Personalpolitische Schwerpunkte 2016–2019, Festlegung

Auszug aus dem Protokoll des Regierungsrates des Kantons Zürich Sitzung vom 14. Dezember 2016

1231. Personalpolitische Schwerpunkte 2016–2019

Erwägungen

1. Ausgangslage Die kantonale Personalpolitik wird vom Regierungsrat bestimmt. Die massgebenden Grundsätze dazu sind in § 5 des Personalgesetzes (PG; LS 177.10) beschrieben. Mit den Legislaturzielen sowie den zugehörigen Massnahmen werden die verschiedenen Handlungsfelder priorisiert und durch die Ausarbeitung von personalpolitischen Schwerpunkten noch ver- feinert. Die massgeblichen Legislaturziele 10.1 und 10.2 geben eine ziel- orientierte, adressatengerechte und wirtschaftliche Aufgabenerfüllung durch die kantonale Verwaltung sowie die zielorientierte und datenschutz- konforme Erweiterung der Datennutzung mittels neuer Technologie in Schlüsselbereichen vor. Zuletzt wurde für 2012–2015 eine Personalstrategie festgelegt (RRB Nr. 772/2012). Von den darin vorgesehenen sieben Massnahmen konnten zwei vollumfänglich umgesetzt werden (Schulung der Vorgesetzten über Führungsinstrumente und direktionsübergreifende Kadernachwuchsför- derung). Die weiteren Massnahmen wurden teilweise in die Weiterent- wicklung der HR-Informatik übergeführt (Bereitstellung von Personal- führungskennzahlen, Erarbeiten einer Personal-Informatik-Strategie; vgl. RRB Nr. 911/2016) oder mussten – nach Erarbeitung von Detailkonzep- ten (z. B. Betriebliches Gesundheitsmanagement oder Arbeitgebermarke- ting) – aus Kostengründen sistiert werden. Es hat sich gezeigt, dass die früheren Personalstrategien (seit 2003) ins- gesamt zu umfangreich waren und die Belastungen der Verwaltungsein- heiten durch Unvorhergesehenes, das Tagesgeschäft und andere Projekte nicht in ausreichendem Masse berücksichtigt wurden.

2. Personalpolitische Schwerpunkte 2016–2019 Bei der Erarbeitung der personalpolitischen Schwerpunkte 2016–2019 wurde daher eine strenge Priorisierung der anstehenden Herausforderun- gen mit Blick auf die Legislaturziele vorgenommen. Auch die aus den frü- heren Personalstrategien noch verbliebenen Massnahmen wurden entspre- chend einbezogen. Mit der Beschränkung auf drei Massnahmen und dem Zurückstellen von weiteren strategischen Handlungsfeldern soll sicher-

gestellt werden, dass – insbesondere neben den aufwendigen Arbeiten an den Projekten der HR-IT-Weiterentwicklung – eine zeitgerechte Ver- wirklichung mit den bestehenden Mitteln möglich ist. Durch die gewählten Massnahmen und die Umsetzung der HR-IT-Wei- terentwicklung werden die erwähnten Legislaturziele unterstützt.

3. Vorgehen und Gültigkeit Die personalpolitischen Schwerpunkte gelten für die Direktionen und die Staatskanzlei. Sie müssen sich daher auf diejenigen Themen beschrän- ken, die direktionsübergreifend definiert und umgesetzt werden können und sollen. Entsprechend wurden in verschiedenen Workshops vom Per- sonalamt zusammen mit den Personalverantwortlichen der Direktionen sowie der Staatskanzlei zunächst eine Auslegeordnung der anstehenden Themenbereiche erstellt und daraus die gemeinsamen Bedürfnisse heraus- gefiltert. Diese wurden priorisiert und die drei dringlichsten Massnahmen anschliessend diskutiert und verfeinert. Der Entwurf wurde den Direk- tionen und der Staatskanzlei zur Vernehmlassung unterbreitet und von allen Vernehmlassungsteilnehmenden positiv bewertet.

