im konkreten Fall ihre Aufgaben nur in Kenntnis dieser Daten erfüllen können. Insbesondere gilt dies, wenn die Identität oder die Ehefähigkeit der betroffenen Personen nicht klar feststehen, Zweifel in Bezug auf die vorgelegten Dokumente und die erhaltenen Erklärungen bestehen oder die einverlangten Dokumente aus objektiven Gründen nicht beschafft werden können. Entsprechende Anfragen sind unter Verwendung des Gesuchformulars Antrag zur Einsichtnahme in das Asyldossier (siehe Anhang 2) an folgende Adresse zu richten: Staatssekretariat für Migration, Quellenweg 6, 3003 Bern-Wabern Die Einsichtnahme in das Dossier ist in jedem Stadium des Asylverfahrens und sogar nach Ablauf der Ausreisefrist möglich. Hat das SEM dem Zivilstandsamt Originaldokumente, welche durch die betroffene Person im Rahmen des Asylverfahrens vorgelegt wurden, zur Verfügung gestellt, muss das Zivilstandsamt nach Abschluss der Einsichtnahme die Originale an das SEM zurücksenden. Dies gilt auch hinsichtlich Zivilstandsdokumente. Handelt es sich diesbezüglich um Belege, welche zur Beurkundung gehören, sind beglaubigte Kopien der Originale zu den Akten zu nehmen (analog Art. 33 Abs. 2 ZStV). Die Rückgabe dieser Belege, die zur Beurkundung im Zivilstandsregister gedient haben, erfolgt gemäss Art. 31 Abs. 4 ZStV und nicht unter den Voraussetzungen von Art. 36 Abs. 2 Bst. a DSG.

Auskünfte zur Beschaffungsmöglichkeit von Dokumenten

Länderspezifische Anfragen von Zivilstandsämtern bezüglich der Beschaffung von Dokumenten im Ausland beantwortet die Sektion Analysen des SEM nach Massgabe der Ressourcen. Die Anfragen sind an coi@sem.admin.ch zu richten.

6 Verordnung vom 27. Oktober 1999 über die Gebühren im Zivilstandswesen; SR 172.042.110

7 Bundesgesetz vom 19. Juni 1992 über den Datenschutz; SR 235.1

3 Die asyl- und ausländerrechtlichen Status im Einzelnen

3.1 Aufenthalts- und Niederlassungsbewilligung – Ausweise B und C

Definition des Status

Eine Aufenthaltsbewilligung (Ausweis B) wird Ausländerinnen und Ausländern erteilt, die sich für einen bestimmten Zweck längerfristig mit oder ohne Erwerbstätigkeit in der Schweiz aufhalten dürfen (Aufenthalterinnen und Aufenthalter). Personen, denen Asyl gewährt wurde, erhalten ebenfalls eine Aufenthaltsbewilligung (Art. 60 AsylG). Nach Ablauf der gesetzlich vorgesehenen Dauer kann Aufenthalterinnen und Aufenthaltern mit oder ohne Flüchtlingseigenschaft anstelle des Ausweises B eine Niederlassungsbewilligung (Ausweis C) erteilt werden. Bei Flüchtlingen findet sich zwar in der Regel ein entsprechender Vermerk zur Flüchtlingseigenschaft im Ausweis B. In gewissen Konstellationen sowie im Ausweis C ist dies jedoch nicht der Fall, weshalb im Zweifelsfall im ZEMIS überprüft werden muss, ob die betroffene Person über die Flüchtlingseigenschaft verfügt.

Personen ohne Flüchtlingseigenschaft mit Ausweisen B oder C

Aufforderung zur Beschaffung von Dokumenten: Diese Personen dürfen aufgefordert werden, bereits vorhandene Dokumente und neue Dokumente, welche eine Kontaktaufnahme mit den heimatlichen Behörden voraussetzen, zu beschaffen. Sicherstellungspflicht: Da für diese Personen das AsylG nicht anwendbar ist, entfällt die Sicherstellungspflicht von Dokumenten. Überprüfung der Dokumente: Dokumente dürfen einer uneingeschränkten vertieften Überprüfung unterzogen werden. Meldung von Zivilstandsereignissen: Gestützt auf Art. 51 Abs. 1 ZStV sind Zivilstandsereignisse ausländischer Personen dem SEM nur dann zu melden, wenn das AsylG anwendbar ist. Es erfolgt somit keine entsprechende Meldung.

