Regelung des Verfahrens der vorgezogenen Zahlungsfreigabe Hochbau, Umsetzung

Auszug aus dem Protokoll des Regierungsrates des Kantons Zürich Sitzung vom 19. November 2014

1220. Regelung des Verfahrens der vorgezogenen Zahlungsfreigabe Hochbau

Erwägungen

1. Ausgangslage Am 31. Mai 2010 wurde die Motion KR-Nr. 152/2010 betreffend «Das Gewerbe soll nicht länger Bank sein müssen – Massnahmen zur Fest- legung der Zahlungsfristen durch die öffentliche Hand auf maximal 30 Tage» eingereicht. Mit Beschluss Nr. 1385/2010 beantragte der Regierungsrat dem Kan- tonsrat, die Motion nicht zu überweisen. Gleichzeitig erklärte er sich be- reit, den Vorstoss als Postulat entgegenzunehmen. In seiner Stellung- nahme hielt der Regierungsrat fest, dass Zahlungsfristen von 30 Tagen vor allem im Baubereich eine Herausforderung darstellen. Er beauftragte deshalb die Baudirektion, mittels eines Organisationsprojekts sicherzu- stellen, dass die Zahlungsfristen für Rechnungen im Bauwesen verkürzt werden. Die Weisungen des Eidgenössischen Finanzdepartements über die Festsetzung der Zahlungsfristen des Bundes bei Mitgliedern der Ko- ordinationskonferenz der Bau- und Liegenschaftsorgane der öffentlichen Bauherren (KBOB), die der Bundesverwaltung angehören, sollen dabei als Referenz beigezogen werden. Entgegen dem Antrag des Regierungs- rates überwies der Kantonsrat die Motion am 7. März 2011 zur Bericht- erstattung und Antragsstellung an die Kommission für Wirtschaft und Abgaben (WAK). Das Organisationsprojekt der Baudirektion führte in der Folge zu Mass- nahmen, welche die Durchlaufzeiten von Rechnungen im Hoch-, Tief- und Wasserbau verkürzen, sodass für Rechnungen, die direkt bei der Ver- waltung eingehen (direkte Rechnungen), Zahlungsfristen von 30 Tagen eingehalten werden können. Für Rechnungen, die bei beauftragten Drit- ten zur Vorprüfung eingehen (indirekte Rechnungen), ist eine Verkürzung der Zahlungsfrist auf 45 Tage erreichbar. Aufgrund der Immobilienor- ganisation des Kantons Zürich ist zur Erreichung dieser Zahlungsfristen im Hochbaubereich die Einführung eines Verfahrens der vorgezogenen Zahlungsfreigabe Hochbau nötig. Dieses Verfahren sieht vor, dass die Zahlung der Rechnungen unmittelbar nach der Prüfung und Anweisung durch das Hochbauamt erfolgt. Die Prüfung, Anweisung und endgütige Verbuchung durch die für die Liegenschaften verantwortlichen Einhei- ten (kostentragende) soll nachgelagert werden.

Mit Beschluss vom 29. Januar 2014 unterbreitete der Regierungsrat dem Kantonsrat die Vorlage 5060 zur Erledigung der Motion KR-Nr. 152/2010. Da eine Regelung auf Gesetzesstufe nicht sachgerecht ist, beantragt der Regierungsrat, nicht auf die in Erfüllung der Motion vorgelegte Änderung des Gesetzes über Controlling und Rechnungslegung (CRG) einzutre- ten. Die Zahlungsfristen sollten vielmehr stufengerecht im Handbuch für Rechnungslegung (vgl. Ziff. 5.4.2) mit Gültigkeit ab 2015 verbindlich ge- regelt werden, womit sich eine Änderung des CRG erübrigt. Gestützt auf die Ergebnisse des Organisationsprojektes der Baudirektion, sieht die Regelung vor, dass Rechnungen für Leistungen innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt bezahlt werden. Erfordert die Rechnung für eine Bauleistung eine externe Vorprüfung, beträgt die Zahlungsfrist längstens 45 Tage. Die Details des Verfahrens der vorgezogenen Zahlungsfreigabe Hoch- bau sollten in einem Projekt der Baudirektion mit der Finanzdirektion und den für die Liegenschaften zuständigen Einheiten (kostentragende Direktionen und Institutionen) erarbeitet werden. Die Baudirektion hat in Zusammenarbeit mit der Finanzdirektion und in Abstimmung mit der Finanzkontrolle ein Prozesshandbuch zur Um- setzung der vorgezogenen Zahlungsfreigabe Hochbau verfasst. Die be- troffenen Stellen der Direktionen, der Staatskanzlei, der selbstständigen Anstalten, der Gerichte und der Behörden hatten dabei Gelegenheit mitzuwirken.

