Staatsarchiv, Stellenplan, Änderung

Auszug aus dem Protokoll des Regierungsrates des Kantons Zürich Sitzung vom 28. Februar 2018

169. Staatsarchiv, Stellenplan (Personalbedarf Bau 3)

Erwägungen

A. Ausgangslage Der Stellenplan des Staatsarchivs umfasst zurzeit insgesamt 51,7 Stel- len, die wie folgt auf die Abteilungen aufgeteilt sind (Stand November 2017): Amtsleitung und Querschnittaufgaben 6, Stellen, Überlieferungsbildung 4,9, Aktenerschliessung 15,7, Individuelle Kundendienste 6,7, Beständeerhal- tung 11,6, Editionsprojekte 6,1. Der Kantonsrat bewilligte am 21. März 2016 einen Objektkredit von Fr. 25 040 000 für die Erweiterung des Baus 3 des Staatsarchivs. Mittler- weile ist die Erstellung von Bau 3 im Gang und wird Mitte 2019 abge- schlossen sein. Durch den Erweiterungsbau kann gewährleistet werden, dass fertig erschlossene und konservierte Unterlagen weiterhin sachgemäss in geeig- nete Magazine verbracht und dort aufbewahrt werden können. Dazu ge- hören neben den laufend abgelieferten Unterlagen auch rund neun Lauf- kilometer Akten aus dem 20. Jahrhundert, die heute unbearbeitet und unter unbefriedigenden Sicherheits- und Klimabedingungen in Aussenmagazi- nen lagern. Diese müssen sukzessive erschlossen, konserviert und in sichere Verhältnisse übergeführt werden. Mit RRB Nrn. 1560/2006 und 1485/2010 wurden dem Staatsarchiv letzt- mals zusätzliche ordentliche Stellen bewilligt. Dazu kamen befristete saldo- neutrale Stellen für verschiedene Projekte, insbesondere im Bereich On- line-Publikation von zentralen Quellen. Aufgrund der beschränkten Platz- verhältnisse war es aber nicht möglich, genügend Arbeitsplätze einzurich- ten. Diese Aufgabe musste aufgeschoben werden und lässt sich erst mit der Inbetriebnahme von Bau 3 umsetzen. Neben Magazinflächen, die nach heutigen Hochrechnungen bis etwa 2035 ausreichen, werden im Bau 3 die nötigen zusätzlichen Arbeitsplätze hauptsächlich für die beiden Bereiche geschaffen, in denen die grössten Rückstände bestehen: Aktenerschliessung und Beständeerhaltung. Gleichzeitig mit der räumlichen Anpassung ist von 2019 bis 2021 auch der Stellenplan etappenweise um 11,5 Stellen zu erweitern. Im Einzelnen begründet sich dies wie folgt:

