Beschaffung Ersatz Rechenzentrum, gebundene Ausgabe, Vergabe

Auszug aus dem Protokoll des Regierungsrates des Kantons Zürich Sitzung vom 22. Mai 2019

501. Ersatzbeschaffung Rechenzentrum (Ausgabenbewilligung und Vergabe)

Erwägungen

A. Ausgangslage Die Hauptabteilung Digital Solutions (ehemals Informatik) der Direk- tion der Justiz und des Innern (JI) erbringt Serviceleistungen für die IKT-­ Grundversorgung der Amts- und Fachstellen der JI sowie für weitere kan- tonale und nationale Institutionen. Hierfür betreibt sie zwei Rechenzen- tren (RZ) an unterschiedlichen Standorten im Kanton Zürich (Bezirks- gebäude Zürich und Staatsarchiv). Die für die Erbringung der Serviceleistungen im Einsatz stehende In- frastruktur wurde 2012 beschafft und in Betrieb genommen. Sie ist am Ende ihres Lebenszyklus angelangt; die Technologien sind überholt und die Leistungsfähigkeit dieser Komponenten entspricht nicht mehr bzw. nur noch teilweise den erhöhten Anforderungen (Kapazität, Performance, Redundanz). Die Wartungsaufwände sind stetig gestiegen und haben die Kapazitätsgrenzen erreicht. Ende 2017 leitete die Hauptabteilung Digital Solutions das Projekt «RZ Ersatzbeschaffung» ein. In Workshops wurde der Ausschreibungsgegen- stand definiert und in einem Pflichtenheft beschrieben. Als Architektur wurde eine Aufteilung mit separaten Lösungen für Server, Primär- und Sekundärspeicher (Backup) vorgegeben.

B. Angestrebte Ergebnisse und Nutzen Mit dem Projekt «RZ Ersatzbeschaffung» werden die zentralen Sys- teme sowie Hard- und Softwarekomponenten auf den heutigen Stand gebracht. Mit der Umsetzung des Projekts schafft die JI die Vorausset- zung für eine zeitgemässe, wirtschaftliche und strategisch ausgerichtete RZ-Infrastruktur mit folgenden Vorteilen: – Die Hauptabteilung Digital Solutions folgt bei der Auswahl und dem Einsatz der neuen Technologien dem strategischen Ansatz des «Smart Followers», d. h., Fehlinvestitionen und Betriebsrisiken werden durch auf dem Markt etablierte Technologien vermieden. – Die Wartungskosten werden durch die neuen Systemkomponenten und neue Technologien stark verringert. – Die Skalierbarkeit der Systeme ermöglicht es, auf zukünftige Kapazi- tätsengpässe angemessen zu reagieren.

– Die über die beiden Rechenzentren gezogene Virtualisierungs- und Speicherlösung verbessert die Ausfallsicherheit und verkürzt die War- tungszeiten. – Die RZ-Bauvorhaben Lärmschutzhügel Weiningen (LWH) und das Polizei- und Justizzentrum (PJZ) werden berücksichtigt, indem nur die zwingend nötig zu ersetzende Hardware beschafft wird. Im Hinblick auf die Unsicherheit der Bezugstermine (LHW, PJZ) werden die Kom- ponenten auf ein zukünftiges Wachstum ausgelegt.

