Strategie Digitale Verwaltung, Projektauftrag

Auszug aus dem Protokoll des Regierungsrates des Kantons Zürich Sitzung vom 7. Dezember 2016

1183. Strategie «Digitale Verwaltung» (Projektauftrag)

Erwägungen

A. Ausgangslage Die Digitalisierung betrifft alle Lebens- und Wirtschaftsbereiche. Sie ist in den letzten Jahren immer schneller vorangeschritten. Dadurch sind auch die Ansprüche von Bevölkerung und Unternehmen bezüglich digi- taler Leistungsangebote der Verwaltung (E-Government) laufend gestie- gen. Obwohl sich die Verwaltung seit Ende der Neunzigerjahre mit E- Government befasst, zeigt das Strategiecontrolling zur E-Government- Strategie 2013–2016 (RRB Nr. 333/2013), dass die Lücke zwischen den Erwartungen der Anspruchsträger und der tatsächlichen Leistungser- bringung der Verwaltung zunehmend grösser wird, weshalb für die Verwal- tung verstärkter Handlungsbedarf bezüglich elektronischer Geschäftsab- wicklung besteht. Die anstehende Erneuerung der Ende 2016 auslaufenden E-Govern- ment-Strategie (RRB Nr. 333/2013) ist daher zum Anlass zu nehmen, die Strategieentwicklung in einen erweiterten Zusammenhang bezüglich Digi- talisierung zu stellen. Es sind eine gemeinsame Haltung zu den digitalen Herausforderun- gen zu entwickeln, Leitlinien festzulegen und eine Zielvorstellung bzw. Vision für die Digitalisierung der Verwaltung zu formulieren.

B. Ergebnisse der Vorbereitungsarbeiten Die Stabsstelle E-Government hat die Arbeiten zusammen mit der Fachgruppe E-Government (RRB Nr. 333/2016) und mit Unterstützung eines externen Partners aufgenommen. Der Regierungsrat hat zudem eine «Ad-hoc»-Steuerungsgruppe unter dem Vorsitz des Staatsschreibers und mit Vertretung aller Direktionen sowie der Stabsstelle E-Government eingesetzt. Am 24. August 2016 liess sich der Regierungsrat im Beisein der Mitglieder der Steuerungsgruppe über die allgemeine Entwicklung der Digitalisierung und über die Herausforderungen aus Sicht eines Unter- nehmens informieren. Die Stabsstelle E-Government hat zusammen mit der Fachgruppe E- Government und dem externen Partner das Arbeitspapier «Vision, Leit- linien und Stossrichtungen zur digitalen Verwaltung des Kantons Zürich» erarbeitet. Die Vision soll das auf etwa acht Jahre ausgerichtete Zielbild einer digitalen Verwaltung des Kantons Zürich festhalten. Die Leitlinien sollen die Grundsätze für die Umsetzung der Vision sowie für die Gewich-

tung und Umsetzung von Digitalisierungsvorhaben bilden. Die strategi- schen Stossrichtungen sollen mögliche Handlungsschwerpunkte zur Um- setzung der Vision aufzeigen. Sowohl die Leitlinien als auch die Stoss- richtungen beziehen sich einerseits auf verwaltungsinterne Bereiche wie z. B. Kulturwandel, Organisationsentwicklung und Leistungsfähigkeit als auch auf Bereiche, die zu einer bedürfnisgerechteren Leistungserbrin- gung für bzw. zu einem einfacheren Leistungsbezug von Bevölkerung, Wirtschaft und anderen Behörden führen. Das Arbeitspapier wurde der Steuerungsgruppe zur Begutachtung vorgelegt und war Diskussionsgrund- lage an der Klausur des Regierungsrates vom 15. September 2016. In der Diskussion hat sich das Thema Digitalisierung in der Verwaltung als facettenreich und herausfordernd gezeigt. Die Verwirklichung einer digitalen Verwaltung wird zwingend zu Veränderungen der Strukturen führen. Digitalisierung kann auch die beruflichen Ungleichgewichte be- züglich der Geschlechter oder Altersgruppen verschärfen, was bei der Umsetzung zu berücksichtigen sein wird. Eine Strategie für die digitale Verwaltung ist anzugehen, um damit eine umfassende, zielgerichtete und koordinierte Umsetzung der Digitalisie- rung in der Verwaltung sicherzustellen sowie E Government weiter voran- zutreiben. Mit der Strategie sollen insbesondere die diskutierten Stoss- richtungen für eine digitale Verwaltung konkretisiert werden: – Vereinfachung und Ausbau des digitalen Leistungsangebotes – Rahmenbedingungen für Akzeptanz, Zugänglichkeit und Durchdrin- gung bei den Anspruchsträgern verbessern – Open Government ausbauen – Digitale Partizipation fördern – Kulturwandel etablieren, digitale Fähigkeiten und Kompetenzen ent- wickeln – Digitalen Arbeitsplatz für Zusammenarbeit und Geschäftsabwicklung umsetzen – Technische Grundlagen für die Digitalisierung verbessern

