Erneuerung egovpartner, Stellenplan

Auszug aus dem Protokoll des Regierungsrates des Kantons Zürich Sitzung vom 24. März 2021

310. Erneuerung egovpartner (Stellenplan)

Erwägungen

A. Ausgangslage Die meisten Interaktionen zwischen Einwohnerinnen und Einwoh- nern und Wirtschaft einerseits und Behörden anderseits finden auf kommunaler Ebene bei den Gemeinden statt, wobei das Erbringen der Dienstleistungen für die Nutzerinnen und Nutzer in den meisten Fällen einer engen Zusammenarbeit von Kanton und Gemeinden bedarf. Im September 2008 hat der Regierungsrat die E-Government-Stra- tegie des Kantons Zürich 2008–2012 festgesetzt (RRB Nr. 1411/2008). Einer der Handlungsschwerpunkte darin war der Ausbau des elektro- nischen Geschäftsverkehrs mit anderen Behörden, dem Bund und ins- besondere den Gemeinden. Die Zusammenarbeit mit und zwischen den Städten und Gemeinden sollte deshalb gefördert und in geeigneter Form (Vereinbarung, Gesetz) geregelt werden. Mit Beschluss Nr. 1092/2012 genehmigte der Regierungsrat die Verein- barung über die Zusammenarbeit zwischen Gemeinden und Kanton im Bereich E-Government. Mittlerweile haben 155 von den 162 Zürcher Ge- meinden die Zusammenarbeitsvereinbarung unterzeichnet. Mit der Zu- sammenarbeitsorganisation, die seit Mitte 2013 die Bezeichnung egov- partner.zh.ch trägt, soll die Entwicklung im Bereich E-Government im Kanton Zürich gesteuert und koordiniert werden. Die Aufbauorganisa- tion gestaltet sich wie folgt:

Politische / strategische Vereinbarungs- Steuerungsausschuss Steuerung Gemeinden (politisch/strategisch)

Fachliche Steuerung Fachrat und Unterstützung (fachlich/beratend)

Operative Steuerung Geschäftsstelle und Unterstützung (fachlich/operativ)

Umsetzungsorgan 1 Umsetzungsorgan 2 Umsetzungsorgan… Umsetzung Projekte (Umsetzung Projekte) (Umsetzung Projekte) (Umsetzung Projekte)

Die Kosten für die Mitwirkung der Mitglieder der Organisationsgre- mien tragen die entsendenden Organisationen. Der Kanton trägt die Kosten der Geschäftsstelle, die der Abteilung Digitale Verwaltung und E-Government der Staatskanzlei angegliedert ist. Für die Sicherstellung der Finanzierung der Vorhaben sind in jedem Fall die Umsetzungsor- gane zuständig. egovpartner kann für die kurzfristige Förderung einzel- ner Projekte eine Anschub- oder Unterstützungsfinanzierung leisten, die vom Kanton getragen wird. egovpartner besteht in der heutigen Form seit rund acht Jahren. Nach der Aufbauarbeit konnten mehrere Projekte, teilweise schweizweit, um- gesetzt und ein aktives breites Netzwerk aufgebaut werden. Obwohl die Organisation grundsätzlich funktioniert und sich bewährt hat, bedarf sie einer Erneuerung, um sich auf das heutige Umfeld aus- richten zu können. Der Steuerungsausschuss hat deshalb das Projekt «Er- neuerung egovpartner» angestossen. In der Initialisierungsphase zeigte sich, dass die Geschäftsstelle egov- partner stark unterbesetzt ist. Im weiteren Verlauf der Initialisierungs- phase haben die Städte und Gemeinden, vertreten durch den Verband der Gemeindepräsidien des Kantons Zürich (GPV) und den Verein Zürcher Gemeindeschreiber und Verwaltungsfachleute (VZGV), ein Positions- papier eingereicht, das über die im Projekt gesetzte Ambition hinausgeht.

