HR-Geschäftsmodell, weiteres Vorgehen, Kreditabrechnung

1. Ausgangslage und Zielsetzung Mit Beschluss Nr. 907/2019 legte der Regierungsrat im Rahmen der Personalstrategie 2019–2023 für die Direktionen und die Staatskanzlei das HR-Geschäftsmodell als eines der strategischen Handlungsfelder fest. Das Projekt verfolgt das Ziel, mit den folgenden Massnahmen eine leistungsstarke und zukunftsgerichtete HR-Organisation zu gewährleis- ten: 1. Überprüfung der HR-Organisation

2. Harmonisierung der HR-Dienstleistungen in der kantonalen Verwal- tung

3. Erarbeitung einer HR-Prozesslandkarte

4. Einheitliche, schlanke und digitale HR-Prozesse

5. Vorbereitung der Ablösung des Personal- und Lohnadministrations- systems durch eine moderne Standardlösung

6. Schaffung und Nutzung von direktionsübergreifenden Gremien und Arbeitsgruppen (Fachgremium, Workstreams usw.) Mit Beschluss vom 8. Dezember 2021 gab der Regierungsrat die Ab- lösung der heutigen SAP-Lösung Stäfa und damit der Einführung einer neuen SAP-HCM-Standardlösung (Projekt Aurora) in Auftrag. Dieses Projekt setzt die im Projekt HR-Geschäftsmodell erarbeiteten harmo- nisierten HR-Prozesse digital um. Die Planung sieht die Einführung des neuen HR-Systems in zwei Wellen ab dem 1. Januar 2025 vor. Bis dahin müssen die organisatorischen Voraussetzungen für die Arbeiten mit dem neuen HR-System geschaffen sein. Eine Diskussion im Regierungsrat im März 2023 ergab, dass der Um- fang des Projekts HR-Geschäftsmodell aufgrund der Komplexität zu re- duzieren sei. Die hohe Komplexität ergibt sich aus der Vielzahl von Ver- waltungseinheiten mit spezifischen Bedürfnissen, der aufwendigen pro- jektübergreifenden Koordination sowie der Vielschichtigkeit und der zahlreichen Abhängigkeiten der Aufgaben. Das Projekt sollte sich auf die Erarbeitung der harmonisierten digitalen HR-Prozesse fokussieren. Der vorliegende Beschluss fasst die im Projekt HR-Geschäftsmodell erarbeiteten Ergebnisse zusammen und legt die Überführung der Pro- jektarbeiten in die betrieblichen Strukturen auf den 1. Januar 2025 fest.

2. Vorgehen, Ergebnisse und Mehrwert des Projekts

2.1 Vorgehen Die Projektergebnisse wurden unter Einbezug der Konferenz der Lei- terinnen und Leiter Human Resources (HRK) sowie unter der Feder- führung des Personalamtes erarbeitet. Die HR-Organisation des Kantons Zürich wurde in einer ersten Phase umfassend durch das Beratungsunter- nehmen Empiricon AG überprüft. Die Ergebnisse wurden in einem Be- richt vom 29. Januar 2021 festgehalten. Aus den darin wiedergegebenen Erkenntnissen und Empfehlungen wurden Projektziele und -massnah- men (vgl. dazu Kap. 2.2) abgeleitet. Diese wurden anschliessend unter Berücksichtigung der vom Regierungsrat diskutierten Fokussierung auf die Digitalisierung und Standardisierung der HR-Prozesse erarbeitet. Der Regierungsrat nahm regelmässig vom Fortschritt der Arbeiten Kennt- nis (letztmals am 20. September 2023), und auch die Geschäftsprüfungs- kommission des Kantonsrates wurde regelmässig über den Fortschritt der Arbeiten informiert (letztmals am 14. Dezember 2023). Die Projektarbei- ten wurden in enger Abstimmung mit dem Projekt Aurora durchgeführt, sodass die fachlichen, organisatorischen und terminlichen Abhängigkei- ten berücksichtigt wurden.

2.2 Ergebnisse Mit dem Projekt werden die folgenden Ergebnisse erreicht: Massnahme gemäss Ausgangslage Ergebnis Überprüfung der HR-Organisation Analyse der HR-Organisation, Erarbeitung von konzeptionellen Grundlagen und Empfehlungen für verschiedene Handlungsfelder. 2024 wird das Kompetenzzentrum Systeme und Prozesse (CC S&P) im Personalamt aufgebaut. Es wird die Optimierung, Koordination und Weiterent- wicklung sowie den Wissenstransfer der harmonisier- ten Prozesse und Instrumente übernehmen. Harmonisierung der HR-Dienst- Das grösste Standardisierungspotenzial liegt in den leistungen in der kantonalen Bereichen HR-Administration und Payroll, da dort eine Verwaltung grosse Anzahl von gleichen Abläufen zusammenge- fasst werden kann. Diese Aufgaben werden künftig mit harmonisierten, vereinfachten und digi­talisierten HR-Prozessen erbracht. Erarbeitung einer HR-Prozess- Es wurden rund 60 harmonisierte HR-Soll-Grobpro- landkarte mit einheitlichen, zesse erarbeitet und auf einer Prozesslandkarte schlanken und digitalen HR-Pro- abgebildet. Zusätzlich wurden rund 40 dazugehörige zessen Detailprozesse harmonisiert, visualisiert und an das Projekt Aurora übergeben. Allfällige weitere Prozess- detaillierungen finden in den betrieblichen Strukturen statt.

