Projekt «IKT-Grundversorgung an den kantonalen Schulen der Sekundarstufe II», Auftrag, Stellenplan

Auszug aus dem Protokoll des Regierungsrates des Kantons Zürich Sitzung vom 20. März 2019

260. Projekt «IKT-Grundversorgung an den kantonalen Schulen der Sekundarstufe II»

Erwägungen

1. Ausgangslage Mit der Einführung der Informations- und Kommunikationstechno- logie (IKT) in den späten 90er-Jahren begannen verschiedene Mittel- und Berufsfachschulen der Sekundarstufe II (Schulen Sek II), die administra- tiven Arbeiten der Schulsekretariate und der Fachschaften mit IKT zu unterstützen. Den Aufbau nahmen oftmals IKT-kundige Lehrpersonen vor. Dies führte zur Entwicklung individueller Softwarelösungen und zum lokalen Betrieb der ersten Standard-Schuladministrationslösungen. Der Auf- und Ausbau der IKT fand an den einzelnen Schulen Sek II in unterschiedlichen Entwicklungsschritten statt. Ein übergeordnetes IKT-Gesamtkonzept und eine zentrale Führung und Steuerung der IKT bestehen bis jetzt nicht oder sind erst in Ansätzen in den Bereichen der Netzwerk-Services (LEUnet Schule) und der Schulverwaltungslösungen vorhanden. Auch fehlt ein einheitliches IKT-Controlling. Den Aufwand für die IKT-Grundversorgung der 39 Schulen Sek II mit über 60 000 Nut- zerinnen und Nutzern (einschliesslich Overheadkosten in den Schulen Sek II und dem MBA) schätzt das Mittelschul- und Berufsbildungsamt (MBA) auf rund 20 Mio. Franken pro Jahr. Als Folge der Entwicklungen und Anforderungen im digitalen Umfeld der Volksschulen, Hochschulen und Wirtschaft besteht auf der Sekundar- stufe II ein grosser Nachholbedarf nach einem Auf- und Ausbau einer standardisierten IKT-Grundversorgung. Sie ist Voraussetzung, um den digitalen Wandel im Bildungssystem der Sekundarstufe II zu ermögli- chen. Wegen der heterogenen IKT-Strukturen auf der Sekundarstufe II lässt sich die IKT-Grundversorgung jedoch nicht mit der nötigen Effizienz und Qualität zur Bewältigung des digitalen Wandels weiterentwickeln. Deshalb beauftragte die Bildungsdirektion das MBA mit der Erarbei- tung einer Strategie für den digitalen Wandel an den kantonalen Schulen Sek II. Diese wird mit dem Programm «Digitaler Wandel an kantonalen Schulen der Sekundarstufe II» umgesetzt und ist mit der kantonalen IKT-­ Strategie abgestimmt.

Die neue kantonale IKT-Strategie vom 25. April 2018 bestimmt (RRB Nr. 383/2018), dass es in der kantonalen Verwaltung eine standardisierte IKT-Grundversorgung gibt und das Amt für Informatik (AFI) für die anforderungsgerechte und wirtschaftliche Erbringung der IKT-Grund- versorgung verantwortlich ist (Ziff. 7 IKT-Strategie). Sowohl das MBA als auch die kantonalen Mittel- und Berufsfachschulen der Sekundar- stufe II liegen im Geltungsbereich der IKT-Strategie (vgl. Ziff. 3 IKT-­ Strategie).

