RRB Nr. 1276/2018
Gemeindeamt, Stellenplan 2019
19. Dezember 2018Deutsch8 min
Source zh.ch
Auszug aus dem Protokoll des Regierungsrates des Kantons Zürich Sitzung vom 19. Dezember 2018
1276. Gemeindeamt (Stellenplan)
Erwägungen
1. Ausgangslage Der Stellenplan des Gemeindeamts umfasst gegenwärtig insgesamt 55,4 Stellen. Das Gemeindeamt hat den Stellenplan ausgeschöpft, welcher zuletzt mit RRB Nrn. 77/2015 (Nachführung, Änderung Stellenplan) und 360/2017 (Höhereinreihung Amtschef/in) angepasst wurde. Seit der letzten Nachführung 2015 übernahm das Gemeindeamt neue und teilweise andere Aufgaben und hat entsprechend veränderte Anfor- derungen und Erwartungen zu erfüllen. Dies sind unter anderem: – die Anwendung des neuen Einbürgerungsrechts und die juristische Unterstützung der Gemeinden bei dessen Umsetzung, – juristische Begleitung bei der Entwicklung und Anwendung der Grund- kenntnisprüfung sowie des e-Einbürgerungsverfahrens, – Aufbau und Betrieb von eUmzugZH bzw. eUmzugCH, – Aufbau und Betrieb einer kantonalen Einwohnerdatenplattform (KEP), – das vom Regierungsrat festgesetzte Impulsprogramm zur digitalen Ver- waltung, – Konzeptionierung und Einführung der Aufsicht über das Einwohner- wesen, – zunehmend komplexe Abklärungen im Bereich des Bundesgesetzes über das Internationale Privatrecht (IPRG; SR 291) und damit verbun- den längere Beratungszeiten zugunsten der betroffenen Personen, – Zunahme von ausländischen Urkunden aus Staaten, welche wegen der hohen Fälschungsrate eine strengere Prüfung erfordern und bei denen komplexe Namensschreibweisen und Transliterationsprobleme einen grossen Aufwand verursachen, – deutliche Zunahme der Namensänderungsgesuche. Um diese neuen Aufgaben (Einbürgerungen, eUmzugCH, KEP, Ein- wohnerwesen) zu bewältigen und insbesondere den veränderten Anfor- derungen in den Bereichen Einbürgerungen und Zivilstandswesen gerecht zu werden, wurden in den vergangenen Monaten vermehrt befristete Stel- len geschaffen. Diese Situation ist weder für die Arbeitnehmenden noch für den Arbeitgeber befriedigend. Die aufgelisteten Aufgaben und He- rausforderungen bestehen langfristig und können künftig nicht mehr mit lediglich befristeten Stellen bewältigt werden.
Kommt hinzu, dass die Fluktuation bei befristeten und entsprechend unsicheren Stellen stets hoch ist. In sämtlichen genannten Bereichen ist das Amt jedoch auf Spezialistinnen und Spezialisten angewiesen, die auf dem Arbeitsmarkt teilweise nur schwer zu finden sind. Aus diesen Gründen ist der Stellenplan des Gemeindeamtes nachzu- führen. Dabei sind einerseits befristete Stellen in unbefristete Stellen zu überführen und gleichzeitig zumindest teilweise die Richtpositionen bedarfsgerecht anzupassen.
2. Anpassungen im Einzelnen
2.1 Einbürgerungen Die Abteilung Einbürgerungen verfügt zurzeit über 11,0 unbefristete und über 2,0 befristete Stellen im Stellenplan. Mit der Inkraftsetzung des neuen Bürgerrechts am 1. Januar 2018 nah- men die juristischen Aufgaben zu. Gleichzeitig war eine neue kantonale Bürgerrechtsverordnung zu erarbeiten. Diese Aufgaben konnten mit den bestehenden personellen Mitteln weder in fachlicher noch in quantitati- ver Hinsicht geleistet werden. Daher wurden 1,0 befristete Stellen in der Richtposition Adjunkt/in LK 18 VVO geschaffen. Diese Stelle musste in der Folge verlängert werden, da die zu erfüllen- den Aufgaben mehr als den erwarteten Aufwand erforderten und zudem zusätzliche Aufgaben dazu kamen. So z. B. bei der Erarbeitung des neuen Bürgerrechtsgesetzes und der Grundkenntnisprüfung für Einbürgerungs- willige sowie den vorbereitenden Verhandlungen mit Bund und Gemein- den bezüglich e-Einbürgerungsverfahren. Nicht zuletzt benötigen die Gemeinden beim Vollzug ihrer Arbeits- schritte unter dem neuen Recht deutlich mehr rechtliche Beratung und Unterstützung als unter der bisherigen Regelung. Während unter Letz- terer punktuelle Beratung ausreichte, brauchen die Gemeinden heute tägliche Beratung. Die juristischen Aufgaben wurden bis Ende 2017 durch die Leiterin der zuständigen Abteilung wahrgenommen. Die deutlich gestiegene Arbeitslast insbesondere im juristischen Bereich kann diese aber nicht mehr allein bewältigen. Die Behandlung der Einbürgerungs- gesuche nach neuem Recht ist sodann merklich aufwendiger (weiterrei- chende Abklärungen, wesentlich mehr Rekurse und mehr Vertretungen durch Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte bereits bei Eingabe der Gesuche, zahlreiche Vorabklärungen für Gesuchstellende, Gemeinden und Anwaltskanzleien).