C. Projektauftrag Strategie «Digitale Verwaltung» und Umsetzungsplan C.1. Projektziele Für die Digitalisierung der Verwaltung soll eine Strategie «Digitale Ver- waltung» mit konkreten Zielen für die nächsten vier Jahre erarbeitet wer- den. Ausgangslage bildet das im Rahmen der Klausur diskutierte Arbeits- papier zur Vision, den Leitlinien und den strategischen Stossrichtungen, die weiter geklärt und verdeutlicht werden sollen. Zur Strategie soll ein Umsetzungsplan erstellt werden, der die strategischen Projekte und Mass- nahmen enthält, mit denen die strategischen Ziele erreicht werden sollen.

C.2. Projektorganisation Strategie und Umsetzungsplan sollen im Rahmen eines direktions- übergreifenden Projektes unter Leitung der Staatskanzlei (Stabsstelle E-Government) erarbeitet werden. Als Projektausschusses wird die be- stehende Ad-hoc-Steuerungsgruppe unter Vorsitz des Staatsschreibers ein- gesetzt. Diese ist für die strategische Steuerung des Projektes verantwort- lich. Die fachlichen Grundlagen werden in einem Projektteam erarbei- tet. Es setzt sich aus je einer von den Direktionen und der Staatskanzlei bezeichneten Fachperson zusammen, ergänzt durch je eine Vertretung der Querschnittsbereiche Personal (Personalamt) und Informatik (KITT-Ge- schäftsstelle), und den externen Partner. Die Projektleitung und Führung des Projektteams obliegt dem Leiter der Stabsstelle E Government. C.3. Vorgehen In einem ersten Schritt sind zur Klärung und Verdeutlichung der stra- tegischen Stossrichtungen und zur Formulierung konkreter Ziele vertie- fende Gespräche mit Expertinnen und Experten sowie Fachstellen aus den Direktionen und der Staatskanzlei vorgesehen. Die je Stossrichtung in Gruppen durchgeführten Gespräche werden mit externen Fachleuten ergänzt, um auch eine Aussensicht auf die jeweilige Thematik zu erhalten. Gegebenenfalls werden zu spezifischen Sachthemen weitere Fachleute beigezogen. Gestützt auf die dadurch geschärften Ziele, wird im Winter 2016/2017 eine Umfrage bei den Direktionen und der Staatskanzlei durch- geführt, bei der Projekte und Massnahmen sowie der Mittelbedarf zur Erreichung der Ziele erhoben werden (Schritt 2). Die Auswertung der Er- hebung bildet auch die Grundlage für die Umsetzungsplanung (Schritt 3). Parallel dazu soll eine zweckmässige Umsetzungsorganisation konzipiert werden (Schritt 4). Der Regierungsrat soll zu den sich ergebenden strategischen Frage- stellungen eng einbezogen werden. So wird er die geplante Erhebung aus- lösen und in einem Zwischenbericht, voraussichtlich im März 2017, wird er über die Ergebnisse der Erhebung informiert werden. Die Strategie «Di- gitale Verwaltung 2020» und der Umsetzungsplan sollen in der Folge bis Mitte 2017 ausgearbeitet und beschlossen werden. Um die Mitarbeitenden in die mit der Digitalisierung einhergehenden Änderungen frühzeitig einzubeziehen, sind im Projektvorgehen auch Massnahmen für die interne Kommunikation vorzusehen. Zudem wird der Beizug von auf Changemanagement-Fragen und die digitale Transfor- mation spezialisierten Beraterinnen und Beratern zu prüfen sein. Für die Unterstützung durch externe Partner bei der Entwicklung der Strategie und des Umsetzungsplans sind Kosten von Fr. 90000 veranschlagt. Die dafür erforderlichen Mittel sind im Budget 2016 und im KEF 2017– 2020 der Stabsstelle E-Government eingeplant.

Dispositiv

Auf Antrag der Staatskanzlei beschliesst der Regierungsrat:

I. Die Staatskanzlei wird beauftragt, im Rahmen eines direktionsüber- greifenden Projekts unter Einbezug der Direktionen eine Strategie «Digi- tale Verwaltung» mit einem Umsetzungsplan auszuarbeiten und dem Re- gierungsrat zum Beschluss vorzulegen.

II. Die Projektorganisation für die Strategieerarbeitung wird gemäss Abs. C.2. der Erwägungen festgesetzt.

III. Mitteilung an die Direktionen des Regierungsrates und die Staats- kanzlei.

Vor dem Regierungsrat Der Staatsschreiber:

Husi