C. Ausschreibung, Evaluation und Vergabe Die Ausschreibung erfolgte im offenen Verfahren und dauerte von Ende November 2018 bis Februar 2019. Innert Frist wurden vier Ange- bote eingereicht. Ein Angebot ging zu spät ein und wurde deshalb vom Vergabeverfahren ausgeschlossen. Ein weiteres Angebot musste wegen Verletzung wesentlicher Form- erfordernisse (z. B. fehlende Angaben in den technischen Spezifikationen) vom Verfahren ausgeschlossen werden. Die übrigen drei Anbieterinnen erfüllten die Teilnahmebedingungen und Eignungskriterien und wurden zur Beurteilung der Angebote zugelassen. Es wurden die folgenden vier Lose ausgeschrieben: – Los 1: «Storage» (einschliesslich Option Ausbau auf 400 Tebibyte) – Los 2: «Server und Racks» (einschliesslich Option Ausbau für Pro- jekt Fachapplikation Justizvollzug) – Los 3a: «Backup Storage» – Los 3b: «Backup Libraries» Für Los 1 «Storage» erfüllten alle Anbieterinnen die technischen Spezi- fikationen. Bei der Bewertung erreichte die Bechtle Steffen Schweiz AG, Regensdorf, die höchste Punktzahl und mit einem Zuschlagsvolumen von Fr. 820 489 auch den günstigsten Preis. Für Los 2 «Server und Racks» erfüllte die UMB AG, Cham, als einzige die technischen Spezifikationen und offerierte mit einem Zuschlagsvolu- men von Fr. 495 871 zudem das finanziell günstigste Angebot. Für Los 3a «Backup Storage» erfüllten die Bechtle Steffen Schweiz AG und die UMB AG die technischen Spezifikationen. Die UMB AG er- reichte die höchste Punktzahl und mit einem Zuschlagsvolumen von Fr. 163 636 auch den günstigsten Preis. Für Los 3b «Backup Libraries» erfüllte die Bechtle Steffen Schweiz AG als einzige Anbieterin die technischen Spezifikationen. Das Angebot hat ein Zuschlagsvolumen von Fr. 98 527.

D. Kosten Die technisch und betrieblich notwendige Ersatzbeschaffung der Hard- und Softwarekomponenten einschliesslich Dienstleistungen ist im Sinne von § 37 Abs. 2 lit. a des Gesetzes über Controlling und Rech- nungslegung (LS 611) zur Erfüllung gesetzlich vorgeschriebener Ver- waltungsaufgaben zwingend erforderlich, weshalb die für die Beschaf- fung erforderliche Ausgabe als gebunden zu betrachten ist. Die nachfolgende Zusammenstellung der Kosten beruht auf den An- geboten der Zuschlagsempfängerinnen. Die Werte umfassen zudem mit dem Beschaffungsvorhaben in Zusammenhang stehende weitere Projektkosten.

Tabelle 1: Gesamtkosten für das Projekt «RZ Ersatzbeschaffung» (Beträge in Franken) 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025 2026 Total Investitionsrechnung Zwischentotal 888 999 322 564 134 125 1 345 688 Konzept – Los 1 Beschaffung und Konzepte 299 731 299 731 – Los 2 Beschaffung und Konzepte 280 181 280 181 – Los 3a Beschaffung und Konzepte 90 316 90 316 – Los 3b Beschaffung und Konzepte 54 471 54 471 Realisierung Projektunterstützung Realisierung 81 000 81 000 – Los 1 Realisierung und Test 8 640 8 640 – Los 2 Realisierung und Test 16 740 16 740 – Los 3a Realisierung und Test 6 000 6 000 – Los 3b Realisierung und Test 1 920 1 920 weitere Projektkosten – Netzwerk Expansion Module mit Gbic’s (4 Stück) 50 000 50 000 – Oracle SE Lizenzen für Scope Archiv (StAZH) 79 900 79 900 und Server – Microsoft SQL Enterprise für SQL Server 205 058 205 058 Optionen – Los 1 Ausbau 400 TiB 134 125 134 125 – Los 2 Ausbau Projekt FAJuV 37 606 37 606 Erfolgsrechnung Zwischentotal 62 000 535 597 115 258 172 886 88 968 88 968 187 999 191 983 113 083 1 556 742 Initialisierung Projektunterstützung Studie 62 000 62 000 Konzept Projektunterstützung Ausschreibung 68 000 68 000 – Los 1 Beschaffung und Konzepte 4 320 4 320 – Los 2 Beschaffung und Konzepte 8 370 8 370 – Los 3a Beschaffung und Konzepte 3 000 3 000 – Los 3b Beschaffung und Konzepte 1 920 1 920

