KS 20.18.10.01 Auskunftsverfahren im Bereich Adoption auf Gesuch der kantonalen Auskunftsstellen bei den Zivilstandsbehörden(01.10.2018; Stand: 01.05.2024)

Eidgenössisches Justiz- und Polizeidepartement EJPD Direktionsbereich Privatrecht Eidgenössisches Amt für das Zivilstandswesen EAZW

Nr. 20.18.10.01 vom 1. Oktober 2018 (Stand: 1. Mai 2024)

Auskunftsverfahren im Bereich Adoption auf Gesuch der kantonalen Auskunftsstellen bei den Zivilstandsbehörden

Auskunftsverfahren im Bereich Adoption

Auskunftsverfahren im Bereich Adoption auf Gesuch der kantonalen Auskunftsstellen bei den Zivilstandsbehörden

1 Rechtliche Grundlagen

1.1 Allgemeines

Am 1. Januar 2018 sind die revidierten Bestimmungen im Schweizerischen Zivilgesetzbuch (ZGB; SR 210) zum Adoptionsrecht in Kraft getreten. Für die Zivilstandsbehörden sind dabei nebst der Beurkundung von Adoptionsentscheiden insbesondere die Bestimmungen betreffend das Adoptionsgeheimnis 1, betreffend die Ansprüche auf Auskunft 2 sowie betreffend die kantonale Auskunftsstelle 3 relevant. Der im ZGB vorgesehene Anspruch des Kindes auf Kenntnis der Abstammung leitet sich direkt aus Art. 10 der Bundesverfassung (BV; SR 101) ab. 4 Überdies sieht das Übereinkommen über die Rechte des Kindes vom 20. November 1989 5 in Art. 7 vor, dass das Kind das Recht hat, seine Eltern zu kennen. Das Haager Übereinkommen vom 29. Mai 1993 über den Schutz von Kindern und die Zusammenarbeit auf dem Gebiet der internationalen Adoption (HAÜ) 6, welches von der Schweiz ratifiziert worden ist, sieht ebenfalls einen Anspruch für adoptierte Personen auf Zugang zu den Personalien ihrer leiblichen Eltern vor. Überdies sieht das ZGB für einen gesetzlich eingegrenzten Personenkreis (leibliche Eltern u. deren Nachkommen) ebenfalls gewisse Ansprüche auf Informationen im Zusammenhang mit einer Adoption vor. Der Zugang zu den im Zivilstandsregister 7 geführten Personenstandsdaten und Belegen erfolgt unter Einhaltung des Datenschutzes gemäss den Bestimmungen der Zivilstandsverordnung vom 28. April 2004 (ZStV; SR 211.112.2). 8 Die Erteilung der Auskunft an die gesuchstellende Person über Personenstandsdaten im Zusammenhang mit einer Adoption erfolgt über die vom Kanton bestimmte kantonale Auskunftsstelle. 9 Die suchende Person hat sich an diese Behörde zu wenden, welche über Mitarbeitende verfügt, die mit der schwierigen seelischen Situation, in der sich die auskunftsersuchende Person (Adoptivkind, leibliche Eltern etc.) zuweilen befindet, wenn sie um Informationen nachsucht, vertraut sind. 10 Das Adoptivkind und die Adoptiveltern haben Anspruch auf Wahrung des Adoptionsgeheimnisses. 11

2 Art. 268b Abs. 2 und 3 sowie Art. 268c ZGB. 4 Botschaft Rev. Adoptionsrecht, BBl 2015 877, zu Art. 268c ZGB, S. 914 Ziff. 2.6.3 u. S. 932 u. 934. 5 SR 0.107. 6 SR 0.211.221.311; von der Schweiz ratifiziert per 24.9.2002, Inkrafttreten per 1.1.2003. 7 Gesamtheit aller in Papierform oder in elektronischer Form geführten Register gemäss Art. 6a Abs. 1 ZStV (Geburts-, Todes-, Ehe-, Anerkennungs-, Familien- und Personenstandsregister). 8 Art. 81 ff. ZStV.

9 Siehe Verzeichnis der Kantonalen Auskunftsstellen nach Art. 268d Abs. 1 ZGB unter: Auskunft über

die leiblichen Eltern, über deren direkte Nachkommen sowie über das adoptierte Kind (admin.ch) 10 Erläuternder Bericht zur Änderung des Zivilgesetzbuches (Adoptionsrecht), S. 45.

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1.2 Anspruch der kantonalen Auskunftsstelle auf Auskunft aus dem Zivilstandsregister

Gegenüber schweizerischen Verwaltungsbehörden – zu welchen auch die kantonale Auskunftsstelle gemäss Art. 268d Abs. 1 ZGB zählt – sind die Zivilstandsbehörden verpflichtet, die zur Erfüllung deren gesetzlicher Aufgaben unerlässlichen Personenstandsdaten aus den Zivilstandsregistern bekannt zu geben. 12 Dies sind im Bereich Adoption insbesondere die von der kantonalen Auskunftsstelle nachgefragten Informationen bezüglich des ursprünglichen, infolge der Adoption überdeckten Registereintrages der leiblichen Eltern, des Eintrages deren direkter Nachkommen sowie der im Register geführten Personenstandsdaten bezüglich des adoptierten Kindes und dessen Adoptiveltern, soweit solche Informationen aus dem Zivilstandsregister 13 und allfälligen Belegen 14 erhältlich gemacht werden können. Es gilt das Subsidiaritätsprinzip, wonach die gesuchten Informationen primär bei der Behörde, welche aufgrund ihrer Aufgaben am Adoptionsverfahren oder -entscheid mitgewirkt hat und über einschlägige Adoptionsakten verfügt, erhältlich zu machen sind. Nachforschungen der Zivilstandsbehörden im Zivilstandsregister und die damit verbundene Bekanntgabe der Informationen in Form einer schriftlichen Auskunft unterliegen der Gebührenpflicht. Sie werden gestützt auf einen Suchauftrag zur Abklärung eines Sachverhalts mit einer Gebühr von CHF 75.00 pro halbe Stunde in Rechnung gestellt. 15 Dies gilt auch bezüglich einer Auskunft an die kantonale Auskunftsstelle gem. Art. 268d ZGB, da die erbrachte Dienstleistung im unmittelbaren Interesse einer Privatperson liegt. 16 Die schriftliche Auskunft dient ausschliesslich der internen Verwendung zwischen Behörden und wird nicht in Form einer öffentlichen Urkunde erteilt. Darin enthaltene Informationen (z.B. Name des leiblichen Elternteils) dürfen nur unter Einhaltung der Vorschriften des Adoptionsrechts betroffenen Privatpersonen bekannt gegeben werden. Aus Gründen des Datenschutzes unterliegt dieses Schriftstück der Geheimhaltung und ist vom Anspruch auf Akteneinsicht durch Betroffene ausgenommen.