Flüchtlinge mit Ausweisen B oder C

Aufforderung zur Beschaffung von Dokumenten: Flüchtlinge dürfen aufgefordert werden, bereits vorhandene Dokumente, welche ohne Kontakt mit den heimatlichen Behörden erhältlich gemacht werden können, zu beschaffen. Demgegenüber dürfen sie nicht aufgefordert werden, neue Dokumente, die eine Kontaktaufnahme mit den heimatlichen Behörden voraussetzen, zu beschaffen. Heimatliche Behörden gelten in Bezug auf Flüchtlinge als potentielle Verfolgerbehörden. Sicherstellungspflicht: Bei Flüchtlingen werden gestützt auf Art. 10 Abs. 5 AsylG lediglich Pässe und Identitätsausweise des Heimatstaates sichergestellt und dem SEM übermittelt. Überprüfung der Dokumente: Dokumente von Flüchtlingen dürfen einer vertieften Überprüfung unterzogen werden. Der Umstand der Flüchtlingseigenschaft muss jedoch aus dem Überprüfungsbegehren klar hervorgehen. Die beauftragte Schweizer Vertretung ist

anzuweisen und sodann verantwortlich, dass die vertiefte Überprüfung mit der unter diesen Umständen erforderlichen Diskretion (vgl. Ziff. 2.3.2) durchgeführt wird. Meldung von Zivilstandsereignissen: Zivilstandsereignisse sind gemäss Art. 51 Abs. 1 ZStV vom für die Beurkundung zuständigen Zivilstandsamt dem SEM zu melden. Deshalb erfolgt für Flüchtlinge mit den Ausweisen B oder C eine Meldung (vgl. Ziff. 2.4).

3.2 Vorläufige Aufnahme – Ausweis F

Definition des Status

Eine vorläufige Aufnahme (Ausweis F) wird Ausländerinnen und Ausländern erteilt, wenn der Vollzug der Weg- oder Ausweisung nicht möglich, nicht zulässig oder nicht zumutbar ist (Art. 83 Abs. 1 AIG8). Eine vorläufige Aufnahme kann im Rahmen eines Asylverfahrens oder eines ausländerrechtlichen Verfahrens verfügt werden. Der Ausweis F für vorläufig Aufgenommene wird drei unterschiedlichen Personengruppen erteilt:

Vorläufig aufgenommene Flüchtlinge;
vorläufig Aufgenommene mit vorgängigem Asylverfahren aber ohne Flüchtlingseigenschaft;
vorläufig Aufgenommene ohne vorgängiges Asylverfahren, d.h. die vorläufige Aufnahme wurde nicht im Rahmen eines Asylverfahrens erteilt. Der Ausweis F definiert den Status dann eindeutig, wenn es sich um eine Person handelt, die vorläufig als Flüchtling aufgenommen wurde. Die Flüchtlingseigenschaft ist in diesem Fall direkt im Ausweis vermerkt. Die Unterscheidung, ob eine vorläufig aufgenommene Person ohne Flüchtlingseigenschaft im Rahmen eines asyl- oder ausländerrechtlichen Verfahrens vorläufig aufgenommen wurde, ist im ZEMIS ersichtlich (vgl. Anhang 4). Dies ist jedoch ausschliesslich für die Sicherstellung von Dokumenten nach Art. 10 AsylG wesentlich. Die unterschiedlichen ausländerrechtlichen Regelungen (z.B. Befristung des Ausweises) sind für das Zivilstandswesen nicht relevant.

Vorläufig aufgenommene Flüchtlinge (Ausweis F)

Vorläufig aufgenommene Flüchtlinge erfüllen auch die Flüchtlingseigenschaft und unterliegen aus Sicht des Zivilstandswesens den gleichen Regeln wie Flüchtlinge mit Aufenthalts- oder Niederlassungsbewilligung (Ziff. 3.1.3): Aufforderung zur Beschaffung von Dokumenten: Vorläufig aufgenommene Flüchtlinge dürfen aufgefordert werden, bereits vorhandene Dokumente, die ohne Kontakt mit den heimatlichen Behörden erhältlich gemacht werden können, zu beschaffen. Demgegenüber dürfen sie nicht aufgefordert werden neue Dokumente, welche eine Kontaktaufnahme mit den heimatlichen Behörden voraussetzen, zu beschaffen. Heimatliche Behörden gelten in Bezug auf vorläufig aufgenommene Flüchtlinge als potentielle Verfolgerbehörden.

