Ablösung dipsIN, Vergabe, gebundene Ausgabe

Auszug aus dem Protokoll des Regierungsrates des Kantons Zürich Sitzung vom 4. Dezember 2019

1128. Ablösung Softwareapplikation dipsIN

Erwägungen

(Ausgabenbewilligung und Vergabe)

Ausgangslage Die Softwareapplikation «dipsIN» wird direktionsübergreifend zur digitalen Genehmigung von Kreditorenrechnungen, die dem Kanton über unterschiedliche Kanäle eingeliefert werden, sowie deren Verbuchung im kantonalen Finanzsystem SAP eingesetzt. Zusätzlich können damit Um- buchungen zwischen verschiedenen Buchungskreisen (Sachkontobelege) über eine Buchungsvorlage erfasst und verbucht werden. DipsIN ist seit fast 15 Jahren als Vorsystem des zentralen Finanzsystems SAP im Ein- satz. Das Buchungszentrum in der Finanzverwaltung trägt die Fachver- antwortung für die Applikation und die benutzerspezifischen Weiterent- wicklungen. Die Dienstleisterin Swiss Post Solutions hat das Ende der Unterstützung der Software auf Mitte 2021 angekündigt, weshalb ein Pro- jekt zur Beschaffung einer neuen Lösung eingeleitet wurde. Gestützt auf RRB Nr. 383/2018 wurde der Projektauftrag dem Amt für Informatik, dem Gremium Operative Informatiksteuerung und dem Gremium Steue- rung Digitale Verwaltung und IKT zur Beurteilung unterbreitet. Der Pro- jektauftrag wurde von diesen zustimmend zur Kenntnis genommen.

Submission und Vergabe Die Ausschreibung auf simap.ch (offenes Verfahren im Staatsvertrags- bereich) erfolgte am 15. August 2019. Die Auswertung der Offerten und die Evaluation des neuen Anbieters wurden Ende Oktober 2019 abge- schlossen. Es liegen sechs Angebote zwischen 1,2 Mio. und 4,5 Mio. Fran- ken vor. Aufgrund der Prüfung anhand der Eignungs- und Zuschlagskriterien und auf der Grundlage der Submissionsunterlagen sind die Leistungen an die Beck IT GmbH, Passau, zu vergeben. Das Angebot der Beck IT GmbH erwies sich nicht nur als das preislich attraktivste, sondern ins- besondere auch als fachlich sehr gut und somit gemäss Punktezahl das wirtschaftlich günstigste. Mit der ausgewählten Anbieterin soll ein Rah- menvertrag für eine feste Dauer von fünf Jahren mit drei Optionen auf Verlängerung von je einem Jahr abgeschlossen werden. Die Vergabe soll vorerst für die feste Vertragsdauer von fünf Jahren erfolgen. Im Falle der Ausübung der Optionen soll später die Vergabesumme erhöht werden.

Gestützt auf die Submission ist daher folgende Vergabe zu bewilligen: Vergabe Investitions­ Erfolgs­- Total (in Franken ohne MWSt) rechnung rechnung Projektdurchführung Phase Realisierung 161 000 161 000 Projektdurchführung Phase Einführung 40 000 40 000 Lizenzkosten (Nutzungsdauer 5 Jahre) 258 733 258 733 Supportleistungen (Vertragsdauer 5 Jahre) 258 733 258 733 Individuelle Weiterentwicklungen 312 000 312 000 (Nutzungsdauer 5 Jahre) 200 Tage à 8 Std. Einkauf Scanner (Hardware und Wartung) 119 882 – zwei Scanner (Nutzungsdauer 5 Jahre) 62 455 – Wartung (Vertragsdauer 5 Jahre) 57 427 Zwischentotal 794 188 356 160 1 150 348 Unvorhergesehenes 205 812 143 840 349 652 Total Vergabe 1 000 000 500 000 1 500 000 Die Offertsumme von Fr. 1 150 348 gemäss Angebot vom 23. Septem- ber 2019 kann sich für Unvorhergesehenes auf Fr. 1 500 000 erhöhen.

