Grenzüberschreitende Telearbeit in der Beziehung zur EU/EFTA: Neue multilaterale Vereinbarung ab dem 1. Juli 2023 Umsetzung der Vereinbarung in ALPS Entsendung bei vorübergehender Telearbeit

Eidgenössisches Departement des Innern EDI Geschäftsfeld AHV, Berufliche Vorsorge und Ergänzungsleistungen

20.06.2023

Mitteilungen an die AHV-Ausgleichskassen und EL- Durchführungsstellen Nr. 470

Grenzüberschreitende Telearbeit in der Beziehung zur EU/EFTA:

• Neue multilaterale Vereinbarung ab dem 1. Juli 2023

• Umsetzung der Vereinbarung in ALPS

• Entsendung bei vorübergehender Telearbeit

Multilaterale Vereinbarung ab dem 1. Juli 2023

Seit der Coronavirus-Pandemie wurden die EU-Unterstellungsregeln im Bereich der sozialen Sicherheit im Rahmen des Freizügigkeitsabkommens und des EFTA-Übereinkommens in Bezug auf grenzüberschreitende Telearbeit flexibel angewandt. Diese Sonderregelung ist bis zum 30. Juni 2023 befristet und wird nicht verlängert.

Die Schweiz hat vor kurzem eine multilaterale Vereinbarung unterzeichnet, welche die Telearbeit für in bestimmten EU- oder EFTA-Staaten wohnende Personen erleichtert. Die Vereinbarung ist ab dem 1. Juli 2023 anwendbar.

Die europäischen Koordinierungsvorschriften sehen grundsätzlich vor, dass Personen, die gewöhnlich in mehreren Staaten arbeiten und in Ihrem Wohnstaat einen wesentlichen Teil der Tätigkeit ausüben (25% oder mehr), dem Sozialversicherungsrecht des Wohnstaats unterstehen (Art. 13 Abs. 1 der Verordnung (EG) Nr. 883/2004). Da bei Telearbeit der Ort, an dem die Tätigkeit tatsächlich ausgeübt wird, d.h. am Ort, wo sich die Person physisch aufhält, als Beschäftigungsort gilt, ist diese Regel grundsätzlich auch auf Personen anwendbar, die regelmässig für einen Arbeitgeber in der Schweiz arbeiten und in einem EU- oder EFTA-Staat Telearbeit leisten.

Die multilaterale Vereinbarung sieht eine davon abweichende Regelung vor für grenzüberschreitende Telearbeit im bestimmten Wohnstaaten.

Bei Personen, die in dem Staat arbeiten, in dem sich auch der Sitz des Arbeitgebers befindet, und die weniger als 50% grenzüberschreitende Telearbeit (maximal 49.9 % der Arbeitszeit) im Wohnstaat leisten, verbleibt gemäss dieser multilateralen Vereinbarung die Zuständigkeit für die Sozialversicherungen im Staat des Arbeitgebersitzes. Telearbeit setzt dabei grundsätzlich die Verwendung von Informatikmitteln voraus. Für die Berechnung der 50% ist die für die folgenden 12 Kalendermonate angenommene Situation zu berücksichtigen. Die Grenze darf also durchaus in einem Monat oder einer Woche überschritten werden, wenn sich dies auf das Jahr hinaus wieder ausgleicht. Vorausgesetzt wird, dass der Wechsel zwischen Telearbeit im

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Wohnstaat und Arbeit vor Ort mit einer gewissen Regelmässigkeit erfolgt. Hat eine Person mehrere Schweizer Arbeitgeber, gilt die 50%-Grenze gesamthaft für die Arbeitszeit bei allen Arbeitgebern.

Damit die Vereinbarung anwendbar ist, müssen sowohl der Arbeitgeberstaat als auch der Wohnstaat des Arbeitnehmers die Vereinbarung unterzeichnet haben. Eine Liste dieser Staaten und der Text der Vereinbarung (auf Englisch) ist abrufbar unter: https://socialsecurity.belgium.be/en/internationally-active/cross-border-telework-eu-eea-andswitzerland

Die deutsche, französische und italienische Version der Vereinbarung wird in Kürze auf der Internetseite des BSV verfügbar sein. Massgebend bleibt aber die englische Originalversion.