Der dauernde Bedarf vor allem an juristischen Kompetenzen ist in der Abteilung Einbürgerungen somit ausgewiesen. Die bestehende befristete Stellen 1,0 «Adjunkt/in LK 18» soll daher in 1,0 Stellen «Juristische/r Se- kretär/in LK 19» umgewandelt werden und neu unbefristet im Stellen- plan geführt werden.
2.2 Einwohnerwesen Mit Beschluss vom 13. Januar 2016 hat der Regierungsrat die Direk- tion der Justiz und des Innern als die für das Meldewesen und die Ein- wohnerregister zuständige Direktion bestimmt (RRB Nr. 26/2016). Diese neue Aufgabe wurde dem Gemeindeamt als der für die Aufsicht über das Gemeindewesen zuständigen Stelle übertragen. Die letzten drei Jahre wurden durch den Aufbau der wichtigsten drei Tätigkeitsfelder im Bereich des Einwohnerwesens bestimmt: den Bau der KEP, die Erarbeitung der Konzeption einer Fachaufsicht für das Melde- wesen und die Einwohnerregister sowie die Übernahme der Koordina- tionsstelle «Registerharmonisierung» des Bundes. Zusätzlich fand die Übergabe des Betriebs von eUmzugZH zur neugegründeten Betriebs- gesellschaft eOperations Schweiz statt. Zum Betrieb derselben wird wei- terhin fachliche und technische Unterstützung geleistet. Der Regierungsrat hat inzwischen den Aufbau und insbesondere den künftigen Unterhalt der KEP unter IP3.2 in das Impulsprogramm «Digi- tale Verwaltung» aufgenommen. Die Aufgaben im Einwohnerwesen waren während der Aufbauphase der Stabsaufgabe der Amtsleitung zugeordnet. Unterdessen sind die Auf- gaben der Projektphase nahezu abgeschlossen. Der Betrieb der KEP sowie die erforderliche Fachaufsicht sind nunmehr in den Alltagsbetrieb zu überführen. Angesichts dessen sowie der zunehmenden Bedeutung die- ses Geschäftsfelds wird auf den 1. Januar 2019 die Schaffung einer neuen Abteilung erforderlich.
2.2.1 KEP In RRB Nr. 26/2016 wurde eine Schätzung der Mittel für den Aufbau und Betrieb der KEP sowie für den Systemunterhalt vorgenommen. Das Gemeindeamt beurteilte den Bedarf damals auf insgesamt 2,9 Stellen. Aktuell verfügt die Abteilung über 2,7 befristete Stellen in der Richt- position Informatikspezialist/in. Die Überführung von befristeten Stellen in unbefristete Stellen stellt auch eine Stellenschaffung dar. Nachdem sich am Stellenprofil der bisher befristeten Stellen nichts ändert, werden die 2,7 befristeten Stellen «In- formatikspezialist/in LK 19» nicht umgewandelt, sondern neu als un- befristete Stellen im Stellenplan geführt.
2.2.2 Fachbereich Einwohnerwesen/Aufsicht Das Meldepolizeiwesen der Gemeinden dient Kanton und Gemein- den bei der Erfüllung einer Vielzahl öffentlicher Aufgaben (Sicherheit, Ausländer- und Asylwesen, Steuerwesen, politische Rechte, Kindes- und Erwachsenenschutz u. a.). Die Gemeinden führen gemäss §§ 11 ff. des Ge- setzes über das Meldewesen und die Einwohnerregister vom 11. Mai 2015 (MERG, LS 142.1) ein Einwohnerregister, das sämtliche Personen mit Niederlassung oder Aufenthalt in der Gemeinde enthält. Die Direktion der Justiz und des Innern hat das Gemeindeamt mit der Fachaufsicht über das Meldewesen und die Einwohnerregister betraut. Diese Aufgabe umfasst unter anderem die Unterstützung der Gemein- den bei der Führung ihrer Einwohnerregister sowie Dritter bei der Er- füllung ihrer Meldepflichten (Kompetenz- und Auskunftsstelle): Dabei kommt der Aus- und Weiterbildung der kommunalen Einwohnerdienste im Bereich des Meldewesens durch das Gemeindeamt eine grosse Be- deutung zu. Im Weiteren wird durch die Fachaufsicht auch die Qualität der von den Gemeinden bearbeiteten Daten kontrolliert. Um die genannten Aufgaben erfüllen zu können, soll die bestehende befristete Adjunkten-Stelle im Stellenplan als unbefristete Stelle ge- führt werden. Die Überführung von befristeten Stellen in unbefristete Stellen stellt eine Stellenschaffung dar.
