Bezirksbehörden, Umsetzung Portfolioanalyse, Zwischenbericht, Kenntnisnahme, Auftrag

Auszug aus dem Protokoll des Regierungsrates des Kantons Zürich Sitzung vom 2. Dezember 2020

1189. Bezirksbehörden, Umsetzung Portfolioanalyse (Zwischenbericht)

Erwägungen

1. Ausgangslage 2018 wurde die Beratungsgesellschaft KPMG beauftragt, im Rahmen der Studie «Bezirksbehörden Portfolioanalyse 2018» den aktuellen Mit- telbedarf in der Bezirksverwaltung zu untersuchen. Übergeordnete Ziele des Auftrags waren, für die Statthalterämter und die Bezirksratskanz- leien eine Grundlage für die Entscheide zu den erforderlichen personel- len Mitteln vorzulegen sowie Handlungsfelder für eine Optimierung und Weiterentwicklung der Bezirksbehörden vor dem Hintergrund der gegen- wärtigen Herausforderungen zu identifizieren. Die in der Folge durch- geführte Analyse durch KPMG zeigte auf, dass in den Statthalteräm- tern und Bezirksratskanzleien in verschiedenen Bereichen noch Verbes- serungspotenzial besteht. Insgesamt kam die Studie zum Schluss, dass die Bezirksverwaltung aufgrund des starken Wachstums der Anzahl Ge- schäftsfälle an ihre Grenzen stösst. Die KPMG empfahl deshalb, die bis anhin in der Bezirksverwaltung geschaffenen befristeten Aushilfsstellen in unbefristete Stellen umzuwandeln. Daneben sollten in den Statthalter- ämtern Stellen in den Bereichen Straffallbearbeitung sowie Buchhaltung und Controlling stellenneutral umverteilt werden, um den unterschied- lichen Belastungen der Statthalterämter Rechnung zu tragen. Für den Bereich der Bezirksratskanzleien wurde die Schaffung von zwei zusätz- lichen 100%-Stellen als notwendig erachtet. Gestützt auf diese Studie beauftragte der Regierungsrat die Direktion der Justiz und des Innern mit Beschluss Nr. 887/2019, zusammen mit der Bezirksverwaltung vertiefte Abklärungen zum Optimierungspotenzial bei den Bezirksbehörden vorzunehmen und ihm bis am 30. November 2020 Bericht zu erstatten. Zudem wandelte der Regierungsrat bisher be- fristete Stellen in den Stellenplänen der Bezirksratskanzleien und Statt- halterämter mit Wirkung ab 1. Januar 2020 in unbefristete Stellen um und schuf im Stellenplan der Bezirksratskanzleien mit Wirkung ab 1. Januar 2020, befristet bis 31. Dezember 2021, eine neue Stelle für eine juristische Sekretärin bzw. einen juristischen Sekretär. Begründet wurde die befristete Stellenschaffung damit, dass es angebracht erscheine, vor- erst das festgestellte Optimierungspotenzial im Detail zu analysieren und auszuschöpfen, bevor – wie in der Studie von KPMG empfohlen – im Stel- lenplan der Bezirksratskanzleien zwei neue unbefristete Stellen geschaf- fen würden.

2. Zwischenbericht Zur Berichterstattung an den Regierungsrat haben die Bezirksbehör- den einen Zwischenbericht verfasst. Dieser Zwischenbericht wird dem Regierungsrat vorliegend zur Kenntnis gebracht. Dem Zwischenbericht vom 20. November 2020 ist zu entnehmen, dass die Statthalterkonferenz und das Kollegium der Bezirksratsschreiberinnen und Bezirksratsschrei- ber zur Umsetzung der in der Analyse von KPMG dargelegten Verbesse- rungsmöglichkeiten vier Arbeitsgruppen eingesetzt haben. Die von den Arbeitsgruppen erzielten Ergebnisse präsentieren sich zusammengefasst wie folgt:

2.1 Arbeitsgruppe Produktivität Straffallbearbeitung Die Arbeitsgruppe Produktivität Straffallbearbeitung hat sich zum Ziel gesetzt, zur Sicherstellung der Qualität und Produktivität in der Straf- fallbearbeitung über alle Bezirke hinweg möglichst weitgehend Standards festzulegen. In mehreren Sitzungen hat die Arbeitsgruppe zunächst Arbeitsweisen und Prozesse verschiedener Statthalterämter miteinan- der verglichen und daraus Prozessbeschriebe für die Fallbearbeitung und den Versand erstellt. Die Statthalterkonferenz hat diese Prozessbeschriebe im Sinne von Empfehlungen an die Statthalterämter verabschiedet. Die Arbeitsgruppe hat weiter nach vertieften Vorbereitungsarbeiten und dem Aufbau eines Wissensmanagements auf der elektronischen Platt- form ZH Connect vorläufig folgende Möglichkeiten zur Produktivitäts- steigerung identifiziert: Aufteilung der zu bearbeitenden Fälle in Kanz- leifälle und Fälle, die von Adjunktinnen und Adjunkten oder Juristin- nen und Juristen bearbeitet werden, Anpassung der Ausführungstiefe der Strafbefehle, verbesserte Information der Beschuldigten mit Merkblät- tern und dadurch weniger Anfragen, eigenständiges Vorladen und Proto- kollführung durch die Adjunktinnen und Adjunkten sowie die Juristin- nen und Juristen. Anlässlich weiterer Sitzungen der Arbeitsgruppe sol- len Möglichkeiten der Effizienzsteigerung wie die Erstellung von Vorla- gen im Geschäftsverwaltungssystem Juris, die effizientere Bewirtschaftung von Juris, die Erstellung von weiteren Prozessbeschrieben und mögliche zusätzliche Digitalisierungsschritte diskutiert werden.

