Absenzenmanagement | Leitfaden für KMU
Absenzenmanagement – Leitfaden für KMU im Umgang mit Absenzen Absenzen infolge Unfall oder Krankheit sind herausfordernd für Mitarbeitende und den Betrieb. Dieses Vorgehen unterstützt Sie dabei, die wichtigsten Schritte für eine schnelle Rückkehr zu organisieren. Die Verlinkungen führen Sie direkt zu nützlichen Vorlagen der Suva. Es kann sein, dass Ihr Betrieb spezielle Anforderungen bei einer Absenz verlangt. Dann ergänzen Sie diese in diesem möglichen Ablauf.
Wann? Was? Wer? / Wie? Sofort nach einem Krankheitsmeldung Alle / telefonisch an Vorgesetzte oder an die Personalstelle Ereignis Berufsunfall-Meldung (BU) Alle, nach Notfallplan, Notfallkarte, Sicherheits-Sofortmassnahmen umsetzen
Berufsunfall-Abklärung Durch Sicherheitsbeauftragte mit Vorgesetzten Betriebliche Unfallabklärung, Sofortmassnahmen
Nicht-Berufsunfall-Meldung (NBU) Alle / telefonisch an Vorgesetzte oder an die Personalstelle
Administration Durch Vorgesetzte / Verantwortliche Personalstelle:
Absenzmeldeblatt (+Betreuungsjournal)
Information an Team / Mitarbeitende
1 Tag Absenzenerfassung Durch Administration / Personalstelle:
Zeiterfassung / SunetPlus
Absenzmeldeblatt ablegen
Situativ: Blumen, Karte gute Besserung senden
3. – 5. Tag Arztzeugnis Durch Mitarbeiter/-in an Administration / Personalstelle
Kontrolle der Arzt- bzw. Durch Administration oder Personalstelle Arbeitsunfähigkeitszeugnisse
Kurzabsenz / Rückkehr Rückkehrgespräch Durch Vorgesetzte:
nach jeder Absenz
nach längerer Absenz ein formelles Rückkehrgespräch
Bis 10. Tag Unfallmeldung an die Suva Durch Administration oder Personalstelle: Schadenfälle einfach und effizient online abwickeln
Um den 20. Tag Meldung Krankentaggeldversi- Durch Aministration oder Personalstelle: cherung KTG-Online, (SunetPlus)
14. – 30. Tag Wöchentliche Kontakte Durch Vorgesetzte oder Personalverantwortliche:
Betreuungsjournal
Betreuung (Besuche), Rückkehrgespräch
Situativ: Blumen, Karte senden (Wertschätzung zeigen)
Standortbestimmung Durch Vorgesetzte und Personalverantwortliche: Wiedereingliederung • Rückkehrplanung • (Schon-)Arbeitsplatzbeschreibung für den Arzt/die Ärztin
Ab 30. Tag Standortbestimmung Durch Vorgesetzte und Personalverantwortliche: Rückkehr nicht absehbar Wiedereingliederung • Einbezug Versicherung, Case-Management Suva, Case-Management KTG-Versicherer, Merkblatt für Ärzte und Arbeitgeber, Wiedereingliederung-Früherfassung
Quartalsweise Absenzen nach Häufigkeit über- Vorgesetzte und Personalverantwortliche überprüfen die prüfen und klärende Gespräche Absenzendaten und planen bei auffälligen, wiederkehrenden Absenmit Mitarbeiter/-in führen zen ein klärendes Gespräch mit den Mitarbeitenden. Fehlzeitengespräch
Halbjährlich Analyse Absenzendaten Geschäftsleitung, SiBe, Personalverantwortliche:
Daten und Zielsetzungen • Excel für einfache Erfassung und Auswertung prüfen • Suva Kundenportal
Information Mitarbeitende • Präventionsmodule
Dauerhafte Absenzen vermeiden durch Früherkennung Absenzen lassen sich vermeiden oder reduzieren indem gesundheitliche Probleme von Mitarbeitenden frühzeitig erkannt und angegangen werden. Gehen Sie nach den folgenden vier Schritten vor.*
Vier Schritte für die Klärung von Auffälligkeiten vor der Absenz Fragen und Hinweise für das Gespräch mit den Betroffenen
1. Beobachtungen festhalten und Auffälligkeiten zeitnah Auffällige Veränderungen können sich so äussern: ansprechen. • Im Arbeitsbereich: Starke Leistungsschwankungen, abnehmende Verlässlichkeit und Arbeitsqualität Nehmen Sie sich Zeit für Ihre Mitarbeitenden. Halten Sie (häufige Absenzen miteinbeziehen). ungewohnt auffällige Verhaltensweisen fest. • Im Sozialverhalten: Aggressives Verhalten, Konflikte oder Desinteresse. • Auf körperlicher Ebene: Zunehmende Klagen über Beschwerden, Energiemangel, Nervosität oder ungewohnte Veränderung des Erscheinungsbildes.
