Kantonspolizei, Ersatzbeschaffung IT-Arbeitsplatz-Hardware sowie Hardware-Dienstleistungen, gebundene Ausgabe, Vergabe

Auszug aus dem Protokoll des Regierungsrates des Kantons Zürich Sitzung vom 5. Februar 2025

122. Kantonspolizei, Ersatzbeschaffung IT-Arbeitsplatz-Hardware sowie Hardware-Dienstleistungen (gebundene Ausgabe, Vergabe)

Erwägungen

A. Ausgangslage Die mit RRB Nrn. 94/2019 und 208/2023 beschaffte IT-Arbeitsplatz- Hardware (Notebooks und Desktopcomputer) der Kantonspolizei (Kapo) mit Gesamtausgaben von 10,1 Mio. Franken soll altersbedingt ersetzt werden.

B. Beschaffung und Vergabe Für die Vorbereitungen (Konzepte, Pflichtenheft, Ausschreibung) hat die Sicherheitsdirektion mit Ausgabenbewilligung vom 20. Dezember 2023 eine einmalige gebundene Ausgabe von Fr. 900 000 bewilligt. Im Rahmen der Ausschreibung wurde ein Unternehmen gesucht, das den altersbedingten Ersatz der IT-Arbeitsplatz-Hardware (u. a. PC, Note- book, Bildschirme, Tastatur, Maus, Dockingstation) liefern sowie Hard- ware-Dienstleistungen (z. B. Installation, Inventarisierung, Störungs- management, Deinstallation, Entsorgung) für den Betrieb zur Verfügung stellen soll. Es ist ein Rahmenvertrag mit einer Mindestlaufzeit von drei Jahren (2025 bis Ende 2027) ohne Bezugspflicht der Kapo vorgesehen, der sich ohne Kündigung automatisch um je ein weiteres Jahr, bis auf eine Vertragslaufzeit von längstens fünf Jahren (bis Ende 2029), verlän- gern kann. Gestützt auf diesen Rahmenvertrag soll ein analoger Projekt- und Servicevertrag abgeschlossen werden. Auf der Grundlage des Pflichtenheftes wurden zwei gültige Angebote eingereicht. Das Angebot der dplan AG, Solothurn, vom 9. August 2024 erfüllt sämtliche Eignungskriterien und ist das vorteilhafteste, weshalb dieser Anbieterin, gestützt auf Art. 41 der Interkantonalen Vereinbarung über das öffentliche Beschaffungswesen (LS 720.1), der Zuschlag zu er- teilen ist. Die Vergabesumme mit einem gegenüber der Ausschreibung leicht reduzierten Mengenbedarf der Kapo beträgt für eine dreijährige Vertragslaufzeit bis Ende 2027 Fr. 7 141 177 und kann sich für Unvor- hergesehenes um Fr. 718 823 auf Fr. 7 860 000 bzw. bei einer fünfjährigen Vertragslaufzeit bis längstens Ende 2029 von Fr. 7 755 511 um Fr. 784 489 auf insgesamt Fr. 8 540 000 erhöhen.

Die Vergabesumme setzt sich wie folgt zusammen: Vergabeübersicht Investitions­ Erfolgs­ Total Total (Beträge in Franken, einschliesslich MWSt) rechnung rechnung für 3 Jahre für 5 Jahre (einmalige (jährliche Auf- (Mindest­ (bis Ende Ausgaben) wendungen) vertragslauf- 2029) zeit bis Ende 2027) dplan AG, Solothurn; Angebot vom 9. August 2024 – Ersatz von rund 3800 Notebooks/PC mit 2 841 756 2 841 756 2 841 756 Zubehör sowie rund 480 Monitoren 2025 – Rollout, Entsorgung, Betriebsübergabe, 516 379 516 379 516 379 Projektleitung – Optionen (u. a. Garantieverlängerungen) 22 701 22 701 22 701 – Zusätzliche Dienstleistungen nach 158 527 158 527 158 527 Aufwand (u. a. Rollout-Ergänzungen) – Servicekosten (z. B. Basis-Services, 254 209 762 627 1 271 045 Incident-Management, Request-Fulfilment) – Zusätzliche Dienstleistungen 52 958 158 874 264 790 (u.a. Fachspezialist/innen nach Aufwand) – Rollender Ersatz von rund 1050 Note- 2 680 313 2 680 313 2 680 313 books/PC mit Zubehör sowie rund 4710 Monitoren 2026–2029 (Schätzung) Vergaberelevantes Zwischentotal 6 219 676 307 167 7 141 177 7 755 511 Unvorhergesehenes/Rundung/Teuerung 620 324 32 833 718 823 784 489 Vergabesumme dplan AG 6 840 000 340 000 7 860 000 8 540 000 Eraneos Switzerland AG, Zürich; Angebot vom 1. November 2024 – Externe Projektbegleitung 217 930 217 930 217 930 swiss-support.net GmbH, Neerach; Angebot vom 23. Januar 2025 – Schnittstellen zu den Service-Manage- 108 284 108 284 108 284 ment- und Software-Verteilungsapplika- tionen Zwischentotal zwei weitere Lieferanten 326 214 326 214 326 214 Unvorhergesehenes/Rundung/Teuerung 33 786 33 786 33 786 Vergabesumme zwei weitere Lieferanten 360 000 360 000 360 000 Gesamte Vergabesumme 7 200 000 340 000 8 220 000 8 900 000