1.3 Definition der betroffenen Personen und derer Ansprüche auf Einholung von Informationen im Zusammenhang mit der Adoption

Adoptierte Person Das Adoptivkind ist eine Person, welche als minderjährige oder volljährige Person entweder von Adoptiveltern gemeinsam, einem Stiefelternteil oder einer Einzelperson adoptiert worden ist und damit die Rechtsstellung eines Kindes der Adoptiveltern (des Stiefelternteils oder der Einzelperson) erhielt. Alle drei Formen haben in der Schweiz seit dem 1. April 1973 die Wirkungen einer Volladoption: Das bisherige Kindesverhältnis zu den rechtlichen Eltern (leiblichen

12 Art. 58 ZStV. 14 Art. 33 Abs. 1 ZStV.

15 Anhang 1 Ziff. 3.1 der Verordnung über die Gebühren im Zivilstandswesen vom 27. Oktober 2018

(ZStGV; SR 172.042.110): Suche in den Zivilstandsregistern nach den betreffenden Personenstandsdaten inklusive schriftliche Auskunft zu Handen der kant. Auskunftsstelle. 16 Art. 3 ZStGV.

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Eltern) erlöscht mit der Adoption (vorbehältlich Stiefkindadoption gem. Art. 267 Abs. 3 ZGB). In den im Zivilstandsregister geführten Abstammungsangaben des Kindes werden nach Beurkundung der Adoption die Adoptiveltern ohne Hinweis auf die erfolgte Adoption (Adoptionsgeheimnis) als Eltern des Kindes aufgeführt. Das Adoptivkind hat Anspruch auf Wahrung des Adoptionsgeheimnisses. 17 Das volljährige Adoptivkind hat einen absoluten und vorbehaltlosen 18 Anspruch auf Auskunft über die Personalien seiner leiblichen Eltern (zum Zeitpunkt der Entstehung des infolge Adoption aufgehobenen Kindesverhältnisses) und weitere Informationen über diese 19. Ausserdem kann es verlangen, dass ihm Informationen über direkte Nachkommen seiner leiblichen Eltern bekannt gegeben werden, sofern die betreffenden Nachkommen volljährig sind und der Bekanntgabe zugestimmt haben. 20 Das minderjährige Adoptivkind hat Anspruch auf Auskunft über seine leiblichen Eltern, soweit dadurch keine Rückschlüsse auf deren Identität möglich sind. Identifizierende Informationen erhält es nur, wenn es ein schutzwürdiges Interesse nachweisen kann. 21

Adoptiveltern Adoptiveltern sind die Personen, zu welchen ein rechtliches Kindesverhältnis durch Adoption begründet wurde und welche im Zivilstandsregister aufgrund einer Volladoption als rechtliche Eltern des Kindes aufgeführt sind. Sie haben Anspruch auf Wahrung des Adoptionsgeheimnisses. 22 Liegt eine einfache Adoption 23 vor, so wird das Kindesverhältnis zu den leiblichen Eltern durch die Adoption nicht aufgehoben, sondern besteht weiterhin und das Kind ist zusätzlich Kind der Adoptiveltern. Das Kind gehört damit zwei Familien an. Es gilt in diesem Fall auch kein Adoptionsgeheimnis zu wahren. Den Adoptiveltern steht kein gesetzlicher Anspruch auf Auskunft bezüglich der leiblichen Eltern ihres Adoptivkindes sowie deren allfällige Nachkommen zu.

Leibliche Eltern Unter dem Begriff 'leibliche Eltern' sind im Zusammenhang mit dem Anspruch auf Auskunft im Bereich Adoption die Mutter respektive der Vater zu verstehen, zu welchen gemäss Eintrag

18 Unabhängig von einer Abwägung allfällig entgegenstehender Interessen.

19 Art. 268c Abs. 3 1. Teilsatz ZGB; Botschaft Rev. Adoptionsrecht, BBl 2015 877, S. 933: Absoluter

Anspruch des volljährigen Kindes auf Auskunft über die Personalien seiner leiblichen Eltern sowie auf allfällig vorhandene weitere Informationen über seine leiblichen Eltern. "Das Recht auf Kenntnis der Abstammung umfasst die Personalien der leiblichen Eltern im Zeitpunkt der Geburt bzw. der Entstehung des Kindesverhältnisses. Diese sind dem adoptierten volljährigen Kind auf Anfrage durch die zuständige Behörde bekannt zu geben. Vor Bekanntgabe der Personalien nimmt die Behörde nach Möglichkeit Kontakt mit den leiblichen Eltern auf. Gemäss Artikel 28 ZGB haben die leiblichen Eltern im Rahmen ihrer Persönlichkeitsrechte jedoch den Anspruch, dass die Bekanntgabe ihrer aktuellen Personalien verweigert wird, wenn sie keine Kontaktaufnahme wünschen.“ 20 Art. 268c Abs. 3 2. Teilsatz ZGB.

