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V.24 Konzept für das Überprüfungsverfahren der Standards der Bewährungsdienste und der Grundleistungen der konkordatlichen Justizvollzugsanstalten

Konzept für das Überprüfungsverfahren der Standards der Bewährungsdienste und der Grundleistungen der konkordatlichen Justizvollzugsanstalten Version vom 25.02.20261

Verabschiedung durch KLJV NWI & OSK am 25.02.2026; Inkraftsetzung per 01.01.2027.

1 Planung und Vorbereitung

Aufgaben der Auditorganisationen der FKB und FKI mit Unterstützung der Geschäftsstelle der konkordatlichen Auditorganisationen:

  • Die Erstellung einer Mehrjahresplanung über die Dauer des Prüfintervalls von 3 Jahren sowie gestützt darauf die Erarbeitung eines Jahresplans;

  • Die Vorbereitung der Überprüfungen: Die zu überprüfenden JVA bzw. Bewährungsdienste erhalten alle dazu benötigten Unterlagen. Bei einem Prüfintervall von einem Jahr kann ein einheitlicher Prüfungsumfang festgelegt werden.

Aufgaben der Bewährungsdienste und JVA:

  • Bestimmen der intern zuständigen Fachperson und deren Bekanntgabe an die Geschäftsstelle der Auditorganisation;

  • Bei Prüfvarianten 2 und 3: Auswahl Fach-Peer;

  • Bei Prüfvariante 3: Mandatierung externe Fachstelle;

  • Terminkoordination Überprüfung und Bekanntgabe Prüftermin an die Geschäftsstelle der Auditorganisation.

2 Durchführung

Die Durchführung der Überprüfung richtet sich nach den in Ziff. 4.3 beschriebenen Methoden. Bewertung und Abgleich mit Standards: Vergleich der Ist-Situation mit den festgelegten Standards bzw. Grundleistungen und Identifikation von Abweichungen oder Verbesserungsmöglichkeiten. Bei einer Fremd-Überprüfung durch einen Fach-Peer und/oder eine externe Fachstelle (Umsetzungsvariante 2 und 3) ist das Gespräch mit den Zuständigen der Bewährungsdienste oder JVA zentral für die Bewertung. Dabei orientieren sich die Fachpersonen an folgenden Leitfragen:

  • Wie erfolgt die Umsetzung konkret?

  • Warum wird dies so gemacht? Warum wird diese Lösung favorisiert?

  • Was sind die Vorteile und Nachteile bzw. Stärken und Schwächen?

  • Wie ist die Umsetzung in Bezug auf die Vorgaben (Indikatoren und Nachweise) einzuschätzen?

  • Welches sind die Entwicklungspotentiale?

Bei der Beantwortung dieser Fragen sollen jeweils die unterschiedlichen Perspektiven der externen Fachpersonen - Fachperson Bewährungshilfe / JVA (Fach-Peer) und Fachperson Überprüfung - im Berichtsprotokoll differenziert werden.

3 Abschluss

Es erfolgt eine Zusammenstellung der Ergebnisse der Überprüfung in einem Prüfbericht, der alle Feststellungen, Abweichungen sowie Empfehlungen für Verbesserungsmassnahmen umfasst (siehe Abschnitt 5). Der Prüfbericht wird der Geschäftsstelle der konkordatlichen Auditorganisationen per Mail zugestellt.

5 Dokumentation und Berichtswesen

5.1 Inhalt des Prüfberichts

Der Prüfbericht besteht aus fünf Teilen:

1 Allgemeine Angaben

  • Name Bewährungsdienst / JVA und Kontaktperson

  • Name Fachperson Bewährungsdienst / JVA (Variante 2 und 3)

  • Name Fachperson externe Stelle (Variante 3)

  • Datum und Beginn/Ende der Überprüfung

  • Unterschrift der Beteiligten

  • Bei Überprüfungsvariante 1: Leitung der jeweiligen Organisation

  • Normative Grundlage nennen, also Standards der Bewährungsdienste oder Grundleistungen der JVA

2 Ausgangslage

Information über den Bewährungsdienst (Organisation, Anzahl Mitarbeitende und FTE) bzw. JVA (Anzahl Vollzugsplätze, Regime, Anzahl Mitarbeitende und FTE)

3 Ablauf der Überprüfung

Kurze Beschreibung des Ablaufs der Überprüfung.