Die Vergaben an die Eraneos Switzerland AG, Zürich, für die externe Projektbegleitung sowie an die swiss-support.net GmbH, Neerach, für die Schnittstellen zu den Service-Management- und Software-Vertei- lungsapplikationen fallen gestützt auf § 34 in Verbindung mit § 39 lit. a der Finanzcontrollingverordnung (LS 611.2) in die Kompetenz der Sicher- heitsdirektion bzw. der Kapo.

C. Gebundene Ausgaben für den IT-Arbeitsplatz für die fünf- jährige Vertragsdauer von 2025 bis Ende 2029 Die Kosten für den Ersatz der IT-Arbeitsplatz-Hardware sowie die Hardware-Dienstleistungen für eine Vertragslaufzeit von insgesamt längstens fünf Jahren (bis Ende 2029) setzen sich wie folgt zusammen: Kostenübersicht Investitions­ Erfolgs- Total (Beträge in Franken, einschliesslich MWSt) rechnung rechnung für 5 Jahre (einmalige (jährliche Auf­ (bis Ende 2029) Ausgaben) wendungen) Ausgabenbewilligung der Sicherheitsdirektion vom 20. Dezember 2023 – Vorbereitung Ersatzbeschaffung 582 185 63 563 900 000 für IT-Arbeitsplatz dplan AG, Solothurn; Angebot vom 9. August 2024 – Ersatz von rund 3800 Notebooks/PC mit 3 539 363 3 539 363 Zubehör sowie rund 480 Monitoren 2025 (u. a. mit Rollout, Entsorgung, Betriebsüber­ gabe, Projektleitung; Optionen; zusätzlichen Dienstleistungen nach Aufwand) – Servicekosten (z. B. Basis-Services, Incident- 254 209 1 271 045 Management, Request-Fulfilment) – Zusätzliche Dienstleistungen 52 958 264 790 (u. a. Fachspezialist/innen nach Aufwand) – Rollender Ersatz von rund 1050 Notebooks/PC 2 680 313 2 680 313 mit Zubehör sowie rund 4710 Monitoren 2026–2029 (Schätzung) Zwischentotal Rollout und Betrieb 6 840 000 340 000 8 540 000 Eraneos Switzerland AG, Zürich; Angebot vom 1. November 2024 – Externe Projektbegleitung 217 930 217 930 swiss-support.net GmbH, Neerach; Angebot vom 23. Januar 2025 – Schnittstellen zu den Service-Management- 108 284 108 284 und Software-Verteilungsapplikationen Unvorhergesehenes/Rundungen/Teuerung 33 786 33 786 Total Ausgaben 7 782 185 403 563 9 800 000

Sämtliche Ausgaben sind zur Erfüllung von gesetzlich vorgeschrie- benen Aufgaben (u. a. aus Polizeigesetz [LS 550.1]) zwingend erforderlich und gelten deshalb als gebundene Ausgabe im Sinne von § 37 Abs. 2 lit. a des Gesetzes über Controlling und Rechnungslegung (LS 611). Die Be- träge werden der Leistungsgruppe Nr. 3100, Kantonspolizei, belastet.