2.3 Zivilstandswesen Die Abteilung Zivilstandswesen verfügt zurzeit über 10,8 unbefristete Stellen im Stellenplan und über 2,2 befristete Stellen. Die befristeten Stellen in der Richtposition «Verwaltungsassistent/in LK 16» mussten geschaffen werden, um Rechtsverzögerungen zu ver- hindern. Bei ihrer Schaffung wurde erwartet, dass es sich bei der Zu- nahme der Fallzahlen um eine Ausnahmesituation handelt. Unterdes- sen steht fest, dass die Fallzahlen konstant hoch sind. Hinzu kommt die zunehmende Komplexität im Fachbereich Ausländische Urkunden. Neben komplexen Abklärungen im Bereich des IPRG nimmt auch die Bera- tung zugunsten der betroffenen Personen stetig mehr Zeit in Anspruch. Das zeigt sich etwa in der Zunahme von ausländischen Urkunden aus Staaten, die wegen der hohen Fälschungsrate eine eingehende Prüfung erfordern, oder bei Urkunden mit komplexen Namensschreibweisen und Transliterationsproblemen. Die Anzahl der zu bearbeitenden aus- ländischen Urkunden wird auch in den kommenden Jahren weiterhin zu- nehmen, da nun auch viele ausländische Staatsangehörige ohne Bezug zu Schweizer Staatsangehörigen im elektronischen Personenstandsre- gister erfasst sind. Die Nachführung des Personenstandsregisters von ausländischen Zivilstandsereignissen ist ebenfalls durch die Aufsichts- behörde zu verfügen.
Auch im Bereich der Namensänderungen steigen die Fallzahlen, wobei die einzelnen Fälle einen überproportionalen Anstieg des Zeitaufwands verursachen. Um das komplexere Alltagsgeschäft weiterhin fristgerecht und ord- nungsgemäss abwickeln zu können, sind die 2,2 befristeten Stellen «Ver- waltungsassistent/in LK 16» neu als unbefristete Stellen im Stellenplan zu führen.
3. Zusammenfassung/Finanzierung Die Überführung von befristeten Stellen in unbefristete Stellen stellt auch eine Stellenschaffung dar. Nachdem sich am Stellenprofil der bisher befristeten Stellen nichts ändert, werden die nachfolgenden befristeten Stellen nicht umgewandelt, sondern neu als unbefristete Stellen im Stel- lenplan geführt: – 2,7 Stellen «Informatikspezialist/in» in 2,7 Stellen «Informatikspezia- list/in LK 19» – 1,0 Stellen «Adjunkt/in» in 1,0 Stellen «Adjunkt/in LK 18» – 2,2 Stellen «Verwaltungsassistent/in» in 2,2 Stellen «Verwaltungsassis- tent/in LK 16» Weiter wird wie folgt eine befristete Stelle Adjunkt/in in eine Stelle Juristische/r Sekretär/in umgewandelt und als unbefristete Stelle geführt: – 1,0 Stellen «Adjunkt/in LK 18» in 1,0 Stellen «Juristische/r Sekretär/ in LK 19» Die Einreihung der Stellen wurde vom Personalamt geprüft und ge- nehmigt. Die erforderlichen finanziellen Mittel für diese Stellen sind im Budget 2019 enthalten und die benötigten Mittel werden im KEF 2020–2023 eingestellt.
Dispositiv
Auf Antrag der Direktion der Justiz und des Innern beschliesst der Regierungsrat:
I. Im Stellenplan des Gemeindeamtes werden mit Wirkung ab 1. Januar 2019 bisher befristete Stellen wie folgt in unbefristete Stellen umgewandelt: Stellen Richtposition Klasse VVO 2,7 Informatikspezialist/in 19 1,0 Adjunkt/in 18 2,2 Verwaltungsassistent/in 16
II. Im Stellenplan des Gemeindeamtes wird mit Wirkung ab 1. Januar 2019 folgende, bisher befristete Stelle Adjunkt/in umgewandelt und als unbefristete Stelle geführt: Stellen Richtposition Klasse VVO 1,0 Juristische/r Sekretär/in 19
III. Mitteilung an die Finanzdirektion und die Direktion der Justiz und des Innern.
Vor dem Regierungsrat Die Staatsschreiberin:
Kathrin Arioli