4. Massnahmen

4.1. HR 2020 Die grosse Zahl an unterschiedlichsten Aufgaben und Funktionen stellt sowohl eine Herausforderung als auch eine Chance für die Arbeit im Be- reich Human Resources (HR) dar. Den vielfältigen Anforderungen wird durch die dezentrale Organisation im HR-Bereich Rechnung getragen. Gleichzeitig ist aber auch darauf zu achten, dass die Einheitlichkeit in der Anwendung des kantonalen Personalrechts gewahrt und Synergien durch Standardisierungen und technische Hilfsmittel bestmöglich genutzt wer- den. Mit einem gemeinsamen Verständnis über beabsichtigte Wirkung, de- finierte Aufgaben und Rollen soll die Grundlage für automatisierte Stan- dardprozesse insbesondere bei Massengeschäften wie z. B. Unfallmeldun- gen, Mutterschaftsentschädigungen, EO usw. geschaffen werden, damit die Effektivität und Effizienz in der Personalarbeit verstärkt werden kann. Als Folge ist eine Verschiebung des Mitteleinsatzes auf die Beratung und Unterstützung der Führungskräfte zu erwarten. Die Gemeinsamkeiten sollen wo möglich genutzt und die Unterschiedlichkeit wo nötig gewahrt werden. Dazu braucht es geeignete Gefässe für die Zusammenarbeit und einen institutionalisierten Austausch. Darüber hinaus ist der Kommunika- tion mit den Anspruchsgruppen die notwendige Beachtung zu schenken.

Ziel Optimierung der Arbeit im Bereich HR beim Kanton Zürich und Aus- richtung auf die zukünftigen Herausforderungen. Massnahmen – Ist-Aufnahme und Analyse aller Aufgaben im Bereich HR – Beschreibung von Aufgaben/Kompetenzen/Verantwortung der Rollen im Bereich HR – Erarbeiten eines elektronischen Handbuchs mit Beispielen für Best Practice Strategische Messgrössen – Elektronisches Handbuch – Definition der Kommunikationsgefässe im Bereich HR und von Infor- mationsgefässen mit den Anspruchsgruppen – Implementierung eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP) Termine – Beginn: 1. Quartal 2017 – Ende: 1. Quartal 2019

4.2. Stellenplan als internes Steuerungsinstrument Heute wird der Personalaufwand einerseits durch die vom Regierungs- rat bewilligten und damit im Stellenplan festgesetzten Stellen und an- derseits durch das vom Kantonsrat bewilligte Budget gesteuert. Diese doppelte Steuerung des Personalaufwands ist unnötig, umständlich und aufwendig. In allen anderen Sachbereichen erfolgt deshalb bereits heute die Steuerung des Aufwands ausschliesslich über das Globalbudget. Ziel Die Neuregelung soll den flexiblen Einsatz der Mittel ermöglichen und geeignete Controllinginstrumente enthalten. Der Aufwand für die Steue- rung des Personalaufwands soll durch eine einfach handhabbare Lösung verringert werden. Massnahmen – Definition der zukünftigen Steuerung und Kontrolle des Personalauf- wands – Anpassung des Personalrechts Strategische Messgrösse – Personalrechtliche Anpassungen sind getroffen oder beantragt. Termine – Beginn: 1. Quartal 2017 – Ende: 4. Quartal 2018

4.3. Kompetenzmodell 2020 Die Komplexität der Aufgaben, die veränderten gesellschaftlichen Er- wartungen, die fortschreitende Digitalisierung, die veränderten Zusam- menarbeitsformen sowie die Sicherstellung einer flexiblen und effizien- ten Leistungserbringung stellen hohe Anforderungen an die Entwick- lungsfähigkeit der kantonalen Verwaltung und der Mitarbeitenden. Um diesen Anforderungen gewachsen zu sein, ist die Leistungskultur beim Arbeitgeber Kanton durch Schaffung eines leistungsfördernden Umfel- des und Einforderung von Selbstverantwortung zu stärken. Dafür ist na- mentlich eine umfassende Vertrauens- und Feedbackkultur notwendig. Grundlage dazu ist die konsequente Förderung der entsprechenden Kom- petenzen bei Mitarbeitenden und Kader. Das bestehende Modell soll über- arbeitet werden. Die Zusammenstellung der zentralen funktionsbezogenen Kompeten- zen in einem weiterentwickelten Kompetenzmodell bildet den Bezugs- rahmen für die Instrumente und Anwendungen in der Führungsarbeit, die Personalprozesse und die Aus- und Weiterbildung. Die Anpassung die- ser Instrumente erfolgt in einem nächsten Schritt. Mit Blick auf die He- rausforderungen durch die Digitalisierung stellt das neue Kompetenzmo- dell lediglich eine der zur Bewältigung der Herausforderung notwendigen Massnahmen mit Bezug zum Personal dar. Ziel Das Kompetenzmodell des Arbeitgebers Kanton Zürich schafft gute Rahmenbedingungen für die Leistungskultur und fördert die direktions- übergreifende Vernetzung sowie die effiziente Leistungserbringung. Es stellt auch für die Zukunft eine den gesellschaftlichen Erwartungen ent- sprechende Aufgabenerfüllung sicher. Massnahmen – Es wird ein grundsätzlich verbindliches Kompetenzmodell erarbeitet und eingeführt. – Die Linienvorgesetzten sind geschult und mit der Anwendung ver- traut. Strategische Messgrösse – Das Kompetenzmodell liegt vor. Termine – Beginn: 1. Quartal 2018 – Ende: 1. Quartal 2019

