BKB/KBOB-Empfehlungen für die Beschaffungsstellen und die Bau- und Liegenschaftsorgane des Bundes «Förderung der Mehrsprachigkeit im öffentlichen Beschaffungswesen»

Dezember 2020 | www.bkb.admin.ch / www.kbob.admin.ch

BKB KBOB Beschaffungskonferenz des Bundes Koordinationskonferenz der Bau- und Liegenschaftsorgane Conférence des achats de la Confédération der öffentlichen Bauherren Conferenza degli acquisti della Confederazione Conférence de coordination des services de la construction et des immeubles des maîtres d’ouvrage publics Conferenza di coordinamento degli organi della costruzione e degli immobili dei committenti pubblici Coordination Conference for Public Sector Construction and Property Services

Empfehlungen für die Beschaffungsstellen und die Bau- und Liegenschaftsorgane des Bundes

Förderung der Mehrsprachigkeit im öffentlichen Beschaffungswesen Fassung vom 1. Dezember 2020

Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Beschaffungskonferenz des Bundes BKB

Koordinationskonferenz der Bau- und Liegenschaftsorgane der öffentlichen Bauherren KBOB

Vorwort

Die Sprachenvielfalt ist einer der Vorzüge unseres fältigen Umgang mit Steuergeldern zu bewahren Landes. Es gilt sie auf geeignete Weise zu fördern. und gleichzeitig Massnahmen zu treffen, die langfristig das gegenseitige Verständnis zwischen den Die Förderung der Mehrsprachigkeit in der Bun- Sprachgemeinschaften stärken. Das ist der Mitteldesverwaltung ist im Sprachengesetz1, der ent- weg, für den ich mich bei der Revision des Beschafsprechenden Verordnung2 sowie den Mehrspra- fungsrechts eingesetzt habe. chigkeitsweisungen des Bundesrats3 verankert. Das Ziel ist, die optimale Vertretung der verschie- Die vorliegenden Empfehlungen der BKB und der denen Sprachregionen und den ausgewogenen KBOB ersetzen die Empfehlungen vom August Gebrauch unserer Amtssprachen in jedem Bereich 2014. Sie enthalten eine Übersicht über die neuen zu fördern, so auch im Beschaffungswesen des gesetzlichen Anforderungen ab 1. Januar 2021. Bundes. Eine wirksame Mehrsprachigkeitspolitik Die Empfehlungen zeigen Massnahmen auf, wie Pierre Broye stärkt letztlich den Wettbewerb und fördert die der Mehrsprachigkeit im öffentlichen Beschaf- Gleichbehandlung der Anbieterinnen, zwei zent- fungswesen des Bundes wirksam Rechnung getra- Vorsitzender der Beschaffungskonferenz des Bundes rale Grundsätze unseres Beschaffungsrechts. gen werden kann. Sie sollen die Akteure im öffent- (BKB) und der Koordina- lichen Beschaffungswesen für das Thema tionskonferenz der Bau- und Die Sprachenfrage bei Beschaffungsverfahren sensibilisieren und eine ausgewogene Verteilung Liegenschaftsorgane der werden seit längerer Zeit diskutiert. Persönlich und der Beschaffungen auf die verschiedenen Sprachöffentlichen Bauherren (KBOB) in meiner Eigenschaft als Vorsitzender der Beschaf- regionen fördern. fungskonferenz des Bundes (BKB) und der Koordinationskonferenz der Bau- und Liegenschaftsor- Lassen Sie uns gemeinsam zur Förderung der gane der öffentlichen Bauherren (KBOB) halte ich Mehrsprachigkeit auch im Beschaffungswesen es für wichtig, die Frage pragmatisch anzugehen. beitragen! Es geht darum, unsere Wirksamkeit und den sorg-

Bundesgesetz vom 5. Oktober 2007 über die Landessprachen und die Verständigung zwischen den Sprachgemeinschaften (SpG; SR 441.1), Stand am 1. Januar 2017. Verordnung vom 4. Juni 2010 über die Landessprachen und die Verständigung zwischen den Sprachgemeinschaften (SpV; SR 441.11), Stand am 1. Oktober 2014. Weisungen des Bundesrats zur Förderung der Mehrsprachigkeit in der Bundesverwaltung (Mehrsprachigkeitsweisungen) vom 27. August 2014.

