Lohnabrechnungen, Versand, neues Vorgehen

Auszug aus dem Protokoll des Regierungsrates des Kantons Zürich Sitzung vom 14. Dezember 2016

1207. Versand Lohnabrechnungen

Erwägungen

1. Ausgangslage und Zielsetzung Der Kantonsrat regte mehrfach an, dass der Kanton elektronische Lohnabrechnungen einführen soll. Bisher konnte dies nicht umgesetzt werden, da bis Ende 2015 die Lunch-Checks mit den Lohnabrechnungen an die Mitarbeitenden versandt wurden. Am 1. Januar 2016 wurden die papiernen Lunch-Checks durch die elektronische Zahlkarte ersetzt. Somit entfällt grundsätzlich die Notwendigkeit für einen monatlichen Versand von Lohnabrechnungen an die Mitarbeitenden. Mittelfristig sollen daher die papiernen Lohnabrechnungen ganz abgeschafft und den Mitarbei- tenden nur noch in elektronischer Form zur Verfügung gestellt werden.

2. Vorgehen In einem ersten Schritt soll der Versand von Lohnabrechnungen in der kantonalen Verwaltung (Konsolidierungskreis 1) eingeschränkt und damit eine Kosteneinsparung erzielt werden. Da nach kantonalem Per- sonalrecht – im Gegensatz zum Obligationenrecht – keine zwingende Ver- pflichtung besteht, die Lohnabrechnungen den Mitarbeitenden monat- lich zuzustellen, sollen Lohnabrechnungen nur noch versandt werden, wenn sich Änderungen gegenüber dem Vormonat ergeben. Weicht der Auszahlungsbetrag im entsprechenden Lohnlauf zum Vormonat ab, wird automatisch eine Lohnabrechnung erstellt. Die Mitarbeitenden werden somit zukünftig mindestens im Dezember (einschliesslich 13. Monatslohn) und im Januar (ohne 13. Monatslohn) eine Lohnabrechnung erhalten. Da- zwischen wird nur noch eine Lohnabrechnung versandt, wenn z. B. Spe- sen ausbezahlt werden. Von dieser Massnahme nicht betroffen ist der Ver- sand des Lohnausweises jeweils Anfang Jahr. Der zweite Schritt hin zu elektronischen Lohnabrechnungen wird zu einem späteren Zeitpunkt in einem separaten Projekt evaluiert, in dem auch die Kosten erhoben werden. Es bedarf verschiedener technischer und organisatorischer Abklärungen, die dannzumal in Zusammenarbeit mit den Direktionen erfolgen werden. Institutionen und Behörden der Konsolidierungskreise 2 und 3 können sich dieser Lösung anschliessen. Eine entsprechende Mitteilung ist an das Personalamt zu richten.

3. Einsparung Der monatliche Versand der Lohnabrechnungen verursacht im Kon- solidierungskreis 1 jährliche Kosten von rund Fr. 490 000 (Fr. 170 000 für Druck und Fr. 320 000 für Versand). Werden Lohnabrechnungen nur noch bei Änderungen versandt, kann eine Aufwandsenkung von rund einem Drittel, also jährlich Fr. 160 000, in der Leistungsgruppe Nr. 4500, Personalamt, erzielt werden. Es ist zu be- achten, dass z. B. die Stundenlöhnerinnen und -löhner von dieser Mass- nahme kaum betroffen sein dürften, da sich dort häufig Änderungen er- geben. Das Gleiche gilt für Funktionen mit wechselnden Zulagen, z. B. bei der Kantonspolizei. Die Einführung von elektronischen Lohnabrechnungen in der gesam- ten Verwaltung kann vermutlich erst 2020 erfolgen, da verschiedene Fra- gen vorgängig geklärt werden müssen. Die Verringerung der papiernen Lohnabrechnungen kann jedoch mit einem vergleichsweise geringen Auf- wand zur erzielten Einsparung bereits auf den 1. April 2017 umgesetzt werden.

4. Kosten Die Umsetzung erfordert eine zusätzliche Programmierung in SAP HCM und verursacht Kosten von rund Fr. 10 000, die im Budget 2016 und im KEF 2017–2020 eingestellt sind. Mit der geplanten Lösung wird zudem sichergestellt, dass der Versand von Lohnabrechnungen weiter- hin durch die Zahlstelle 1 ausgelöst werden kann, auch wenn keine Ände- rung zum Vormonat besteht. Entsprechende Anträge können beim Per- sonalamt gestellt werden.

5. Information und Kommunikation Die Mitarbeitenden werden im März 2017 zusätzlich zur Lohnabrech- nung ein Informationsschreiben über die Umstellung erhalten. Zusätz- lich wird diese Information im Intranet aufgeschaltet.

Dispositiv

Auf Antrag der Finanzdirektion beschliesst der Regierungsrat:

I. Den Mitarbeitenden des Konsolidierungskreises 1 wird ab 1. April 2017 eine Lohnabrechnung grundsätzlich nur noch dann zugestellt, wenn sich der Auszahlungsbetrag im Vergleich zum Vormonat verändert hat.

II. Die Finanzdirektion wird beauftragt, diese Lösung im Sinne der Er- wägungen umzusetzen.

III. Die Rechtspflege, Behörden und selbstständigen Anstalten der Kon- solidierungskreise 2 und 3 werden eingeladen, sich dieser Lösung anzu- schliessen.

IV. Mitteilung an – die Direktionen des Regierungsrates und die Staatskanzlei, – die Vereinigten Personalverbände des Kantons Zürich (Peter Reinhard, Präsident VPV, c/o EVP ZH, Josefstrasse 32, 8005 Zürich), – die Finanzkontrolle, – den kantonalen Ombudsmann, – den Datenschutzbeauftragten, – die Parlamentsdienste des Kantonsrates, – die Verwaltungskommission der Gerichte (c/o Obergericht des Kantons Zürich, Postfach 2401, 8021 Zürich), – die Hochschulen der Zürcher Fachhochschule, – die Universität, Rektorat, Künstlergasse 15, 8001 Zürich, – das Universitätsspital, Spitaldirektion, Rämistrasse 100, 8091 Zürich, – das Kantonsspital Winterthur, Spitaldirektion, Brauerstrasse 15, 8401 Winterthur, – das Zentrum für Gehör und Sprache Zürich, Frohalpstrasse 78, 8038 Zürich – die BVG- und Stiftungsaufsicht des Kantons Zürich (BVS), Neumühlequai 10, 8090 Zürich, – die Gebäudeversicherung, Direktion, Thurgauerstrasse 56, Postfach, 8050 Zürich.

Vor dem Regierungsrat Der Staatsschreiber:

Husi