2. Eckpunkte des Verfahrens Das Verfahren wird durch das Prozesshandbuch «Vorgezogene Zah- lungsfreigabe Hochbau» beschrieben und durch die kantonale Software für den Kreditorenworkflow dipsIN unterstützt. Die wichtigsten Eck- werte des Verfahrens für die unselbstständigen Rechnungsstellen (mit kantonalem SAP wie beispielsweise der Gesundheitsdirektion) sind: – Die Kreditorenrechnungen für bauliche Massnahmen unter der Lei- tung des Hochbauamts werden direkt an das Hochbauamt adressiert, bei gleichzeitiger Angabe des Projektes/Auftrags und der kostentra- genden Direktion oder Institution (gemäss Vertrag). – Das Hochbauamt prüft die Kreditorenrechnungen formell und ma- teriell und weist sie via dipsIN zur Zahlung an. Es trägt somit die alleinige Verantwortung für die vertragsgerechte, leistungsgerechte, fristgerechte sowie mehrwertsteuer- und sozialversicherungskonforme Zahlung. Die Zahlungen werden einem Durchlaufkonto im Hoch- bauamt belastet. – Die Transaktionskosten der Belegverarbeitung werden vom kantona- len Buchungszentrum vollständig dem Hochbauamt belastet.

– Die kostentragenden Direktionen und Institutionen erhalten pro Kredi- torenrechnung einen elektronischen Vorschlag zur Kostenübernahme mit Kontierungsvorschlag und den notwendigen elektronischen Be- legen. Nach der formellen und materiellen Prüfung durch die kosten- tragenden Direktionen und Institutionen können diese Vorschläge, so- weit erforderlich mit angepasster Kontierung, angenommen oder aber, wenn die Voraussetzungen gegeben sind, zur Korrektur an das Hoch- bauamt zurückgewiesen werden. Die Annahme via dipsIN führt zur Entlastung des Durchlaufkontos im Hochbauamt und zur kostenge- rechten Verbuchung bei der kostentragenden Direktion oder Institu- tion. – Rückweisungen durch kostentragende Direktionen oder Institutionen werden durch das Hochbauamt unverzüglich behandelt und bei Be- darf die notwendigen Korrekturen vorgenommen. – Die offenen Posten für noch nicht erfolgte Kostenübernahmen werden vom Hochbauamt laufend überwacht und kostentragende Direktion und Institutionen mit Verzug werden an die offenen Posten erinnert. – Der kantonale Terminplan für den Jahresabschluss definiert die Ter- mine, die nach dem Verfahren der vorgezogenen Zahlungsfreigabe Hochbau für den Jahresabschluss bedeutsam sind. – Die kostentragenden Direktionen und Institutionen bleiben verant- wortlich für Antrag, Überwachung und Abrechnung der Verpflichtungs- kredite bzw. Ausgabenbewilligungen sowie für die korrekte Rechnungs- legung. Für selbstständige Rechnungsstellen (ohne kantonales SAP wie bei- spielsweise das Universitätsspital Zürich) gilt ein angepasster analoger Prozess, der ebenfalls durch dipsIN unterstützt wird.

3. Inkrafttreten des Verfahrens Gemäss Vorlage 5060 und Entwurf für das Handbuch für Rechnungs- legung 2015 gelten die neuen Zahlungsfristen ab dem Rechnungsjahr 2015. Ab diesem Zeitpunkt werden nur noch Verträge mit den neuen, kür- zeren Zahlungsfristen abgeschlossen. Ab diesem Datum wird auch das Verfahren der vorgezogenen Zah- lungsfreigabe Hochbau angewendet ohne Unterschied, ob es sich um Rechnungen handelt, die auf alten Verträgen mit längeren Zahlungsfris- ten oder auf neuen Verträgen mit den kürzeren Zahlungsfristen beruhen. Diese Regelung dient der Vereinfachung des Umstellungsprozesses und ist zugunsten der Lieferanten.