Übersicht über die neuen gesetzlichen Anforderungen (mit einigen Beispielen und Empfehlungen) Ausschreibungen und Zuschläge (Art. 48 Sie können nur in einer Amtssprache veröffentlicht Abs. 4 und 5 Bst. a und b BöB4; Art. 20 VöB5) werden, wenn: Alle Ausschreibungen und Zuschläge müssen grundsätzlich in mindestens zwei Amtssprachen a. aufgrund der Reaktionen auf eine Vorankündi des Bundes auf der Plattform simap.ch. veröffent- gung oder aufgrund anderer Indizien zu erwarlicht werden. ten ist, dass kein Bedarf an einer Veröffentlichung der Ausschreibungsunterlagen in zwei Bei Ausschreibungen und Zuschlägen für Bauauf- Amtssprachen besteht (Art. 21 Abs. 2 VöB). träge sowie damit zusammenhängende Lieferungen und Dienstleistungen muss eine dieser Spra- Andere Indizien für den Übersetzungsbedarf chen die Amtssprache am Standort der Bauten können zum Beispiel fundierte Marktabklärunsein. gen beispielsweise mittels «Request for Expression of Interest REOI» oder «Request for Infor- Ausschreibungen und Zuschläge können aus- mation RFI» liefern. nahmsweise nur in einer Amtssprache des Bundes und in einer anderen Sprache erfolgen, wenn es Die Vorankündigung soll feststellen, ob übersich um Leistungen, die im Ausland zu erbringen haupt Übersetzungsbedarf der Ausschreibungsind, oder um hochspezialisierte technische Leis- sunterlagen besteht. Eine solche Nachfrage kann tungen handelt. mit Basisinformationen zum Beschaffungsgegenstand vor der Ausschreibung durchgeführt wer- Hochspezialisierte technische Leistungen sind den. Je präziser die Auftraggeberin bei der Übersehr spezifische Leistungen besonders im setzungsbedarfsnachfrage den Leistungsbeschrieb Bereich der Forschung, die in der Regel nur und die Eignungskriterien sowie weitere, zum Zeitwenige internationale Anbieterinnen erbringen punkt der Vorankündigung bereits bekannte Inforkönnen. mationen zum Beschaffungsvorhaben bekannt geben kann, umso grösser ist die Chance, nur von Für jeden Auftrag im Staatsvertragsbereich, der tatsächlich interessierten und geeigneten Anbietenicht in einer Amtssprache der Welthandelsorga- rinnen einen allfälligen Übersetzungsbedarf nisation (WTO) ausgeschrieben wird, veröffent- gemeldet zu erhalten. licht die Auftraggeberin zeitgleich mit der Ausschreibung eine Zusammenfassung der Empfehlung: Anzeige in einer Amtssprache der WTO. Für marktrepräsentative Reaktionen wird die

Veröffentlichung der Vorankündigung auf simap. Ausschreibungsunterlagen (Art. 21 VöB) ch in mindestens zwei Amtssprachen und die Für Lieferungen und Dienstleistungen sind die Einräumung einer angemessenen Frist von beis- Ausschreibungsunterlagen grundsätzlich in den pielsweise 10 Tagen für die Interessenbekundung beiden Amtssprachen des Bundes zu verfassen, in der Anbieterinnen empfohlen. denen die Ausschreibung veröffentlicht wurde. b. eine Übersetzung erheblichen Mehraufwand verursachen würde; ein erheblicher Mehraufwand ist in jedem Fall gegeben, wenn Bundesgesetz vom 21. Juni 2019 über das öffentliche Beschaffungs- die Übersetzungskosten 5 Prozent des Aufwesen (BöB; AS 2020 641) Verordnung vom 12. Februar 2020 über das öffentliche Beschaffungs- tragswerts oder 50 000 Franken übersteigen wesen (VöB; AS 2020 691) würden (Art. 21 Abs. 3 Bst. a VöB).