2. Programm «Digitaler Wandel an kantonalen Schulen der Sekundarstufe II» Beim Programm «Digitaler Wandel an kantonalen Schulen der Sekun- darstufe II» geht es grundsätzlich um die Erfüllung des gesetzlichen Auf- trages der Bildungsdirektion. Im Rahmen des Programms werden ver- schiedene Projekte durchgeführt. Die folgende Abbildung zeigt eine Ge- samtübersicht:

Strategie «Digitaler Wandel an kantonalen Schulen der Sekundarstufe II»

Strategieebene Teilstrategie «IKT Sek II» Teilstrategie «Bildung im digitalen Umfeld»

Programm Programm «Umsetzung kantonale IKT-Strategie» «Digitaler Wandel an kantonalen Schulen der Sekundarstufe II»

Projekt Projekt Projekt «IKT-Grundversorgung Sek II» «IKT-Organisation und -Steuerung Sek II» «Bildung im digitalen Wandel»

Projekt Projekt «Mobile elektronische Geräte» «Aus- und Weiterbildung» Umsetzungsebene

Projekt Projekt «Migration Projekt IKT-Infrastruktur Projekt der «Migration «Migration IKT-Infrastruktur IKT-InfrastrukturderSchule» Schule» «Migration IKT-Infrastrukturder derSchule» Schule»

Mit den aufeinander abgestimmten Projekten «IKT-Grundversorgung Sek II», «IKT-Organisation und -Steuerung Sek II», «Bildung im digitalen Wandel», «Mobile elektronische Geräte», «Aus- und Weiterbildung» und «Migration der IKT-Infrastruktur der Schulen Sek II» werden die Vo- raussetzungen geschaffen, um Mittelschülerinnen und -schüler angemes- sen auf die Anforderungen der tertiären Bildungsstufe und die Lernen- den in den Berufsfachschulen auf die Anforderungen des Berufslebens in der Wirtschaft wie auch der höheren Berufsbildung und Fachhoch- schulen vorzubereiten.

3. Ziel des Projekts «IKT-Grundversorgung Sek II» Mit dem Projekt «IKT-Grundversorgung Sek II» wird die IKT-Grund- versorgung der Mittel- und Berufsfachschulen in den kommenden fünf Jahren gemäss den Anforderungen der Sekundarstufe II auf- und aus- gebaut und damit die betrieblichen Grundlagen für die Umsetzung der Strategie Digitaler Wandel an kantonalen Schulen der Sek II geschaffen. Nach dem Projektabschluss verfügen diese Schulen über eine zeitgemässe IKT-Grundversorgung, die den rechtlichen Anforderungen genügt und abgestimmt auf die kantonale IKT-Strategie weiterentwickelt werden kann. Dabei sind insbesondere folgende Bereiche zu regeln: – Auf- und Ausbau des zentralen Identitäts- und Zugriffsmanagements für über 60 000 Nutzerinnen und Nutzer an den 39 Schulen Sek II – Aufbau der IKT-Basisdienste, die ein medienbruchfreies Arbeiten ermöglichen – Aufbau des Managements der rund 10 000 Computer-Arbeitsplätze ge- mäss den Ausbildungsbedürfnissen der Schulen Sek II – Ausbau des technischen Betriebs der Fachapplikationen der Schulen Sek II – Aufbau der Serviceorganisation für die Schulen Sek II (IKT-Grund- versorgung und Fachapplikationen) mit Einbindung der Support-Or- ganisationen des MBA und der Schulen Sek II Die Ziele des Programms zur Umsetzung der kantonalen IKT-Strate- gie (RRB Nr. 383/2018) gelten auch für das vorliegende Projekt «IKT-­ Grundversorgung Sek II»: – Standardisierte IKT-Grundversorgung (Ziff. 7 IKT-Strategie) – Effiziente Bereitstellung der IKT-Grundversorgung durch das AFI (Ziff. 8 IKT-Strategie) – Standardisierte Betriebs- und Supportprozesse (Ziff. 9 IKT-Strategie) – Standardisierte IKT-Beschaffungsprozesse (Ziff. 10 IKT-Strategie) – Verwaltungsweites Management der IKT-Sicherheit (Ziff. 11 IKT-­ Strategie)

4. Projektorganisation «IKT-Grundversorgung Sek II»

4.1. Projektleitung Mit der Leitung des Projekts «IKT-Grundversorgung Sek II» wird – in Übereinstimmung mit der kantonalen IKT-Strategie – die Finanzdirek- tion beauftragt. Das Projekt wird in das Programm zur Umsetzung der IKT-Strategie integriert, und zwar als Projekt 30.60 im Bereich Standar- disierte IKT-Grundversorgung. Auftraggeberin des Projekts wird damit die Leitung des Programms zur Umsetzung der IKT-Strategie.

