Planungsprozess und Berichterstattung 2012, Terminplanung

Auszug aus dem Protokoll des Regierungsrates des Kantons Zürich Sitzung vom 2. November 2011

1319. Terminplanung für Planungsprozess und Berichterstattungen 2012

Erwägungen

1. Terminplan Geschäftsbericht 2011 (einschliesslich Jahresrechnung 2011) Mit der Terminplanung zum Geschäftsbericht 2010 ist der Regie- rungsrat dem Wunsch des Kantonsrates nachgekommen, dass ihm der Geschäftsbericht früher als bisher zur Verfügung steht. Die Zeit bis zum Beschluss des Regierungsrates über den Geschäftsbericht sowie bis zur Information der zuständigen Kantonsratskommissionen konnte um zwei Wochen auf Ende März 2011 verkürzt werden. Im vorliegenden Terminplan für den Geschäftsbericht 2011 bleiben die Termine im Wesentlichen unverändert. Der Beschluss des Regie- rungsrates zum Geschäftsbericht ist wie im Vorjahr auf Ende März geplant. Ebenso ist vorgesehen, die Finanzkommission und die Medien bereits Anfang März über das Ergebnis der Jahresrechnung zu in- formieren und dafür nicht den Geschäftsbericht Ende März abzuwar- ten. Im Vergleich zum Vorjahr werden jedoch folgende Verfahren geän- dert: – Die Einreichefrist für Kreditübertragungen und bewilligte Kredit- überschreitungen wird mit der Einreichefrist für Rücklagen auf den 2. März 2012 zusammengelegt, damit die Informationen zusammen weitergeleitet und überprüft werden können. – Die Finanzverwaltung kommentiert den Finanzbericht bis 12. März 2012 selbst und gibt den Direktionen und der Staatskanzlei bis 15. März 2012 Gelegenheit zur Stellungnahme. Von den Direktionen und der Staatskanzlei wird keine Kommentierung des Finanzberichts mehr verlangt. – Die Genehmigung der Abrechnung eines Verpflichtungskredits wird dem Kantonsrat neu einzeln von der zuständigen Direktion be- antragt (RRB Nr. 1318/2011). Im Jahr 2011 abgerechnete Verpflich- tungskredite werden dem Kantonsrat deshalb nicht wie im Vorjahr als Sammelvorlage zur Genehmigung vorgelegt. Der Terminplan für den Geschäftsbericht 2011 ist mit der Finanzkon- trolle abgesprochen. Grundlage für ihren Bericht zur konsolidierten Rechnung sind Prüfungen der Jahresrechnungen in den einzelnen Organisationseinheiten. Aus zeitlichen Gründen ist es der Finanzkon-

trolle nicht möglich, alle ihre Prüfungen nach dem definitiven Rech- nungsabschluss vom 24. Februar 2012 durchzuführen. Sie wird mit den Prüfungen deshalb schon vorher beginnen müssen. Für die Erarbeitung des Geschäftsberichts 2011 ergibt sich folgende Terminplanung: 18. Januar 2012 Buchungsschluss allgemeiner Geschäftsverkehr 30. Januar 2012 Textteile für Geschäftsbericht eingegeben (Staatskanzlei, Direktion der Justiz und des Innern, Sicherheitsdirektion, Finanzdirektion und Volkswirtschaftsdirektion) 31. Januar 2012 Abrechnungen von Ausgabenbewilligungen des Regierungsrates der Finanzverwaltung zugestellt 6. Februar 2012 Textteile für Geschäftsbericht eingegeben (Gesundheitsdirektion, Bildungsdirektion, Baudirektion) 8. Februar 2012 Letzte Umsatzmeldungen gebucht (definitiver Abschluss für Buchungskreise) 10. Februar 2012 Provisorischer Rechnungsabschluss Kanton konsolidiert 24. Februar 2012 Definitiver Rechnungsabschluss Kanton konsolidiert 29. Februar 2012 Information des Regierungsrates über den Rechnungsabschluss 1. März 2012 Information der Finanzkommission und der Medien über den Rechnungsabschluss 2. März 2012 Begehren auf Kreditübertragungen und Liste der bis Ende 2011 bewilligten Kreditüber- schreitungen der Finanzverwaltung zugestellt 2. März 2012 Übrige Teile für Geschäftsbericht durch Direktionen und Staatskanzlei eingegeben 15. März 2012 Kommentierter Finanzbericht-Entwurf der Finanzverwaltung durch Direktionen und Staats- kanzlei geprüft 19. März 2012 Konsolidierter Finanzbericht an Staatskanzlei und Finanzdirektorin abgegeben 28. März 2012 RRB Geschäftsbericht 2011, 1. Lesung 29. März 2012 Geschäftsprüfungs-, Finanz- und Justizkommission des Kantonsrates über den Geschäftsbericht informiert 12. April 2012 Geschäftsbericht versendet