(Beträge in Franken) 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025 2026 Total Einführung Projektunterstützung Einführung 40 000 40 000 – Los 1 Migration und Einführung 4 320 4 320 – Los 2 Migration und Einführung 8 370 8 370 – Los 3a Migration und Einführung 3 000 3 000 – Los 3b Migration und Einführung 1 920 1 920 – Projektreserve Realisierung 50 000 50 000 und Einführung (5%) weitere Projektkosten – Upgrade ISL Link, Datacenter Verbund 13 200 26 400 26 400 26 400 26 400 26 400 26 400 26 400 198 000 – Server Miete (12 Monate) einschliesslich 25 000 25 000 Dienstleistungen, ScopeArchiv (StAZH) – Oracle SE Lizenzen für Scope Archiv (StAZH) 17 000 17 000 17 000 17 000 17 000 17 000 17 000 119 000 und Server – Microsoft SQL Enterprise für SQL Server 45 568 45 568 45 568 45 568 45 568 45 568 45 568 318 976 – 5 – – Zertifiziert HDD Löschung (Rückbau) 10 000 10 000 – Schulung und Knowhow-Transfer 20 000 20 000 40 000 Optionen – Los 1 Ausbau 400 TiB 83 918 22 273 106 191 – Los 2 Ausbau Projekt FAJuV 6 290 1 842 1 842 9 974 Betrieb (1. bis 5. und 6./7. Jahr) – Los 1 Wartung und Support 139 980 49 379 50 776 240 135 – Los 2 Wartung und Support 84 914 24 858 24 858 134 630 – Los 3a Wartung und Support 26 697 17 056 17 568 61 320 – Los 3b Wartung und Support 22 587 7 738 7 971 38 296 Total Kosten (einschliesslich 7,7% MWSt) 62 000 1 424 569 437 822 307 011 88 968 88 968 187 999 191 983 113 083 2 902 430

Die Investitionsausgaben und die Aufwendungen zulasten der Erfolgs- rechnung sind im KEF 2019–2022 enthalten . Die Aufwendungen ab Plan- jahr 2023 sind in den folgenden Konsolidierten Entwicklungs- und Finanz- plänen einzustellen. Das Vorhaben verursacht jährliche Kapitalfolgekosten von Fr. 279 231. Sie berechnen sich nach IPSAS wie folgt: Tabelle 2: Kapitalfolgekosten nach IPSAS Investition Kapitalfolgekosten/Jahr Nutzungsdauer Abschreibungen Kalk. Zinssatz Kalk. Zinsen Total in Franken in Jahren in Franken in % in Franken in Franken 1 345 688 5 269 138 1,5 10 093 279 231

E. Wirtschaftlichkeit Die Ersatzbeschaffung stellt eine technische und wirtschaftliche Not- wendigkeit dar, da die Systeme und Komponenten grösstenteils «End­ of-Support» oder «Endof-Life» sind, d. h. nicht mehr erhältlich und vom Hersteller, wenn überhaupt, nur noch durch teuren «Extended Support» unterstützt werden. Die Wartung und der Support der Infrastruktur werden zusehends problematischer, aufwendiger und insbesondere un- sicherer, da vom Hersteller kaum noch Nachbesserungen (Software-Up- dates, insbesondere Security-Patches) geliefert werden. In der Situationsanalyse wurde festgestellt, dass wegen der Rahmen- bedingungen und der zeitlichen Unsicherheiten bezüglich den geplan- ten RZ-Bauten (PJZ, LHW) ein Ersatz der bestehenden Infrastruktur durch ähnliche Architektur und Bauweise am sinnvollsten ist. Die Beschaffung einer skalierbaren Standardarchitektur hat das beste Verhältnis zwischen Kosten, Risiko, Zeit und Nutzen gegenüber anderen Möglichkeiten, wie z. B. die Ausrichtung auf neueste, jedoch im breiten Markt nicht etablierte Technologien oder einer Verlagerung der RZ-In- frastruktur und Services zu einem Cloud- oder Colocation-Anbieter. Die Wartungs- und Supportkosten der Systeminfrastruktur können durch den Ersatz stark gesenkt werden. Mit dem Einsatz neuer Hard- ware und Betriebssoftware steigt die Leistungsfähigkeit der betriebe- nen Services und Fachapplikationen und bestehende Engpässe werden behoben. Für die Mitarbeitenden und Leistungsbeziehenden wird die tägliche Datenverarbeitung effizienter. Regelmässige Wartungszeiten werden kürzer. Dank der neuen Technologien werden Ausfallzeiten ver- kürzt und die Verfügbarkeit verbessert. Die Skalierbarkeit der Systeme ermöglicht, kurzfristig auf neue Anfor- derungen zu reagieren.

