Bezirksbehörden, Stellenplan

Auszug aus dem Protokoll des Regierungsrates des Kantons Zürich Sitzung vom 15. Mai 2024

515. Bezirksbehörden (Stellenplan)

Erwägungen

1. Ausgangslage 2018 wurde die Beratungsgesellschaft KPMG beauftragt, im Rahmen der Studie «Bezirksbehörden Portfolioanalyse 2018» den aktuellen Mit- telbedarf in der Bezirksverwaltung zu untersuchen. Ziele des Auftrags waren es, für die Statthalterämter und die Bezirksratskanzleien eine Grundlage für die Entscheide zu den erforderlichen personellen Mitteln vorzulegen. Mit Beschluss Nr. 230/2022 nahm der Regierungsrat den Schlussbericht der Statthalterkonferenz über die Umsetzung der Port- folioanalyse vom 17. Juni 2021 sowie den Schlussbericht der Arbeits- gruppe Optimierungspotenzial Bezirksratskanzleien vom 14. Dezember 2021 zur Kenntnis und schuf im Stellenplan der Statthalterämter und der Bezirksratskanzleien 9,0 unbefristete Stellen. In den darauffolgenden Jahren zeigte sich, dass die weiter zunehmende Geschäftslast auch mit den neuen personellen Mitteln nicht aufgefangen werden konnte, und es musste wiederholt Aushilfspersonal eingesetzt werden. Da die wiederholte Rekrutierung und der Einsatz solcher Aus- hilfskräfte sehr kostenintensiv und wenig effizient ist und sich zudem gezeigt hat, dass nicht mit einer Abnahme der Geschäftslast gerechnet werden kann, sind die Bezirksbehörden auf zusätzliche personelle Mittel angewiesen, um ihren gesetzlichen Auftrag erfüllen zu können. Die Statt- halterkonferenz setzte deshalb eine Arbeitsgruppe ein, die den Auftrag hatte, den Stellenbedarf der Statthalterämter und Bezirksratskanzleien in einer bezirksübergreifenden Gesamtsicht zu erheben.

2. Situation der Statthalterämter

2.1 Bearbeitung der Straffälle Die Zahl der durch die Statthalterämter zu bearbeitende Straffälle stieg in den letzten Jahren stark an. 2018 gingen 71 706 Fälle ein. 2020 (64 274) und 2021 (66 750) gingen aufgrund der Coronapandemie weniger Fälle ein, was zu einer kurzzeitigen Entspannung führte. 2022 stiegen die Neueingänge jedoch wieder auf 71 395 Fälle an und 2023 wurde mit 74 527 Neueingänge ein Höchststand verzeichnet. Dieser Anstieg fand nicht in allen Bezirken gleichmässig statt. Aufgrund des Bevölkerungs- wachstums ist mit weiteren Anstiegen zu rechnen. Mit Beschluss Nr. 230/2022 hat der Regierungsrat auf den bereits da- mals feststellbaren starken Anstieg der eingehenden Straffälle reagiert und 1,0 Stellen Juristische/r Sekretär/in LK 20 VVO und 2,0 Stellen Rech-