4 Ergebnisse der Überprüfungen

Die Ergebnisse der Überprüfungen werden standardisiert, strukturiert und in prägnanter Form in einem Bericht zusammengefasst. Die Bewährungsdienste wie auch die JVA verwenden dazu je eine unterschiedliche Vorlage.

5 Überlegungen/Massnahmen zur kontinuierlichen Verbesserung

Die Prüfberichte enthalten auch Hinweise zum möglichen Handlungsbedarf und den zu ergreifenden Massnahmen. Damit soll der Prozess für ein kontinuierliches Verbesserungsmanagement angestossen werden.

5.2 Vorgehen

Das Vorgehen der Berichterstattung umfasst folgende Schritte: 1. Im Anschluss an die Überprüfung werden die Ergebnisse im Rahmen der Berichterstattung gesichert und dokumentiert. Die Zuständigkeiten dazu richten sich nach Ziff. 4.4.1. 2. Die Prüfberichte werden der Geschäftsstelle der konkordatlichen Auditorganisationen zugestellt. 3. Die Prüfberichte werden durch die Auditorganisation in den jeweiligen Sitzungen4 auf formale und inhaltliche Vollständigkeit überprüft und abgenommen. Bei Bedarf wird eine Nachbesserung verlangt. 4. Der Prüfbericht wird nach erfolgter Abnahme durch die Auditorganisation der Leitung der überprüften Organisation und der zuständigen Amtsleitung zugänglich gemacht. Diese können innert Frist eine Stellungnahme einreichen. 5. Die Auditorganisation sichtet jährlich die Prüfberichte und fasst die Ergebnisse in einem strukturierten Kurzbericht zusammen und legt darin mögliche Empfehlungen zuhanden der zuständigen Fachkonferenzen fest. Sie stellt den Kurzbericht (inkl. Prüfberichte im Anhang) den Vorsitzenden der Fachkonferenzen jeweils bis Mitte Januar zu. 6. Die Fachkonferenzen nehmen von diesem Kurzbericht jeweils anlässlich der ersten Fachkonferenz im Jahr Kenntnis und beschliessen über allfällige Anträge an die KLJV. Dies ist insbesondere in folgenden Konstellationen der Fall: a. Wenn gravierende Abweichungen von den Standards oder den Grundleistungen zur Schlussfolgerung führen, dass dadurch massgebliche Vorgaben der interkantonalen Zusammenarbeit nicht eingehalten werden können. b. Wenn es fundierte Anhaltspunkte gibt, wonach Korrekturen oder Neuerungen im konkordatlichen oder schweizerischen Regelwerk angezeigt sind. 7. Die Fachkonferenzen leiten den Kurzbericht (inkl. Prüfberichte im Anhang) mit allfälligen Anträgen jeweils bis spätestens Ende März dem Koordinationsgremium zur Traktandierung an der jeweils zweiten Sitzung der KLJV weiter. 8. Die KLJV nimmt Kenntnis von diesen Kurzberichten und beschliesst über allfällige Anträge.

Hinweis: Alle Informationen aus dem Überprüfungsverfahren werden durch die daran beteiligten Organisationen, Stellen und Personen vertraulich behandelt. Dabei wird der Datenschutz von kantonsinternen Informationen und deren Mitarbeitenden eingehalten.

6 Umsetzung der Massnahmen

Durch die Umsetzung der empfohlenen Massnahmen sollen kontinuierliche Verbesserungen erfolgen. In Bezug auf die Aspekte des organisationalen Lernens und Weiterentwickelns stehen primär die überprüften Organisationen in der Verantwortung. Deshalb sind bezüglich Umsetzung der Massnahmen folgende Grundsätze vorgesehen:

4 Angedacht sind aktuell pro Auditorganisation jährlich 3 Sitzungen à ca. 2 h.

1. Die Bewährungsdienste und JVA setzen die Massnahmen, welche ihre Organisationen betreffen, eigenverantwortlich um. Es erfolgt kein Controlling durch die jeweiligen Auditorganisationen. 2. Sobald ein neuer Prüfungszyklus beginnt, wird im Rahmen der Überprüfungen ein besonderes Augenmerk auf das Entwicklungspotential gelegt, welches in vorgängigen Überprüfungen identifiziert wurde.