4.2. Externe Unterstützung Der Betrieb der IKT-Grundversorgung in 39 Schulen mit rund 10 000 Endgeräten und über 60 000 Anwenderinnen und Anwendern wird heute von verschiedenen externen Anbietern sichergestellt. Zukünftig soll nur noch ein Anbieter die IKT-Grundversorgung für alle Schulen Sek II erbringen. Dadurch werden die Voraussetzungen für die Standar- disierung der IKT-Grundversorgung geschaffen, die wiederum unab- dingbar für den digitalen Wandel der Bildung ist. Da das AFI sich erst im Aufbau befindet, kann es diese Aufgaben nicht aus eigener Kraft übernehmen. Innert kürzester Zeit müssten viele neuen Stellen geschaffen und in das Amt integriert werden. Deshalb ist die IKT-­ Grundversorgung für die Schulen Sek II extern zu vergeben. Die Be- reitstellung der IKT-Grundversorgung für die Schulen Sek II durch ein externes Unternehmen ist wegen des Projektumfangs und noch nicht vor- handener Mittel im AFI ein Sonderfall; sie bildet damit kein Präjudiz für die Bereitstellung der IKT-Grundversorgung in der übrigen kantonalen Verwaltung. Für die Erarbeitung der anspruchsvollen Ausschreibungsunterlagen ist die Unterstützung eines externen Beratungsunternehmens erforderlich. Dafür wird mit Ausgaben von unter Fr. 100 000 gerechnet, womit der Auf- trag freihändig vergeben werden kann.

4.3. Personelle Mittel Die Übernahme der Projektführung bedingt vier zusätzliche Stellen im AFI. Sie können durch das MBA nicht zur Verfügung gestellt werden, weil die IKT-Grundversorgung der Schulen Sek II schon heute durch externe Anbieter erbracht wird und im MBA dafür keine personellen Mittel aufgewendet werden. Die vier Stellen müssen im AFI neu geschaf- fen werden, davon je eine für eine Projektleiterin oder einen Projekt- leiter und die Stellvertretung sowie zwei für die Teilprojektleitung und Projektunterstützung. Zwei dieser vier Stellen sind auf drei Jahre zu befristen. Die Stelleninhaberinnen und -inhaber der zwei unbefristeten Stellen führen als Service-Managerinnen bzw. -Manager den externen

Betreiber der IKT-Grundversorgung für die Schulen Sek II über die Projektdauer hinaus auf der Grundlage einer Leistungsvereinbarung und stellen sicher, dass die kantonalen Vorgaben zur IKT-Grundversor- gung umgesetzt werden. Gleichzeitig sind sie Ansprechpersonen für das MBA als Besteller der Leistungen der IKT-Grundversorgung für die Schulen Sek II.

5. Zeitplan Der Zeitplan sieht folgenden Projektablauf vor: Januar 2020 Stellen für Projektleitung und -unterstützung besetzt Juli 2020 Pflichtenheft für Ausschreibung erstellt Ende 2020 Ausschreibung und Vergabe erfolgt Ende 2021 Pilotbetrieb mit einer oder mehreren Schulen durchgeführt Ende 2024 Migration der IKT-Infrastruktur in 80% der Schulen ab- geschlossen Aufgrund der Erfahrungen des MBA im Projekt «LEUnet Schulen» ist eine Migration der IKT-Infrastruktur in allen 39 Schulen bis Ende 2024 nicht realistisch. Deshalb wird die IKT-Infrastruktur in 20% der Schulen erst nach Projektende 2024 migriert.