2.2 Arbeitsgruppe Personalressourcen Die Arbeitsgruppe Personalressourcen wurde gebildet, um die Emp- fehlungen von KPMG zur Umverteilung von Stellen zwischen den Statt- halterämtern umzusetzen. Nach einer Erhebung der Arbeitsbelastung der Statthalterämter hat die Arbeitsgruppe bisher insgesamt 3,7 Stellen stellenneutral zwischen den Statthalterämtern verschoben und rund 4000 Straffälle unter Beachtung der örtlichen Zuständigkeitsvorschrif- ten einem anderen Statthalteramt zur Bearbeitung überwiesen. Weitere Verschiebungen von Stellen sind geplant und sollen im Bereich der Statt-

halterämter bis Mitte 2021 beschlossen werden. Eine Umverteilung soll jedoch nur so lange vorgenommen werden, bis die einzelnen Ämter ange- messen dotiert sind und sie den Arbeitsanfall grundsätzlich alleine be- wältigen können.

2.3 Arbeitsgruppe Inkasso KPMG hat in ihrer Analyse grosse Produktivitätsunterschiede im Be- reich Bussenbezugsmassnahmen bzw. in den Bereichen Rechnungswesen, Controlling und Verlustscheinbewirtschaftung festgestellt. Die Arbeits- gruppe Inkasso verfolgt das Ziel, einheitliche Standards für die Qualität und Produktivität in diesen Bereichen festzulegen. Es wurden vertiefte Vorbereitungsarbeiten getätigt und Befragungen der Rechnungsführen- den aller Statthalterämter durchgeführt. Dadurch wurden verschiedene Handlungsfelder identifiziert, die in der Folge geprüft werden sollen, wie beispielsweise die Möglichkeit der Einsetzung einer Springerin oder eines Springers für das Rechnungswesen oder die Möglichkeit der Zentralisie- rung der Verlustscheinbewirtschaftung.

2.4 Arbeitsgruppe Optimierungspotenzial Bezirksratskanzleien Die Arbeitsgruppe Optimierungspotenzial Bezirksratskanzleien hat an mehreren Sitzungen die Themen und Aufgaben definiert und anhand eines Fragebogens Befragungen in den Bezirksratskanzleien durchge- führt. In der Zwischenzeit wurde mit der Auswertung der Bestandsauf- nahme und dem Vergleich der internen Organisation und Aufgabentei- lung der einzelnen Bezirksratskanzleien begonnen. Diese Arbeiten dauern noch an.

3. Weiteres Vorgehen Die bisher vorgenommenen Arbeiten haben zu einer verstärkten Ko- operation zwischen den Bezirksbehörden geführt, im Rahmen derer auch zusätzliche Möglichkeiten zur Optimierung und Weiterentwicklung der Arbeit der Bezirksbehörden erarbeitet wurden, die über die Empfehlun- gen von KPMG hinausgehen. Zudem wurde die anspruchsvolle Verschie- bung der personellen Mittelsorgfältig in die Wege geleitet. Die Projekt- arbeiten wurden gut vorangetrieben, trotz der zusätzlichen Belastung in Zusammenhang mit der Umsetzung der Covid-19-Massnahmen und einer merklichen Zunahme an Geschäften. Die begonnenen Arbeiten der Arbeitsgruppen sollen nun zunächst wei- tergeführt werden. Nach Vorliegen der Geschäftsberichte der Bezirks- ratskanzleien für das Jahr 2020 soll die Personalsituation neu geprüft und gegebenenfalls Mitte 2021 die Schaffung zusätzlicher unbefristeter Stel- len im Stellenplan der Bezirksratskanzleien beim Regierungsrat bean- tragt werden.

Dispositiv

Auf Antrag der Direktion der Justiz und des Innern beschliesst der Regierungsrat:

I. Der Zwischenbericht der Statthalterkonferenz über die Umsetzung der Portfolioanalyse vom 20. November 2020 wird zur Kenntnis genom- men.

II. Die Direktion der Justiz und des Innern wird beauftragt, zusammen mit der Bezirksverwaltung im Hinblick auf die mögliche Schaffung zu- sätzlicher Stellen im Stellenplan der Bezirksratskanzleien vertiefte Ab- klärungen zum Optimierungspotenzial vorzunehmen und dem Regie- rungsrat bis Mitte 2021 Bericht zu erstatten.

III. Mitteilung an die Direktion der Justiz und des Innern.

Vor dem Regierungsrat Die Staatsschreiberin:

Kathrin Arioli