4. Nutzen und Wirtschaftlichkeit des Verfahrens Das vorrangige Ziel des Verfahrens der vorgezogenen Zahlungsfrei- gabe Hochbau ist, dass die neuen, verkürzten Zahlungsfristen auch im Hochbaubereich eingehalten werden können. Daneben ist in folgenden Bereichen mit einer Effizienzsteigerung zu rechnen: – Entlastung der kostentragenden Direktionen und Institutionen durch die Belieferung mit elektronischen Buchungsvorschlägen und Belegen sowie durch die Übernahme der Kosten für dipsIN-Transaktionen durch das Hochbauamt. – Entlastungen und Belastungen im kantonalen Buchungszentrum hal- ten sich die Waage. Die Umstellung auf die elektronische Belegver- arbeitung bewirkt zwar eine Entlastung. Gleichzeitig erhöht sich aber auch das Belegvolumen um rund 10 000 Rechnungen, die bisher nicht über das Buchungszentrum abgewickelt worden sind. – Mehrbelastung des Hochbauamts durch höhere Anforderungen an die Rechnungsprüfung, die neue Erstverbuchung auf den Durchlaufkon- ten, die Übernahme der anfallenden Kosten für dipsIN-Transaktionen und die neue laufende Überwachung der Durchlaufkonten. – Entlastung des Hochbauamtes und der kostentragenden Direktionen und Institutionen bei Anfragen von Lieferanten, da unbezahlte Rech- nungen fortan alleine in die Verantwortung des Hochbauamtes fallen. Das Generalsekretariat der Baudirektion hat eine Ausgabe von Fr. 60 000 für die notwendigen Anpassungen von dipsIN bewilligt. Die Anpassungen werden vom Buchungszentrum der Finanzverwaltung be- reits entsprechend umgesetzt.

5. Überwachung der Einhaltung der Zahlungsfristen Die Zahlungsfristen im Baubereich und ihre Einhaltung haben in den letzten Jahren grosse politische Beachtung erfahren, was zu entsprechen- den politischen Vorstössen geführt hat. Dies legt eine laufende Überwa- chung und Berichterstattung mittels geeigneter Indikatoren nahe. Die WAK, der Ombudsmann und die Finanzkontrolle haben sich ebenfalls dahingehend geäussert. Da die Einhaltung der Zahlungsfristen vor allem im Baubereich eine Herausforderung darstellt, wird die Baudirektion im Geschäftsbericht und im Konsolidierten Entwicklungs- und Finanzplan für die betroffenen Leistungsgruppen mindestens einen Wirtschaftlichkeitsindikator über die Einhaltung der Zahlungsfristen einführen.

Dispositiv

Auf Antrag der Baudirektion beschliesst der Regierungsrat:

I. Die vorgezogene Zahlungsfreigabe Hochbau wird ab dem Rech- nungsjahr 2015 umgesetzt.

II. Mitteilung an – die Direktionen des Regierungsrates, – die Staatskanzlei, – die Geschäftsleitung des Kantonsrates, – die Verwaltungskommission der kantonalen Gerichte (c/o Obergericht des Kantons Zürich, Postfach 2401, 8021 Zürich), – die Finanzkontrolle, – die kantonale Ombudsperson, – den Datenschutzbeauftragten, – die Zürcher Fachhochschulen, – die Gebäudeversicherung des Kantons Zürich, Direktion, Thurgauerstrasse 56, Postfach, 8050 Zürich, – die Sozialversicherungsanstalt des Kantons Zürich, Röntgenstrasse 17, Postfach, 8087 Zürich, – das Universitätsspital Zürich, Spitaldirektion, Rämistrasse 100, 8091 Zürich, – das Kantonsspital Winterthur, Spitaldirektion, Brauerstrasse 15, 8401 Winterthur, – die Universität Zürich, Rektorat, Künstlergasse 15, 8001 Zürich, – die Zentralbibliothek, Zähringerplatz 6, 8001 Zürich.

Vor dem Regierungsrat Der Staatsschreiber:

Husi