5. Kosten Für die Erarbeitung der Massnahmen sollen Personen aus unterschied- lichen Funktionen und Verwaltungseinheiten beigezogen werden, um einerseits auf die vorhandenen Fachkenntnisse und Erfahrungen abzu- stellen und anderseits den Einbezug der massgeblichen Anspruchsgruppen sicherzustellen. Durch die Verteilung der Arbeitslast und einen gestaffel- ten Zeitplan soll sichergestellt werden, dass die Arbeiten unter der Lei- tung des Personalamts innerhalb der Verwaltung zum grössten Teil mit den vorhandenen Mitteln erbracht werden können. Es ist allerdings da- von auszugehen, dass zu einzelnen Fragen externes Knowhow beigezo- gen werden muss. Für diesen Aufwand wird mit Kosten von höchstens Fr. 500 000 gerechnet. Die Ausgaben sind im Budgetentwurf 2017 und im KEF 2017–2020 des Personalamts nicht enthalten und werden in ande- ren Leistungsbereichen kompensiert. Der Aufwand in den Jahren 2018 und 2019 wird im KEF 2018–2021 eingestellt werden.

Dispositiv

Auf Antrag der Finanzdirektion beschliesst der Regierungsrat:

I. Die personalpolitischen Schwerpunkte 2016–2019 für die Direktionen und die Staatskanzlei werden gemäss Ziff. 4 festgelegt.

II. Die Finanzdirektion wird beauftragt, die Umsetzung der personal- politischen Schwerpunkte 2016–2019 im Sinne der Erwägungen einzulei- ten, in Zusammenarbeit mit den Direktionen die entsprechenden Pro- jekte durchzuführen und im Rahmen des Geschäftsberichtes jährlich über den Stand der Umsetzung der Massnahmen Bericht zu erstatten.

III. Die Direktionen und die Staatskanzlei werden beauftragt, die Grundsätze der personalpolitischen Schwerpunkte in ihrem Bereich um- zusetzen. Die dem Regierungsrat nicht unterstellten Organe und Orga- nisationseinheiten werden eingeladen, sich den beschlossenen Schwer- punkten anzuschliessen und bei der Umsetzung der Massnahmen mit- zuwirken.

IV. Mitteilung an – die Direktionen des Regierungsrates und die Staatskanzlei, – die Vereinigten Personalverbände des Kantons Zürich (Peter Reinhard, Präsident VPV, c/o EVP ZH, Josefstrasse 32, 8005 Zürich), – die Verhandlungsgemeinschaft VPOD Zürich, Syna Region ZH-SH, Avenir Social Sektion Zürich (Roland Brunner, Regionalsekretär vpod Zürich, Birmensdorferstrasse 67, Postfach 8180, 8036 Zürich),

– die Finanzkontrolle, – den kantonalen Ombudsmann, – den Datenschutzbeauftragten, – die Parlamentsdienste des Kantonsrates, – die Verwaltungskommissionen der Gerichte (c/o Obergericht des Kantons Zürich, Postfach 2401, 8021 Zürich), – die Hochschulen der Zürcher Fachhochschule, – die Universität, Rektorat, Künstlergasse 15, 8001 Zürich, – das Universitätsspital, Spitaldirektion, Rämistrasse 100, 8091 Zürich, – das Kantonsspital Winterthur, Spitaldirektion, Brauerstrasse 15, 8401 Winterthur, – das Zentrum für Gehör und Sprache, Leitungsteam, Frohalpstrasse 78, 8038 Zürich, – die BVG- und Stiftungsaufsicht des Kantons Zürich (BVS), Neumühlequai 10, 8090 Zürich, – die Gebäudeversicherung, Direktion, Thurgauerstrasse 56, Postfach, 8050 Zürich.

Vor dem Regierungsrat Der Staatsschreiber:

Husi