Beschlüsse des Regierungsrates, Protokollbände, Behandlung der Einsichtsgesuche, Zuständigkeit

Auszug aus dem Protokoll des Regierungsrates des Kantons Zürich Sitzung vom 15. September 2010

1347. Beschlüsse des Regierungsrates (Protokollbände, Zuständigkeit für Einsichtsgesuche)

Erwägungen

A. Das Protokoll des Regierungsrates umfasst die Sitzungsergebnisse (§ 16 Abs. 4 OG RR). Die Beschlüsse eines Kalenderjahres werden in Protokollbänden zusammengefasst. Davon werden zwei gebundene Exemplare hergestellt, wovon eines bei der Staatskanzlei aufbewahrt wird. Das zweite Exemplar wird aus Sicherheitsgründen direkt nach der Herstellung an das Staatsarchiv gesandt und dort – gemäss § 5 Satz 2 in Verbindung mit § 13 der Archivverordnung vom 9. Dezember 1998 (ArchivV) – im Auftrag aufbewahrt. Vom Staatsarchiv im Auftrag auf- bewahrte Akten gelten rechtlich als noch nicht in dessen Archivgut übernommen (vgl. § 13 Abs. 2 ArchivV). Deshalb verbleibt auch die Be- fugnis zum Entscheid über die Herausgabe von Beschlüssen noch so lange beim verwaltungsintern zuständigen Organ – für die Regierungs- ratsprotokolle bis 30. September 2008 bei den Direktionen, ab dem 1. Oktober 2008 beim Regierungsrat, sofern sie nicht öffentlich sind (vgl. RRB Nr. 1981/2009) –, bis die Akten im eigentlichen Sinne archi- viert und damit zu Archivgut des Staatsarchivs werden. Erst in diesem Zeitpunkt geht die datenschutzrechtliche Verantwortung und mit ihr die Zuständigkeit für die Zugangsgewährung auf das Staatsarchiv über (§ 5 ArchivV).

B. Um die Zuständigkeit für Einsichtsgesuche festzulegen, ist zu be- stimmen, ab wann der jeweils unmittelbar nach seiner Herstellung ins Staatsarchiv übergebene Protokollband nicht mehr als im Auftrag auf- bewahrt, sondern als ins Archivgut übernommen gelten kann. Eine Frist von 30 Jahren erscheint dafür aus folgenden Gründen angemessen. Eine Analyse der Anzahl Einsichtsgesuche seit dem Inkrafttreten des Informations- und Datenschutzgesetzes (IDG) am 1. Oktober 2008 ergibt, dass sich rund 90% aller Gesuche auf den Zeitraum zwischen 1980 und 2010 und davon rund 60% allein auf die letzten zehn Jahre be- zogen. Aus dieser Häufigkeitsverteilung lässt sich ohne Weiteres schlies- sen, dass das Interesse der Öffentlichkeit an Beschlüssen des Regie- rungsrates zeitnah am grössten ist und mit zunehmendem Abstand vom Beschlusszeitpunkt abnimmt. Ausserdem rechtfertigt sich eine Frist von rund 30 Jahren nach Beschlussdatum auch deshalb, weil die Bedeutung der Regierungsratsbeschlüsse aus politischer, administrativer und rechtlicher Sicht – also aus jener von Regierung und der Verwaltung –

mit der Zeit abnimmt. Nach Ablauf von 30 Jahren dürften die öffent- lichen Interessen an der Geheimhaltung eines Beschlusses regelmässig dahingefallen sein. Die vereinzelten Ausnahmen rechtfertigen jeden- falls keine Sonderbehandlung der gesamten Reihe. Eine analoge Frist ist übrigens auch in § 10a Abs. 3 ArchivV für Amtsdruckschriften vorge- sehen, die nicht für die Öffentlichkeit bestimmt sind. Überdies ist dar- auf hinzuweisen, dass sämtliche Regierungsratsbeschlüsse, die Perso- nendaten enthalten (etwa Personalgeschäfte, Rechtsmittelentscheide, Stellenpläne usw.), nach Ablauf der 30-jährigen Frist auch im Staatsar- chiv regelmässig noch längere Zeit nicht frei zugänglich sind. Wie alle anderen öffentlichen Organe hat auch das Staatsarchiv grundsätzlich nach dem IDG über den Zugang zu entscheiden; zudem kommen bei Personendaten Verstorbener noch besondere archiv-rechtliche Schutz- fristen zum Tragen (vgl. §§ 10 und 11 Archivgesetz).

C. Demnach können Gesuche um Einsicht in nicht bereits ver- öffentlichte Regierungsratsbeschlüsse (seit dem 1. Oktober 2008 auf www.rrb.zh.ch; zu den Kriterien für die Veröffentlichung, vgl. RRB Nr. 1981/2009) während einer Frist von 30 Jahren seit Beschlussdatum wie bisher bei der Staatskanzlei gestellt werden, die das Gesuch an die zuständige Direktion zum Entscheid bzw. zur Antragstellung an den Regierungsrat weiterleitet. Nach Ablauf von 30 Jahren seit Abschluss des Protokolljahrganges geht die Zuständigkeit für Zugangsgesuche auf das Staatsarchiv über, das alsdann – ab 1. Januar des betreffenden Kalenderjahres – selbstständig nach den einschlägigen gesetzlichen Grundlagen über den Zugang entscheidet. Das bedeutet, dass das Staatsarchiv ab sofort zuständig ist für Beschlüsse des Regierungsrates von 1979 und früher, ab 1. Januar 2011 für Regierungsratsbeschlüsse von 1980 und früher usw.

Auf Antrag der Direktion der Justiz und des Innern und der Staatskanzlei

Dispositiv

beschliesst der Regierungsrat:

I. Ein Exemplar des Protokolls des Regierungsrates (gebundene Aus- gabe) wird dem Staatsarchiv jährlich zur Aufbewahrung im Auftrag übergeben.

II. Die Zuständigkeit für die Behandlung von Gesuchen um Einsicht- nahme in Beschlüsse des Regierungsrates geht nach Ablauf von 30 Jah- ren seit Abschluss des betreffenden Protokolljahrgangs von der Staats- kanzlei an das Staatsarchiv über.

III. Mitteilung an das Staatsarchiv, die Staatskanzlei und die Direk- tionen des Regierungsrates.

Vor dem Regierungsrat Der Staatsschreiber:

Husi