8 Bundesgesetz über die Ausländerinnen und Ausländer und über die Integration vom 16. Dezember

2005 (Ausländer- und Integrationsgesetz, AIG); SR 142.20

Sicherstellungspflicht: Bei vorläufig aufgenommenen Flüchtlingen werden gestützt auf Art. 10 Abs. 5 AsylG lediglich Pässe und Identitätsausweise des Heimatstaates sichergestellt und dem SEM übermittelt. Überprüfung der Dokumente: Dokumente von vorläufig aufgenommenen Flüchtlingen dürfen einer vertieften Überprüfung unterzogen werden. Der Umstand der Flüchtlingseigenschaft muss jedoch aus dem Überprüfungsbegehren klar hervorgehen. Die beauftragte Schweizer Vertretung ist anzuweisen und sodann verantwortlich, dass die vertiefte Überprüfung mit der unter diesen Umständen erforderlichen Diskretion (s. Ziff. 2.3.2) durchgeführt wird. Meldung von Zivilstandsereignissen: Zivilstandsereignisse sind gemäss Art. 51 Abs. 1 ZStV vom für die Beurkundung zuständigen Zivilstandsamt dem SEM zu melden. Deshalb erfolgt für vorläufig aufgenommene Flüchtlinge eine Meldung (vgl. Ziff. 2.4).

Vorläufig Aufgenommene ohne Flüchtlingseigenschaft (Ausweis F)

Mit vorgängigem Asylverfahren: Gemäss Art. 10 Abs. 2 AsylG ist jede Behörde und Verwaltungsdienststelle verpflichtet, Reisepapiere, Identitätsausweise oder andere Dokumente, welche auf die Identität einer Person, die in der Schweiz ein Asylgesuch gestellt hat, Hinweise geben können, sicherzustellen und an das SEM zu übermitteln. Somit sind bei vorläufig Aufgenommenen mit vorgängigem Asylverfahren aber ohne Flüchtlingseigenschaft sämtliche dieser Dokumente sicherzustellen und dem SEM zu übermitteln.
Ohne vorgängiges Asylverfahren: Da für diese Personen das AsylG nicht anwendbar ist, entfällt die Sicherstellungspflicht von Dokumenten. Überprüfung der Dokumente: Dokumente von diesen Personen dürfen einer uneingeschränkten vertieften Überprüfung unterzogen werden. Meldung von Zivilstandsereignissen: Zivilstandsereignisse sind gemäss Art. 51 Abs. 1 ZStV vom für die Beurkundung zuständigen Zivilstandsamt dem SEM zu melden. Deshalb erfolgt für vorläufig Aufgenommene mit vorgängigem Asylverfahren eine Meldung (vgl. Ziff. 2.4).

3.3 Asylsuchende und abgewiesene Asylsuchende – Ausweis N

Definition des Status

Der Ausweis N kann sowohl von Asylsuchenden als auch von abgewiesenen Asylsuchenden, die sich innerhalb der Ausreisefrist in der Schweiz aufhalten dürfen, vorgelegt werden. Diese Tatsache ergibt sich nicht aus dem Ausweis, ist aber für die Zivilstandsbehörden relevant, da bei Asylsuchenden die Frage nach der Flüchtlingseigenschaft noch offen ist, während bei rechtskräftig abgewiesenen Asylsuchenden, die sich bis Ablauf der Ausreisefrist in der Schweiz aufhalten dürfen, diese Frage negativ zu beantworten ist. Es muss deshalb im

ZEMIS geprüft werden, ob das Asylverfahren noch hängig ist oder ob ein rechtskräftiger negativer Entscheid vorliegt. Nach Ablauf der Ausreisefrist haben rechtskräftig abgewiesene Asylsuchende in der Regel keinen Ausweis mehr.