23 Altrechtliche Adoption in der Schweiz, welche vor dem 1.4.1973 ausgesprochen und nicht in eine

Volladoption umgewandelt worden ist (Art. 12b SchlT ZGB). Oder Adoption aus dem Ausland, welche nur mit den Wirkungen einer einfachen Adoption ausgesprochen worden ist.

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im Zivilstandsregister das rechtliche Kindesverhältnis infolge Adoption gelöscht worden ist. 24 Bei den Zivilstandsbehörden lassen sich diesbezüglich somit nur Auskünfte über die im Zivilstandsregister vor Beurkundung der Adoption geführten Personenstandsdaten der leiblichen Eltern einholen, wenn zu diesen im Zeitpunkt der Adoption ein rechtliches Kindesverhältnis im Register eingetragen war. Waren die Eltern des Kindes im Zeitpunkt der Beurkundung der Adoption nicht bekannt (z.B. Findelkind), beziehungsweise wurde beispielsweise zum leiblichen Vater vor der Adoption kein rechtliches Kindesverhältnis begründet 25, so ist es für das Zivilstandsamt unmöglich, aus dem Zivilstandsregister eine Verbindung zwischen den betreffenden Personen zu erkennen. Allein gestützt auf Vermutungen, hinterlegte Briefe oder sonstige private Aufzeichnungen zu vermeintlichen leiblichen Eltern darf das Zivilstandsamt keine Auskünfte aus dem Zivilstandsregister zu deren Personenstandsdaten erteilen. Leibliche Eltern haben Anspruch auf Bekanntgabe identifizierender Informationen bezüglich des minderjährigen urteilsfähigen oder des volljährigen Adoptivkindes sowie bezüglich der Adoptiveltern, sofern die erforderlichen Zustimmungen vorliegen. 26

Direkte Nachkommen der leiblichen Eltern Direkte Nachkommen im Sinne von Art. 268c Abs. 3 ZGB sind Kinder, welche ein rechtliches Kindesverhältnis zu den leiblichen Eltern der adoptierten Person haben oder deren Kindesverhältnis zu den leiblichen Eltern ebenfalls infolge Adoption gelöscht worden ist. 27 Es kann sich dabei sowohl um Voll- (gleiche leibliche Eltern) wie auch um Halbgeschwister (ein gemeinsamer leiblicher Elternteil) der adoptierten Person handeln. Der Anspruch der direkten Nachkommen der leiblichen Eltern beschränkt sich auf identifizierende Informationen über das volljährige, zur Adoption freigegebene Kind, sofern dieses der Bekanntgabe ausdrücklich zustimmt 28. In Bezug auf das minderjährige Kind bestehen somit keine Ansprüche auf Bekanntgabe von Informationen.

Keine anderen Personen Im Gesetz sind keine weiteren anspruchsberechtigten Personen bezüglich Erteilen von Auskünften im Zusammenhang mit einer Adoption vorgesehen.

24 Siehe dazu BGE 128 I 63: Offenlegung der im Zivilstandsregister überdeckten Eintragung der leiblichen Abstammung.

25 Z.B. fehlende Kindesanerkennung, Vorliegen einer altrechtlichen Zahlvaterschaft [siehe dazu FN

55], nur in den Akten vermerkter Samenspender etc.

26 Zustimmungserfordernis generell gemäss Art. 268b Abs. 2 bzw. Abs. 3 ZGB sowie gemäss Art. 268e

ZGB im Fall einer offenen Adoption.

27 Die Zivilstandsbehörden können keine Informationen zu Personen liefern, welche nicht als rechtliche

Kinder der leiblichen Eltern im Register geführt werden. Reine Vermutungen einer möglichen biologischen Verwandtschaft genügen nicht als Grundlage für den Erhalt von Informationen aus dem Zivilstandsregister. Solche verwandtschaftlichen Beziehungen wären mittels Gerichtsentscheid nachzuweisen. Siehe dazu auch BGE 134 III 241 ff. bezüglich der Feststellung der genetischen Abstammung unabhängig von einer rechtlichen Zuordnung zum betreffenden Elternteil.

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2 Auskunftsverfahren bei den Zivilstandsbehörden

Grundsätzlich verfügen die Adoptionsbehörden über umfassende Akten zu den in der Schweiz ausgesprochenen Adoptionen. Die Zivilstandsbehörden sind daher im Rahmen eines Verfahrens um Einholung von Informationen im Zusammenhang mit einer Adoption bloss subsidiär einzubeziehen. Das Gesuch um Auskunft aus dem Zivilstandsregister ist mit den erforderlichen Angaben (siehe Ziff. 2.1) beim örtlich zuständigen Zivilstandsamt (siehe Ziff. 2.2) durch die kantonale Auskunftsstelle zu stellen. Das federführende Zivilstandsamt hat die gesuchten Angaben – soweit im Zivilstandsregister geführt – der kantonalen Auskunftsstelle schriftlich bekannt zu geben.

