Mittelschul- und Berufsbildungsamt, Stellenplan

Auszug aus dem Protokoll des Regierungsrates des Kantons Zürich Sitzung vom 29. März 2023

383. Mittelschul- und Berufsbildungsamt (Stellenplan)

Erwägungen

1. Ausgangslage Der Stellenplan des Mittelschul- und Berufsbildungsamtes (MBA) wurde in den letzten Jahren aufgrund der Übernahme neuer Aufgaben (Fachstelle Austausch und Mobilität, RRB Nr. 642/2022), der Bewältigung von aufwendigeren Betreuungs- und Beratungsaufgaben in der Berufs- bildung nach der Coronakrise (RRB Nr. 524/2022), der Umsetzung des digitalen Wandels an den Schulen der Sekundarstufe II (RRB Nr. 873/2022) und des Aufbaus einer Projektorganisation zur Einführung einer neuen Schuladministrationssoftware an den 38 Mittel- und Berufsfachschulen (RRB Nr. 694/2022) mehrmals angepasst. Zudem wurden wegen des Wachstums der Anzahl Schülerinnen und Schüler mit der Kantonsschule Uetikon am See 2015 (Vorlage 5261) und der Kantonsschule Zimmerberg 2018 (Vorlage 5409) zwei neue Mittelschulen gegründet. Mit der Planung von drei Mittelschulen am Standort Hohlstrasse (RRB Nr. 1207/2021) und an zwei weiteren Standorten sollen weitere Mittelschulen entstehen. Dies führt zu einem personellen Mehraufwand bei der Betreuung und Finanzierung. Mit der Zunahme von langen krankheitsbedingten Ab- senzen bei den Lehrpersonen und beim Betriebs- und Verwaltungsperso- nal der Mittel- und Berufsfachschulen stieg in den letzten Jahren zudem der Aufwand für das Case Management stark an. Im Weiteren benötigt das MBA personelle Mittel für die Umsetzung von neuen bundesrecht- lichen Vorgaben in der Berufsbildung und der gymnasialen Maturität. Diese durch die steigenden Schülerinnen- und Schülerzahlen und die Übernahme neuer Aufgaben ausgelöste Entwicklung führt dazu, dass sich das MBA neu organisieren und die Strukturen anpassen muss, damit es seine Aufgaben auch zukünftig erfüllen kann. Deshalb muss der Stel- lenplan des Amtes in verschiedenen Bereichen angepasst werden.

2. Personalbedarf Personalengpässe wurden bisher teilweise mit befristeten, mittels Direktionsverfügung geschaffenen Stellen überbrückt. Die Befristungen laufen nun aus, weshalb die Stellen in unbefristete übergeführt werden sollen. Zudem kann die Erledigung der genannten und anstehenden Aufgaben ohne zusätzliches, qualifiziertes Personal nicht mehr im glei- chen Umfang und in der nötigen Qualität sichergestellt werden. Diese Entwicklung betrifft sämtliche Organisationseinheiten (OE) des MBA.

OE Mittelschulen Die OE Mittelschulen ist sowohl Ansprechpartnerin für die 21 kanto- nalen Mittelschulen als auch für die Bearbeitung sämtlicher Mittelschul- fragen zuständig. Sie unterstützt, koordiniert, entwickelt und beaufsich- tigt die Mittelschulen und leitet Projekte zu deren Stärkung und Weiter- entwicklung. Aufgrund neuer Bundesvorgaben betreffend die gymnasia- len Abschlüsse, die voraussichtlich im Sommer 2024 in Kraft treten werden, steht ein Grossprojekt zur Weiterentwicklung der Zürcher Gym- nasien an. Mit der Eröffnung von zwei neuen Mittelschulen und der Planung von drei weiteren sowie etlichen Sanierungs- und Erweiterungs- vorhaben ist zudem der Betreuungsaufwand zusätzlich angestiegen. Dafür wurden 2,0 befristete Stellen Wissenschaftliche/r Mitarbeiter/in (LK 19) bewilligt. Diese sollen in unbefristete Stellen übergeführt werden. Dabei handelt es sich um die Aufstockung bestehender Stellen. Zudem sollen 0,5 neue Stellen Verwaltungsassistent/in (LK 13) für die Projekt- unterstützung geschaffen werden. Im Weiteren wurde die Zentrale Auf- nahmeprüfung für die Mittelschulen neu konzipiert und benötigt admi- nistrative Unterstützung. Diese wurde während der Übergangs- und Ein- führungsphase mit 0,5 befristeten Stellen Verwaltungsassistent/in (LK 14) sichergestellt. Diese sollen unbefristet weitergeführt werden. Die Einrei- hung der Stellen wurde überprüft und vom Personalamt für nachvoll- ziehbar erachtet. OE Berufsfachschulen und Weiterbildung Die OE Berufsfachschulen und Weiterbildung ist die Schnittstelle zwi- schen dem MBA und den 17 kantonalen und den zehn kantonal finan- zierten, privaten Berufsfachschulen. Sie unterstützt diese unter anderem bei der Umsetzung neuer bundesrechtlicher Vorgaben. Zudem betreut sie die Weiterbildungsinstitutionen, zu denen auch die Höheren Fachschu- len (HF) gehören. Für die Koordination der Umsetzung der neuen Bun- desvorgaben für den Allgemeinbildenden Unterricht, den neuen Rah- menlehrplan für die Berufsmaturität und die Neupositionierung der HF wurden 0,5 befristete Stellen Wissenschaftliche/r Mitarbeiter/in (LK 19) bewilligt. Diese sollen unbefristet weitergeführt werden. Dabei handelt es sich um die Aufstockung bestehender Stellen in dieser OE. OE Betriebliche Bildung Die OE Betriebliche Bildung stellt die Aufsicht in der betrieblichen Ausbildung sicher, berät die Lehrbetriebe und Lernenden und führt das Qualifikationsverfahren durch. Aufgrund der Grösse wird zusätzliche administrative und koordinative Unterstützung benötigt. Deshalb sollen 1,0 Stellen Verwaltungsassistent/in (LK 14) neu geschaffen werden. Dabei handelt es sich um die Aufstockung bestehender Stellen.