6. Finanzielles

6.1. Projektkosten Bis zum Abschluss des Projekts «IKT-Grundversorgung in den Schulen Sek II» fallen folgende Kosten an: Beträge in Franken über Projektdauer von 5 Jahren 2 Stellen für Projektleiter/in und Stellvertretung für 5 Jahre (LK 21) 1 700 000 2 Stellen für Projektunterstützung für 3 Jahre (LK 20) 960 000 Erarbeitung Ausschreibungsunterlagen durch Externe 100 000 Total 2 760 000 Die Ausgaben für die externe Unterstützung von Fr. 100 000 sind ge- mäss § 37 Abs. 2 lit. a des Gesetzes über Controlling und Rechnungs- legung (LS 611) gebunden und gemäss § 39 lit. a der Finanzcontrolling- verordnung (LS 611.2) von der Finanzdirektion zu beschliessen. Die ge- samten Kosten für das Projekt fallen im AFI an und werden dem MBA vollumfänglich verrechnet . Die Ausgaben können durch die im Budget 2019 und in den KEF-Jahren 2020–2022 des MBA eingestellten Mittel gedeckt werden.

6.2. Betriebskosten Die Ausgaben für den Betrieb der IKT-Grundversorgung in den Mittel- und Berufsfachschulen werden dem Regierungsrat – zusammen mit der Vergabe – nach Vorliegen der Ausschreibungsergebnisse beantragt. Gleich- zeitig wird die Wirtschaftlichkeit der Ausgaben in einer Wirtschaftlich- keitsrechnung nachgewiesen.

7. IKT-Strategie

7.1 Umsetzung der IKT-Strategie Das Projekt «IKT-Grundversorgung Sek II» wird in das Programm zur Umsetzung der kantonalen IKT-Strategie gemäss RRB Nr. 383/2018 (Dispositiv VIII in Verbindung mit Ziff. 3.3 der Erwägungen) integriert.

7.2 Prüfung durch das Gremium SDI Zur Steuerung der kantonalen IKT-Strategie setzte der Regierungs- rat mit Beschluss Nr. 392/2018 das Gremium «Steuerung Digitale Verwal- tung und IKT (SDI)» ein. Dieses hat unter anderem dafür zu sorgen, dass die IKT-Strategie gemäss RRB Nr. 383/2018 abgestimmt umgesetzt und weiterentwickelt wird und dass die Projekte und die damit verbundenen personellen und finanziellen Mittel koordiniert geplant werden. Ausser- dem ist es Programmausschuss des Programms zur Umsetzung der IKT-­ Strategie. Demgemäss hat das SDI den Antrag der Finanzdirektion be- treffend «IKT-Grundversorgung an kantonalen Schulen der Sekundar- stufe II» an seiner Sitzung vom 8. März 2019 geprüft und ihm zugestimmt.

Dispositiv

Auf Antrag der Finanzdirektion beschliesst der Regierungsrat:

I. Die Finanzdirektion wird mit der Durchführung des Projekts «IKT-­ Grundversorgung Sek II» gemäss Erwägungen in Ziff. 3 und 4 beauftragt.

II. Das Programm zur Umsetzung der kantonalen IKT-Strategie ge- mäss RRB Nr. 383/2018, Dispositiv VIII, wird um das Projekt «IKT-Grund- versorgung Sek II» erweitert.

III. Im Stellenplan des Amts für Informatik werden folgende Stellen neu geschaffen: ab 1. Januar 2020, unbefristet Stellen Richtposition Klasse VVO ab 1. Januar 2020 bis 31. Dezember 2022 Stellen Richtposition Klasse VVO

IV. Mitteilung an die Bildungsdirektion und die Finanzdirektion.

Vor dem Regierungsrat Die Staatsschreiberin:

Kathrin Arioli