B. Amtsleitung/Querschnittaufgaben Im Bereich Amtsleitung/Querschnittaufgaben müssen die beiden Funk- tionen Techniker/in LK 15 VVO um 0,1 Stelle auf den 1. Januar 2019 und Verwaltungssekretär/in LK 11 VVO um 0,2 Stellen auf den 1. Januar 2020 ergänzt werden. Die Ergänzung im Bereich Technik ergibt sich aus der Vergrösserung des zu betreuenden Volumens, die Ergänzung der Funk- tion Verwaltungssekretär/in braucht es in der Administration. Beide Richt- positionen sind bereits im Stellenplan vorhanden. Die Reinigungstätigkeiten werden zurzeit durch den Einkauf von Dienst- leistungen Dritter ausgeführt. Mit der Inbetriebnahme von Bau 3 möchte das Staatsarchiv für die Reinigung seiner drei Gebäude eigene Mitarbei- tende anstellen. Das Staatsarchiv verfügt über Magazine für Originalak- ten, Restaurierungswerkstätten, Lesesäle und Büroräumlichkeiten. Die zur- zeit rund 37 Laufkilometer Archivbestände reichen mehr als 1100 Jahre zurück, sind weder versichert noch ersetzbar und müssen besonders ge- schützt werden (Sicherheit, Erhaltung der Lesbarkeit, Datenschutz usw.). An den Arbeitsplätzen wird ebenfalls mit Originalakten gearbeitet. Eige- nes Reinigungspersonal kann gut ins bestehende Hausdienst-Team inte- griert werden, was der nötigen Identifikation mit den Aufgaben und Be- ständen des Staatsarchivs dient. Externem Personal hingegen fehlt die erforderliche Sensibilität gegenüber den Beständen, weshalb ein direkter Kontakt weiterhin mit entsprechendem zusätzlichem Aufwand vermie- den werden müsste. Die vorgeschlagene Lösung dient also der Sicherheit und dem Schutz der Archivalien, ohne dafür zusätzliche Mittel aufzu- wenden. Zu schaffen sind 1,2. Stellen Richtposition Betriebsangestellte/r LK 5 VVO. Auf den 1. Januar 2019 sind im Stellenplan des Staatsarchivs die beste­ henden Stellen in der Richtposition Techniker/in LK 15 VVO um 0,1 Stel- len zu ergänzen, und es sind 1,2 Stellen in der Richtposition Betriebsange- stellte/r LK 5 VVO zu schaffen. Aufgrund der Ergebnisse der durchgeführ- ten vereinfachten Funktionsanalyse sind die 1,2 Stellen in LK 5 VVO ein- zureihen; diese Einreihung wird vom Personalamt unterstützt. Auf den 1. Januar 2020 sind zusätzlich die bestehenden Stellen in der Richtposition Verwaltungssekretär/in LK 11 VVO um 0,2 Stellen zu ergänzen.

C. Abteilung Überlieferungsbildung Im Hauptprozess Überlieferungsbildung muss der steigende Aufwand bei der elektronischen Archivierung (Beratung der Amtsstellen bei der Ein- führung elektronischer Geschäftsverwaltungssysteme / Bearbeitung elek- tronischer Ablieferungen) bewältigt werden. Dazu soll die Anzahl Stellen

in der Richtposition Wissenschaftliche/r Mitarbeiter/in LK 19 VVO um 0,2 Stellen ergänzt und die Richtposition Verwaltungsassistent/in (stu- dentische/r Mitarbeiter/in) mit 0,4 Stellen LK 13 VVO in den ordentli- chen Stellenplan überführt werden. In der Abteilung Aktenerschliessung werden seit vielen Jahren Geschichtsstudierende mit einem 40%-Pensum beschäftigt. Diese Arbeit ermöglicht es den Studierenden, einer qualifizier- ten Erwerbsarbeit nachzugehen, die in engem Zusammenhang mit ihrem Studium steht. Mit der Schaffung einer befristeten Stelle wurde die Eig- nung dieses Modells auch für den Bereich Überlieferungsbildung über- prüft: Eine studentische Mitarbeiterin bzw. ein studentischer Mitarbeiter mit vertieften IT-Kenntnissen wurde zur Unterstützung der wissenschaft- lichen Mitarbeitenden im Bereich elektronische Archivierung eingesetzt. Dieses Modell hat sich bewährt und soll weitergeführt werden. Auf den 1. Januar 2019 sind im Stellenplan des Staatsarchivs 0,4 bisher befristete Stellen in der Richtposition Verwaltungsassistent/in LK 13 VVO in den ordentlichen Stellenplan zu überführen. Auf den 1. Januar 2021 ist die Richtposition Wissenschaftliche/r Mitarbeiter/in LK 19 VVO um 0,2 Stel- len zu ergänzen.