Finanzierung Die Ausgaben sind zur Aufrechterhaltung der direktionsübergreifen- den Verarbeitung von Kreditorenrechnungen und Sachkontobelegen im zentralen Finanzsystem zwingend erforderlich und sind deshalb ge- bunden im Sinne von § 37 Abs. 2 lit. a des Gesetzes über Controlling und Rechnungslegung (LS 611). Die Beträge werden der Leistungsgruppe Nr. 4100, Finanzverwaltung, belastet. Ausgabenbewilligung Investitions­ Erfolgs- Total (in Franken ohne MWSt) rechnung rechnung Ablösung DipsIN, Vorbereitungsarbeiten, 159 000 159 000 Ausgabenbewilligungen der Finanzverwaltung (Nr. 4100-00148A) Vergabe 1 000 000 500 000 1 500 000 Ausgaben für betriebsseitige Anpassungen 100 000 100 000 Ausgaben für weitere Automatisierungen 200 000 141 000 341 000 Total Ausgabenbewilligung 1 200 000 900 000 2 100 000 Die Investitionsausgaben betragen Fr. 1 200 000. Der Aufwand zulas- ten der Erfolgsrechnung beträgt Fr. 900 000.

Im Betrag von Fr. 2 100 000 sind Vorbereitungsarbeiten gemäss Verfü- gungen der Finanzverwaltung vom 4. Juli 2018, 2. April 2019 und 7. Ok- tober 2019 insbesondere zur Erstellung der Studie, des Pflichtenhefts und der Ausschreibung über insgesamt Fr. 159 000 enthalten. Diese Verfügun- gen werden mit der vorliegenden Ausgabenbewilligung aufgehoben. Für betriebsseitige Anpassungen werden Fr. 100 000 vorgesehen. Die Ausga- ben für weitere Automatisierungen sind für allfällige weitere Möglich- keiten zur Automatisierung der Prozesse in Zusammenhang mit dem Fi- nanzsystem vorgesehen, die sich im Rahmen des Betriebs der Software zeigen. Dafür wird mit rund 20% der Gesamtaufwendungen gerechnet. Das Vorhaben ist im Budget 2019, Budgetentwurf 2020 und KEF 2020– 2023 mit insgesamt Fr. 2 100 000 eingestellt: Ausgaben in Franken bis 2019 2020 2021 2022 2023 Investitionsrechnung 0 1 200 000 0 0 0 Erfolgsrechnung 100 000 369 000 144 000 144 000 143 000 Total 100 000 1 569 000 144 000 144 000 143 000 Zusätzlich zu den Ausgaben fallen Kapitalfolgekosten an. Die Kapital- folgekosten betragen jährlich rund Fr. 249 000, davon rund Fr. 240 000 für die Abschreibung und rund Fr. 9000 für Zinsen. Es fallen keine wei- teren Folgekosten an.

Umsetzung Die heutigen Nutzer von dipsIN werden im Laufe des Projekts voll- ständig auf das neue System migriert.

Dispositiv

Auf Antrag der Finanzdirektion beschliesst der Regierungsrat:

I. Der Auftrag für die Ablösung von dipsIN wird gemäss Angebot vom 23. September 2019 zu Fr. 1 150 348 an die Beck IT GmbH, Passau (Deutsch- land), vergeben. Die Vergabesumme kann sich für Unvorhergesehenes auf Fr. 1 500 000 erhöhen.

II. Die Finanzdirektion wird ermächtigt, mit der Beck IT GmbH die Verträge für die Ablösung von dipsIN gemäss den Erwägungen abzu- schliessen.

III. Für die Ablösung von dipsIN wird eine gebundene Ausgabe von insgesamt Fr. 2 100 000 zulasten der Leistungsgruppe Nr. 4100, Finanzver- waltung, bewilligt. Davon gehen Fr. 1 200 000 zulasten der Investitions- rechnung und Fr. 900 000 zulasten der Erfolgsrechnung.

IV. Die Ausgabenbewilligungen der Finanzverwaltung für Vorberei- tungsarbeiten vom 4. Juli 2018, 2. April 2019 und 7. Oktober 2019 werden aufgehoben.

V. Dieser Beschluss ist bis zur Veröffentlichung des Zuschlages auf simap.ch nicht öffentlich.

VI. Mitteilung an – die Direktionen des Regierungsrates und die Staatskanzlei – die Geschäftsleitung des Kantonsrates – die Finanzkontrolle – den Ombudsmann – den Datenschutzbeauftragten – die Verwaltungskommission der obersten kantonalen Gerichte – die Universität Zürich – die Zürcher Hochschule für Angewandte Wissenschaften – die Zürcher Hochschule der Künste – die Pädagogische Hochschule Zürich – die Zentralbibliothek – das Universitätsspital Zürich – das Kantonsspital Winterthur – die Psychiatrische Universitätsklinik Zürich – die Integrierte Psychiatrie Winterthur – Zürcher Unterland

Vor dem Regierungsrat Die Staatsschreiberin:

Kathrin Arioli