2.1 Inhalt des Auskunftsgesuches

Das Zivilstandsamt benötigt für die Suche nach Informationen im Zivilstandsregister möglichst umfassende Angaben zur suchenden Person. Ausserdem ist exakt zu definieren, auf welche Person/en sich die Suche nach Informationen bezieht. Bereits vorhandene nähere Informationen im Zusammenhang mit der betreffenden Adoption und der/den gesuchten Person/en sind ebenfalls aufzuführen. Das Auskunftsgesuch der kantonalen Auskunftsstelle hat deshalb insbesondere folgende Angaben zu enthalten:

Aktuelle Personenstandsdaten der suchenden Person: Familienname, Ledigname, Vornamen, Geschlecht, Geburtsort, Geburtsdatum, Bürgerrechte oder Staatsangehörigkeit, Zivilstand, aktueller Wohnsitz, Abstammungsangaben (Namen und Vornamen der rechtlichen Eltern gemäss Personenstandsausweis).
Genaue Benennung, welche der folgenden Personen gesucht wird: Leibliche Mutter / leiblicher Vater, Adoptivkind, direkte Nachkommen der leiblichen Eltern, Adoptiveltern.
Personenstandsdaten (soweit vorhanden) zur Person bzw. zu den Personen im Zusammenhang mit der Adoption (z.B. Adoptiveltern, leibliche Mutter etc.), welche bereits bekannt sind: Familienname, Ledigname, Vornamen, Geschlecht, Geburtsort, Geburtsdatum, Bürgerrechte oder Staatsangehörigkeit, Zivilstand, aktueller Wohnsitz, Abstammungsangaben.
Angaben zur Adoption (soweit vorhanden): Adoptionsbehörde, Ort und Datum des Adoptionsentscheides.
Personenstandsdaten der adoptierten Person vor der Adoption (soweit vorhanden): Familienname, Vornamen, Bürgerrechte oder Staatsangehörigkeit, Wohnsitz vor der Adoption.
Soweit vorhanden: Weitere bereits vorliegende Informationen im Zusammenhang mit der betreffenden Adoption.

2.2 Örtliche Zuständigkeit

Die suchende Person gelangt mit ihrem Auskunftsgesuch in der Regel direkt an die kantonale Auskunftsstelle des Wohnkantons. Diese Auskunftsstelle prüft, inwiefern die gesuchten Informationen bei der für das Adoptionsverfahren zuständigen Behörde erhältlich gemacht werden können. Fehlen Angaben, so richtet sie hinsichtlich der fehlenden Angaben ein Auskunftsge-

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such an das Zivilstandsamt, welches (gemäss nachstehenden Reihenfolgen 29) am ehesten über Einträge im Zivilstandsregister bezüglich der gesuchten Person verfügt. Die örtliche Zuständigkeit des Zivilstandsamtes hängt davon ab, wann und wo die Adoption (soweit bekannt) ausgesprochen worden ist, welche Person sucht, beziehungsweise welche Person vom Auskunftsgesuch betroffen ist.

Auskunftsgesuch des Adoptivkindes Zuständig für die Erteilung der Auskunft über die leiblichen Eltern ist das Zivilstandsamt, in folgender Reihenfolge:

am Ort der Adoption (soweit bekannt), wenn diese in der Schweiz nach dem 1. Juli 2004 30 ausgesprochen und beurkundet worden ist. Besitzt das Adoptivkind vor und nach der Adoption ausschliesslich eine ausländische Staatsangehörigkeit und wurde es nicht in der Schweiz geboren, so wurde die Adoption mit grosser Wahrscheinlichkeit nicht im Schweizerischen Zivilstandsregister eingetragen.
am Geburtsort des adoptierten Kindes, wenn dieses vor dem 1. Juli 2004 in der Schweiz geboren wurde.
am Heimatort des adoptierten Kindes, wenn dieses das Schweizer Bürgerrecht besitzt und der Heimatort durch Adoption erworben wurde.
am Heimatort, welchen das adoptierte Kind infolge Adoption vor dem 1. Juli 2004 verloren hat, soweit dieser bekannt ist.
Liegt keine dieser Zuständigkeiten vor, so verfügen die Zivilstandsbehörden über keine Informationen zur betreffenden Adoption und können daher keine Auskunft erteilen. Zuständig für die Erteilung der Auskunft über die direkten Nachkommen der leiblichen Eltern ist das Zivilstandsamt, in folgender Reihenfolge:
am Ort der Adoption (soweit bekannt), wenn diese in der Schweiz nach dem 1. Juli 2004 31 ausgesprochen und beurkundet worden ist.
am Heimatort, welchen das adoptierte Kind infolge Adoption vor dem 1. Juli 2004 verloren hat, soweit dieser bekannt ist.
Beim Zivilstandsamt des aktuellen Heimatortes der leiblichen Eltern, soweit dieser gestützt auf die Abklärungen hinsichtlich der leiblichen Eltern erhältlich gemacht werden konnte. Von dort aus kann sodann ermittelt werden, welches der aktuelle Heimatort der gesuchten direkten Nachkommen der leiblichen Eltern ist. 32

29 Gilt auch in Fällen, in denen die Adoption im Ausland ausgesprochen und in der Schweiz anerkannt

und beurkundet worden ist. 30 Einführung des elektronisch geführten Personenstandsregisters und Inkrafttreten der Zivilstandsverordnung, welche vorsieht, dass ein in der Schweiz ausgesprochener Adoptionsentscheid vom zuständigen Zivilstandsamt am Sitz der Adoptionsbehörde beurkundet wird (Art. 22, i.V.m. Art. 42 und 43 ZStV).

31 Siehe FN 29. Dieses Zivilstandsamt wird in der Regel auf Grund der Rückerfassungsbestimmungen

auch in der Lage sein, allfällige Nachkommen der leiblichen Eltern zu ermitteln. 32 Dies ergibt sich aus den Einträgen im Familienregister.