D. Abteilung Aktenerschliessung (Erschliessung moderner analoger und digitaler Bestände) Die jährlich anfallenden Aktenmengen (rund 1000 Laufmeter oder rund 2% der von der Verwaltung produzierten Akten) müssen zeitnah erschlos- sen werden. Zusätzlich sind die rund neun Laufkilometer an unbearbei- teten Akten, die in den zwei Aussenlagern in den Untergeschossen des Milchbucktunnels liegen, nunmehr abzubauen. Mit einer Vollzeitstelle können pro Jahr 100 Laufmeter Akten erschlossen werden. Auf dieser Grundlage besteht noch ein Rückstand von etwa 90 Personenjahren. So- lange diese Restanzen nicht abgebaut sind, kann das Staatsarchiv den An- spruch der Öffentlichkeit auf Zugang zu seinen Beständen nicht erfüllen. Auf den 1. Januar 2020 sind daher im Stellenplan des Staatsarchivs die Richtposition Wissenschaftliche/r Mitarbeiter/in LK 19 VVO um 0,9 Stel- len sowie die Richtposition Informations- und Dokumentationsspezialist/in LK 16 VVO um 0,8 Stellen zu ergänzen. Weiter sind auf den 1. Januar 2021 die Richtposition Verwaltungsassistent/in LK 14 VVO um 0,9 Stellen und die Richtposition Verwaltungsassistent/in LK 13 VVO (studentische Mit- arbeitende) um 0,8 Stellen zu ergänzen.

E. Abteilung Nacherschliessung und Digitalisierung (Nacherschliessung vormoderner Bestände / Digitalisierung zentraler Serien) Die Abteilung Nacherschliessung und Digitalisierung geht aus den Ab- teilungen Aktenerschliessung und Editionsprojekte hervor. Bei der Abtei- lung Aktenerschliessung liegt der Schwerpunkt bei der Bearbeitung mo- derner Akten, in der Abteilung Nacherschliessung und Digitalisierung bei der Erschliessung vormoderner Bestände bis 1830 und der Digitalisie- rung der zentralen Aktenserien und wichtigsten Quellen des Kantons. Bis anhin wurden als zentrale Aktenserien die Regierungsratsbeschlüsse, die Kantonsratsprotokolle und die Offizielle Gesetzessammlung mit Dritt- mitteln digitalisiert. Um den zukünftigen Anforderungen an die Digitali- sierung entsprechen zu können und alte Quellen auf zeitgemässe Art zu erschliessen, müssen die entsprechenden Personalmittel nunmehr verwal- tungsintern bereitgestellt werden. Auf den 1. Januar 2019 hin sind daher im Stellenplan des Staatsarchivs die Richtposition Wissenschaftliche/r Abteilungsleiter/in LK 21 VVO um 0,2 Stellen zu ergänzen sowie 0,8 Stellen in der Richtposition Wissenschaft- liche/r Mitarbeiter/in LK 20 VVO, die bis anhin drittmittelfinanziert be- fristet geführt wurden, in den ordentlichen Stellenplan zu integrieren. Zu­ dem ist auf den 1. Januar 2020 und auf den 1. Januar 2021 die Richtposition Verwaltungsassistent/in LK 13 VVO um je 0,4 Stellen zu ergänzen.

F. Abteilung Individuelle Kundendienste Bei den Individuellen Kundendiensten braucht es auf den 1. Januar 2021 im Bereich Lesesaal eine geringfügige Ergänzung der Personalmittel um 0,3 Stellen in der Richtposition Wissenschaftliche/r Mitarbeiter/in LK 19 VVO. Die Nutzung des Online-Angebots des Staatsarchivs entwickelt sich stark. Ein grosser Teil der Nachfrage nach einfach zu findenden Informa- tionen kann auf diesem Weg abgedeckt werden. Die klassische Nutzung wird dadurch aber nicht verringert, sondern sie verändert sich. Das Publi- kum geht aufgrund von online verfügbaren Informationen vielen Spuren nach, die weiterhin nur analog verfügbar sind. Zudem wächst die Nutzung der Bestände durch die Hochschulen (insbesondere UZH und PHZH) verhältnismässig stark (wissenschaftliche Arbeiten, Archivseminare usw.). Um diese Nachfrage zu decken, werden in Bau 3 drei zusätzliche Konsul- tationsräume zur Verfügung gestellt, was den Betreuungsaufwand erhöht. Die zusätzliche Aufstockung im Bereich Aktenaushebung in der Richtposi- tion Verwaltungssekretär/in LK 12 VVO auf den 1. Januar 2019 ist erforder-