nungsführer/in LK 14 VVO geschaffen. Trotz diesen Stellenschaffungen sowie den von den Statthalterämtern unternommenen Bemühungen zur Produktivitätssteigerung mussten auch in den letzten beiden Jahren Aus- hilfen befristet eingesetzt werden. Dank diesen Massnahmen sowie der Abnahme der Neueingänge in den Pandemiejahren 2020 und 2021 konn- ten die Pendenzen von 13 008 Straffällen per Ende 2018 auf 9192 Straf- fälle per Ende 2022 abgebaut werden. Bis Ende 2023 sind die Pendenzen jedoch wieder angestiegen (9987 pendente Straffälle Ende 2023). Neben der nach wie vor sehr hohen Pendenzenlast schlägt sich die Zunahme der Eingänge in der Verfahrensdauer nieder: So ist die Zahl der Straf- fälle, die eine Erledigungsdauer von mehr als sechs Monaten aufweisen, von 2345 Fällen im Jahr 2018 auf 4105 Fälle im Jahr 2023 angestiegen. 2018 wiesen somit 3,54% der Strafverfahren eine Erledigungsdauer von mehr als sechs Monaten aus. 2023 ist diese Zahl auf 5,55% gestiegen. Es zeigt sich, dass die gegenwärtigen personellen Mittel nicht ausreichen, um das Pendenzenwachstum nachhaltig einzudämmen. Ebenfalls stark gestiegen ist die Anzahl der Rekurse und Aufsichts- beschwerden (Erledigungen 2018: 58; 2023: 114). Seit 2021 werden auch die Eingänge statistisch erfasst und es wurden 2021 62 Neueingänge verzeichnet. 2023 gingen 56 Fälle ein. Da diese Fälle jedoch oft um- strittene Verkehrsanordnungen in den grossen Städten betreffen, ist hier nicht mit einer nachhaltigen Abnahme der Fälle zu rechnen. Diese Ver- fahren sind sehr aufwendig und binden insbesondere Juristinnen und Juristen stark, die dann nicht für die Bearbeitung von Straffällen zur Verfügung stehen. Auch bei den Waffenbeschlagnahmungen haben sich die Verfahren von 2018 bis 2023 in einer stetigen Zunahme mehr als ver- doppelt (2018: 158; 2023: 358). Im Januar 2023 trat zudem die neue Ver- ordnung über das Strafregister-Informationssystem VOSTRA (SR 331) in Kraft, die bei Einträgen im Strafregister eine direkte Meldung an die Waffenbüros erlaubt. Da für die Beschlagnahme und Einziehung von Waffen, Munition, gefährlichen Gegenständen und weiteren Objekten gemäss Art. 31 Abs. 1 des Waffengesetzes (SR 514.54) im Kanton Zürich die Statthalterämter zuständig sind, ist davon auszugehen, dass die Ab- arbeitung der Meldungen und insbesondere die Durchführung der damit verbundenen Verwaltungsverfahren zu einem weiteren Mehraufwand sowohl für das juristische als auch für das administrative Personal der Statthalterämter führen wird. Um ihren gesetzlichen Auftrag erfüllen zu können, sind die Statt- halterämter daher auf zusätzliche personelle Mittel angewiesen. Nötig sind zusätzliche personelle Mittel zum einen im juristischen Bereich. Da das juristische Personal bei der Straffallbearbeitung auf Unterstützung des administrativen Personals angewiesen ist und auch die Aufgaben im administrativen Bereich zugenommen haben, sind auch im Bereich der administrativen Aufgaben zusätzliche personelle Mittel nötig. Nur so kann die fristgerechte Erledigung der Straffälle sichergestellt werden.

Im Stellenplan der Statthalterämter sind deshalb folgende Anpassun- gen vorzunehmen: Es sind 1,0 Stellen Juristische/r Sekretär/in LK 20 VVO und 0,5 Stellen Verwaltungssekretär/in LK 12 VVO zu schaffen. Im Stellenplan der Statthalterämter bestehen bereits identische Stellen. Es handelt sich daher um ordentliche Stellenaufstockungen. Die Stellen sind als Springerstellen auszugestalten und nicht fest einem bestimmten Statthalteramt zuzuordnen. Dadurch soll sichergestellt werden, dass die zusätzlichen personellen Mittel jeweils direkt jenen Statthalterämtern zur Verfügung gestellt werden können, die einen erhöhten Bedarf an per- sonellen Mitteln aufweisen. Es wird erwartet, dass die Statthalterämter ihre Bemühungen zur Qualitäts- und Produktivitätssteigerung weiterverfolgen und diesbezüg- liche Anstrengungen unternehmen. Die neu zu schaffenden Stellen er- geben keinen Anspruch auf zusätzliche Büroflächen.

2.2 Verlustscheinbewirtschaftung Es bestehen in sämtlichen zwölf Statthalterämter sehr viele offenen Verlustscheine. Der Regierungsrat hat deshalb mit Beschluss Nr. 230/2022 eine auf zwei Jahre befristete Stelle Rechnungsführer/in LK 14 VVO als Springer/in für die Verlustscheinbewirtschaftung geschaffen. Es hat sich gezeigt, dass die damit erfolgte Zusammenfassung der Verlustschein- bewirtschaftung aller Statthalterämter bei einer Person zielführend ist, da damit eine einheitliche Handhabung sichergestellt wird. Die Statt- halterämter sind nach wie vor nicht in der Lage, die Verlustscheine neben dem Tagesgeschäft zu bewirtschaften. Die fristgerechte Bearbeitung der Verlustscheine ist von grosser Bedeutung, da dadurch zum einen die Ver- jährung von hohen Forderungsbeträgen verhindert und zum anderen sichergestellt wird, dass der Strafanspruch des Staates durchgesetzt werden kann. Die mit RRB Nr. 230/2020 im Stellenplan der Statthalter- ämter geschaffenen befristeten 1,0 Stellen Rechnungsführer/in LK 14 VVO sind deshalb neu unbefristet zu führen. Die Stelle ist weiterhin als Springerstelle auszugestalten.