F. Weiteres Vorgehen Der Terminplan zeigt das Vorgehen ab dem Ausschreibungszeitpunkt. Die Phase Realisierung beginnt ab dem Lieferungszeitpunkt (Juli 2019). Der Abschluss der Einführung ist bis Ende Dezember 2019 geplant. In den Jahren 2020/2021 werden die Optionen von Los 1 und Los 2 ausgeübt. Vorgang Nov. Dez. Jan. Feb. März April Mai Juni Juli Aug. Sept. Okt. Nov. Dez. 2018 2018 2019 2019 2019 2019 2019 2019 2019 2019 2019 2019 2019 2019 Ausschreibung / Evaluation Bewilligung / Beschaffung Konzept Lieferung / Realisierung Einführung / Projektabschluss

G. Strategiekonformität RRB Nr. 383/2018 regelt die Entscheidungsabläufe in Bezug auf die IKT-Grundversorgung und die IKT-Beschaffungen für Fach- und Kan- tonsapplikationen. Das Amt für Informatik hat die vorliegende Beschaf- fung geprüft und ihr am 29. März 2019 zugestimmt. Das Gremium «Ope- rative IKT Steuerung» (OIS) stimmte in seiner Stellungnahme vom 18. April 2019 dem Antrag ebenfalls zu. Das Gremium «Steuerung Digi- tale Verwaltung und IKT» (SDI) hat den Antrag am 15. Mai 2019 auf der Grundlage dieser Stellungnahme vorberaten und dem Antrag gleich- falls zugestimmt.

Dispositiv

Auf Antrag der Direktion der Justiz und des Innern beschliesst der Regierungsrat:

I. Für die Ersatzbeschaffung Rechenzentrum wird eine gebundene Aus- gabe von insgesamt Fr. 2 902 430 zulasten der Leistungsgruppe Nr. 2201, Generalsekretariat, bewilligt. Davon gehen Fr. 1 345 688 zulasten der Investitionsrechnung und Fr. 1 556 742 zulasten der Erfolgsrechnung.

II. Der Auftrag für die Ersatzbeschaffung Rechenzentrum Los 1 «Sto- rage» und Los 3b «Backup Libraries» wird gemäss den Angeboten vom 11. Januar 2019 zu Fr. 919 016 an die Bechtle Steffen Schweiz AG, Regens- dorf, vergeben. Der Auftrag für die Ersatzbeschaffung Rechenzentrum von Los 2 «Ser- ver und Racks» und Los 3a «Backup Storage» wird gemäss den Angebo- ten vom 11. Januar 2019 zu Fr. 659 507 an die UMB AG, Cham, vergeben.

III. Dieser Beschluss ist bis zur Veröffentlichung des Zuschlags auf simap.ch nicht öffentlich.

IV. Mitteilung an die Finanzdirektion sowie an die Direktion der Justiz und des Innern.

Vor dem Regierungsrat Die Staatsschreiberin:

Kathrin Arioli