Asylsuchende (Ausweis N)

Aufforderung zur Beschaffung von Dokumenten: Asylsuchende dürfen aufgefordert werden, bereits vorhandene Dokumente, die ohne Kontakt mit den heimatlichen Behörden erhältlich gemacht werden können, zu beschaffen. Demgegenüber dürfen sie nicht aufgefordert werden, neue Dokumente, welche eine Kontaktaufnahme mit den heimatlichen Behörden voraussetzen, zu beschaffen. Heimatliche Behörden gelten für Asylsuchende als potentielle Verfolgerbehörden. Sicherstellungspflicht: Gemäss Art. 10 Abs. 2 AsylG ist jede Behörde und Verwaltungsdienststelle verpflichtet, Reisepapiere, Identitätsausweise oder andere Dokumente, welche Hinweise auf die Identität einer Person geben können, die in der Schweiz ein Asylgesuch gestellt hat, sicherzustellen und an das SEM zu übermitteln. Somit sind bei Asylsuchenden sämtliche dieser Dokumente sicherzustellen und dem SEM zu übermitteln. Überprüfung der Dokumente: Dokumente von Asylsuchenden dürfen einer vertieften Überprüfung unterzogen werden. Aus dem Überprüfungsbegehren muss jedoch klar hervorgehen, dass es sich um Dokumente einer asylsuchenden Person handelt. Die beauftragte Schweizer Vertretung ist anzuweisen und sodann verantwortlich, dass die vertiefte Überprüfung mit der unter diesen Umständen erforderlichen Diskretion (s. Ziff. 2.3.2) durchgeführt wird. Meldung von Zivilstandsereignissen: Zivilstandsereignisse sind gemäss Art. 51 Abs. 1 ZStV vom für die Beurkundung zuständigen Zivilstandsamt dem SEM zu melden. Deshalb erfolgt für Asylsuchende eine Meldung (vgl. Ziff. 2.4).

Rechtskräftig abgewiesene Asylsuchende (mit oder ohne Ausweis N)

Für rechtskräftig abgewiesene Asylsuchende gelten aus Sicht der Zivilstandsbehörden dieselben Regeln, unabhängig davon, ob die Ausreisefrist abgelaufen ist oder nicht. Ob rechtskräftig abgewiesene Asylsuchende einen Ausweis N vorlegen oder nicht, ist für das Zivilstandswesen deshalb nicht relevant. Aufforderung zur Beschaffung von Dokumenten: Rechtskräftig abgewiesene Asylsuchende dürfen aufgefordert werden, bereits vorhandene Dokumente und neue Dokumente, die eine Kontaktaufnahme mit den heimatlichen Behörden voraussetzen, zu beschaffen. Sicherstellungspflicht: Gemäss Art. 10 Abs. 2 AsylG ist jede Behörde und Verwaltungsdienststelle verpflichtet, Reisepapiere, Identitätsausweise oder andere Dokumente, welche Hinweise auf die Identität einer Person geben können, die in der Schweiz ein Asylgesuch gestellt hat, sicherzustellen und an das SEM zu übermitteln. Somit sind bei abgewiesenen Asylsuchenden sämtliche dieser Dokumente sicherzustellen und dem SEM zu übermitteln. Überprüfung der Dokumente: Dokumente von rechtskräftig abgewiesenen Asylsuchenden dürfen einer uneingeschränkten vertieften Überprüfung unterzogen werden.

Meldung von Zivilstandsereignissen: Zivilstandsereignisse sind gemäss Art. 51 Abs. 1 ZStV vom für die Beurkundung zuständigen Zivilstandsamt dem SEM zu melden. Deshalb erfolgt für abgewiesene Asylsuchende eine Meldung (vgl. Ziff. 2.4).

3.4 Schutzbedürftige – Ausweis S

Definition des Status

Die Schweiz kann Schutzbedürftigen für die Dauer einer schweren allgemeinen Gefährdung vorübergehenden Schutz gewähren (Art. 4 AsylG). Der Status einer schutzbedürftigen Person ergibt sich eindeutig aus dem Ausweis S.