2.3 Digitalisierung Die Statthalterämter haben die bezirksübergreifende Zusammenarbeit, insbesondere in den Bereichen Digitalisierung und Prozessoptimierung, in den letzten Jahren intensiviert. Diese Bemühungen sind zu unter- stützen und weiterzuverfolgen, damit gemeinsame Projekte zur Steige- rung der Produktivität umgesetzt werden können. Die Herausforderungen der Statthalterämter im Bereich Digitalisierung, Informationstechno- logien und künstlicher Intelligenz nehmen zu und diesen kann mit den gegenwärtigen personellen Mitteln der Statthalterämter nicht begegnet werden. Es sind bei den Statthalterämtern in den nächsten Jahren ver- schiedene Automatisierungs- und Digitalisierungsprozesse umzusetzen und zu begleiten, wie insbesondere die Einführung eines neuen Geschäfts-

verwaltungssystems sowie bei der Digitalisierung von Prozessen bei der Straffallbearbeitung. Die Statthalterämter sind auf Unterstützung einer Fachperson in diesem Bereich angewiesen, die als zentrale Anlaufstelle für alle zwölf Statthalterämter sowie für die zwölf Bezirksratskanzleien (also insgesamt für 24 Organisationseinheiten) die Interessen- und Nut- zervertretung gegenüber den Projektorganisationen in amts- und be- hördenübergreifenden Digitalisierungsprojekten sicherstellen kann. Dazu gehört neben der Koordination und Mitarbeit bei verschiedenen IT-Projekten auch die Unterstützung bei Compliance-Fragen und Risi- kobeurteilungen bei strategischen Entscheiden, beim Aufbau von geeig- neten Prozess- und Schulungsdokumenten, beim Aufbau von geeigneten Kommunikations- und Dokumentationskanälen und bei der Konsolidie- rung der IT-Anforderungen der bezirksübergreifenden Arbeitsgruppen. Es sind deshalb im Stellenplan der Statthalterämter 1,0 Stellen Infor- matikspezialist/in LK 20 VVO zu schaffen. Die Stelle ist als Springer- stelle auszugestalten, damit die personellen Mittel allen Statthalteräm- tern gemeinsam zur Verfügung stehen und so die Herausforderungen in diesem Bereich bezirksübergreifend angegangen werden können. Die entsprechende Einreihung wurde vom Personalamt überprüft und als nachvollziehbar beurteilt.

3. Situation der Bezirksratskanzleien Mit Beschluss Nr. 230/2022 schuf der Regierungsrat 3,0 Stellen in der Richtposition Juristische/r Sekretär/in LK 20 VVO mit Springerfunk- tion. Diese Stellen leisten einen wichtigen Beitrag zum Auffangen von Belastungsspitzen und sorgen für eine massgebliche Steigerung der Effi- zienz. Die Zahl der pendenten Geschäfte per Ende Jahr schwankt (2018: 847; 2020: 783; 2023: 878) und verharrt auf hohem Niveau. Eine starke Zu- nahme der Eingänge ist insbesondere im Bereich der erstinstanzlichen Verfahren – insbesondere im Bereich «Lex Koller» – zu verzeichnen: So gingen 2018 340 Grundstückgeschäfte ein, 2020 440 und 2023 476. Die Bearbeitung dieser Geschäfte ist dabei sehr arbeits- und zeitintensiv, und es ist davon auszugehen, dass diese Geschäftseingänge auch in Zu- kunft zunehmen oder zumindest auf hohem Niveau bleiben werden. Die Bezirksbehörden verzeichneten in den letzten beiden Jahren keine massgebliche Erhöhung der Anzahl eingehender Rechtsmittel. Die ein- gehenden Geschäfte nehmen jedoch in ihrer Komplexität stark zu, sodass die 60-Tage-Frist gemäss § 27c des Verwaltungsrechtspflegegesetzes (VRG, LS 175.2), die ein wichtiger Indikator für die fristgerechte Erledi- gung von Rechtsmitteln ist, 2023 nur in 75% der Fälle eingehalten werden konnte. Auch betreffend die besonders sensiblen Verfahren im Kindes- und Erwachsenenschutzrecht ist eine fristgerechte Erledigung der Rechts- mittel sehr wichtig.