Massnahme gemäss Ausgangslage Ergebnis Vorbereitung der Ablösung des Für den Bereich Payroll wird das neue HR-System Personal- und Lohnadministra- SAP H4S4 auf den 1. Januar 2025 eingeführt und tionssystems durch eine moderne anschliessend schrittweise erweitert. Standardlösung Etablierung und Nutzung von Optimierte Koordination innerhalb und ausserhalb der direktionsübergreifenden Gremien HR-Organisation (Projekt- und Betriebsgremien). und Arbeitsgruppen Engere Zusammenarbeit für Weiterentwicklungen im HR-Bereich.

2.3 Mehrwert Das Projekt HR-Geschäftsmodell trägt (in enger Abstimmung mit dem Projekt Aurora) in mehrfacher Hinsicht nutzbringend zu einer leistungs- starken und zukunftsgerichteten HR-Organisation bei:

1. Die durchgängige Standardisierung und Vereinfachung von HR-Pro- zessen sowie der Einsatz von Hilfsmitteln (z. B. Checklisten) steigern die Effizienz.

2. Durch die standardisierten HR-Prozesse und eine durchgängige und verbindliche digitale Plattform werden HR-Service-Leistungen in der gesamten kantonalen Verwaltung vereinheitlicht und optimiert.

3. Die Schaffung und Nutzung von direktionsübergreifenden Gremien und Arbeitsgruppen stärkt und optimiert die Zusammenarbeit der HR-Organisationen in der kantonalen Verwaltung.

3. Weiteres Vorgehen Bis zur Überführung der Tätigkeiten in die betrieblichen Strukturen auf den 1. Januar 2025 ist Folgendes vorgesehen:

1. 2024 wird im Personalamt das Kompetenzzentrum Systeme und Pro- zesse aufgebaut, das die Optimierung, Koordination und Weiterent- wicklung sowie den Wissenstransfer der harmonisierten Prozesse und Instrumente sicherstellt.

2. Ein Change-Management-Team hat innerhalb des Projekts Aurora, begleitet durch das Personalamt, die Arbeit aufgenommen und wird die auf den 1. Januar 2025 geplante Einführung der neuen Plattform mit vereinheitlichten HR-Prozessen unterstützen.

3. Die erarbeiteten Ergebnisse (u. a. Prozesse und Systeme) werden mit der Einführung der digitalen HR-Plattform auf den 1. Januar 2025 in die betrieblichen Strukturen überführt.

4. Die entsprechenden Anpassungen erlauben einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess als fortlaufende Massnahme, um die HR-Or- ganisation und deren Dienstleistungen sowie die technischen Instru- mente auch in Zukunft zu optimieren. Im Rahmen der Betriebsorga-

nisation wird das kantonale HR mit den zur Verfügung stehenden personellen Mitteln und den bestehenden Betriebsgremien (HRK, Personalentwicklungszirkel, Berufsbildungsforum usw.) laufend wei- terentwickelt.

5. Potenzielle Weiterentwicklungen im HR sind in den Themengebieten HR-Kompetenzen, weitere Konsolidierung und Harmonisierung von HR-Service-Leistungen sowie der Weiterentwicklung des HR-Change- Managements zu verorten. Diese Weiterentwicklungen können auf den bereits erarbeiteten konzeptionellen Ergebnissen des Projekts HR- Geschäftsmodell aufbauen (Blueprint für das HR-Service-Center, Change-Management-Konzept).

4. Projektverlauf In RRB Nr. 269/2021 war vorgesehen, das Projekt HR-Geschäftsmo- dell in den vier Phasen Analyse (2020), Grobkonzeption (2021), Detail- konzeption (2022) und Umsetzung (2023) einzuführen. Dieser Zeitplan erwies sich als zu ehrgeizig. Insbesondere führten die folgenden Gründe zu Verzögerungen: die Vielzahl von Verwaltungseinheiten mit spezifi- schen Bedürfnissen, die aufwendige projektübergreifende Koordination, die Vielschichtigkeit und die zahlreichen Abhängigkeiten der Aufgaben, verschiedene personelle Veränderungen und mangelnde personelle Mit- tel im Projekt, zeitintensive direktionsübergreifende Koordinations- arbeiten sowie die enge Abstimmung mit dem Projekt Aurora. Mit der Einführung der HCM-Standardlösung auf Anfang 2025 kann das Projekt HR-Geschäftsmodell auf Ende 2024 abgeschlossen und in den Betrieb überführt werden.

5. Kreditabrechnung Im Folgenden werden die gemäss RRB Nr. 269/2021 vorgesehenen Ausgaben den tatsächlich angefallenen Ausgaben gegenübergestellt (in Franken): Kredit (geplant) Umsetzung (Ist) Differenz 1 464 180 1 993 674 –529 494 In RRB Nr. 269/2021 war vorgesehen, die Projektleitung grösstenteils intern sicherzustellen. Aufgrund verschiedener Vakanzen im Personal- amt musste die Funktion der Projektleitung jedoch über grosse Zeit- räume hinweg extern besetzt werden. Diese Mehrkosten belaufen sich auf Fr. 329 631. Um die Mehrkosten möglichst niedrig zu halten, wurde jeweils intensiv nach einer zeitnahen internen Besetzung der Funktion gesucht. Aufgrund der hohen Komplexität des Projekts sind zusätzlich weitere Kosten von Fr. 199 863 entstanden.

Die Mehrkosten von insgesamt Fr. 529 494 konnte das Personalamt in den Jahren 2020 bis 2023 jeweils in anderen Leistungsbereichen kompen- sieren. Die eingeplanten Reserven wurden in erster Linie für die Detail- konzeption verwendet, reichten aber aufgrund der beschriebenen Ent- wicklungen nicht aus.