Geschäftsbericht des Regierungsrates, Weiterentwicklung

Auszug aus dem Protokoll des Regierungsrates des Kantons Zürich Sitzung vom 29. Oktober 2014

1131. Weiterentwicklung des Geschäftsberichts des Regierungsrates

Erwägungen

A. Ausgangslage Gemäss § 27 Abs. 1 des Gesetzes über Controlling und Rechnungs- legung (CRG) legt der Regierungsrat im Geschäftsbericht Rechenschaft über die wichtigsten Entwicklungen des vergangenen Jahrs im Kanton ab. Der Geschäftsbericht besteht gemäss § 27 Abs. 2 CRG aus: a. dem Bericht des Regierungsrates über seine Geschäftstätigkeit; b. den Ergebnissen der Leistungsgruppen; c. der Jahresrechnung; d. Berichterstattungen weiterer Behörden gemäss besonderer Gesetz- gebung; e. einer konsolidierten Rechnung. Der Regierungsrat leitet dem Kantonsrat gemäss § 27 Abs. 3 CRG den Geschäftsbericht zur Genehmigung zu. 2008 wurden die Jahresrechnung und der Geschäftsbericht zusam- mengeführt (RRB Nrn. 945/2008 und 1412/2008) und erscheinen seither in einer einzigen Publikation. Diese umfasst heute rund 700 Seiten und wird in Buchform sowie als PDF-Datei im Internet veröffentlicht. Mit Beschluss Nr. 580/2008 beauftragte der Regierungsrat die Staats- kanzlei, eine Kurzfassung als Ergänzung zum integralen Geschäftsbe- richt zu erstellen. Diese rund 50-seitige Broschüre soll die breite Öffent- lichkeit über die Tätigkeiten des Regierungsrates und der Verwaltung während des Berichtsjahrs orientieren. Die Kurzfassung wird als gut les- bar und interessant beurteilt. Allerdings ist nicht vorgesehen, dass sie eine Funktion der Rechenschaftsablage gegenüber dem Kantonsrat er- füllt. Der heutige Geschäftsbericht ist historisch gewachsen. Dies gilt so- wohl für die Inhalte als auch für die Struktur, die Erscheinungsform und den Erstellungsprozess. Im Vergleich zu Geschäftsberichten von Gross- unternehmen und anderen Kantonen ist er nicht mehr zeitgemäss. Zu viele Informationen werden in einer Art vermittelt, die für die Adressa- tinnen und Adressaten der Berichterstattung kaum mehr zu verarbei-

ten ist. Zudem ist die Erstellung unwirtschaftlich und mit viel serieller Handarbeit verbunden, die mit einer verbesserten Informatiklösung vermieden werden könnte. Weiterer Handlungsbedarf besteht durch die Anpassung an den überarbeiteten KEF und an die Gestaltung im neuen Corporate Design.

B. Projektziele und Projektorganisation Im August 2013 haben die Staatskanzlei und die Finanzverwaltung einen Projektausschuss unter der Leitung des Staatsschreibers gebildet und den Regierungsrat im September 2013 mit einer Mitteilung über den geplanten Projektstart zur Modernisierung des Geschäftsberichts infor- miert. Das Ziel des Projektes besteht darin, den jetzigen Erstellungs- prozess, die Inhalte und die Erscheinungsform des Geschäftsberichts zu analysieren, organisatorische und technische Möglichkeiten der Weiter- entwicklung aufzuzeigen sowie konkrete Verbesserungen vorzuschlagen. In der Analysephase im Herbst 2013 wurden die Aufsichtskommissio- nen des Kantonsrates schriftlich befragt. Mit Vertreterinnen und Ver- tretern aller Direktionen wurde ein Workshop durchgeführt. Die tech- nischen Gesichtspunkte wurden mittels Interviews mit der KDMZ, dem CC SAP, der Emineo AG und weiteren verwaltungsinternen Ansprech- personen analysiert. Parallel zur Weiterentwicklung des Geschäftsbe- richts führte die Staatskanzlei ein Projekt zur Weiterentwicklung des KEF durch. Um die Abstimmung der beiden Produkte aufeinander zu ver- bessern, wurden die Projekte eng koordiniert. Ausgehend von den Analyseergebnissen, wurden ein Konzept und Prototypen entwickelt. Diese wurden den Direktionen und dem Kan- tonsrat zur Vernehmlassung unterbreitet. Es sind Stellungnahmen der Staatskanzlei, aller Direktionen und des Kantonsrates eingegangen. Der Kantonsrat hat seine Stellungnahme auf den KEF beschränkt und darauf hingewiesen, dass die aufgeführten Bemerkungen – soweit mög- lich – auch auf den in ähnlicher Form daherkommenden Geschäftsbe- richt zu beziehen sind. Die Ergebnisse der Vernehmlassung waren grundsätzlich positiv. In den Stellungnahmen wurde eine Reihe von An- passungsvorschlägen genannt, die zum grossen Teil aufgenommen und in die Prototypen integriert bzw. über die Weisung GB umgesetzt wer- den können.