B. Erneuerungsbedarf Als Ergebnis der Initialisierungsphase liegen die Studie und der ge- nehmigte Projektauftrag vor. Sowohl die kantonale Verwaltung als auch der GPV und der VZGV sehen in der Zusammenarbeit in den Berei- chen E-Government, Digitalisierung und digitale Transformation gros- ses Potenzial und Handlungsbedarf, um die öffentlichen Verwaltungen für die Zukunft zu rüsten und das Angebot der Dienstleistungen zeit- gemäss zu gestalten. egovpartner soll in der Lage sein, rascher, koordinier- ter und strategischer stärker vorzugehen. Dazu werden ein neues Finan- zierungsmodell, eine höhere Verbindlichkeit für die Partner (Städte/ Gemeinden, Kanton) bei der Umsetzung beschlossener Vorhaben und ein strategisch stärkeres Portfolio notwendig. Um diese Anforderungen zu er- füllen, müssen die personellen Mittel der Geschäftsstelle deutlich ver- stärkt und insbesondere mit Projektleitungsstellen ergänzt werden. Die grundsätzliche Organisationsform soll beibehalten werden und die Ge- schäftsstelle weiterhin der Staatskanzlei angegliedert sein. Mit der erneuerten Zusammenarbeitsorganisation egovpartner soll das Leistungsangebot der öffentlichen Verwaltung (Kanton und Gemein- den) mittels eines strategischen Umsetzungsplans durchgehend digitali- siert auf die Kundenbedürfnisse ausgerichtet werden. Die verwaltungs-

internen Abläufe sollen auf «digital only» umgestellt werden. Die digitale Transformation der Verwaltungen wird aktiv unterstützt. Mit einem Posi- tionspapier vom 29. September 2020 fordern auch der GPV und der VZGV dazu auf, diese Richtung zeitnah einzuschlagen und die Organisation mit den notwendigen personellen und finanziellen Mitteln auszustatten. Als Rechtsgrundlage dient § 33 des Gesetzes über die Organisation des Regierungsrates und der kantonalen Verwaltung (LS 172.1), wonach die Verwaltung nach Verfassung und Gesetz zu handeln und dabei die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit, der Bürgernähe und der Nachhaltig- keit zu beachten hat. Die Möglichkeit, Behördengänge elektronisch ab- zuwickeln, sowie ein damit einhergehendes Verständnis der Bedürfnisse der Einwohnerinnen und Einwohner sowie der Wirtschaft gehören zu einer zeitgemässen Verwaltung. Der Regierungsrat hat dies in seinen Richtlinien der Regierungspolitik 2019–2023 mit dem Legislaturziel 10 «Die Verwaltungsstrukturen sind an die Aufgabenerfüllung angepasst, die Attraktivität als Arbeitgeber ist gestärkt und mit der digitalen Trans- formation ist das Leistungsangebot konsequent auf die Kundenbedürf- nisse ausgerichtet» festgehalten. Die entsprechenden Massnahmen 10c, 10d und 10h konkretisieren dieses Ziel und weisen insbesondere auf die Notwendigkeit der Zusammenarbeit zwischen Kanton und Gemeinden hin. Ziel 2h der Staatskanzlei 2021–2024 hält weiter fest, dass die Zusam- menarbeitsorganisation egovpartner zu überprüfen und auf die aktuel- len Bedürfnisse auszurichten sei.

C. Umsetzung Für die Entwicklung und Umsetzung wurde das Projekt «Blue Deal – Erneuerung egovpartner» gestartet. Projektauftraggebende sind die Staats- schreiberin und der Präsident des VZGV. Die Initialisierungsphase dauerte vom 1. März 2020 bis 31. Januar 2021. Ende Januar 2021 wurde der Projektauftrag von der Auftraggeberschaft und dem Steuerungsausschuss egovpartner genehmigt. Die Konzeptphase dauert bis 30. Juni 2021, die Realisierungsphase bis Dezember 2021. Ab dem 1. Januar 2022 kann mit der Einführung der erneuerten Organisation begonnen werden. Bereits während der Initialisierungsphase wurde deutlich, dass in der Geschäftsstelle egovpartner möglichst rasch zusätzliche personelle Mit- tel geschaffen werden sollen. Die heute zur Verfügung stehenden 80 Stel- lenprozente reichen nicht aus. In ihrem Positionspapier beantragen der GPV und der VZGV eine Aufstockung auf vier bis fünf Vollzeitstellen. Dabei sind die Städte und Gemeinden bereit, sich zusätzlich zu den Fi- nanzierungsbeiträgen für geplante Digitalisierungsvorhaben an den Per- sonalkosten zu beteiligen. Die Grössenordnung der geforderten personel- len Mittel deckt sich mit der Einschätzung der Staatskanzlei.