Variante, falls 2. Lesung für RRB Geschäftsbericht 2011 benötigt: 4. April 2012 RRB Geschäftsbericht 2011, 2. Lesung 5. April 2012 Geschäftsprüfungs-, Finanz- und Justizkommission des Kantonsrates über den Geschäftsbericht informiert 19. April 2012 Geschäftsbericht versendet

2. Terminplan Konsolidierter Entwicklungs- und Finanzplan (KEF) 2013–2016 und Budget 2013 Am 6./7. März 2012 findet eine Klausurtagung des Regierungsrates zu den Richtlinien für den KEF 2013–2016 statt. Formell wird der Re- gierungsratsbeschluss dazu am darauf folgenden Mittwoch, 14. März 2012, gefasst. Eine weitere Klausur des Regierungsrates ist für den 6./7. Juni 2012 vorgesehen, wenn die Überarbeitung des KEF beraten wird. Auch in diesem Fall wird der Regierungsratsbeschluss dazu am darauf folgenden Mittwoch, 13. Juni 2012, gefasst. Der Terminplan für den KEF 2013–2016 entspricht damit im Wesentlichen den Terminen im abgelaufenen Prozess des KEF 2012–2015. Für die Erarbeitung des KEF 2013–2016 und des Budgets 2013 ergibt sich folgende Terminplanung: 25. Januar 2012 RRB Stellungnahme zu KEF-Erklärungen zum KEF 2012–2015 2. Februar 2012 Finanzieller Projektstand (Ist) und Projektion aller Nettoinvestitionen Hochbau an das Immo- bilienamt gemeldet 6./7. März 2012 Regierungsratsklausur Richtlinien zur Erstellung des KEF 2013–2016 und des Budgets 2013 14. März 2012 RRB Richtlinien zur Erstellung des KEF 2013– 2016 und des Budgets 2013 11. April 2012 RRB Realisierungsreihenfolge der Netto- investitionen Hochbau 11. April 2012 RRB Nichtumsetzung KEF-Erklärungen zum KEF 2012–2015 mit Begründung 11. Mai 2012 KEF 2013–2016 eingegeben 6./7. Juni 2012 Regierungsratsklausur Überarbeitung KEF 2013–2016 13. Juni 2012 RRB Überarbeitung KEF 2013–2016 20. Juni 2012 Veränderungen gegenüber den Eingaben zum KEF 2013–2016 vom Mai 2012 eingereicht 4. Juli 2012 RRB Materielle Festlegung KEF 2013–2016 11. Juli 2012 RRB Materielle Festlegung KEF 2013–2016 (Reservetermin)

27. Juli 2012 Eingabe im zentralen Buchhaltungssystem SAP abgeschlossen 17. August 2012 Bereinigter KEF 2013–2016 sowie Begründungen von Entwicklungen eingereicht 12. September 2012 RRB Festlegung KEF 2013–2016 und Budget- entwurf 2013 Woche 39 Medienorientierung KEF (Termin noch offen) 12. Oktober 2012 Nachträge zum Budgetentwurf 2013 eingereicht 31. Oktober 2012 RRB Nachträge zum Budgetentwurf 2013 (Novemberbrief)

3. Terminplan Nachtragskredite 2012 Serien I und II Gemäss § 13 der Finanzcontrollingverordnung (FCV) sind die An- träge für Nachtragskredite der Finanzdirektion auf den 15. April oder den 31. Juli einzureichen. Der Regierungsrat unterbreitet dem Kantons- rat die Nachtragskreditbegehren mit zwei Sammelvorlagen spätestens sechs Wochen nach den Einreichungsdaten. In dringlichen Fällen kön- nen während des ganzen Jahres ausserterminliche Nachtragskredite eingereicht werden. Es wird folgender Terminplan festgelegt: 17. April 2012 Nachtragskredite der Serie I/2012 eingereicht 9. Mai 2012 RRB Nachtragskredite Serie I/2012 31. Juli 2012 Nachtragskredite der Serie II/2012 eingereicht 22. August 2012 RRB Nachtragskredite Serie II/2012