Die Auftraggeberin darf keine Gebühr für die der Schweiz oder einer anderen Sprache verfasst Bereitstellung von Übersetzungen der Unterlagen werden. erheben. Stellt die Auftraggeberin die Ausschreibungsun- Empfehlungen: terlagen in mehreren Sprachen zur Verfügung, Um die Übersetzungskosten zu begrenzen und die erklärt sie eine Sprachfassung als verbindliche Arbeit sowohl für die Auftraggeberin als auch die Referenzfassung. Dies um möglichen Risiken Anbieterinnen zu erleichtern, empfiehlt sich die infolge von sprachlichen Unterschieden und Fehl- Verwendung standardisierter Dokumente. interpretationen bei den Übersetzungen entgegenzuwirken. Bei sprachlichen Unklarheiten kann Um zu bestimmen, ob die Übersetzungskosten 5 die Anbieterin der Auftraggeberin innert der in Prozent des Auftragswerts übersteigen würden, ist den Ausschreibungsunterlagen bezeichneten Frist vom geschätzten Auftragswert bei der Verfahrens- Fragen stellen. Wird auf diesem Weg keine sprachwahl auszugehen. Dabei sind nur Teile der Aus- liche Unklarheit signalisiert, wird die Referenzfasschreibungsunterlagen zu berücksichtigen, die sung zur Auslegung herangezogen. den jeweiligen Ausschreibungsgegenstand betreffen. Bereits übersetzte Vorlagen, Formulare und Branchenübliche Fachbegriffe (z.B. englische Fach- Texte werden nicht einbezogen. terminologie im Informatikbereich) müssen nicht übersetzt werden. c. die Leistung nicht in verschiedenen Sprachregionen der Schweiz und nicht mit Auswirkun- Sprache der Eingaben (Art. 22 VöB) gen auf verschiedene Sprachregionen der Die Auftraggeberin nimmt Angebote, Teilnah- Schweiz zu erbringen ist (Art. 21 Abs. 3 Bst. b meanträge, Gesuche um Eintrag in ein Verzeichnis VöB). und Fragen in Deutsch, Französisch und Italienisch entgegen. Unter «mit Auswirkungen auf verschiedene Sprachregionen der Schweiz» ist beispielsweise Bei Leistungen im Ausland oder hochspezialisierdie Ausstattung der Mitarbeitenden mit Büro- ten technischen Leistungen kann die Auftraggematerial zu verstehen, wenn die Verwaltungsge- berin die Sprachen für die Eingaben einschränken bäude in verschiedenen Landesregionen liegen. oder erweitern.

Empfehlungen: Empfehlungen: Es gibt keine gesetzliche Definition der «Sprachre- Für Bauleistungen und damit zusammenhängende gionen der Schweiz» auf Bundesebene. Im Zwei- Lieferungen und Dienstleistungen kann die Auffelsfall kann die Auftraggeberin die Karte der traggeberin in der Ausschreibung verlangen, dass Sprachgebiete nach Gemeinden des Bundesamts die Anbieterinnen für ihre Angebote die Fachterfür Statistik6 konsultieren. minologie der einschlägigen, in der Schweiz geltenden Baunormen und -standards verwenden. Für Bauleistungen und damit zusammenhängende Lieferungen und Dienstleistungen sind die Aus- Für Bauleistungen und damit zusammenhängende schreibungsunterlagen mindestens in der Amts- Lieferungen und Dienstleistungen kann die Aufsprache am Standort der Baute in der Schweiz zu traggeberin in der Ausschreibung die Anbieterinverfassen. nen, die über eine Zweigniederlassung in der Sprachregion verfügen, in der das Bauvorhaben Bei Leistungen im Ausland oder hochspezialisier- realisiert werden soll, auffordern, ihr Angebot in ten technischen Leistungen und wenn die Voraus- der entsprechenden Sprache einzureichen. setzungen nach Artikel 21 Absatz 3 Buchstabe a oder b VöB erfüllt sind, genügt es, wenn die Aus- Es steht der Auftraggeberin frei, Angebote in roschreibungsunterlagen nur in einer Amtssprache manischer Sprache entgegenzunehmen, je nach