Dementsprechend ist es das Ziel, ab 1. Januar 2022 die Geschäftsstelle egovpartner mit fünf Vollzeitstellen zu besetzen, wovon die Städte und Gemeinden 2,0 Stellen finanzieren sollen. Die Kosten der Aufstockung von 2,2 Stellen werden vom Kanton (Staatskanzlei) getragen, zusätzlich zu den bestehenden 0,8 Stellen. Sollte die Finanzierung der 2,0 Stellen durch die Städte und Gemein- den nicht ab 2022 erfolgen können, werden die personellen Mittel der Ge- schäftsstelle egovpartner auf den 1. Januar 2022 um 2,2 Stellen aufge- stockt, wofür der Kanton die Kosten trägt. Die Besetzung der zusätzlichen Stellen wird in Abstimmung mit der Einführung der erneuerten Organisation ab dem 1. Januar 2022 erfolgen. Im Rahmen des Projekts «Blue Deal» wird im Teilprojekt «Verein- barung und Finanzierung» die bestehende Vereinbarung zwischen den Städten und Gemeinden einerseits sowie dem Kanton anderseits über- arbeitet. Ziel ist, dass die Vorhaben von egovpartner paritätisch von den Städten und Gemeinden und dem Kanton finanziert werden. Da- für sollen sowohl die Städte und Gemeinden als auch der Kanton je einen Franken pro Einwohnerin und Einwohner pro Jahr bereitstellen, was rund 3 Mio. Franken pro Jahr ergibt. Mit dem Beschluss zur erneu- erten Vereinbarung ist nach Abschluss der Konzeptphase auch über die Finanzierung zu entscheiden.

D. Mittelbedarf Der Stellenplan der Staatskanzlei ist im Rahmen der Einführung der erneuerten Zusammenarbeitsorganisation egovpartner.zh.ch wie folgt zu ergänzen: Stellen Richtposition Klasse VVO Betrag in Franken 1,2 Adjunkt/in Geschäftsstellenleiterin/in Stv. 19 250 000 2,0 Wissenschaftliche/r Mitarbeiter/in (Projektleiter/in) 19 400 000 1,0 Verwaltungsassistent/in 15 150 000 4,2 Total 800 000 Bei den 1,2 Stellen Adjunkt/in und den 2,0 Stellen Wissenschaftliche/r Mitarbeiter/in handelt es sich um ordentliche Aufstockungen bestehen- der Stellen, weshalb eine vereinfachte Funktionsanalyse nicht notwendig ist. Neu geschaffen wird die Stelle der Verwaltungsassistenz. Für die zusätzlichen Stellen fallen jährlich wiederkehrende Kosten von insgesamt Fr. 800 000 an. Davon werden die Kosten für die zwei Stellen Projektleiter/in von Fr. 400 000 den Städten und Gemeinden, vertreten durch den VZGV, verrechnet. Die fremdfinanzierten Stellen werden von der Staatskanzlei gestützt auf § 5 Abs. 3 der Vollzugsverordnung zum Personalgesetz (VVO, LS 177.111) geschaffen. Die übrigen zusätzlichen Personalkosten von Fr. 400 000 werden vom Kanton (Staatskanzlei) ge- tragen.