C. Anpassungen Allgemeine Anpassungen Struktur Der Geschäftsbericht wird neu in drei gesonderte Teile gegliedert. Beschreibung Erscheinungsform Seiten Teil I: Regierungsrat Broschüre, farbig, etwa Repräsentativer Teil, soll die Gesamtsteuerung bebildert 50 der Kantonstätigkeit durch den Gesamtregie- PDF/E-Paper rungsrat aufzeigen und den Blick verstärkt auf Cockpit im Internet die Politikbereiche richten. (GB in Kürze, animiert) Inhalte: Vorwort, Informationen zum Geschäfts- bericht, Schwerpunkte des Regierungsrates, Konsolidierte Rechnung, Ressourcen, Allgemeiner Geschäftsgang, Rechtsetzung, Finanzvorlagen, Volksabstimmungen Adressaten: Kantonsrat, Medien, breite Öffentlichkeit, Finanzkontrolle, Ratingagenturen Teil II: Direktionen und Staatskanzlei Einfache Gestaltung, etwa Fachbericht für Interessierte, Gegenstück weniger aufwendig 350 zum KEF als heute Inhalte: Buchform – Direktionen und Staatskanzlei; PDF (einschliesslich jeweils mit: Überblick, Legislaturziele, Angebot, dieses benutzer- Finanzierung, Personal- und Lohnstatistik, definiert herzustellen) parlamentarische Vorstösse, Leistungs- gruppen und Fonds – Grundlagen für die Anträge an den Kantonsrat; mit Abrechnung Budgetkredite, Rücklagen und Gewinnverwendung – Anhang; Behörden, Rechtspflege und andere Organi- sationen, jeweils mit Leistungsgruppen Adressaten: Kantonsrat, Finanzkontrolle, Ratingagenturen, interessierte Öffentlichkeit Teil III: Finanzbericht Einfache Gestaltung, etwa Heutiger Finanzbericht und Beilagen, ohne entspricht dem Stand heute 150 Grundlagen für die Anträge an den Kantonsrat Buchform Adressaten: Kantonsrat, Finanzkontrolle, PDF (einschliesslich Ratingagenturen, interessierte Öffentlichkeit Angebot, dieses benutzer- definiert herzustellen)

Die Gliederung in drei Teile trägt dazu bei, den Geschäftsbericht ins- gesamt adressatengerechter zu gestalten sowie den Adressatenkreis zu erweitern. Indem neu alle direktionsübergreifenden Elemente in Teil I zusammengeführt werden, wird die Gesamtverantwortung des Regie- rungsrates für die Ausgestaltung Kantonstätigkeit besser erkennbar. Zu- erst werden in Teil I die politischen Schwerpunkte des Regierungsrates im Berichtsjahr aufgezeigt, bevor die Direktionen und Leistungsgruppen in Teil II über die Einzelheiten Rechenschaft ablegen. Es ist vorgesehen, die elektronische Version der Teile II und III weiter zu verbessern. Die Buchform für diese Teile wird angeboten, solange die Nachfrage besteht. Der seitenmässige Umfang aller drei Teile beträgt im Vergleich zum heu- tigen Geschäftsbericht rund 150 Seiten weniger. Wechselseitige Abstimmung von Geschäftsbericht und KEF Der Geschäftsbericht ist konzipiert als Gegenstück zum KEF. Im Ge- schäftsbericht wird über das berichtet, was für das entsprechende Be- richtsjahr im KEF geplant war. Dieser Grundgedanke wird neu noch kon- sequenter verfolgt, indem die Struktur, die Inhalte und das Layout der beiden Produkte enger aufeinander abgestimmt werden. Dies vereinfacht die Verständlichkeit und Interpretierbarkeit beider Instrumente. Die wechselseitige Abstimmung trägt zu einem konsistenteren und verein- fachten Controlling bei. Da der Geschäftsbericht, insbesondere in Teil II, in vielen Teilen dem KEF folgt, haben die für den KEF vorgeschlagenen Anpassungen auch für den Geschäftsbericht Gültigkeit. Neues Corporate Design Der Geschäftsbericht wird an das neue Corporate Design des Kantons angepasst. Abweichungen in Prozenten Um die Les- und Interpretierbarkeit der Abweichungen zu verbessern, werden neu in den Rubriken Indikatoren, Finanzierung und Personal (sowohl in den Direktionsteilen wie auch in den Leistungsgruppenblät- tern) die Abweichungen in der Übersicht nicht nur absolut, sondern auch in Prozenten ausgewiesen. Abweichungsbegründungen zum Saldo In der Rubriken Finanzierung und Personal beschränken sich die Ab- weichungsbegründungen zur Erfolgs- und Investitionsrechnung neu auf die Betrachtung des Saldos und werden tabellarisch dargestellt.