lich, weil mit der Inbetriebnahme von Bau 3 mehr Magazine und längere Wege bei der Aushebung und Reponierung bestellter Unterlagen zu bewäl- tigen sind. Auf den 1. Januar 2019 ist im Stellenplan des Staatsarchivs die Richt- position Verwaltungssekretärin LK 12 VVO um 0,4 Stellen und auf den 1. Januar 2021 die Richtposition Wissenschaftliche/r Mitarbeiter/in LK 19 VVO um 0,3 Stellen zu ergänzen. Die Einreihung der Richtposition Verwaltungssekretärin in LK 12 VVO für die Tätigkeit Aktenaushebung wurde durch die vereinfachte Funktionsanalyse überprüft und stimmt, auch im Quervergleich innerhalb des Staatsarchivs. Diese Einreihung wird vom Personalamt unterstützt.

G. Abteilung Beständeerhaltung Neben dem Bereich Aktenschliessung bestehen im Hauptprozess Be- ständeerhaltung Personaldefizite sowohl im Bereich herkömmliche Kon- servierung/Restaurierung als auch im Bereich audiovisuelle Medien. Es braucht dringend mehr personelle Mittel, um zu verhindern, dass Akten und audiovisuelle Medien so stark zerfallen, dass sie irreversibel unlesbar werden. Gemäss den in den letzten Jahren durchgeführten Zustandsanalysen gilt es einerseits, im Bereich Papierakten grosse Rückstände aufzuholen: In den Magazinen lagern Bestände mit dringendem Konservierungs- und Restaurierungsbedarf im Umfang von über 250 Personenjahren. Parallel dazu müssen auch die neu ins Archiv gelangenden Akten konservatorisch innerhalb einer bestimmten Zeitperiode behandelt werden, um später teure Restaurierungsarbeiten zu vermeiden. Im Bereich der audiovisuellen Medien haben die Ablieferungen stark zugenommen, weshalb hier zusätz- liches, ausgebildetes Fachpersonal benötigt wird. Die bestehenden Stellen in den Richtpositionen Wissenschaftliche/r Mitarbeiter/in LK 18 VVO so­ wie Technische/r Assistent/in LK 10 VVO sind daher zu ergänzen. Gleichzeitig sollen die bestehenden, bisher befristeten Stellen für stu- dentische Mitarbeitende der Bereiche Restaurierung und Audiovisuelle Medien im Umfang von je 0,4 Stellen in den ordentlichen Stellenplan überführt werden. Auch bei diesen studentischen Stellen wurde, wie in der Abteilung Überlieferungsbildung, die Eignung für den Bereich Be- ständeerhaltung abgeklärt. Das Staatsarchiv profitiert mit diesem Modell von der Arbeitsleistung der Studierenden der Fachrichtung Restaurierung und Konservierung, aber auch vom Austausch mit der entsprechenden Fachhochschule. Gleichzeitig haben die Restauratorinnen und Restaura- toren des Staatsarchivs so die Möglichkeit, ihr Wissen direkt an die zu- künftigen Spezialistinnen und Spezialisten weiterzugeben. Sie leisten auf diesem Weg einen wichtigen Beitrag an deren zielgerichtete Ausbildung.