Schutzbedürftige (Ausweis S)

Aufforderung zur Beschaffung von Dokumenten: Schutzbedürftige dürfen aufgefordert werden, bereits vorhandene Dokumente, welche ohne Kontakt mit den heimatlichen Behörden erhältlich gemacht werden können, zu beschaffen. Demgegenüber dürfen sie nicht aufgefordert werden, neue Dokumente, welche eine Kontaktaufnahme mit den heimatlichen Behörden voraussetzen, zu beschaffen. Heimatliche Behörden gelten für Schutzbedürftige als potentielle Verfolgerbehörden. Sicherstellungspflicht: Gemäss Art. 10 Abs. 2 AsylG ist jede Behörde und Verwaltungsdienststelle verpflichtet, Reisepapiere, Identitätsausweise oder andere Dokumente, welche Hinweise auf die Identität einer Person geben können, die in der Schweiz ein Asylgesuch gestellt hat, sicherzustellen und an das SEM zu übermitteln. Somit sind bei Schutzbedürftigen sämtliche dieser Dokumente sicherzustellen und dem SEM zu übermitteln. Reisepapiere, Identitätsausweise oder andere Dokumente, welche auf die Identität einer Person aus der Ukraine, die in der Schweiz ein Asylgesuch gestellt hat, Hinweise geben können, sind nicht im Original sicherzustellen. Bei schutzbedürftige Personen aus der Ukraine sind die Dokumente zu kopieren und dem SEM zu übermitteln. Den schutzbedürftigen Personen aus der Ukraine ist es erlaubt zu reisen, weshalb die Dokumente nicht im Original sicherzustellen sind. Bei Aufnahme in das Personenstandsregister von Personen aus der Ukraine im Hinblick auf ein in der Schweiz zu beurkundendes Zivilstandsereignis oder auf eine in der Schweiz zu beurkundende Zivilstandserklärung gelten die vorgelegten Urkunden im Original als Beleg und sind entsprechend zu archivieren. Dokumente aus den Belegen können von den Zivilstandsämtern den Berechtigten zurückgegeben werden und sind durch beglaubigte Kopien zu ersetzen (Art. 33 Abs. 2 ZStV). Zivilstandsdokumente von Personen aus der Ukraine sind nicht sicherzustellen und sind ebenfalls zu kopieren und dem SEM zu übermitteln. Überprüfung der Dokumente: Dokumente von Schutzbedürftigen dürfen einer vertieften Überprüfung unterzogen werden. Da die Frage der Flüchtlingseigenschaft nicht geklärt ist, müssen Kontakte mit den potentiellen Verfolgerbehörden vermieden werden. Aus dem Überprüfungsbegehren muss deshalb klar hervorgehen, dass es sich um Dokumente einer schutzbedürftigen Person handelt. Die beauftragte Schweizer Vertretung ist anzuweisen und

sodann verantwortlich, dass die vertiefte Überprüfung mit der unter diesen Umständen erforderlichen Diskretion (s. Ziff. 2.3.2) durchgeführt wird.

Meldung von Zivilstandsereignissen: Zivilstandsereignisse sind gemäss Art. 51 Abs. 1 ZStV vom für die Beurkundung zuständigen Zivilstandsamt dem SEM zu melden. Deshalb erfolgt für Schutzbedürftige mit dem Ausweis S eine Meldung (vgl. Ziff. 2.4).

3.5 Bestätigungsschreiben der Migrationsämter

Bestätigungsschreiben der Migrationsämter, wonach der rechtskräftige Wegweisungsentscheid derzeit nicht vollzogen wird («Duldung»), sind formell im AIG nicht vorgesehen. Sie werden in der Praxis aber teilweise von den kantonalen Migrationsämtern ausgestellt. Legt eine Person ein solches Schreiben vor, ist die ausstellende Behörde um Auskunft über das weitere Vorgehen zu ersuchen.

4 Inkrafttreten

Die vorliegende Weisung tritt sofort in Kraft. Das Kreisschreiben EAZW Nr. 04-08-01 vom 4. August 2004 «Modalitäten der Zusammenarbeit zwischen den Zivilstandsbehörden und den Asylbehörden» wird aufgehoben.

Eidgenössisches Amt für das Zivilstandswesen EAZW

David Rüetschi

Anhänge: Anhang 1: Formular Bestätigung der Sicherstellung von Dokumenten Anhang 2: Formular Antrag zur Einsichtnahme in das Asyldossier Anhang 3: Übersicht Aufenthaltsstatus von Ausländerinnen und Ausländern für die Zivilstandsbehörden Anhang 4: Übersichtsraster asyl- und ausländerrechtlicher Status