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Auskunftsgesuch der leiblichen Eltern Zuständig für die Erteilung der Auskunft ist das Zivilstandsamt, in folgender Reihenfolge:

am Ort der Adoption (soweit bekannt), wenn diese in der Schweiz nach dem 1. Juli 2004 33 ausgesprochen und beurkundet worden ist. Besitzt das Adoptivkind vor und nach der Adoption ausschliesslich eine ausländische Staatsangehörigkeit und wurde es nicht in der Schweiz geboren, so wurde die Adoption mit grosser Wahrscheinlichkeit nicht im Schweizerischen Zivilstandsregister eingetragen.
am Heimatort der leiblichen Eltern im Zeitpunkt der Adoption, wenn diese das Schweizer Bürgerrecht besitzen.
am Geburtsort des zur Adoption freigegebenen Kindes, sofern dieses in der Schweiz geboren wurde.
Wurde das Kind vor dem 1. April 1973 durch Schweizer Bürger im Ausland adoptiert und sind keine Informationen über die Namensführung nach Adoption und den Heimatort der Adoptiveltern bekannt, so kann grundsätzlich nicht eruiert werden, welches Zivilstandsamt die Adoption in den in Papierform geführten Registern beurkundet hat. Eine systematische, elektronisch unterstützte Suche nach dem zuständigen Zivilstandsamt ist in diesem Fall nicht möglich.
Vom 1. April 1973 bis 30. Juni 2005 wurden die in der Schweiz ausgesprochenen Adoptionen überdies durch das Eidgenössische Amt für das Zivilstandswesen (EAZW) mit minimalen Angaben 34 im in Papierform geführten zentralen Verzeichnis der Adoptionen eingetragen, zwecks Prüfung des Ehehindernisses der Verwandtschaft (Art. 95 Abs. 2 ZGB). Für diese Prüfung wurde eine alphabethisch sortierte Ablage nach Name und Vorname des Kindes nach der Adoption sowie eine zeitlich sortierte Ablage nach Geburtsdatum erstellt. Das EAZW kann daher nur anhand dieser Angaben im Verzeichnis nach dem betreffenden Adoptivkind suchen und anhand weiterer Angaben (z.B. Name der leiblichen Mutter) eventuell ermitteln, um welchen Adoptionsfall es sich handeln könnte. Daraus liesse sich in der Folge ableiten, welches Zivilstandsamt die Beurkundung der Adoption in der Schweiz vorgenommen haben könnte. Hier ist somit vorab das EAZW anzugehen, um die örtliche Zuständigkeit des mit der Beurkundung der Adoption gegebenenfalls betrauten Zivilstandsamtes zu ermitteln.

Auskunftsgesuch der direkten Nachkommen der leiblichen Eltern Zuständig für die Erteilung der Auskunft ist das Zivilstandsamt, in folgender Reihenfolge:

am Ort der Adoption (soweit bekannt), wenn diese in der Schweiz nach dem 1. Juli 2004 35 ausgesprochen und beurkundet worden ist.
am Heimatort der leiblichen Eltern im Zeitpunkt der Adoption, wenn diese zu diesem Zeitpunkt das Schweizer Bürgerrecht besassen.

33 Siehe FN 29.

34 Name und Vorname des Kindes nach der Adoption sowie dessen Geburtsdatum und soweit bekannt

Angaben zu den Adoptiv- und leiblichen Eltern und zum Adoptionsentscheid.

35 Siehe FN 29. Dieses Zivilstandsamt wird in der Regel auf Grund der Rückerfassungsbestimmungen

auch in der Lage sein, Informationen zum zur Adoption freigegebenen Kind anhand der Angaben der leiblichen Eltern im Zivilstandsregister zu ermitteln.

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Besitzen die leiblichen Eltern nicht das Schweizer Bürgerrecht, so ist die Wahrscheinlichkeit gross, dass die Schweizer Zivilstandsbehörden über keine Angaben zu deren Nachkommen und somit auch nicht zum zur Adoption freigegebenen Kind verfügen.
Erfolgte die Geburt eines ausländischen Adoptivkindes vor dem 1. Juli 2004 in der Schweiz und ist der exakte Geburtsort des Adoptivkindes nicht bekannt, so kann ebenfalls nicht eruiert werden, welches Zivilstandsamt die Geburt in dem vor dem 1. Juli 2004 in Papierform geführten Geburtsregister beurkundet hat. Eine systematische, elektronisch unterstützte Suche nach dem zuständigen Zivilstandsamt ist in diesem Fall nicht möglich.
Wurde die Adoption zwischen dem 1. April 1973 und dem 30. Juni 2005 in der Schweiz ausgesprochen und sind Name und Vorname nach der Adoption oder zumindest das Geburtsdatum des zur Adoption freigegebenen Kindes bekannt, so kann unter Umständen beim EAZW im zentralen Verzeichnis der Adoptionen ermittelt werden, um welchen Adoptionsfall es sich handelte und welches Zivilstandsamt mit der Beurkundung der Adoption betraut war (siehe dazu Ziff. 2.2.2).

2.3 Verfahren

Die kantonale Auskunftsstelle (pro Kanton eine einzige zuständige Stelle) stellt das Auskunftsgesuch mittels dem so umfassend wie möglich ausgefüllten Formular (Anhang 1) dem gemäss

Ziff. 2.2 zuständigen Zivilstandsamt zu.

Das angegangene Zivilstandsamt prüft seine Zuständigkeit. Verfügt es über Registereinträge zu der/den gesuchten Person/en oder befinden sich die betreffenden Zivilstandsregister in seinem Archivgut, übernimmt es die Federführung bezüglich des gestellten Gesuches und liefert der kantonalen Auskunftsstelle die zur Kontaktaufnahme mit den vom Auskunftsgesuch betroffenen Personen unerlässlichen Personenstandsdaten. Sind Angaben zu Personen gesucht, welche nicht im Register oder im archivierten Register des federführenden Zivilstandsamtes geführt werden 36, so kontaktiert dieses Amt die weiteren Zivilstandsämter, welche mutmasslich über anknüpfende Registereinträge zu den gesuchten Personen verfügen. Das federführende Zivilstandsamt holt die betreffenden Informationen unter Nennung der zuständigen kantonalen Auskunftsstelle sowie Beilegung einer Kopie des Auskunftsgesuchs 37 bei den miteinzubeziehenden Zivilstandsämtern ein. 38 Ein Auskunftsgesuch kann somit mehrere Zivilstandsämter betreffen, wobei von der kantonalen Auskunftsstelle primär das gemäss Ziff. 2.2 örtlich zuständige Zivilstandsamt anzugehen ist und dieses sodann weitere involvierte Zivilstandsämter einbezieht.