Anpassungen in Teil I Regierungsrat Schwerpunkte des Regierungsrates, gegliedert nach Politikbereichen Die materielle Berichterstattung über die Schwerpunkte des Regierungs- rates im Berichtsjahr wird gegliedert nach den zehn Politikbereichen. Nach einer allgemeinen Übersicht werden für jeden Politikbereich wich- tige Themen herausgegriffen und in kurzen Texten vertieft. Die Themen beschränken sich nicht auf die Legislaturziele und die Umsetzung der dazugehörigen Massnahmen. Am Ende jedes Politikbereichs werden pro Legislaturziel die Massnahmen mit Umsetzungsstand einschliesslich Kurzkommentar und zuständiger Direktion abgebildet. Wurde eine Mass- nahme bereits in einem Textbeitrag vertieft, so erscheint nur ein Hinweis darauf. Konsolidierte Rechnung Das bisherige Kapitel Finanzen im Überblick heisst neu Konsolidierte Rechnung. Bei den Eckwerten wird neu die Kennzahl «Mittelfristiger Ausgleich» ausgewiesen. Bei den Erläuterungen werden neu der Mittel- fristige Haushaltsausgleich sowie die Selbstfinanzierung und Verschul- dung mittels Balkendiagrammen dargestellt und erläutert. Ressourcen Wie im KEF heisst das bisherige Kapitel Funktionsbereiche neu Res- sourcen und wird begrenzt auf Immobilien, Informatik und Personal. Allgemeiner Geschäftsgang In diesem Kapitel entfällt die Rekursstatistik des Regierungsrates. Rechtsetzung Das Kapitel Rechtsetzung beschränkt sich künftig auf eine Übersicht über die vom Regierungsrat im Berichtsjahr beschlossenen Gesetze und eine Auswahl der wichtigsten Verordnungen. Auf die Erlasse in Bearbei- tung und Planung wird verzichtet, denn dieser Abschnitt hat prospekti- ven Charakter und gehört nicht in den Geschäftsbericht über das ver- gangene Berichtsjahr. Anpassungen in Teil II Direktionen und Staatskanzlei: Direktionsteile Legislaturziele Als Übersicht werden für jede Direktion die Legislaturziele des Re- gierungsrates in ihrer Zuständigkeit und die zugehörigen Massnahmen sowie die Legislaturziele der Direktion und die zugehörigen Massnahmen aufgelistet. Wie im Kapitel Schwerpunkte des Regierungsrates in Teil I erfolgt die Darstellung der Ziele neu strukturiert nach Politikbereichen. Die Darstellung wird gegenüber heute kürzer, indem auf erläuternde Ausführungen oder eine Standmeldung verzichtet wird.