OE Ressourcen Die Abteilung Personal (Schulen) des MBA betreut die rund 7000 An- stellungsverhältnisse der Lehrpersonen sowie des Betriebs- und Verwal- tungspersonals der kantonalen Mittel- und Berufsfachschulen. Dazu ge- hört auch das Case Management, das sich seit dessen Einführung 2009 zunehmend etabliert. Wurden Ende 2009 noch 14 laufende Fälle verzeich- net, waren es 2014 bereits 72 und 2019 124. Seit 2019 ist diese Anzahl weit- gehend stabil geblieben. Deutlich zugenommen haben seit der Corona- pandemie die Anzahl der krankheitsbedingten Arbeitsunfähigkeiten (Zu- nahme bis 2022 um rund 25%) und daraus folgend der Situationsklärun- gen mit Lehrpersonen und Schulen. Die zunehmende Komplexität der Fälle und damit zusammenhängend die aufwendiger werdenden Abklärun- gen betreffend Frühintervention, Fallsteuerung und Reintegration führen zu einer deutlichen Erhöhung des Aufwandes. Aufgrund des notwendigen Expertenwissens sind die Schulleitungen in diesem Prozess zwingend auf rasche professionelle Unterstützung angewiesen. Die Wahrnehmung der personalrechtlichen Pflicht, ein Case Management anzubieten, und damit zusammenhängend die Fürsorgepflicht des Kantons als Arbeit- geber ist aufgrund der bereits länger dauernden Arbeitsüberlastung ge- fährdet. Zur Entlastung wurden deshalb bereits 0,8 befristete Stellen Adjunkt/in (LK 19) bewilligt. Diese sind unbefristet weiterzuführen. In Ergänzung dazu sind zusätzlich 0,6 Stellen Personalfachverantwortliche/r (LK 16) und 0,7 Stellen Personalassistent/in (LK 12) neu zu schaffen. Dabei handelt es sich, mit Ausnahme der 0,7 Stellen Personalassistent/in (LK12), um die Aufstockung bereits bestehender Stellen. Die Einreihung der Funktion Personalassistent/in wurde überprüft und vom Personal- amt als nachvollziehbar erachtet. Aufgrund der Schaffung bzw. Planung von fünf neuen Mittelschulen (zwei bereits in Betrieb, drei in Planung) und der zunehmenden Anfor- derungen an die Qualität der Rechnungsführung wurden bereits 1,0 Stel- len Rechnungssekretär/in (LK 16) befristet bewilligt. Diese sollen in eine unbefristete Stelle übergeführt werden. Dabei handelt es ich um die Auf- stockung bereits bestehender Stellen. OE Fachstellen und Projekte Die OE Fachstellen und Projekte fasst die teilweise amtsübergreifenden Fachstellen Prävention und Sicherheit, Austausch und Mobilität sowie das Programm Grundkompetenzen Erwachsene zusammen. Zudem stellt sie mit einem Team das Projektmanagement für amts- und direk- tionsübergreifende Projekte sicher. Sie wurde 2021 ohne Stellenplan- anpassung neu geschaffen. Für das direktionsübergreifende Projekt Integrationsvorlehre (INVOL) wurden bereits 0,6 Stellen Wissenschaft- liche/r Mitarbeiter/in (LK 18) und 0,5 Stellen Verwaltungsassistent/in

