Erneuerung ZHservices, Vergabe

A. Ausgangslage Der Regierungsrat beauftragte die Staatskanzlei, das Projekt zur Er- neuerung von ZHservices durchzuführen und damit die neue Transak- tionsplattform bis Ende 2022 zur Verfügung zu stellen (RRB Nr. 237/2020). Gleichzeitig wurde dafür eine gebundene Ausgabe von Fr. 9 930 000 be- willigt. Mit RRB Nr. 888/2019 wurde die Direktion der Justiz und des Innern mit dem Aufbau eines durchgängig digitalisierten Einbürgerungsverfah- rens (eEinbürgerungZH) beauftragt; dafür wurde eine gebundene Aus- gabe von Fr. 7 260 000 bewilligt. Diese digitale Lösung soll es ermögli- chen, dass eine Bewerberin oder ein Bewerber ein Einbürgerungsgesuch über das Kundenportal des Kantons (ZHservices) erfassen und einrei- chen kann. Die Projekte Erneuerung ZHservices und eEinbürgerungZH gehören zum Impulsprogramm 2020 (RRB Nr. 326/2020, Projekte IP1.2 und IP7.4).

B. Ausschreibung Am 28. August 2020 wurde die Ausschreibung «Erneuerung ZHser- vices» im offenen Verfahren im Staatsvertragsbereich auf simap.ch publi- ziert. Aufgrund des nicht abschliessend definierten Projektumfanges, der Realisierungsdauer und des geplanten agilen Projektvorgehens umfasst die Ausschreibung zwei Lose mit der vorgesehenen Vergabe von Teilpro- jekten sowie Zuschläge für Rahmenverträge (Letztere mit Stundensätzen und – soweit möglich – summarischen Angaben zum Gesamtvolumen für alle Zuschlagsempfängerinnen und -empfänger): – Los 1 mit 3 Optionen und Rahmenverträge: Realisierung der Basis- services (Option 1) und einem Integrationssystem für den Nachrich- tenaustausch (Message-oriented Middleware – MOM) (Option 2). Die Basisservices sind Funktionalitäten, die später durch Anwendungen mehrfach wiederverwendet werden können, z. B. ein Nachrichtendienst oder ein Ablagedienst. Die MOM ist zuständig für die systeminterne Kommunikation. Die Option 3 umfasst Leistungen für das speziali-

sierte Projektmanagement. Neben den Zuschlagsempfängerinnen für die Optionen 1–3 können sich weitere Anbieterinnen für Rahmenver- träge der Leistungskategorien von Los 1 qualifizieren. Es erhalten min- destens zwei und höchstens drei Anbieterinnen einen Zuschlag für den Rahmenvertrag. – Los 2: Anwendungs-Entwicklung. In der ersten Realisierungseinheit wird die Pilotanwendung eEinbürgerungZH und die Benutzerober- fläche realisiert. Neben der Zuschlagsempfängerin können sich wei- tere Anbieterinnen für Rahmenverträge der Leistungskategorien von Los 2 qualifizieren. Es erhalten mindestens zwei und höchstens fünf Anbieterinnen einen Zuschlag für den Rahmenvertrag. Bis zur Eingabefrist am 9. November 2020 sind 15 Angebote eingegan- gen; fünf für das Los 1 und zehn für das Los 2. Alle Angebote wurden fristgerecht und formal gültig eingereicht. Die Offertöffnung fand am 10. November 2020 statt.

C. Vergaben 1. Realisierung der Basisservices, MOM und Projektmanagement (Los 1) Die Bewertung der Angebote ergab, dass ELCA Informatik AG, Zü- rich, die Zuschlagskriterien für die Basisservices (Option 1) insgesamt am besten erfüllt, weshalb ihr der Zuschlag für die Basisservices zu er- teilen ist. Vergabe Basisservices (Los 1 Option 1) in Franken einmalige Kosten 858 840 wiederkehrende Kosten für fünf Jahre 381 655 Die Bewertung der Angebote ergab, dass ti & m AG, Zürich, die Zu- schlagskriterien für die MOM (Option 2) insgesamt am besten erfüllt, weshalb ihr der Zuschlag für die MOM zu erteilen ist. Vergabe MOM (Los 1 Option 2) in Franken einmalige Kosten 558 835 wiederkehrende Kosten für fünf Jahre 308 615 Die Bewertung der Angebote ergab, dass ti & m AG, Zürich, die Zu- schlagskriterien für das Projektmanagement (Option 3) insgesamt am besten erfüllt, weshalb ihr der Zuschlag für das Projektmanagement zu erteilen ist. Vergabe Projektmanagement (Los 1 Option 3) in Franken einmalige Kosten 341 510