Die Ausgaben für die Ersatzbeschaffung der IT-Arbeitsplätze betra- gen insgesamt Fr. 7 782 185 und werden der Investitionsrechnung belas- tet. Von diesem Betrag wurden die bisher angefallenen Ausgaben von insgesamt Fr. 300 495 den Rechnungen 2022 bis 2024 belastet und der Restbetrag von Fr. 7 481 690 kann im Budget 2025 (rund 3,9 Mio. Fran- ken) sowie im Konsolidierten Entwicklungs- und Finanzplan (KEF) 2025–2028, Planjahre 2026–2028 (je rund 0,9 Mio. Franken), kompensiert werden. Der Betrag für das Planjahr 2029 (rund 0,9 Mio. Franken) ist im KEF einzustellen. Die Aufwendungen für die Hardware-Dienstleistungen betragen jähr- lich Fr. 403 563 bzw. insgesamt Fr. 2 017 815 und werden der Erfolgsrech- nung belastet. Die bisher angefallenen Aufwendungen von Fr. 246 514 wurden den Rechnungen 2022 bis 2024 belastet und der Restbetrag von Fr. 1 771 301 ist im Budget 2025 sowie im KEF 2025–2028 enthalten. Der Betrag für das Planjahr 2029 ist im KEF einzustellen. Die Kapitalfolgekosten betragen jährlich rund Fr. 1 585 700, davon rund Fr. 1 556 500 für Abschreibungen und rund Fr. 29 200 für Zinsen. Es fallen keine weiteren Folgeausgaben an. Mit Ausgabenbewilligung der Sicherheitsdirektion vom 20. Dezember 2023 wurde für alle Vorbereitungen (Konzepte, Pflichtenheft, Ausschrei- bung) eine einmalige gebundene Ausgabe von Fr. 900 000 bewilligt. Diese Ausgabenbewilligung ist Teil der zu bewilligenden Gesamtausgabe von Fr. 9 800 000 und ist somit aufzuheben. Das Vorhaben wurde mit dem Amt für Informatik (AFI) und dem Gremium Operative Informatiksteuerung (OIS) abgestimmt (u. a. anläss- lich der AFI-Sitzung vom 5. Juli 2023 und der OIS-Sitzung vom 16. Ja- nuar 2025). Es gab keine Einwände. Das Projektcontrolling wird durch die Abteilung IT-Steuerung der Kapo sichergestellt.

Dispositiv

Auf Antrag der Sicherheitsdirektion beschliesst der Regierungsrat:

I. Für die Ersatzbeschaffung der IT-Arbeitsplatz-Hardware sowie für Hardware-Dienstleistungen bei der Kantonspolizei für eine Vertrags- laufzeit bis längstens Ende 2029 wird eine gebundene Ausgabe von ins- gesamt Fr. 9 800 000 zulasten der Leistungsgruppe Nr. 3100, Kantons- polizei, bewilligt. Davon gehen Fr. 7 782 185 zulasten der Investitions- rechnung und Fr. 2 017 815 zulasten der Erfolgsrechnung.

II. Der Auftrag für die Ersatzbeschaffung der IT-Arbeitsplatz-Hard- ware sowie für Hardware-Dienstleistungen für eine dreijährige Mindest- vertragslaufzeit bis Ende 2027 wird gemäss Angebot vom 9. August 2024 zu insgesamt Fr. 7 141 177 an die dplan AG, Solothurn, vergeben. Die Vergabesumme kann sich bei einer Verlängerung der Vertragslaufzeit bis längstens Ende 2029 sowie für Unvorhergesehenes auf insgesamt Fr. 8 540 000 erhöhen.

III. Die Kantonspolizei wird ermächtigt, mit der dplan AG, Solothurn, einen Rahmenvertrag sowie einen Projekt- und Servicevertrag für die Ersatzbeschaffung der IT-Arbeitsplatz-Hardware gemäss Erwägung B abzuschliessen.

IV. Die Ausgabenbewilligung der Sicherheitsdirektion vom 20. De- zember 2023 für alle Vorbereitungen (Konzepte, Pflichtenheft, Ausschrei- bung) wird aufgehoben.

V. Dieser Beschluss ist bis zur Veröffentlichung des Zuschlags auf simap.ch nicht öffentlich.

VI. Mitteilung an die Finanzdirektion und die Sicherheitsdirektion.

Vor dem Regierungsrat Die Staatsschreiberin:

Kathrin Arioli