(LK 15) befristet bewilligt. Beide Stellen sind durch den Bund finanziert. Da der Bund die INVOL verstetigen und mit dem neuen Programm 2024–2028 auf weitere Zuwanderungsgruppen ausdehnen will, sollen die befristeten Anstellungen in unbefristete übergeführt werden. Für die Leitung weiterer anstehender Projekte sollen zudem 1,0 Stellen Wissen- schaftliche/r Mitarbeiter/in (LK 19) neu geschaffen werden. Die Fach- stelle Prävention und Sicherheit wurde während der Coronapandemie befristet bis Februar 2024 um 0,5 Stellen Verwaltungsassistent/in (LK 14) aufgestockt. Mit der laufenden Neuausrichtung der Fachstelle werden zusätzliche Koordinationsaufgaben anfallen. Deshalb sollen diese Stellen unbefristet weitergeführt werden. Für die administrative und koordina- tive Unterstützung der OE-Leitung sollen zudem 1,0 Stellen Verwaltungs- assistent/in (LK 14) neu geschaffen werden. Die Einreihung sämtlicher Stellen wurde überprüft und vom Personalamt als nachvollziehbar er- achtet. OE Stab Aufgrund des personellen Wachstums des MBA um ungefähr einen Drittel steigt der Arbeitsanfall im Personalwesen. Zur Abdeckung des Mehraufwandes wurden 1,0 befristete Stellen Personalfachverantwort- liche/r (LK 17) befristet bewilligt. Diese sollen in unbefristete übergeführt werden. Dabei handelt es sich um die Aufstockung bereits bestehender Stellen. Die Fachstelle Beschaffungswesen berät die Mittel- und Berufsfach- schulen sowie das MBA in allen submissionsrechtlichen Fragen und führt das Submissionsverfahren für das Schulmobiliar durch. Als Folge der zunehmenden Anfragen der Schulen sowie des Aufbaus der neuen Mittelschulen soll die Fachstelle um 0,4 Stellen Adjunkt/in (LK 19) auf- gestockt werden. Das rasche Wachstum des Amtes und die neu übernommenen Aufga- ben führen auch im Stab zu einem erhöhten Koordinationsbedarf. Zudem müssen die gesamten Geschäftsprozesse neu erarbeitet und im Hinblick auf die digitale Verwaltung harmonisiert werden. Zurzeit laufen im MBA über 50 verschiedene Projekte, die zeitlich und inhaltlich koordiniert sowie priorisiert werden müssen. Der Aufbau und Betrieb eines Multi- projektmanagements ist dafür eine zwingende Voraussetzung. Der Zu- wachs an Stellen im Amt stellt auch für die Amtskultur eine grosse Her- ausforderung dar. Die zunehmend enger werdenden Platzverhältnisse bedingen, dass ein Grossteil der Mitarbeitenden ein bis drei Tage pro Woche im Homeoffice arbeitet. Im Weiteren hat das MBA ein Projekt zur Optimierung der Büroumgebung gestartet, das bis zur Fertigstellung der baulichen Anpassungen bis mindestens 2028 dauern wird. Diese Veränderungsprozesse sollen begleitet und die Führungspersonen bei

den neuen Herausforderungen unterstützt werden. Für diese Aufgaben sollen 1,0 Stellen Adjunkt/in (LK 20) als Projektleiter/in, 1,0 Stellen Adjunkt/in (LK 20) als Change Manager/in sowie 1,0 Stellen Verwal- tungsassistent/in (LK 14) neu geschaffen werden. Die Einreihung der Stellen Adjunkt/in (LK 19), Adjunkt/in (LK 20) als Projektleiter/in und Adjunkt/in (LK 20) als Change Manager/in wurden überprüft und vom Personalamt als nachvollziehbar erachtet. Bei der Funktion Verwaltungs- assistent/in (LK 14) handelt es sich um die Aufstockung bereits bestehen- der Stellen. Neue Stellen Demnach ist der Stellenplan des MBA zusammengefasst wie folgt zu ergänzen. Leistungsgruppe Nr. 7000, Bildungsverwaltung Neue unbefristete Stellen: – 2,0 Adjunkt/in (LK 20) – 0,4 Adjunkt/in (LK 19) – 1,0 Wissenschaftliche/r Mitarbeiter/in (LK 19) – 3,0 Verwaltungsassistent/in (LK 14) – 0,5 Verwaltungsassistent/in (LK 13) Überführung befristeter Stellen: – 2,5 Wissenschaftliche/r Mitarbeiter/in (LK 19) – 0,6 Wissenschaftliche/r Mitarbeiter/in (LK 18) – 1,0 Personalfachverantwortliche/r (LK 17) – 1,0 Rechnungssekretär/in (LK 16) – 0,5 Verwaltungsassistent/in (LK 15) – 1,0 Verwaltungsassistent/in (LK 14) Leistungsgruppe Nr. 7306, Betriebliche Bildung Neue unbefristete Stellen: – 0,6 Personalfachverantwortliche/r (LK 16) – 0,7 Personalassistent/in (LK 12) Überführung befristeter Stellen: – 0,8 Adjunkt/in (LK 19) 12,6 Stellen werden auf den 1. Januar 2024 und 3,0 Stellen auf den 1. Ja- nuar 2025 geschaffen.