Das Budget 2021 für die Umsetzung von Vorhaben von egovpartner beträgt Fr. 780 000. Mit dem neuen Finanzierungsmodell soll ab 2022 der sogenannte Digitalisierungsfranken eingeführt werden. Dabei stellen die Gemeinden pro Einwohnerin und Einwohner einen Franken für Um- setzungsvorhaben bereit. Der Kanton trägt paritätisch ebenfalls einen Franken pro Einwohnerin und Einwohner aus seinem Budget bei. Dies ergibt bei einer Bevölkerungszahl von rund 1,5 Mio. Einwohnerinnen und Einwohnern einen Betrag von insgesamt 3 Mio. Franken pro Jahr. Das definitive Finanzierungsmodell wird im Teilprojekt 2 entwickelt. Es ist geplant, dass das Finanzierungsmodell im Juni 2021 dem Regierungs- rat zur Beschlussfassung vorgelegt wird.

E. Finanzierung Der Mittelbedarf für egovpartner gestaltet sich ab 2022 wie folgt: Stellen Klasse VVO Betrag in Franken 0,8 Adjunkt/in (bestehend, RRB Nrn. 1092/2012, 334/2013) 20 180 000 1,2 Adjunkt/in (Geschäftsstellenleiter/in Stv.) 19 250 000 2,0 Wissenschaftliche/r Mitarbeiter/in (Projektleiter/in) 19 400 000 1,0 Verwaltungsassistent/in (Assistent/in Geschäftsstelle 15 150 000 egovpartner) 5,0 Total 980 000 Projekte Für die Umsetzung des strategisch ausgerichteten 3 000 000 Projektportfolios wird jährlich paritätisch von den Gemeinden und dem Kanton Fr. 1 pro Einwohnerin und Einwohner zur Verfügung gestellt. Gesamttotal 3 980 000

Aufteilung der Finanzierung: Betrag in Franken Städte und Gemeinden 2 Stellen Projektleiter/in 400 000 Mitfinanzierung Projekte (Fr. 1 pro Einwohnerin und Einwohner) 1 500 000 Total 1 900 000 Kanton Personalkosten 580 000 Projektkosten (Fr. 1 pro Einwohnerin und Einwohner) 1 500 000 Total 2 080 000 Gesamttotal 3 980 000

Die ab 2022 benötigten finanziellen Mittel sind im Konsolidierten Ent- wicklungs- und Finanzplan (KEF) 2021–2024 der Leistungsgruppe Nr. 1000, Regierungsrat und Staatskanzlei, nicht enthalten. Sie sind im Budget 2022 und im KEF 2022–2025 einzustellen. Die Studie aus der Initialisierungsphase hat gezeigt, dass eine erfolg- reiche digitale Transformation und Digitalisierung der Verwaltungsdienst- leistungen nur durch verstärkte Zusammenarbeit, eine strategische Ausrichtung der Umsetzungsplanung und übergreifende Koordination zu erreichen ist. Die Coronakrise hat zudem verdeutlicht, dass die Di- gitalisierung weiter vorangetrieben werden muss. Es ist deshalb erfor- derlich, die notwendigen Mittel für die Zusammenarbeitsorganisation egovpartner bereitzustellen. Innerhalb der Staatskanzlei bestehen keine Möglichkeiten, die zusätzlichen Stellen zu kompensieren.

F. Strategie Digitale Verwaltung Das Gremium «Steuerung Digitale Verwaltung und IKT» (SDI) hat das Geschäft am 5. März 2021 zuhanden des Regierungsrates vorbera- ten und diesem zugestimmt.

Dispositiv

Auf Antrag der Staatskanzlei beschliesst der Regierungsrat:

I. Der Stellenplan der Staatskanzlei für die Geschäftsstelle egovpart- ner wird mit Wirkung ab 1. Januar 2022 wie folgt ergänzt: Stellen Richtposition Klasse VVO 1,2 Adjunkt/in (Geschäftsstellenleiter/in Stv.) 19 1,0 Verwaltungsassistent/in (Assistent/in Geschäftsstelle egovpartner) 15

II. Die ab 2022 benötigten finanziellen Mittel werden im Budget 2022 und im Konsolidierten Entwicklungs- und Finanzplan 2022–2025 einge- stellt.

III. Mitteilung an die Finanzdirektion und die Staatskanzlei.

Vor dem Regierungsrat Die Staatsschreiberin:

Kathrin Arioli