Teilen Sie dem/der Mitarbeiter/-in in schätzender Form Ihre konkreten Beobachtungen mit. Äussern Sie Ihre Bedenken und Ihre Bereitschaft ihn/sie zu unterstützen.
Gespräch fixieren, Gespräch vorbereiten und Mitarbeiter/- • Bereiten Sie das Gespräch vor: in mit Beobachtungen konfrontieren Zielsetzung und Ablauf des Gesprächs definieren, wertschätzende Aspekte erwähnen, Beobachtungen und Fakten Laden Sie den Mitarbeitenden/die Mitarbeiterin bei Verhal- nennen, mögliche Hilfsangebote zusammenstellen. tensauffälligkeiten zu einem formellen Gespräch ein. Ziel des • Signalisieren Sie der Mitarbeiterin/dem Mitarbeitenden, Gespräches ist der Erhalt der Gesundheit und der Leistungsfä- sie /ihn bei Problemen zu unterstützen. higkeit der betreffenden Person. • Fragen Sie nach (betrieblichen) Auslösern. • Betonen Sie die betrieblichen Folgen und die gewünschte Veränderungen im Verhalten. • Verweisen Sie auf interne oder externe Hilfsangebote. • Vereinbaren Sie einen Folgetermin.
Gespräch durchführen und Lösungen erarbeiten • Geben Sie die Ziele und den Ablauf des Gesprächs bekannt. • Signalisieren Sie der Mitarbeiterin/dem Mitarbeitenden, Bei bestehender Verhaltensauffälligkeit wird die/der Mitarbei- sie/ihn bei Problemen zu unterstützen. tende zu einem formellen Gespräch eingeladen. Gemeinsam • Erarbeiten Sie mit der Mitarbeiterin/dem Mitarbeitenden werden Lösungsmöglichkeiten gesammelt und die Erwartungen Lösungen, Teilschritte. an die betreffende Person klar formuliert. • Vereinbaren Sie einen Folgetermin für ein Gespräch. • Halten Sie die Ergebnisse der Gespräche schriftlich fest.
Massnahmen überprüfen, weitere Schritte festlegen, • Überprüfen Sie mit der/dem Mitarbeitenden die bisherigen Grenzen setzen Massnahmen. • Sprechen Sie positive Veränderungen an. Bei bestehender Verhaltensauffälligkeit lädt die/der Vorgesetzte • Signalisieren Sie der/dem Mitarbeitenden, ihn/sie bei nebst der betroffenen Person die Personalverantwortliche zu Problemen weiterhin zu unterstützen. einem formellen Gespräch ein. • Definieren Sie die Möglichkeiten für die weitere Zusammenarbeit. • Setzen Sie klare Grenzen.
* Um Führungskräfte in «achtsamer Führung» zu sensibilisieren, bietet die Suva ein Präventionsmodul an – «Absenzenmanagement: Früherkennung und Prävention».
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