Verfügbar auf: https://www.atlas.bfs.admin.ch/maps/13/de/12474_3175_235_227/20584.html

ihren Kenntnissen dieser Sprache oder den Empfehlungen: Umständen des jeweiligen Falls. Bei Bauaufträgen und damit zusammenhängenden Lieferungen und Dienstleistungen kann das Verfahrenssprache (Art. 23 VöB) Einholen eines Angebots in einem anderen Sprach- Die Auftraggeberin bestimmt grundsätzlich eine raum als der Amtssprache am Baustandort beson- Amtssprache des Bundes als Verfahrenssprache. ders im Hinblick auf die Förderung des Wettbe- Bei der Wahl der Verfahrenssprache berücksichtigt werbs geprüft werden. sie nach Möglichkeit, aus welcher Sprachregion die meisten Angebote für die zu erbringende Leis- Die Auftraggeberin darf nicht davon ausgehen, tung zu erwarten sind. dass eine Anbieterin ihre Leistungen nur in der Sprache ihres Sitzorts erbringen kann; sie muss Bei in der Schweiz auszuführenden Bauarbeiten sich diesbezüglich erkundigen. und damit zusammenhängenden Lieferungen und Dienstleistungen ist davon auszugehen, dass die Bei Liefer- und Dienstleistungsaufträgen stellt die meisten Angebote in der Amtssprache am Baus- Auftraggeberin die Ausschreibungsunterlagen tandort verfasst werden. grundsätzlich in der Sprache am Sitzort der Anbieterin zur Verfügung. Die Ausnahmen nach Artikel Soweit nichts anderes vereinbart ist, kommuniziert 21 Absätze 2 und 3 VöB gelten sinngemäss. Weidie Auftraggeberin mit den Anbieterinnen in der tere Ausnahmen wie eine anderslautende Verein- Verfahrenssprache. Fragen zu den Ausschrei- barung mit der Anbieterin bleiben vorbehalten. bungsunterlagen beantwortet sie in der Verfahrenssprache oder in der Amtssprache des Bundes, Zum Begriff «Sprachregionen der Schweiz» siehe in der diese gestellt wurden. die diesbezügliche Empfehlung auf Seite 4 linke Spalte. Einladungsverfahren (Art. 5 VöB) Die Auftraggeberin lädt mindestens eine Anbieterin ein, die einem anderen Sprachraum der Schweiz angehört, falls dies möglich und zumutbar ist.

Für die Beurteilung, ob das Einholen von Angeboten aus einem anderen Sprachraum möglich ist, ist die Marktlage ausschlaggebend. Die Bedingung ist nicht erfüllt, wenn nur Anbieterinnen aus einer bestimmten Region in der Lage sind, die geforderte Dienstleistung zu erbringen.

Bei der Zumutbarkeit verfügt die Auftraggeberin über einen gewissen Spielraum und kann die jeweiligen Umstände berücksichtigen. Die Sprache der Auftraggeberin sollte jedoch nur in einigen wenigen Fällen eine Rolle spielen.