Die multilaterale Vereinbarung ist nur anwendbar auf Personen, für welche auch das Freizügigkeitsabkommen mit der EU bzw. das EFTA-Übereinkommen gilt. Sie ist aber nicht auf Grenzgängerinnen und Grenzgänger begrenzt (Ausweis G), sondern umfasst alle Personengruppen in einer grenzüberschreitenden Telearbeitssituation, die unter die Vereinbarung fallen.

Sie ist nicht anwendbar auf

– Personen, die neben der Telearbeit im Wohnstaat dort zusätzlich gewöhnlich eine andere Tätigkeit (z.B. regelmässige Kundenbesuche, selbstständige Nebenbeschäftigung) ausüben, auch wenn dieser die multilaterale Vereinbarung unterzeichnet hat; – Personen, die gewöhnlich neben der Telearbeit im Wohnstaat in einem weiteren EU- bzw. EFTA-Staat eine Tätigkeit ausüben; – Personen, die neben der Tätigkeit für ihren Schweizer Arbeitgeber noch für einen Arbeitgeber in der EU bzw. in einem EFTA-Staat arbeiten; – Selbstständigerwerbende.

Hingegen kann die Vereinbarung grundsätzlich bei unregelmässigen (nicht gewöhnlichen), kurzfristigen ad-hoc Arbeitseinsätzen im Wohnstaat oder einem anderen EU- bzw. EFTA-Staat angewendet werden. Der Wortlaut der Vereinbarung schliesst allerdings jegliche anderweitige Tätigkeit aus, die mit einer gewissen Regelmässigkeit ausgeübt wird. Ob dies auch für marginale Tätigkeiten gilt, wird derzeit auf EU-Ebene noch diskutiert. Auch ein kurzer Auslandeinsatz in einem Vertragsstaat (beispielsweise eine Entsendung in einen Vertragsstaat für ein paar Tage) schliesst die Anwendung der Vereinbarung nicht aus.

Die Vereinbarung gilt für grenzüberschreitende Telearbeit zwischen 25% und 50% der Gesamtarbeitszeit. Für grenzüberschreitende Telearbeit unter 25% - auch wenn die Telearbeit in einem Staat erfolgt, welcher die Vereinbarung unterzeichnet hat - gelten ab dem 1. Juli

wieder die ordentlichen Regeln und Verfahren (Festlegung der anwendbaren Rechtsvorschriften durch den Wohnstaat). Dasselbe gilt für Fälle mit grenzüberschreitender Telearbeit in einem Staat, welcher die multilaterale Vereinbarung nicht unterzeichnet hat.

Umsetzung der multilateralen Vereinbarung in ALPS

Damit die Vereinbarung Anwendung findet, muss im Arbeitgeberstaat ein Antrag gestellt werden. Der Arbeitgeber in der Schweiz kann den Antrag im Informationssystem ALPS selber erfassen und ihn einreichen. Hierfür steht ab dem 1. Juli 2023 ein neuer Geschäftsfall «grenzüberschreitende Telearbeit» zur Verfügung.

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Nach dem Einreichen wird der Geschäftsfall automatisch an den ausländischen Sozialversicherungsträger im Wohnstaat des Arbeitnehmers übermittelt; ein Versand durch die AHV-Ausgleichskasse ist nicht nötig. Genehmigt der ausländische Sozialversicherungsträger den Antrag, wird automatisch eine Bescheinigung A1 generiert und der Geschäftsfall abgeschlossen. Die AHV-Ausgleichskasse erhält beim Einreichen und beim Abschluss des Falles eine SE- DEX-Meldung. Eine Intervention der AHV-Ausgleichskasse erfolgt nur im Ausnahmefall, falls der ausländische Träger den Fall ganz oder teilweise ablehnt oder Rückfragen stellt. Die Kasse erhält in diesem Fall eine Zuständigkeits-SEDEX-Meldung und bearbeitet den Fall anschliessend manuell, analog dem Geschäftsfall «Mehrfachtätigkeit».