36 Z.B. leibliche Mutter hat geheiratet und Informationen zu gesuchten Nachkommen müssten beim

Zivilstandsamt des durch Ehe erworbenen Heimatortes der Mutter erhältlich gemacht werden etc.

37 Zwecks Rechnungsstellung an die zuständige kant. Auskunftsstelle und Zuordnung zu Lasten der

auskunftsersuchenden Person. 38 Mitbeteiligte Zivilstandsämter liefern dem Zivilstandsamt, welches die Anfrage zuerst erhält (federführend), die notwendigen Daten auf Anfrage, analog der Kontrollanfrage beim Ausweis über den registrierten Familienstand. Die Zivilstandsämter stellen ihren Aufwand zu Handen der auskunftsersuchenden kantonalen Auskunftsstelle in Rechnung.

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2.4 Auskunftserteilung durch die Zivilstandsbehörden

Das Zivilstandsamt gibt die im Register geführten Angaben der kantonalen Auskunftsstelle in Form einer schriftlichen Auskunft (Anhang 2) bekannt. Sind keine Eintragungen zu der/den gesuchten Person/en im Zivilstandsregister verzeichnet, so ist dies ebenfalls schriftlich mitzuteilen. Der aktuelle Stand der Personalien der gesuchten Person/en kann von den amtlichen Angaben im Zeitpunkt der Adoption abweichen. 39 Die Zivilstandsbehörden haben der kantonalen Auskunftsstelle daher bezüglich der leiblichen Eltern, der Adoptiveltern und des Adoptivkindes nach Möglichkeit sowohl die Personalien im Zeitpunkt der Entstehung des Kindesverhältnisses als auch die aktuell im Register geführten Personenstandsdaten bekannt zu geben. Damit erhöhen sich die Chancen für die kantonale Auskunftsstelle, die gesuchte Person zu finden, Kontakt zu ihr herzustellen und die erforderlichen Zustimmungen zur Bekanntgabe von Informationen an die suchende Person einholen zu können. In Bezug auf die Angaben zu direkten Nachkommen der leiblichen Mutter beziehungsweise des leiblichen Vaters genügt die Bekanntgabe der aktuell im Zivilstandsregister geführten Angaben. Zu den durch die Zivilstandsämter nach Möglichkeit bekannt zu gebenden Personenstandsdaten zur gesuchten Person gehören insbesondere: Familienname, Vornamen, Ledigname, Geburtsdatum, Geburtsort, Bürgerrechte bzw. Staatsangehörigkeit und Zivilstand. Diese sind – soweit aus dem Register ersichtlich – bezüglich des Standes im Zeitpunkt der Entstehung des Kindesverhältnisses 40 sowie bezüglich des aktuellen Standes anzugeben. Zusätzliche Angaben, wie zum Beispiel der Tod oder die Verschollenerklärung der gesuchten Person, sind ebenfalls zu vermerken. Der Wohnsitz gehört nicht zu den Personenstandsdaten. Er wird zwar im Zeitpunkt der Beurkundung eines Zivilstandsereignisses im Zivilstandsregister eingetragen, danach aber nicht aktualisiert. Soweit vorhanden ist der kantonalen Auskunftsstelle der im Register geführte Wohnsitz der gesuchten Person im Zeitpunkt der Beurkundung der Adoption beziehungsweise im Zeitpunkt des letzten beurkundeten Zivilstandsereignisses bekannt zu geben, auch wenn die auskunftsersuchende Person darauf nicht immer einen Anspruch hat 41. Weitere Informationen zur Adoption seitens der Zivilstandsbehörden können unter Umständen aus den der Beurkundung der Adoption zugrundeliegenden Belegen hervorgehen. Wurde

beispielsweise eine im Ausland ergangene Adoption in Anwendung von Art. 78 IPRG durch die Zivilstandsbehörden anerkannt und im Register eingetragen, so mussten dazu der zuständigen Aufsichtsbehörde im Zivilstandswesen diverse Dokumente vorgelegt werden (z.B. Geburtsurkunde des Kindes vor und nach der Adoption, Adoptionsentscheid mit Rechtskraftsbescheinigung und Nachweis [soweit vorhanden], dass die leiblichen Eltern der Adoption zugestimmt haben). Diesen Unterlagen können mitunter gewisse Informationen, welche nicht im Zivilstandsregister beurkundet sind (z.B. im Adoptionsentscheid enthaltene Details zur Adoption), entnommen werden. Solche Informationen sind bei entsprechendem Gesuch und soweit vorhanden durch die Zivilstandsbehörden (Belege i.d.R. im Archiv der Aufsichtsbehörde) in

39 Z.B. Änderung der Namensführung und des Heimatortes der leiblichen Mutter infolge Eheschliessung vor dem 1.1.2013. 40 Gilt nicht bezüglich Personalien direkter Nachkommen der leiblichen Eltern, welche nur mit den aktuellen Personenstandsdaten auszugeben sind. 41 Der aktuelle Wohnsitz der leiblichen Eltern darf beispielsweise dem Adoptivkind nur bekannt gegeben werden, wenn die Eltern einer Kontaktaufnahme zugestimmt haben.

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Form einer unbeglaubigten Kopie ebenfalls an die auskunftsersuchende kantonale Auskunftsstelle zu liefern. Die kantonale Auskunftsstelle hat die vom Zivilstandsamt erhaltenen Informationen zunächst streng vertraulich zu behandeln und anschliessend zu prüfen, in welchem Umfang diese nach Einholung der erforderlichen Zustimmungen bekannt gegeben werden dürfen. 42 Die Verantwortung dafür liegt allein bei der kantonalen Auskunftsstelle, nie bei den Zivilstandsbehörden. Dies gilt auch für den Fall, in welchem die kantonale Auskunftsstelle die von den Zivilstandsbehörden erhaltenen Informationen zwecks Vornahme der nach Art. 268d Abs.