Zuschläge für Rahmenverträge zu Los 1 Gemäss dem in den Ausschreibungsunterlagen definierten Verfahren wird mit den Zuschlagsempfängerinnen für Basisservices (Option 1) und für MOM (Option 2) zusätzlich je ein Rahmenvertrag abgeschlossen. Ebenfalls erhält die zweitplatzierte Anbieterin für Basisservices (Op- tion 1) einen Rahmenvertrag, um den Anbieterpool zu vergrössern. Die abzuschliessenden Rahmenverträge mit einer Laufdauer von fünf Jah- ren regeln die übergreifenden Elemente der Zusammenarbeit, die Qua- litätsanforderungen, die massgeblichen – maximalen – Stundenansätze und das Vorgehen beim Abruf von Einzelverträgen. Mit dem Abschluss der Rahmenverträge entsteht weder eine Abnahmepflicht für den Kan- ton noch eine Leistungspflicht für die Vertragspartnerinnen, aber die Möglichkeit, die – zurzeit nicht abschliessend definierten – Leistungen bei qualifizierten Vertragspartnerinnen zu beziehen. Es wird mit einem gesamten Kostenrahmen (einmalige und wieder- kehrende Kosten) von ungefähr Fr. 7 000 000 für die nächsten fünf Jahre gerechnet, wobei es sich hier um eine Grobkostenschätzung aufgrund be- reits bekannter Projekte handelt, z. B. die 2. Realisierungseinheit. Zuschläge für Rahmenverträge Los 1 Stundensatz in Franken ELCA Informatik AG, Zürich 102 ti & m AG, Zürich 165 Emineo AG, Zürich 194

2. Anwendungs-Entwicklung (Los 2) Die Bewertung der Angebote ergab, dass xappido AG, Oberkirch, die Zuschlagskriterien für die Pilotanwendung eEinbürgerungZH und die Benutzeroberfläche ZHservices insgesamt am besten erfüllt, weshalb ihr der Zuschlag für die Pilotanwendung eEinbürgerungZH und die Be- nutzeroberfläche ZHservices zu erteilen ist. Die Ausgaben für den Teil Pilotanwendung eEinbürgerungZH von Los 2 gehen zulasten des Gemeindeamtes, Direktion der Justiz und des Innern. Die Ausgaben Los 2 Benutzeroberfläche ZHservices gehen zu- lasten der Staatskanzlei. Vergabe Pilotanwendung eEinbürgerungZH und Benutzeroberfläche ZHservices (Los 2) in Franken Angebot der Zuschlagsempfängerin 532 190 wiederkehrende Kosten für fünf Jahre 325 850

Zuschläge für Rahmenverträge zu Los 2 Gemäss dem in den Ausschreibungsunterlagen definierten Verfahren wird mit der Zuschlagsempfängerin für die Pilotanwendung eEinbür­ gerungZH und die Benutzeroberfläche ZHservices zusätzlich ein Rah- menvertrag abgeschlossen. Ebenfalls erhalten die Anbieterinnen auf Platz 2 bis 4 einen Rahmenvertrag. Die abzuschliessenden Rahmenver- träge mit einer Laufdauer von fünf Jahren regeln die übergreifenden Ele- mente der Zusammenarbeit, die Qualitätsanforderungen, die massgeb- lichen – maximalen – Stundenansätze und das Vorgehen beim Abruf von Einzelverträgen. Mit dem Abschluss der Rahmenverträge entsteht weder eine Abnahmepflicht für den Kanton noch eine Leistungspflicht für die Vertragspartnerinnen, aber die Möglichkeit, die – zurzeit nicht abschlies- send definierten – Leistungen bei qualifizierten Vertragspartnerinnen zu beziehen. Der Anbieterpool, der über die Rahmenverträge evaluiert wird, steht u. a. allen Direktionen bzw. Ämtern für entsprechende Projekte zur Ver- fügung. Die Festlegung eines Kostenrahmens für die Leistungen inner- halb von Los 2 für die nächsten fünf Jahre kann nur schwer abgeschätzt werden, da die Leistungen innerhalb von Los 2 von allen Direktionen bzw. Ämtern bestellt werden können. Gemäss derzeitigem Wissensstand wird mit Projektaufwendungen von ungefähr Fr. 8 000 000 für die nächsten fünf Jahre gerechnet, wobei es sich hier um eine Grobkostenschätzung aufgrund bereits bekannter Projekte handelt, z. B. die Migration der be- stehenden Anwendungen. Die Kosten für die Migration ist durch die Ausgabenbewilligung gemäss RRB Nr. 237/2020 gedeckt. Die Kosten der einzelnen Anwendung gehen zulasten der Bestellerin. Zuschläge für Rahmenverträge Los 2 Stundensatz in Franken xappido AG, Oberkirch 190 ELCA Informatik AG, Zürich 135 ti & m AG, Zürich 165 Deimos AG, Zürich 172