Befindet sich der Wohnsitz der Person in der Schweiz, erfolgt der Antrag beim ausländischen Sozialversicherungsträger des Staates, in welchem sich der Arbeitgebersitz befindet. Der eingereichte Fall wird automatisch durch ALPS abgewickelt. Die AHV-Ausgleichskasse des Wohnkantons der Person erhält anschliessend den abgeschlossenen Fall zur Archivierung mittels Abschluss-SEDEX-Meldung.

Die Bescheinigung A1 ist auf drei Jahre limitiert. Sofern sich der Sachverhalt nicht geändert hat, kann der Arbeitgeber aber erneut einen Antrag einreichen und eine neue Bescheinigung verlangen.

Die Bescheinigung A1 ist grundsätzlich ab dem Zeitpunkt des Antrags gültig, kann aber bis zu drei Monaten rückwirkend ausgestellt werden. Im Rahmen einer Übergangsregelung ist zudem für Anträge, die bis Ende Juni 2024 eingereicht werden, eine rückwirkende Ausstellung per 1. Juli 2023 möglich. Es ist deshalb nicht nötig, den Antrag sofort am 1. Juli 2023 einzureichen.

Grenzgängerinnen und Grenzgänger, die in den angrenzenden EU-Staaten wohnen, können von der schweizerischen Krankenversicherung befreit werden («Optionsrecht»). In Fällen, in denen die multilaterale Vereinbarung angewendet wird, kann ausnahmsweise ein Nachweis über die Deckung durch die ausländische Krankenversicherung anstelle einer von der kantonalen Stelle des Arbeitskantons ausgestellte Befreiung von der obligatorischen Krankenversicherung in ALPS hochgeladen werden.

Das ALPS-Benutzerhandbuch, das von der ALPS-Homepage aus zugänglich ist, wird angepasst.

Entsendung bei vorübergehender grenzüberschreitender Telearbeit

Im Rahmen der Europäischen Verwaltungskommission zur Koordinierung der Systeme der sozialen Sicherheit haben sich die Staaten, welche die europäischen Koordinierungsvorschriften anwenden, in Bezug auf Telearbeit auf eine einheitliche Auslegung der Entsendebestimmungen geeinigt. Eine Entsendung gestützt auf Art. 12 der Verordnung (EG) Nr. 883/2004 ist auch bei vollumfänglicher Telearbeit (100% der Arbeitszeit) möglich, wenn sie vorübergehend und punktuell geleistet wird.

Artikel 12 der Verordnung (EG) Nr. 883/2004 betrifft nur Fälle, in denen die Telearbeit in einem anderen Staat nicht Teil des üblichen Arbeitsmusters ist. Kontinuierliche Telearbeit in einem anderen Staat ohne zeitliche Begrenzung stellt keine Entsendung dar, da sie nicht ad hoc oder vorübergehend ist.

Es muss im Einzelfall nicht unterschieden werden, in wessen Interesse oder auf wessen Initiative die grenzüberschreitende Telearbeit durchgeführt wird, allerdings muss dies zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmenden vereinbart sein.

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Entsprechend kann ein Arbeitgeber aus der Schweiz Arbeitnehmende in einen EU- bzw. EFTA-Staat für maximal 24 Monate entsenden, um dort Telearbeit zu leisten, solange die Voraussetzungen für eine Entsendung erfüllt sind (vgl. Rz 2024 ff. der Wegleitung über die Versicherungspflicht in der AHV/IV - WVP). Die üblichen Regeln und Prozesse sind anwendbar.

Eine Entsendung ist beispielsweise in folgenden Situationen möglich:

• Betreuung von Angehörigen im Ausland;

• medizinische Gründe;

• Schliessung von Büroräumlichkeiten wegen Renovierung;

• Telearbeit von einer Feriendestination aus.

Bescheinigungen A1 sind vom Arbeitgeber bei der zuständigen AHV-Ausgleichskasse zu beantragen. Hierfür ist der Geschäftsfall «Entsendung» in ALPS zu verwenden.

Eine Verlängerung der Entsendung über 24 Monate hinaus im Falle einer vorübergehenden grenzüberschreitenden Telearbeit wird nicht akzeptiert.

Diese Auslegung gilt auch für Entsendungen ins Vereinigte Königreich, gilt aber nicht für Entsendungen im Rahmen von bilateralen Sozialversicherungsabkommen mit anderen Staaten ausserhalb der EU/EFTA.