Ein typisches Beispiel für Dienstleistungen, bei denen das Einholen eines Angebots in einer anderen Sprachregion nicht zumutbar ist, ist die Rechtsvertretung. Für Beistand in einem Verfahren in Zürich werden grundsätzlich deutschsprachige, in der Region niedergelassene Anwältinnen oder Anwälte benötigt.

Empfehlungen

Unterteilung der Beschaffungen in Lose Stärkung der Sprachkompetenzen in den Wo möglich und sinnvoll unterteilen die Beschaf- Evaluationsteams fungsstellen und die Bau- und Liegenschaftsorga- Die Beschaffungsstellen stellen sicher, dass die ne (im Folgenden «Beschaffungsstellen» genannt) Evaluationsteams über die erforderlichen Sprachdie Beschaffungen in Lose nach Sprachregionen. kenntnisse zur Bearbeitung der Angebote ver- Damit werden Angebote durch KMU aus allen fügen oder sich entsprechend organisieren. Regionen der Schweiz gefördert. Die Beschaffungsstellen fördern die Sprachausbil- Ausschreibung freier Stellen in allen Amts- dung von Mitarbeitenden, die regelmässig an sprachen Beschaffungsverfahren teilnehmen. Bei der Ausschreibung von Stellen für Einkäuferinnen und Einkäufer achten die Beschaffungsstellen Information der Anbieterinnen und Ausdarauf, von den Bewerberinnen und Bewerbern tausch mit WRK gute schriftliche Kenntnisse in mindestens einer Die zentralen Beschaffungsstellen armasuisse, zweiten Amtssprache zu verlangen. Die Stellen- ASTRA und BBL organisieren regelmässig Veranausschreibungen werden konsequent auch in den staltungen für Anbieterinnen in der Deutsch- Medien der Romandie und der italienischen schweiz, der Westschweiz und der italienischen Schweiz publiziert. Schweiz. Vertretungen der Handelskammern der Kantone werden für Referate oder als Gäste an die Bereitstellen der Instrumente, Vorlagen und Anlässe in der Westschweiz und der italienischen Hilfsmittel für das Beschaffungsverfahren in Schweiz eingeladen. Die Anlässe bieten eine allen Amtssprachen geeignete Plattform für die Weiterentwicklung des Die Instrumente, Vorlagen und Hilfsmittel für das Geschäftsgangs und den regelmässigen Aus- Beschaffungsverfahren werden grundsätzlich auf tausch unter den Sprachregionen. Deutsch, Französisch und Italienisch bereitgestellt. Dies gilt sowohl für die Unterlagen, die zu- Darüber hinaus organisiert das BBL regelmässige handen der Anbieterinnen veröffentlicht werden, Treffen mit der Westschweizer Regierungskonfeals auch für interne Dokumente. renz (WRK) für den Austausch über laufende Aktivitäten und Projekte. Planung von Beschaffungsverfahren und Marktabklärung Auslegung der Sprachbestimmungen Die Beschaffungsstellen berücksichtigen die Über- Die gesetzlichen Anforderungen in Bezug auf die

setzungsanforderungen von Anfang an bei der Sprache sind so auszulegen, dass der Wettbewerb Planung von Ausschreibungsverfahren und rech- gefördert und der nationale Zusammenhalt nen die erforderliche Zeit je nach Komplexität des gestärkt werden. Sie sind nach dem Grundsatz Projekts ein. von Treu und Glauben sowie pragmatisch anzuwenden. Für eine wirksame Umsetzung der Sprachbestimmungen prüfen die Beschaffungsstellen im Rahmen der Marktabklärung, in welcher Sprachregion oder in welchen Sprachregionen sich potenzielle Anbieterinnen befinden.

Herausgeber: Eidgenössisches Finanzdepartement (EFD) Bundesamt für Bauten und Logistik (BBL) Geschäftsstelle der Beschaffungskonferenz des Bundes (BKB) Geschäftsstelle der Koordinationskonferenz der Bau- und Liegenschaftsorgane der öffentlichen Bauherren (KBOB)

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