D. Mittelbedarf Die Ausgaben werden zwischen der Staatskanzlei und dem Gemeinde- amt wie folgt aufgeteilt: Vergabesumme Basissystem neue Transaktionsplattform ZHservices (Staatskanzlei) in Franken einmalige Kosten Ausgaben Los 1 – Basisservices (Option 1) 858 840 Ausgaben Los 1 – MOM (Option 2) 558 835 Ausgaben Los 1 – Projektmanagement (Option 3) 341 510 Ausgaben Los 2 – Benutzeroberfläche ZHservices 285 190 Total Ausgaben – einmalige Kosten 2 044 375 wiederkehrende Kosten für fünf Jahre Ausgaben Los 1 – Basisservices (Option 1) 381 655 Ausgaben Los 1 – MOM (Option 2) 308 615 Ausgaben Los 2 – Benutzeroberfläche ZHservices 178 600 Total Ausgaben – wiederkehrende Kosten für fünf Jahre 868 870 Total Ausgaben Staatskanzlei 2 913 245

Vergabesumme Pilotanwendung eEinbürgerungZH (Gemeindeamt) in Franken einmalige Kosten Ausgaben Los 2 – Pilotanwendung eEinbürgerungZH 247 000 Total Ausgaben – einmalige Kosten 247 000 wiederkehrende Kosten für fünf Jahre Ausgaben Los 2 – Pilotanwendung eEinbürgerungZH 147 250 Total Ausgaben – wiederkehrende Kosten für fünf Jahre 147 250 Total Ausgaben Gemeindeamt 394 250 Die Vergabesumme der Staatskanzlei beträgt für die einmaligen Kosten Fr. 2 044 375 und für die wiederkehrenden Kosten für fünf Jahre Fr. 868 870. Die Vergabesumme der einmaligen Kosten ist durch die Aus- gabenbewilligung gemäss RRB Nr. 237/2020 gedeckt. Die Vergabesumme der wiederkehrenden Kosten von Fr. 173 744 pro Jahr ist durch die Aus- gabenbewilligung gemäss RRB Nr. 765/2011 gedeckt. Die wiederkehrenden Kosten sind während der Konzeptphase zu überprüfen. Die Vergabesumme des Gemeindeamtes beträgt für die einmaligen Kosten Fr. 247 000 und für die wiederkehrenden Kosten für fünf Jahre Fr. 147 250. Die Vergabesumme ist durch die Ausgabenbewilligung gemäss RRB Nr. 888/2019 gedeckt.

Mittelbedarf für Leistungen der Rahmenverträge Für den jetzigen Leistungsbezug liegen Ausgabenbewilligungen vor (RRB Nrn. 765/2011, 888/2019 und 237/2020). Zukünftige Leistungsbe- züge können Anwendungen von verschiedenen Ämtern sein, die unter- schiedliche fachliche Problemstellung behandeln. Deshalb stehen diese Leistungsbezüge nicht in einem sachlichen Zusammenhang mit dem jetzi- gen Leistungsbezug und benötigen weitere Ausgabenbewilligungen. Die Bewilligung der Ausgaben erfolgt im Einzelfall und im Hinblick auf einen konkreten Leistungsbezug entsprechend den massgeblichen Ausgaben- kompetenzen. Leistungen innerhalb von Los 1 können von der Staats- kanzlei bestellt werden. Leistungen innerhalb von Los 2 können von allen Direktionen bzw. Ämtern bestellt werden, nach vorliegender Bestätigung der Staatskanzlei. Die Kosten gehen zulasten der Bestellerin. Der Leis- tungsbezug richtet sich in jedem Fall nach den verfügbaren Budgetkre- diten.

E. Strategie Digitale Verwaltung Das Gremium «Steuerung Digitale Verwaltung und IKT» (SDI), das auch Programmausschuss des Impulsprogramms 2020 ist, hat den Antrag zur Vergabe am 2. Februar 2021 zuhanden des Regierungsrates vorbera- ten und diesem zugestimmt.

Auf Antrag der Staatskanzlei und der Direktion der Justiz und des Innern