4. Terminplan Zwischenberichterstattungen 2012 I und II Gemäss § 22 FCV stellt die Finanzdirektion per 30. April und 31. Au- gust (Stichtage) in zwei Zwischenberichten das voraussichtliche Ergeb- nis der konsolidierten Erfolgsrechnung und der Investitionsrechnung dar. Der Regierungsrat beschliesst die Zwischenberichte spätestens innert sechs Wochen nach den Stichtagen. Daraus abgeleitet, wird folgender Terminplan festgelegt: 18. Mai 2012 Zwischenberichterstattung I/2012, Stand 10. Mai 2012, von den Direktionen eingereicht 6. Juni 2012 RRB Zwischenberichterstattung I/2012 17. September 2012 Zwischenberichterstattung II/2012, Stand 10. September 2012, von den Direktionen eingereicht 3. Oktober 2012 RRB Zwischenberichterstattung II/2012

5. Qualitätssicherung und Vorbereitung der Jahresabschlussarbeiten 2012 Im Hinblick auf den Jahresabschluss und den Geschäftsbericht 2012 werden im Rechnungswesen vorbereitende Massnahmen durchgeführt. Vorgesehen ist ein Zwischenabschluss per 31. August 2012. Dieser um- fasst die Abstimmung der kantonsinternen Transaktionen sowie die Überprüfung der verbuchten Rücklagen und Jahresergebnisse 2011 bzw. Gewinnverwendung 2011 nach § 50 FCV. Dadurch kann ein Teil der Abschlussarbeiten vorverschoben und der Aufwand am Jahresende vermindert werden. Um die vorbereitenden Arbeiten durchführen zu können, müssen alle Verwaltungseinheiten und Anstalten, die ihre Buchhaltung nicht auf dem zentralen SAP führen, ihre Daten bis 3. Ok- tober 2012 (letzte Umsatzmeldung Stichtag 31. August 2012 verbucht) erfassen.

6. Stellungnahme der Mitglieder des Controllingforums Der Entwurf der Terminplanung 2012 wurde an der Sitzung des Controllingforums vom 29. September 2011 besprochen. Von den Teil- nehmenden gab es folgende Rückmeldungen und Anliegen: Zum Geschäftsbericht 2011: Der Abgabetermin vom 2. März 2012 wird insbesondere für die über- direktionalen Statistiken (Personal und Informatik) als kritisch beur- teilt. Es soll jedoch am Termin vom 2. März 2012 grundsätzlich festge- halten und für die Personal- und die Informatikstatistik mit bilateralen Absprachen eine Lösung vereinbart werden. Im Jahr 2012 wird der Entwurf Finanzbericht neu von der Finanzver- waltung erarbeitet und anschliessend den Direktionen und der Staats- kanzlei zur Stellungnahme unterbreitet. Der für die Stellungnahme der Direktionen vorgesehene Zeitraum vom 12. bis 15. März 2012 wird von einigen Direktionscontrollern als zu knapp beurteilt. Es soll jedoch grundsätzlich an den vorgeschlagenen Terminen festgehalten werden. Die Finanzverwaltung wird den Berichtsentwurf, falls sie ihn früher erstellt hat, bereits vor dem 12. März 2012 an die Direktionen und die Staatskanzlei weiterleiten. Zudem wird die Finanzverwaltung die Direktionscontroller vor dem 12. März 2012 kontaktieren, wenn bei der Berichtserstellung Fragen auftauchen.

Zum KEF 2013–2016: Der Zeitpunkt vom 11. April 2012 für den RRB Realisierungsreihen- folge der Nettoinvestitionen Hochbau (NIV) wird zum wiederholten Mal kritisiert. Das Problem soll im Rahmen der laufenden Überprüfung des Immobilienprozesses gelöst werden. Die Überprüfung ist noch nicht abgeschlossen, deshalb wird im Jahr 2012 nochmals am bisherigen Termin festgehalten.

Dispositiv

Auf Antrag der Finanzdirektion beschliesst der Regierungsrat:

I. Die Erstellung des Geschäftsberichts 2011 (einschliesslich Jahres- rechnung 2011), des Konsolidierten Entwicklungs- und Finanzplans (KEF) 2013–2016 und des Budgets 2013, der Nachtragskredite I und II im Jahr 2012 sowie der Zwischenberichterstattungen I und II im Jahr 2012 richten sich nach den in den Erwägungen aufgeführten Terminpla- nungen.

II. Mitteilung an die Geschäftsleitung, die Finanzkommission und die Geschäftsprüfungskommission des Kantonsrates, die obersten kanto- nalen Gerichte, den Ombudsmann, den Datenschutzbeauftragten und die Finanzkontrolle sowie an die Direktionen des Regierungsrates und die Staatskanzlei.

Vor dem Regierungsrat Der Staatsschreiber:

Husi