3. Finanzierung Die Kosten für die 15,6 zusätzlichen Stellen belaufen sich pro Jahr auf Fr. 1 879 000 in der Leistungsgruppe Nr. 7000, Bildungsverwaltung, sowie auf Fr. 279 000 in der Leistungsgruppe Nr. 7306, Berufsbildung. Diese Kosten sind im Budget 2023 und im Konsolidierten Entwicklungs-

und Finanzplan (KEF) 2023–2026, Planjahre 2024–2027, nicht enthalten. Die Kosten in der Leistungsgruppe Nr. 7000, Bildungsverwaltung, wer- den im Planjahr 2024 kompensiert. Für die Planjahre 2025–2027 sind die Kosten in der Leistungsgruppe Nr. 7000, Bildungsverwaltung, neu in den KEF 2024–2027 aufzunehmen. Die Kosten in der Leistungsgruppe Nr. 7306, Berufsbildung, können innerhalb der Leistungsgruppe kompen- siert werden.

Dispositiv

Auf Antrag der Bildungsdirektion beschliesst der Regierungsrat:

I. Im Stellenplan des Mittelschul- und Berufsbildungsamtes, Leis- tungsgruppe Nr. 7000, Bildungsverwaltung, werden mit Wirkung ab 1. Januar 2024 folgende Stellen geschaffen: Stellen Richtposition LK 2,0 Adjunkt/in 20 0,4 Adjunkt/in 19 1,0 Wissenschaftliche/r Mitarbeiter/in 19 2,0 Verwaltungsassistent/in 14 0,5 Verwaltungsassistent/in 13

II. Im Stellenplan des Mittelschul- und Berufsbildungsamtes, Leis- tungsgruppe Nr. 7306, Berufsbildung, werden mit Wirkung ab 1. Janu- ar 2024 folgende Stellen geschaffen: Stellen Richtposition LK 0,6 Personalfachverantwortliche/r 16 0,7 Personalassistent/in 12

III. Im Stellenplan des Mittelschul- und Berufsbildungsamtes, Leis- tungsgruppe Nr. 7000, Bildungsverwaltung, werden mit Wirkung ab 1. Januar 2024 folgende befristete Stellen in unbefristete Stellen über- geführt: Stellen Richtposition LK 0,5 Wissenschaftliche/r Mitarbeiter/in 19 0,6 Wissenschaftliche/r Mitarbeiter/in 18 1,0 Personalfachverantwortliche/r 17 1,0 Rechnungssekretär/in 16 0,5 Verwaltungsassistent/in 15 1,0 Verwaltungsassistent/in 14

IV. Im Stellenplan des Mittelschul- und Berufsbildungsamtes, Leis- tungsgruppe Nr. 7306, Berufsbildung, werden mit Wirkung ab 1. Janu- ar 2024 folgende befristete Stellen in unbefristete Stellen übergeführt: Stellen Richtposition LK 0,8 Adjunkt/in 19

V. Im Stellenplan des Mittelschul- und Berufsbildungsamtes, Leis- tungsgruppe Nr. 7000, Bildungsverwaltung, werden mit Wirkung ab 1. Januar 2025 folgende Stellen geschaffen: Stellen Richtposition LK 1,0 Verwaltungsassistent/in 14

VI. Im Stellenplan des Mittelschul- und Berufsbildungsamtes, Leis- tungsgruppe Nr. 7000, Bildungsverwaltung, werden mit Wirkung ab 1. Januar 2025 folgende befristete Stellen in unbefristete Stellen über- geführt: Stellen Richtposition LK 2,0 Wissenschaftliche Mitarbeiter/in 19

VII. Mitteilung an die Bildungsdirektion und die Finanzdirektion.

Vor dem Regierungsrat Die Staatsschreiberin:

Kathrin Arioli