Finanzierung Das Kapitel Finanzierung wird in Form und Inhalt mit dem Abschnitt Finanzierung der Leistungsgruppenblätter abgeglichen. Die Bemerkun- gen zur Investitionsrechnung sind im Direktionsteil als Tabelle mit den bedeutenden Investitionsprojekten ausgestaltet, die weitgehend der bis- herigen Tabelle Investitionen entspricht. Zusätzlich wird für den Saldo der Inverstitionsrechnung die Abweichung zwischen Rechnung und Bud- get tabellarisch kommentiert. Personal- und Lohnstatistik Dieser Abschnitt stammt aus der Rubrik Finanzielle Entwicklung und beginnt mit dem Beschäftigungsumfang einschliesslich Abweichungsbe- gründungen. Es folgen eine Übersicht über den Lohnaufwand der Direk- tion und ihrer Leistungsgruppen sowie eine Übersicht über die Anstel- lungsverhältnisse in der Direktion. Diese Informationen wurden bisher im Funktionsbereich Personal abgebildet. Parlamentarische Vorstösse und Initiativen Die parlamentarischen Vorstösse und Initiativen werden neu bei der betroffenen Direktion aufgeführt. Sie werden inhaltlich gestrafft, ausführ- liche Informationen sind auf der Internetseite des Kantonsrates zu fin- den. Künftig gibt es folgende drei Kategorien: 1) Durch den Regierungsrat erledigte parlamentarische Vorstösse und Initiativen. Hier werden künftig nur noch die im Berichtsjahr vom Regierungsrat erledigten Vorstösse und Initiativen abgebildet (unab- hängig vom Stand im Kantonsrat). 2) Unerledigte Vorstösse und Initiativen 3) Abschreibung von Vorstössen über den Geschäftsbericht (Antrag an den Kantonsrat). Dieser Fall kam in den letzten fünf Jahren nur zwei Mal vor. Der Antrag wird zusätzlich im Beschlussdispositiv zum Ge- schäftsbericht aufgeführt. Anpassungen in Teil II Direktionen und Staatskanzlei: Leistungsgruppenblätter Reihenfolge der Rubriken Die Reihenfolge der Rubriken wird an den KEF angepasst. Das Leis- tungsgruppenblatt umfasst die Rubriken Hauptereignisse, Aufgaben, Indi- katoren, Entwicklungsschwerpunkte, Personal, Finanzierung und Rück- lagen. Hauptereignisse Die Hauptereignisse bestehen neu aus einer knappen Übersicht in Textform der wichtigsten Ereignisse der Leistungsgruppe im Berichts- jahr. Doppelspurigkeiten zu den nachfolgenden Rubriken Aufgaben, Indikatoren bzw. Entwicklungsschwerpunkte sind zu vermeiden.

Indikatoren Die Unterscheidung zwischen Prognosen und Zielwerten der Indika- toren wird wie im KEF angepasst. Entwicklungsschwerpunkte Die Nummerierung der Entwicklungsschwerpunkte wird wie im KEF angepasst. Die Entwicklungsschwerpunkte der Leistungsgruppen werden neu vollständig kommentiert. Auf die bisherigen Verweise wird verzich- tet, sodass das Leistungsgruppenblatt vollständige Informationen zur Leistungsgruppe vermittelt. Dies ist sinnvoll, weil der Teil II als separate Veröffentlichung erscheint. Personal Neu wird der Beschäftigungsumfang wie beim KEF als separate Rub- rik aufgeführt. Anpassungen in Teil III Finanzbericht Allgemein Der Finanzbericht wurde vor wenigen Jahren neu konzipiert. Mit der erstmaligen Umstellung im Finanzbericht 2009 auf die neuen Rechnungs- legungsstandards IPSAS hat er nochmals Anpassungen erfahren. Hier sind keine inhaltlichen Änderungen vorgesehen. Die Anpassung des Er- scheinungsbilds an das neue Corporate Design ist vorgesehen.

D. Weiteres Vorgehen Die Anpassungen des Geschäftsberichts bedingen eine Anpassung des SAP-Tools, das zu dessen Erstellung verwendet wird. Im Rahmen dieser Anpassung wird auch die Benutzerfreundlichkeit verbessert. Insbeson- dere wird darauf geachtet, dass alle für den Geschäftsbericht wesentli- chen Inhalte automatisch aus dem KEF übernommen werden und keine mehr doppelt erfasst werden müssen. Der KEF 2016‒2019 wird erst- mals in neuer Form erstellt. Mit der Umsetzung der Neuerungen auf den Geschäftsbericht 2016 als Gegenstück zum KEF 2016‒2019 wird der Controllingkreislauf eingehalten. Die Anpassung des SAP-Tools für die Erstellung des Geschäftsberichts ist 2016 vorgesehen, die Kosten dafür belaufen sich schätzungsweise auf Fr. 150 000. Sie sind im KEF 2016– 2019 einzustellen.