2 ZGB delegierten Aufgaben einem beauftragten spezialisierten Suchdienst 43 übergibt, mit

welchem eine konkrete Dienstleistungsvereinbarung bezüglich Geheimhaltungs- und Schweigepflicht abgeschlossen worden ist.

2.5 Gebühren

Nachforschungen im Zivilstandsregister und den dazugehörenden Belegen, welche die Zivilstandsämter zu den gesuchten Personen gestützt auf einen Suchauftrag vornehmen, werden mit einer Gebühr von CHF 75.00 pro halbe Stunde in Rechnung gestellt, da die erbrachte Dienstleistung im unmittelbaren Interesse einer Privatperson liegt. 44 Pro gesuchter Person ist mit einem Arbeitsaufwand seitens der Zivilstandsämter von mindestens einer Stunde zu rechnen. Werden Personenstandsdaten mehrerer Personen gesucht, sind in der Regel Nachforschungen in verschiedenen Registern erforderlich. Der zeitliche Aufwand für die vorzunehmenden Nachforschungen kann schnell bei mehreren Stunden liegen. Stellt ein Zivilstandsamt fest, dass der Suchaufwand eine Stunde überschreitet, ist vorab mit der kantonalen Auskunftsstelle Rücksprache betreffend den zu erwartenden Gebühren für die gesuchten Auskünfte zu nehmen. Sind mehrere Zivilstandsämter involviert, stellt jedes Zivilstandsamt für seine Aufwendungen separat Rechnung. Die Rechnung ist an die Adresse der auskunftersuchenden kantonalen Auskunftsstelle zu richten, unter Bezugnahme auf das betreffende Auskunftsgesuch (Referenznummer) und unter Angabe der Personalien der suchenden Person. Das federführende Zivilstandsamt (siehe Ziff. 2.3) erstellt nach Erhalt der Rückmeldungen der einbezogenen Zivilstandsämter die schriftliche Auskunft zu Handen der kantonalen Auskunftsstelle und stellt diesen Aufwand unter Einbezug des eigenen Aufwandes für die Nachforschungen ebenfalls mit einer Gebühr von CHF 75.00 pro halbe Stunde in Rechnung. Auslagen wie beispielsweise für die Erstellung von unbeglaubigten Kopien von Registerbelegen sind gemäss ZStGV separat zu berechnen und zusammen mit der Gebühr zu erheben. 45 Eine allfällige Gebührenermässigung bedarf eines Nachweises seitens der kantonalen Auskunftsstelle, dass die gebührenpflichtige Person bedürftig ist. 46

42 z.B. überhaupt keine identifizierenden Informationen, eingeschränkte Personenstandsdaten zum Zeitpunkt der Entstehung des Kindesverhältnisses (Geburt), sämtliche aktuellen Personenstandsdaten sowie identifizierenden Informationen etc. 43 In Anbetracht des Umstandes, dass diese Suchdienste mit sehr persönlichen und auch heiklen Daten umgehen, die einer Geheimhaltungspflicht unterliegen, sind sie einer Schweigepflicht zu unterstellen (siehe S. 46 des erläuternden Berichts zum Adoptionsrechtsentwurf vom 29.11.2013). 44 Art. 3 ZStGV. 45 Art. 7 i.V.m. Anhang 1 Ziff. 3.3 ZStGV, CHF 2.-/Seite. 46 Art. 13 Abs. 1 Bst. a ZStGV.

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Die kantonale Auskunftsstelle hat den involvierten Zivilstandsämtern die gestützt auf das betreffende Auskunftsgesuch in Rechnung gestellten Gebühren und Auslagen zu erstatten. 47

3 Abgrenzung zur Bekanntgabe von Personenstandsdaten aus dem Zivilstandsregister an Private

Eine direkte Auskunft an Private durch das Zivilstandsamt aus dem Zivilstandsregister ist nur im Rahmen einer gebührenpflichtigen Auskunft nach Art. 81 ZStV (unbedingter Anspruch auf Auskunft an Person über die Daten, die über sie geführt werden, inkl. familienrechtliche Verbindungen in auf- und absteigender Linie) bzw. nach Art. 59 ZStV (bedingter Anspruch auf Auskunft an nicht direkt betroffene Person) zulässig.

3.1 Persönlicher Anspruch auf Auskunft aus dem Zivilstandsregister (eigene Daten; Art. 81 ZStV) Jede Person kann beim Zivilstandsamt des Ereignis- oder Heimatortes Auskunft über die Personenstandsdaten verlangen, die über sie im Zivilstandsregister geführt werden. 48 Dazu gehören insbesondere Namen, Kantons- und Gemeindebürgerrechte, Staatsangehörigkeit sowie Angaben zur personen- und familienrechtlichen Stellung. 49 Nicht dazu gehören Auskünfte, welche unter das Adoptionsgeheimnis fallen. Hier gelangen die speziellen Vorschriften bezüglich Auskunftserteilung und -ansprüche gemäss Adoptionsrecht 50 zur Anwendung. Die Auskunft aus dem Register erfolgt gegen Gebühr 51 in Form einer öffentlichen Urkunde 52. Sie erbringt für die durch sie bezeugten Tatsachen den vollen Beweis, solange nicht die Unrichtigkeit des Inhaltes nachgewiesen wird. 53 Angaben bezüglich der Abstammung können nur insofern mittels öffentlicher Urkunde (Zivilstandsurkunde) bewiesen werden als ein rechtliches Kindesverhältnis im Register beurkundet worden ist und noch besteht. Dies ist beispielsweise bei einer einfachen Adoption der Fall, welche das Kindesverhältnis zu den leiblichen Eltern weiterbestehen und zusätzlich ein rechtliches Kindesverhältnis zu den Adoptiveltern entstehen lässt. Auf Zivilstandsurkunden werden sodann die leiblichen Eltern unter den Rubriken 'Mutter' und 'Vater' aufgeführt und die Adoptiveltern unter den Rubriken 'Adoptivmutter' und 'Adoptivvater'. 54 Wurde dagegen beispielsweise ein Kindesverhältnis zur leiblichen Mutter infolge Adoption aufgehoben, so kann dem betreffenden Kind keine Zivilstandsurkunde ausgestellt werden, auf welcher die leibliche Mutter in den Abstammungsangaben aufgeführt ist. Dasselbe gilt in Bezug auf eine Vaterschaft: Rechtlich wird ein Kindesverhältnis zum Vater durch Ehelichkeitsvermutung, Kindesanerkennung (beim Zivilstandsamt oder mittels Testament), gerichtliche Feststellung der Vaterschaft