7 Aufwand- und Kostenschätzung

Die nachfolgenden Aufwand- und Kostenschätzungen sind mit der notwendigen Vorsicht zu geniessen. Sie sind auf eine mittelgrosse Organisation ausgelegt. Bei grossen und kleinen Organisationen ist mit einem grösseren bzw. kleineren Aufwand zu rechnen. Auch hängt insbesondere der Vorbereitungsaufwand von der Erfahrung und den Prozesskenntnissen der internen Fachpersonen ab. Auch zeigt sich, dass eine gute Vorbereitung den Aufwand für die Durchführung der Überprüfung deutlich reduzieren kann. Weiter hat auch der Umstand, ob eine Organisation bereits über ein QM-System verfügt oder nicht, wesentliche Auswirkungen auf den Gesamtaufwand.

7.1 Umsetzungsvariante Nr. 1

Auf Basis von bisherigen Erfahrungen aus vergleichbaren Projekten5 kann der Stundenaufwand für die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung einer Überprüfung von allen definierten Standards bzw. Grundleistungen (alle drei Jahre) wie folgt eingeschätzt werden: Werden im Rahmen der Vorbereitung neue Dokumente oder Prozesse geschaffen, fällt diese Zeit nicht unter die Vorbereitungszeit.

Leistung Interne Fachperson (Aufwand in Stunden) Vorbereitung der Überprüfung 4-8 Durchführung 8 - 12 Berichterstattung 4 Total pro 3 Jahre ca. 16 - 24

Die Eigenleistung beläuft sich pro Überprüfung auf ca. 16 - 24 Stunden alle drei Jahre.

7.2 Umsetzungsvariante Nr. 2

Auf Basis der Erfahrungen aus dem etablierten Peer-Audit der Bewährungsdienste im Konkordat NWI kann der Stundenaufwand für die Vorbereitung, Durchführung und

Siehe dazu das Projekt des SKJV "Überprüfung der Grundleistungen der Vollzugseinrichtungen im lateinischen Konkordat" (2021).

Nachbereitung einer jährlich stattfindenden, jeweils nur auf einen Teil der Standards oder Grundleistungen bezogenen Überprüfung wie folgt (ohne Reisezeit) eingeschätzt werden:

Leistung Vertreter, Vertreterin des Fach-Peer, der die Überprüüberprüften Bewährungs- fung durchführt diensts / JVA (Aufwand in Stunden) (Aufwand in Stunden) Vorbereitung der Überprüfung 4 2 (im Stile einer Selbstevaluation) Durchführung 4 4 Berichtsentwurf 0 2 Total ca. 8 ca. 8 Gesamttotal pro 3 Jahre ca. 48

7.3 Umsetzungsvariante Nr. 3

Der Stundenaufwand für die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung einer jährlich stattfindenden, jeweils nur auf einen Teils der Standards bzw. Grundleistungen bezogenen Überprüfung wie folgt eingeschätzt werden:

Leistung Vertreter, Vertreterin Fach-Peer, der die Externe Fachperdes überprüften Be- Überprüfung beglei- son, die die Überwährungsdiensts / tet prüfung leitet JVA (Aufwand in Stun- (Aufwand in Stun- (Aufwand in Stunden) den) den) Vorbereitung der Überprü- 4 2 2 fung Durchführung 4 4 4 Berichterstattung 0 1 2 Total ca. 8 ca. 7 ca. 8 Gesamttotal pro 3 Jahre ca. 69

Bei einem Stundenansatz von CHF 150 bis CHF 200 für die externe Fachperson ergibt sich ein Total von CHF 1'350 – CHF 1'800 pro Überprüfung (zuzüglich Reisezeit, Spesen und MWST).

8 Anhang 1

Von den kantonalen Amtsleitenden für die Überprüfungsperiode 2027 bis 2029 festgelegte Überprüfungsverfahren:

8.1 Bewährungsdienste (Muster)

Kanton Selbstevaluation Fremdevaluation Fremdevaluation Prüfintervall durch Fach-Peer durch externe Fachstelle A X B X C X D X X

8.2 JVA (Muster)

Kanton Selbstevaluation Fremdevaluation Fremdevaluation Prüfintervall durch Fach-Peer durch externe Fachstelle A X B X C X D X X