Gleichzeitig hat sich gezeigt, dass die Möglichkeiten zur Effizienz- steigerung begrenzt sind und der nach wie vor hohen Pendenzenlast der Bezirksbehörden auf diese Weise nicht beigekommen werden kann. Die Personaldecke pro einzelne Bezirksratskanzlei ist – auch nach der Schaf- fung der 3,0 Stellen mit RRB Nr. 230/2022 – dünn und unerwartete Be- lastungsspitzen können mit den bestehenden Mitteln nicht immer aufge- fangen werden. Es mussten auch in den letzten beiden Jahren in einzelnen Bezirken im Rahmen von Sofortmassnahmen Aushilfen zum Pendenzen- abbau eingesetzt werden. Die Schaffung zusätzlicher personeller Mittel ist daher notwendig. Nötig sind zum einen zusätzliche personelle Mittel im juristischen Bereich, in einem geringeren Umfang jedoch auch im Bereich der administrativen Aufgaben. Nur so kann die fristgerechte Erledigung der Rechtsmittel sichergestellt werden. Es wird erwartet, dass die Bezirksbehörden weiterhin Anstrengungen zur Qualitätssteigerung und Steigerung der Effizienz unternehmen. Das Generalsekretariat der Direktion der Justiz und des Innern wird insbe- sondere die Anzahl Pendenzen und die Einhaltung der 60-Tage-Frist gemäss § 27c VRG im Rahmen der Visitationen auch künftig überprüfen. Es sind im Stellenplan der Bezirksratskanzleien 1,0 Stellen Juristi- sche/r Sekretär/in LK 20 VVO sowie 0,5 Stellen Verwaltungssekre- tär/in LK 12 VVO zu schaffen. Im Stellenplan der Bezirksratskanzleien bestehen bereits identische Stellen. Es handelt sich daher um ordentliche Stellenaufstockungen. Die neu zu schaffenden Stellen sind als Springerfunktionen auszugestalten, sodass diese Mitarbeitenden allen Bezirksratskanzleien zur Verfügung stehen und bei Bedarf beigezogen werden können. Die neu zu schaffenden Stellen ergeben keinen Anspruch auf zusätz- liche Büroflächen.

4. Finanzielle Auswirkungen Die erforderlichen finanziellen Mittel für die Umwandlung der 1,0 im Stellenplan der Statthalterämter und Bezirksratskanzleien bestehenden befristeten Stellen (Rechnungsführer/in LK 14 VVO) in unbefristete Stellen sind im Budget 2024 und im Konsolidierten Entwicklungs- und Finanzplan (KEF) 2024–2027 enthalten. Die 2,5 neu zu schaffenden Stellen im Stellenplan der Statthalterämter sind aufgrund ihrer Funktion für den Bussenvollzug weitgehend selbst- tragend. Die erforderlichen Mittel sind saldoneutral in den KEF 2025– 2028 aufzunehmen. Es ist für die neu zu schaffenden 1,5 Stellen im Stellenplan der Bezirks- ratskanzleien mit einem Lohnaufwand von Fr. 235 000 zu rechnen. Die- ser Aufwand ist nach Möglichkeit zu kompensieren.

Dispositiv

Auf Antrag der Direktion der Justiz und des Innern beschliesst der Regierungsrat:

I. Im Stellenplan der Statthalterämter werden mit Wirkung ab 1. Ja- nuar 2025 bisher befristete Stellen wie folgt in unbefristete Stellen um- gewandelt: Stellen Richtposition Klasse VVO 1,0 Rechnungsführer/in 14

II. Im Stellenplan der Statthalterämter werden mit Wirkung ab 1. Ja- nuar 2025 folgende Stellen geschaffen: Stellen Richtposition Klasse VVO 1,0 Informatikspezialist/in 20 0,5 Verwaltungssekretär/in 12

III. Im Stellenplan der Bezirksratskanzleien werden mit Wirkung ab 1. Januar 2025 folgenden Stellen geschaffen: Stellen Richtposition Klasse VVO 1,0 Juristische/r Sekretär/in 20 0,5 Verwaltungssekretär/in 12

IV. Im Stellenplan der Statthalterämter werden mit Wirkung ab 1. Ja- nuar 2026 folgende Stellen geschaffen: Stellen Richtposition Klasse VVO 1,0 Juristische/r Sekretär/in 20

V. Mitteilung an die Finanzdirektion sowie an die Direktion der Justiz und des Innern.

Vor dem Regierungsrat Die Staatsschreiberin:

Kathrin Arioli