47 Art. 2 Abs. 1 Bst. a ZStGV. Eine Weiterverrechnung an die gesuchstellende Person ist Sache der

kantonalen Auskunftsstelle. 48 Art. 81 Abs. 1 ZStV. 49 Art. 39 ZGB. 51 Anhang 1 I. Ziff. 1.1 ff. ZStGV. 52 Art. 47 ZStV. 53 Art. 9 Abs. 1 ZGB. 54 Bei Vorliegen einer einfachen Adoption aus dem Ausland oder einer vor dem 1.4.1973 ausgesprochenen altrechtlichen Adoption ohne Unterstellung unter das neue Recht (Art. 12b SchlT ZGB) besteht das rechtliche Kindesverhältnis sowohl zu den leiblichen Eltern als auch zu den Adoptiveltern.

Auskunftsverfahren im Bereich Adoption auf Gesuch der kantonalen Auskunftsstellen bei den Zivilstandsbehörden

oder Adoption begründet. Besteht dagegen kein rechtliches Kindesverhältnis zum Vater (z.B. fehlende Kindesanerkennung, altrechtliche Zahlvaterschaft 55) oder wurde ein solches vor der Adoption wieder aufgehoben (z.B. gerichtlich festgestellte Aufhebung einer Vaterschaft), so erscheinen in den Zivilstandsurkunden des Kindes unter der Rubrik 'Abstammung' keine Angaben zur Vaterschaft.

3.2 Anspruch Privater auf Auskunft aus dem Zivilstandsregister

Privaten, die ein unmittelbares und schutzwürdiges Interesse nachweisen, werden Personenstandsdaten aus den Zivilstandsregistern auf begründetes Gesuch hin bekannt gegeben, wenn die Beschaffung bei den direkt Betroffenen nachweislich nicht möglich oder offensichtlich nicht zumutbar ist. 56 Im Zusammenhang mit einer Adoption gelangt diese Bestimmung ausschliesslich ausserhalb der bei der kantonalen Auskunftsstelle erhältlich zu machenden Angaben zur Anwendung. 57 Die Auskunft aus dem Register erfolgt gegen Gebühr 58 durch eine schriftliche Bestätigung (bei vorhandenem Registereintrag, z.B.: "Die Person ist verstorben") oder Bescheinigung (bei fehlendem Registereintrag, z.B.: "Es bestehen keine Eintragungen zur gesuchten Person") in Form einer öffentlichen Urkunde 59.

55 Bis Ende 1977 kannte die Schweiz zwei Formen der Kindesanerkennung: die Anerkennung mit Standesfolge und die Anerkennung ohne Standesfolge. Eine Kindesanerkennung mit Standesfolge musste mündlich auf dem Zivilstandsamt angemeldet und durch dieses im Anerkennungsregister eingetragen werden. Damit entstand ein rechtliches Kindesverhältnis zwischen Vater und Kind. Die Anerkennung ohne Standesfolge – auch Zahlvaterschaft genannt – begründete kein Kindesverhältnis, sondern nur eine Alimentenzahlungspflicht und wurde deshalb nicht im Zivilstandsregister eingetragen. Im neuen Recht wurde kein Mechanismus vorgesehen, der alte Zahlvaterschaften in personenstandsrechtliche Kindesverhältnisse umgewandelt hätte. 56 Art. 59 ZStV, z.B. Vorlage eines gerichtlichen Entscheides, welche eine Rentenzahlungspflicht begründet und der Zahlungspflichtige möchte wissen, ob die begünstigte Person zwischenzeitlich verstorben ist.

57 Z.B. Anfrage, ob eine Person, deren Personalien bekannt sind, seit Erteilung der Auskunft an die

kantonale Auskunftsstelle zwischenzeitlich verstorben ist. Es werden auf diesem Weg keine aktuellen Angaben bekannt gegeben, welche eine direkte Kontaktaufnahme ermöglichen würden. Dafür ist die kantonale Auskunftsstelle zuständig. 58 Anhang 1 Ziff. 1.1 u. Ziff. 2.1 ff. ZStGV. 59 Art. 47 Abs. 2 Bst. a ZStV.

Auskunftsverfahren im Bereich Adoption auf Gesuch der kantonalen Auskunftsstellen bei den Zivilstandsbehörden

4 Inkrafttreten

Dieses Kreisschreiben tritt sofort in Kraft. Das Kreisschreiben Nr. 03-03-01, «Umsetzung von Artikel 268c ZGB betr. das Recht des Adoptivkindes auf Kenntnis der Personalien seiner leiblichen Eltern», vom 21. März 2003 ist aufgehoben.

Eidgenössisches Amt für das Zivilstandswesen EAZW

David Rüetschi

Anhänge Anhang 1: Formular «Auskunftsgesuch im Bereich Adoption» (Kurzform: Auskunftsgesuch – Adoption – 2018) Anhang 2: Formular «Auskunft aus den Zivilstandsregistern an die kantonale Auskunftsstelle im Bereich Adoption» (Kurzform: Behördenauskunft – Adoption – 2018)