Auf den 1. Januar 2019 sind im Stellenplan des Staatsarchivs die Richt- position Wissenschaftliche/r Mitarbeiter/in LK 18 VVO um 0,8 Stellen so­ wie die Richtposition Technische/r Assistent/in LK 10 VVO um 0,2 Stel- len zu ergänzen. Die Richtposition Verwaltungsassistent/in LK 13 VVO (studentische/r Mitarbeiter/in audiovisuelle Medien) ist zudem neu mit 0,4 Stellen unbefristet zu führen. Auf den 1. Januar 2020 sind weiter in der Richtposition Wissenschaftliche/r Mitarbeiter/in LK 18 VVO (Restau- rator) 0,7 Stellen zu schaffen. Die Einreihung in LK 18 VVO wurde mit- tels vereinfachter Funktionsanalyse überprüft und stimmt ebenfalls im Quervergleich innerhalb des Staatsarchivs. Diese Einreihung wird vom Personalamt unterstützt. Ebenfalls auf den 1. Januar 2020 sind die bisher befristeten 0,4 Stellen in der Richtposition Verwaltungsassistent/in LK 13 VVO (studentische/r Mitarbeiter/in Restaurierung) als unbefristete Stel- len zu führen. Auf den 1. Januar 2021 schliesslich ist die Richtposition Tech- niker/in LK 14 VVO (Handbuchbinder/in) um 1,0 Stellen zu ergänzen.

H. Einreihungen und finanzielle Auswirkungen Die Einreihungen der Richtpositionen Betriebsangestellte/r LK 5 VVO, Verwaltungssekretär/in LK 12 VVO sowie Wissenschaftliche/r Mitarbei- ter/in LK 18 VVO wurden mit der vereinfachten Funktionsanalyse über- prüft und vom Personalamt gutgeheissen. Bei allen anderen Einreihungen handelt es sich um klassische Stellenaufstockungen, weshalb es keiner wei- teren Einreihungsüberprüfung bedarf. Die Mittel für den zusätzlichen Personalaufwand (2019: Fr. 438 000, 2020: Fr. 365 000, 2021: Fr. 323 000) sind im KEF 2018–2021 eingestellt.

Dispositiv

Auf Antrag der Direktion der Justiz und des Innern beschliesst der Regierungsrat:

I. Im Stellenplan des Staatsarchivs werden mit Wirkung ab 1. Januar 2019 folgende unbefristeten Stellen geschaffen: Stellen Richtposition Klasse VVO 0,2 Wissenschaftliche/r Abteilungsleiter/in 21 0,8 Wissenschaftliche/r Mitarbeiter/in 18 0,1 Techniker/in 15 0,4 Verwaltungssekretär/in 12 0,2 Technische/r Assistent/in 10 1,2 Betriebsangestellte/r 5

II. Im Stellenplan des Staatsarchivs werden mit Wirkung ab 1. Januar 2019 folgende, bisher befristeten Stellen unbefristet geführt: Stellen Richtposition Klasse VVO 0,8 Wissenschaftliche/r Mitarbeiter/in 20 0,4 Verwaltungsassistent/in 13 0,4 Verwaltungsassistent/in 13

III. Im Stellenplan des Staatsarchivs werden mit Wirkung ab 1. Januar 2020 folgende unbefristeten Stellen im Stellenplan geschaffen: Stellen Richtposition Klasse VVO 0,9 Wissenschaftliche/r Mitarbeiter/in 19 0,7 Wissenschaftliche/r Mitarbeiter/in 18 0,8 Informations- und Dokumentationsspezialist/in 16 0,4 Verwaltungsassistent/in 13 0,2 Verwaltungssekretär/in 11

IV. Im Stellenplan des Staatsarchivs werden mit Wirkung ab 1. Januar 2020 folgende, bisher befristeten Stellen unbefristet geführt: Stellen Richtposition Klasse VVO 0,4 Verwaltungsassistent/in 13

V. Im Stellenplan des Staatsarchivs werden mit Wirkung ab 1. Januar 2021 folgende unbefristeten Stellen geschaffen: Stellen Richtposition Klasse VVO 0,2 Wissenschaftliche/r Mitarbeiter/in 19 0,3 Wissenschaftliche/r Mitarbeiter/in 19 0,9 Verwaltungsassistent/in 14 1,0 Techniker/in 14 0,8 Verwaltungsassistent/in 13 0,4 Verwaltungsassistent/in 13

VI. Mitteilung an die Finanzdirektion und die Direktion der Justiz und des Innern.

Vor dem Regierungsrat Die Staatsschreiberin:

Kathrin Arioli