Dispositiv

Auf Antrag der Staatskanzlei beschliesst der Regierungsrat:

I. Der Geschäftsbericht des Kantons Zürich erscheint neu in drei Tei- len. Teil I: Regierungsrat als repräsentativer Farbdruck, erhältlich als PDF-Dokument und in einer Internetanwendung. Die Teile II: Direk- tionen und Staatskanzlei und III: Finanzbericht erscheinen in Buchform sowie als PDF-Dokument.

II. Für folgende Kapitel und Abschnitte mit engem Bezug zum KEF gelten die im Regierungsratsbeschluss über die Weiterentwicklung des Konsolidierten Entwicklungs- und Finanzplans beschlossenen Anpas- sungen: a) Das bisherige Kapitel Funktions- und Querschnittbereiche wird ab- gelöst durch ein Kapitel Ressourcen in Teil I, das sich auf eine Übersicht über das Personal, die Informatik und die Immobilien beschränkt. b) In der Übersicht über die Finanzierung in den Direktionsteilen und den Leistungsgruppenblättern sowie bei den Indikatoren wird neu die Abweichung in Prozenten ausgewiesen. c) Die Abweichungsbegründungen zur Erfolgs- und Investitionsrechnung beschränken sich auf die Betrachtung des Saldos und werden tabel- larisch dargestellt. d) Die Nummerierung für Ziele und Massnahmen wird angepasst. e) In den Leistungsgruppenblättern wird die Reihenfolge der Rubriken angepasst.

III. Teil I erfährt folgende Anpassungen: a) Es wird ein Abschnitt Informationen zum Geschäftsbericht als Lese- hilfe für alle drei Teile eingeführt. b) Die Schwerpunkte des Regierungsrates (einschliesslich Legislatur- ziele) werden nach Politikbereichen gegliedert und mit Text- sowie Tabelleninhalten versehen. c) Auf die Darstellung der Rekursstatistik im Kapitel Allgemeiner Ge- schäftsgang wird verzichtet. d) Der Abschnitt Rechtsetzung beschränkt sich auf eine Übersicht über die vom Regierungsrat im Berichtsjahr beschlossenen Gesetze und die wichtigsten Verordnungen.

IV. Teil II erfährt folgende Anpassung: a) Das Kapitel Grundlagen für die Anträge an den Kantonsrat, bisher Teil der Finanzberichterstattung, wird hierher verschoben. b) Der Teil Behörden, Rechtspflege und andere Organisationen wird wie im KEF als Anhang dargestellt.

V. Die Direktionskapitel in Teil II werden wie folgt angepasst: a) Das Kapitel Legislaturziele wird gekürzt auf die Auflistung der Ziele und Massnahmen in Zuständigkeit der Direktion. b) Die Bemerkungen zur Investitionsrechnung gliedern sich neu in fol- gende Teile: 1) Tabelle mit bedeutenden Investitionsprojekten 2) Auflistung der Abweichungsbegründungen zwischen Rechnung und Budget für den Saldo der Investitionsrechnung c) Die Personal- und Lohnstatistik wird neu bei jeder Direktion geführt anstatt im Funktionsbereich Personal. d) Die Darstellung der parlamentarischen Vorstösse und Initiativen wird gekürzt und bei jeder Direktion geführt.

VI. Die Leistungsgruppenblätter in Teil II werden wie folgt angepasst: a) Die Hauptereignisse werden in einem kurzen Text beschrieben. b) Bei allen Entwicklungsschwerpunkten erfolgen Standmeldungen und Kommentare.

VII. Der Geschäftsbericht wird an das neue Corporate Design des Kan- tons Zürich angepasst.

VIII. Über die Weiterführung der Kurzfassung «Kanton Zürich in Kürze» wird gesondert entschieden.

IX. Die Neuerungen werden im Geschäftsbericht 2016 erstmals um- gesetzt.

X. Mitteilung an die Geschäftsleitung des Kantonsrates, die Direktio- nen des Regierungsrates und die Staatskanzlei.

Vor dem Regierungsrat Der Staatsschreiber:

Husi